Review 2 phần mềm quản lý công việc Trello và Asana theo ưu nhược điểm

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản trị việc làm cho doanh nghiệp mình, chắc như đinh sẽ tới lúc bạn phân vân giữa 2 phần mềm nổi tiếng : Trello và Asana. Cả hai công cụ này đều có những thế mạnh riêng, cung ứng những nhu yếu khác nhau trong quản trị việc làm, vậy ứng dụng nào sẽ là phần mềm quản trị tốt nhất cho bạn ?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra những so sánh về chiêu thức quản trị việc làm của Trello và Asana, điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra Kết luận về công cụ tối ưu hơn cả .

1. Phương pháp quản lý của Trello

Trello là công cụ quản trị quản lý và vận hành theo giải pháp Kanban. Nguyên lí của giải pháp này là trực quan hóa việc làm thành một bảng thông tin, gồm những cột tương ứng với trạng thái việc làm To do, Doing, hoặc Done. Mục đích của việc phân loại là để số lượng giới hạn số “ việc làm đang triển khai ”, điều này giúp cho cả nhóm hoàn toàn có thể thao tác tập trung chuyên sâu hơn, tránh tiêu tốn lãng phí thời hạn khi phải chuyển dời qua lại giữa những việc làm khác nhau .

Hãy nhìn qua giao diện của Trello một chút.  

Bạn đang đọc: Review 2 phần mềm quản lý công việc Trello và Asana theo ưu nhược điểm

Ở Trello, mỗi “ thẻ ” đại diện thay mặt cho một trách nhiệm. Các thẻ được phân loại thành những list, mỗi list đại diện thay mặt cho một thực trạng việc làm hoặc một đặc thù độc lạ ( cần hoàn thành xong, đã triển khai xong … ). Các cột được xếp trong một “ bảng ”, mỗi “ bảng ” là một dự án Bất Động Sản, hoặc một luồng việc làm đơn cử .

Trello quản lý công việc dựa trên thẻ (card-based), các bình luận, trao đổi, ghi chú sẽ xảy ra xung quanh “thẻ” này. Trello hoạt động rất tốt nếu bạn tổ chức dự án theo chiều dọc (theo các giai đoạn khác nhau của dự án), bạn có thể di chuyển một thẻ (công việc) từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo.

Ví dụ : Bạn hoàn toàn có thể dùng Trello cho việc quản trị website xuất bản, nơi sáng tạo độc đáo bài viết đi từ “ Đề xuất ý tưởng sáng tạo ”, tới “ Được đồng ý chấp thuận ”, “ Đang chờ phản hồi ”, “ Đã xuất bản ” và “ Đã tàng trữ ” … Bạn hoàn toàn có thể thêm bất kể tiến trình nào tương thích với trang xuất bản của bạn .

Đọc thêm

Chân dung chuyên gia phần mềm quản lý công việc Trello

Trello sẽ tương thích cho một team từ 3 – 10 người, với đặc trưng việc làm theo dạng tuần tự, cần tập trung chuyên sâu vào sự đơn thuần, cộng tác hiệu suất cao, nhanh gọn thay vì quản trị .

2. Phương pháp quản lý của Asana

Khác với Trello, Asana không trực quan hóa luồng việc làm, nó trông giống như một list việc phải làm ( to-do list ) của cả công ty, nơi toàn bộ mọi người hoàn toàn có thể tạo trách nhiệm và giao việc cho người khác .
Hãy nhìn qua giao diện của Asana .
Cách quản trị của Asana được minh họa qua hình sau :
Ở Asana, mỗi thành viên có một thông tin tài khoản riêng và hoàn toàn có thể tham gia nhiều “ Team ” khác nhau. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể đồng thời ở cả team Chăm sóc người mua, Marketing, Phát triển mẫu sản phẩm … Một người hoàn toàn có thể là thành viên của nhiều hơn một team .

Trong mỗi team, “Dự án” được tạo ra và giúp xác định các khối công việc chính mà team cần làm. Bên trong các dự án này, bạn có danh sách “Nhiệm vụ” và “Nhiệm vụ phụ” được phân bổ cho những người khác nhau. Những nhiệm vụ này chia nhỏ công việc trong một dự án và xác định rõ ràng ai đang làm gì và vào ngày nào. Bên trong mỗi công việc, bạn cũng có phần bình luận để giao tiếp với nhau về nhiệm vụ đang diễn ra.

Xem thêm: Đánh giá Samsung Galaxy Note 20 – NewTechShop

Asana quản trị dự án Bất Động Sản dựa trên những trách nhiệm ( task-based ). Asana thích hợp cho những công ty có mạng lưới hệ thống việc làm phức tạp, một người cần phải tham gia nhiều dự án Bất Động Sản / phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu suất cao, mà còn giúp người quản trị theo dõi tổng thể và toàn diện việc làm ở tổng thể những phòng ban và dự án Bất Động Sản .

