Tất tần tật về lưu đồ quy trình mua hàng của Doanh nghiệp

5/5 – ( 3 bầu chọn )

Lưu đồ quy trình mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hơn thế nữa, nếu lưu đồ quy trình mua hàng của một doanh nghiệp tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh trường hợp gián đoạn. 

Bài viết dưới đây FASTDO sẽ cung cấp thông tin cho anh/chị về lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn của doanh nghiệp và những hạn chế khi áp dụng trong lưu đồ quy trình mua hàng.

Bạn đang quản trị Doanh nghiệp bằng chiêu thức OKRs nhưng công cụ quản lý và vận hành còn quá nhiều hạn chế, chưa mang lại hiệu suất cao cao ? Click ngay vào ảnh để thưởng thức ngay 7 ngày không lấy phí những tính năng ưu việt của Bộ ứng dụng quản trị OKRs tổng lực ( fOKRs ) của Fastdo :

>>> ĐỌC NGAY:

1. Tầm quan trọng của lưu đồ quy trình mua hàng đối với doanh nghiệp

Lưu đồ quy trình mua hàng vô cùng cần thiết đặc biệt là với yếu tố sống còn của doanh nghiệp thương mại, dưới đây FASTDO sẽ phân tích tầm quan trọng của nó:

Doanh nghiệp cần đảm bảo đủ số lượng, chất lượng đồng thời cần đúng thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quy trình bán ra. Do đó, vai trò tạo đầu vào của quá trình mua hàng đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Lưu đồ quy trình mua hàng tốt, cũng có nghĩa là doanh nghiệp của bạn luôn đảm bảo được lượng hàng hóa với chất, lượng tốt nhất.

Tiếp đến, doanh nghiệp cần đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp nhằm tạo thuận lợi cho việc gia tăng. Việc lưu đồ quy trình mua hàng Doanh nghiệp tốt kéo theo việc lựa chọn được nhà cung cấp ưng ý đồng thời có được nguồn hàng chất lượng, nếu doanh nghiệp thương lượng được những mức giá “hấp dẫn” để giá thành đầu vào cho sản phẩm là tốt nhất.

Bên cạnh đó, lưu đồ quy trình mua hàng tốt còn giúp doanh nghiệp luôn mua số lượng hàng hóa vừa đủ để bán ra. Hơn thế nữa, với lưu đồ quy trình mua hàng tốt còn giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hàng hóa, cũng như hàng hóa dự trữ không quá thấp.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT

2. Mô tả lưu đồ quy trình mua hàng của một tổ chức

Lưu đồ quy trình mua hàng của một tổ cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người phụ trách trao đổi, phê duyệt thông tin.  Ở mỗi doanh nghiệp sẽ có lưu đồ quy trình mua hàng với những điểm riêng được áp dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Về cơ bản, FATSDO xin gửi đến bạn lưu đồ quy trình mua hàng có thể gồm các bước như sau:

2.1 Bước 1: Xác định nhu cầu  và tạo “Yêu cầu mua hàng”

Khi những phòng ban có nhu yếu mua hàng hóa, dung cụng, gia tài hay nguyên vật liệu. Thì việc tiên phong sẽ làm là gửi nhu yếu cho phòng mua hàng, nhằm mục đích để triển khai mua hàng cung ứng nhu yếu sản xuất kinh doanh thương mại. Thông thường những phiếu nhu yếu này được duyệt bởi trưởng phòng hay người có nghĩa vụ và trách nhiệm .

Đồng thời khi có “ Yêu cầu mua hàng ”, thì triển khai phân công cho nhân viên cấp dưới mua hàng, tìm kiếm những nhà sản xuất cũng như làm giá những mẫu sản phẩm .