3. So sánh giá của Trello vs Asana

Một trong những xem xét quan trọng khi đưa ra quyết định hành động về phần mềm quản trị việc làm là bạn sẽ tốn bao nhiêu ngân sách. Điểm chung của Trello và Asana là đều có bản không lấy phí, được cho phép bạn sử dụng những tính năng cơ bản. Tuy nhiên khi bạn khởi đầu sử dụng nhiều hơn và nhiều hơn nữa, bạn sẽ thấy phải tăng cấp lên phiên bản trả tiền để vô hiệu hầu hết những số lượng giới hạn ràng buộc ở phiên bản không tính tiền .
Bản tăng cấp của Trello có giá 9.99 $, tương tự với hơn 200.000 đồng / người dùng / tháng. Ở bản không lấy phí, bạn được phép mời thành viên và tạo bảng không số lượng giới hạn, tuy nhiên bạn sẽ không truy xuất được thông tin để lưu giữ offline, chỉ có thể tích hợp được 1 ứng dụng khi dùng bản không tính tiền, dung tích tệp đính kèm chỉ được cho phép tới 10 MB …
Cũng giống Trello, Asana được cho phép dùng bản không tính tiền nhưng chỉ với tối đa 15 thành viên, nếu số thành viên lớn hơn thì phải dùng bản tăng cấp có giá 8,33 $ tương tự với 190.000 đồng / người dùng / tháng. Với phiên bản này, Asana sẽ mở thêm những tính năng như báo cáo giải trình, tùy chỉnh quyền riêng tư cho dự án Bất Động Sản, tính năng tìm kiếm nâng cao …

 

4. Trello và Asana – Ưu điểm và nhược điểm  

Điểm chung của Trello và Asana là đều tập trung chuyên sâu vào việc được cho phép những thành viên trong nhóm phối hợp tốt hơn, giúp những dự án Bất Động Sản, trách nhiệm được sắp xếp khoa học, có tổ chức triển khai. Tuy nhiên do phương pháp quản trị khác nhau, nên mỗi ứng dụng đều những ưu điểm yếu kém riêng .

Ưu điểm của Trello

• Dễ sử dụng

Giao diện thao tác của Trello giống hệt với những tờ giấy note được dán trên màn hình hiển thị. Do vậy, bất kỳ ai nhìn vào cũng hoàn toàn có thể thuận tiện chớp lấy và sử dụng. Các thao tác sử dụng cũng rất đơn thuần .

• Theo dõi trực quan
  Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.

• Khả năng tích hợp lớn
  Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí. Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB

Nhược điểm của Trello

• Không lý tưởng cho các dự án có hàng trăm nhiệm vụ
  Khi số lượng thẻ bắt đầu gia tăng, Trello trở nên khó sử dụng, bởi người dùng bắt đầu mất tầm nhìn vào những gì đã làm, và cần phải tìm kiếm thẻ nhiều hơn và thường xuyên hơn.

• Không phân cấp thành viên quản trị
  Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp.

• Môi trường giao tiếp kém
  Mặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các thẻ, tuy nhiên lại thiếu một giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Trello không có tính năng chat, vì vậy cần tích hợp với một công cụ giao tiếp khác như Slack.

• Không phù hợp cho quản lí thời gian
  Với duy nhất một giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Các thẻ được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc

• Thiếu báo cáo công việc
  Trello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý (Project/Team manager); trong đó phải kể đến việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,…)

Ưu điểm của Asana

• Giao tiếp tốt
  Asana có thể giúp loại bỏ việc dùng email hoặc ứng dụng thứ ba để giao tiếp, bởi người dùng được tự động nhận thông báo trong hộp thư đến của họ khi một nhiệm vụ được giao hoặc thay đổi. Tính năng bình luận ở từng nhiệm vụ có thể thay thế các email trao đổi công việc. Giao tiếp theo thời gian thực cho phép các thành viên phản hồi nhanh chóng, giảm thiểu các cuộc họp tốn thời gian.

• Theo dõi tổng quan dự án
  Giao diện dạng danh sách, phân chia công việc theo thứ bậc từ lớn đến nhỏ, giúp người quản lý theo dõi được tổng thể dự án.

• Báo cáo công việc
  Asana có báo cáo trực quan, cập nhật theo thời gian thực giúp nhà quản lý ngay lập tức đánh giá được hiệu quả của dự án, tuy nhiên tính năng này chỉ có ở phiên bản trả phí.

• Tuỳ chỉnh quyền riêng tư cho dự án
  Ở phiên bản trả phí, Asana có thể tạo dự án với tuỳ chỉnh quyền riêng tư (dự án chỉ hiển thị với một số thành viên cho phép), tạo một không gian làm việc an toàn cho những công việc mang tính bảo mật cao.

Nhược điểm của Asana

• Không phù hợp với các dự án có tính chất công việc theo tuần tự
  Giao diện to-do list thiếu khả năng sắp xếp theo thứ tự chính là điểm yếu của Asana khi quản lý loại dự án này.

• Không có bản tiếng Việt
  Hiện tại Asana chỉ có duy nhất một phiên bản tiếng Anh mà chưa mở rộng sang các ngôn ngữ khác.