>>> BỎ TÚI NGAY: 11 cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm và công việc hiệu quả

2.2 Bước 2: Tạo “Đề nghị báo giá”

Khi nhận được “ Yêu cầu mua hàng ” của phòng ban, phòng mua hàng liên tục triển khai lập “ Đề nghị làm giá ” gửi những nhà sản xuất truyền thống lịch sử hay nhà phân phối mới, nhằm mục đích phân phối được những điều kiện kèm theo những phòng ban đã nhu yếu trước đó .

>>> THAM KHẢO NGAY: Kế hoạch truyền thông nội bộ và những lợi ích quan trọng

2.3 Bước 3: Thu thập và tham khảo giá từ các nhà cung cấp

Việc tiên phong trong bước này là nhận những làm giá từ những nhà sản xuất đã liên hệ .
Kế đế Doanh nghiệp cần nhìn nhận nhà phân phối có đủ năng lực phân phối tốt nhất những tiêu chuẩn và điều kiện kèm theo đã xây dựng hay không. Đồng thời lựa chọn nhà phân phối sau cuối .

Doanh nghiệp cần địa thế căn cứ vào nhu yếu cũng như làm giá được duyệt để triển khai lập và theo dõi hợp đồng hay đơn đặt mua. Tùy theo đặc trưng của doanh nghiệp chứng từ xác nhận hoàn toàn có thể là Đơn hàng hay Hợp đồng mua .

>>> ĐỌC NGAY: Các cách tuyển dụng nhân sự hiệu quả, phổ biến nhất 2021

2.4 Bước 4: Phê duyệt báo giá

FASTDO xin nói với bạn rằng các báo giá của nhà cung cấp sẽ được ban lãnh đạo xét duyệt dựa theo trên các thông tin sau:

• Sẽ so sánh những làm giá hay những điều kiện kèm theo mua hàng cùng một mẫu sản phẩm từ những nhà sản xuất khác nhau .
• Tiếp đến cần so sánh làm giá mới và làm giá cũ cho cùng một loại sản phẩm đến từ những nhà sản xuất khác nhau .

>>> XEM THÊM: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC

2.5 Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng

Khi doanh nghiệp đã lựa chọn được nhà cung ứng vừa lòng, thì thực thi lập hợp đồng, trên hợp đồng gồm có thông tin của làm giá, lao lý giao dịch thanh toán cũng như lịch giao hàng. Cần gửi hợp đồng mua hàng cho phía nhà phân phối và thực thi ký kết giữa hai bên .

Thông thường việc ký hợp đồng có nhiều lần triển khai, thì cần lập đơn hàng cho từng lần thực thi. Thông tin trên đơn hàng cần bảo vệ những lao lý tương tự như như trên hợp đồng .

Chuyển hợp đồng mua hàng cho các bộ phận liên quan theo dõi. Từ đó, kế toán có thể căn cứ thanh toán hay theo dõi công nợ. Bên cạnh đó, bộ phận kho sẽ theo dõi quá trình nhập hàng về kho.

>>> ĐỌC NGAY: BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả

2.6 Bước 6: Tiến hành nhập kho

Khi hàng hóa được luân chuyển đến kho. Các thông tin trên Hợp đồng / Đơn mua hàng như : số lượng, thông số kỹ thuật kỹ thuật, quy cách, …. sẽ là địa thế căn cứ để bộ phận kiểm tra. Các hàng hóa đạt tiêu chuẩn sẽ được thực thi nhập kho .
Riêng so với những mẫu sản phẩm không đạt chuẩn cần được báo về cho Phòng mua hàng. Sau đó Phòng mua hàng sẽ đảm nhiệm và triển khai những quy trình trả lại cho phía nhà phân phối .
Sau khi hàng đã nhập kho, Bộ phận kho sẽ nhập số lượng và phòng mua hàng sẽ bổ trợ thêm thông tin về giá .