• Không có biểu đồ Gantt cho quản lý dự án
  Đối với các dự án lớn, có nhiều công việc phải hoàn thành cùng lúc, trình tự công việc chồng chéo nhau, trực quan hoá công việc bằng biểu đồ Gantt là điều cực kì cần thiết. Tuy nhiên hiện tại Asana vẫn chưa có tính năng này.

Với những điểm mạnh và điểm yếu trên, thật khó để nói Trello hay Asana tối ưu hơn, bởi mỗi công cụ quản trị chỉ Giao hàng tốt nhất cho những việc làm mang tính đặc trưng nhất định. Tùy theo đặc thù việc làm, quy mô dự án Bất Động Sản, quy mô đội ngũ, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Trello hoặc Asana phối hợp với một ứng dụng khác để cung ứng những nhu yếu còn thiếu trong quản trị .

5. Giải pháp thay thế Trello và Asana

Dù Trello và Asana đều có những ưu điểm nhất định, nhưng so với những doanh nghiệp Việt, việc vận dụng một phần mềm quản trị việc làm còn khá nhiều sự dè dặt. Bởi lẽ, những công cụ nổi tiếng như Trello, Asana cũng chưa thể thỏa mãn nhu cầu được những yếu tố sau :

• Yếu tố linh hoạt trong việc quản lý
  Phần này rất quan trọng trong Doanh Nghiệp vì một team Developer, hoặc Marketing hoặc Sales thì đều có cách thức quản lý công việc khác nhau. Một ứng dụng đủ tốt là ứng dụng có thể dung hòa được các phương thức quản lý bằng sự linh hoạt cho người dùng: Quản lý Kanban (trello), Quản lý theo gantt chart, Quản lý theo dạng bảng, Quản lý theo dạng danh sách.

• Yếu tố nội địa hóa
  Nội địa hóa bao gồm ngôn ngữ sử dụng trong ứng dụng, và đội ngũ hỗ trợ, triển khai trực tiếp ngay tại Việt Nam. Đây là điểm mấu chốt mà các sản phẩm quốc tế chưa thể hoàn thiện được ở thị trường Việt. Vì vậy việc đem một sản phẩm quốc tế đến tay đa phần các Doanh Nghiệp Việt là điều rất khó khăn.

• Yếu tố về giá
  Một sản phẩm như Trello, Asana,,… có giá trung bình từ  140.000 – 200.000 đồng/ người dùng. Giả sử một doanh nghiệp có 30 người, thì chi phí cần chi trả sẽ khoảng 4 triệu – 6 triệu/ tháng. Mức chi phí khá lớn so với một Doanh nghiệp vừa và nhỏ.

• Nhu cầu tích hợp
  Một sản phẩm quản trị công việc và quản trị dự án tốt ngoài việc quản lý các tasks còn đòi hỏi thêm rất nhiều nhu cầu khác phát sinh trong quá trình cộng tác như giao tiếp, báo cáo,… Đa phần Doanh nghiệp thường triển khai theo hướng tích hợp một ứng dụng như Asana và Slack để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên vẫn có những sự vấp nhất định trong quá trình sử dụng. Đơn giản như việc chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng rất mất thời gian.

Với tiềm năng tạo nên một công cụ tối ưu, chuyên biệt cho quản trị việc làm và dự án Bất Động Sản chất lượng quốc tế nhưng ngân sách Nước Ta, chúng tôi đã nghiên cứu và điều tra và lựa chọn những tính năng ưu việt nhất, toàn bộ tích hợp trong Wework – Nền tảng quản trị việc làm và dự án Bất Động Sản tổng lực dành cho Doanh nghiệp .

Wework. vn là nền tảng tiên phong tại Nước Ta ứng dụng tinh hoa của những quy mô quản trị nổi tiếng trên quốc tế để xử lý bài toán quản lý việc làm và dự án Bất Động Sản của doanh nghiệp. Wework thừa kế những ưu điểm của Trello, Asana … nhưng đồng thời xử lý toàn vẹn những điểm yếu kém mà những giải pháp trên mắc phải .

Với Wework bạn hoàn toàn có thể :

• Theo dõi tiến độ trực quan và linh hoạt theo nhiều phương thức, phù hợp cho nhiều mục đích và tính chất dự án: Quản lý Kanban như trello, Quản lý theo Gantt chart, dạng bảng, dạng danh sách như Asana, và vẫn có thể giao tiếp và gửi message tới các thành viên trong nhóm hiệu quả như Slack.
• Tùy chỉnh phân quyền chặt chẽ, minh bạch, phù hợp cho quản lý đa phòng ban, đa dự án
• Báo cáo tự động về hiệu quả công việc theo thời gian thực

Xem thêm: Thông tư 30/2022/TT-BTC hướng dẫn cơ chế tài chính thực hiện Đề án Nâng cao năng lực đội ngũ giảng viên, cán bộ giáo dục đại học

Video trình làng về loại sản phẩm Base Wework

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Nếu bạn quan tâm tới sản phẩm Wework, hãy đăng kí ngay tại đây nhận tư vấn hỗ trợ trải nghiệm phần mềm. 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Đánh Giá