>>> XEM NGAY: Tư duy thiết kế là gì? Bước đột phá tạo ra những giá trị mới

2.7 Bước 7: Hoàn tất thanh toán

Doanh nghiệp cần địa thế căn cứ và những pháp luật trên hợp đồng và những loại sách vở tương quan, bên phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ giao dịch thanh toán .
Mặt khác, phòng kế toán thực thi kiểm tra và đảm nhiệm, nếu đã hợp lệ thì sẽ thực thi thanh toán giao dịch cho phía nhà cung ứng. Nếu không phản hồi thì phòng Mua hàng bổ trợ cũng như chỉnh sửa .

>>> ĐỌC NGAY: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC

3. Hạn chế khi áp dụng lưu đồ quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

Lưu đồ quy trình mua hàng có thể rắc rối cũng như mang đến sự rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm theo quy trình, không được đi tắt.

Nhân viên lạm dụng chức vụ để lựa chọn những nhà sản xuất mình quen biết nhằm mục đích ăn chênh lệch hoa hồng. Thậm chí là chọn nhà phân phối không phân phối được chất lượng hàng hóa đồng thời lấy giá rẻ hơn nhưng đẩy lên cao để nhận hoa hồng .

Lưu đồ quy trình mua hàng cũng gây nên sự hạn chế khi giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc “rập khuôn”. Vì lưu đồ quy trình mua hàng có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt. 

Đồng thời khi áp dụng lưu đồ quy trình mua hàng dễ dẫn đến sự đổ vỡ, nếu trong quy trình chỉ cần có một nước không thực hiện suôn sẻ hay trì trệ sẽ hệ lụy tới các bước sau khó thực hiện cũng như bị chậm trễ.

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án

4. Một số lưu ý để thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả

Trước khi mua hàng, các doanh nghiệp dĩ nhiên phải xác định nhu cầu của mình bởi sự cân đối giữa lượng hàng cần, thời gian cho phép để chờ đợi hàng đến cũng như khả năng cung ứng của nhà cung cấp và khả năng tài chính của doanh nghiệp mình.  FASTDO sẽ cùng bạn điểm qua các số liệu sẽ làm căn cứ vững chắc cho quyết định mua hàng mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

4.1 Xác định thời điểm mà doanh nghiệp cần có hàng

Khi ở thời đại 4.0 như lúc bấy giờ để tối đa hóa doanh thu. Ngoài những việc như tăng doanh thu bán hàng thì doanh nghiệp cần giảm thiểu ngân sách trong quản lý và vận hành sản xuất. Do đó, thời gian cần có hàng là vô cùng quan trọng .

Thời điểm cần có hàng tên tiếng anh là Just in time được gọi tắt là ( JIT ) là một giải pháp hiệu suất cao sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm ngân sách bằng việc trấn áp được dòng chảy nguyên vật liệu. Ở giải pháp JIT bạn hoàn toàn có thể hiểu đơn thuần là những nguyên vật liệu sẽ được đặt hàng bằng cách nào đó, để bảo vệ loại sản phẩm tại xưởng sản xuất luôn đúng vào thời gian thiết yếu và bảo vệ được chất lượng cam kết .
Với chiêu thức JIT, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm ngân sách và chi phí đang tương đối ngân sách lưu kho, ngân sách góp vốn đầu tư hay ngân sách thời cơ đấy nhé !

>>> TÌM HIỂU NGAY: Top 11 những kỹ năng cần có khi đi làm và cách để rèn luyện

4.2 Cân nhắc kỹ càng về số lượng

Bộ phận mua hàng cần địa thế căn cứ vào những kế hoạch sản xuất để biết được những nguyên vật liệu cần phải mua đồng thời phải bảo vệ số liệu hàng hóa mua là bao nhiêu .
Số lượng mua hàng nên xuất phát điểm từ số lượng hàng hóa và thành phẩm cần được triển khai xong của doanh nghiệp. Kế tiếp, doanh nghiệp cần quy đổi với thông số định mức nguyên vật liệu để triển khai sản xuất 1 đơn vị chức năng hàng hóa, thành phẩm cũng như bán thành phẩm .
Đồng thời, những doanh nghiệp cần xác lập số lượng để sản xuất vì nó chưa phải là số lượng cần đặt mua lúc này. Doanh nghiệp nên so sánh nó với số lượng hàng tồn dư và mức tồn dư bảo đảm an toàn .

FASTDO gửi đến bạn khối lượng đặt hàng cần thỏa hai điều kiện dưới đây:

• Cần cung ứng đủ cho sản xuất cũng như gồm có luôn cả thời hạn chờ giao hàng .
• Cần tính tổng lượng hàng tồn dư, không được dưới mức tồn tối thiểu và tránh vượt quá mức tồn tối đa .

>>> TÌM HIỂU NGAY: Hàng tồn kho là gì? Nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn

4.3 Nắm rõ tình hình thực hiện đơn hàng thực tế nhà cung cấp

Với cùng loại nguyên vật liệu, thì tùy mỗi nhà cung ứng sẽ cho giá chênh lệch khá nhau, đồng thời sẽ kèm những điều kiện kèm theo giao hàng tương ứng. Ví như với nhà cung ứng ngoài nước, thì thời hạn giao hàng và hàng loạt những loại phí phát sinh sẽ khác so với phía nhà cung ứng trong nước .

Trong đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hiểu rằng thời hạn chờ ( Leadtime ) là một yếu tố cực kỳ quan trọng, Leadtime sẽ tác động ảnh hưởng không ít đến quyết định hành động mua hàng. Với nguyên vật liệu từ phía nhà cung ứng sẽ có thời hạn chờ cao, cùng với đó đơn hàng buộc lòng phải có số lượng đơn đặt cao hơn, mục tiêu để có hàng hóa sử dụng trong thời hạn chờ .

>>> ĐỌC NGAY: Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công

4.4 Xác định thời điểm phù hợp mà doanh nghiệp nên đặt hàng

Ví dụ như doanh nghiệp của bạn có 1 xí nghiệp sản xuất sản xuất và sử dụng 2 tấn nguyên vật liệu mỗi ngày, mức tồn dư bảo đảm an toàn với mức tối thiểu là 20 tấn và tối đa là 60 tấn. Do đó, doanh nghiệp của bạn cần xem xét đặt hàng khi hàng tồn là 60 tấn hay xuống dưới 20 tấn .

FASTDO tin rằng, thông qua bài viết trên, bạn đã có thêm nhiều kiến thức hữu ích về lưu đồ quy trình mua hàng. FASTDO chúc doanh nghiệp của bạn thành công trong tương lai nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị tăng trưởng ứng dụng FASTDO

• Địa chỉ: 
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0971 126 599
• Email: [email protected]
• Website: https://vh2.com.vn/

>>> TÌM HIỂU THÊM VỀ DOANH NGHIỆP:

• Học thuyết công bằng (Equity theory) của Stacy Adams
• 5 giá trị cốt lõi của các doanh nghiệp, thương hiệu hàng đầu

Lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp gồm những bước nào?

Về cơ bản, FATSDO xin gửi đến bạn lưu đồ quy trình mua hàng có thể gồm các bước như sau: Xác định nhu cầu  và tạo “Yêu cầu mua hàng”; Tạo “Đề nghị báo giá”; Thu thập và tham khảo giá từ các nhà cung cấp; Phê duyệt báo giá; Lập hợp đồng mua hàng; Tiến hành nhập kho; Hoàn tất thanh toán.

Cần lưu ý gì để thực hiện lưu đồ quy trình mua hàng được hiệu quả?

Những lưu ý cần nắm để thực hiện lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả là: Xác định thời điểm mà doanh nghiệp cần có hàng; Cân nhắc kỹ càng về số lượng; Nắm rõ tình hình thực hiện đơn hàng thực tế nhà cung cấp; Xác định thời điểm phù hợp mà doanh nghiệp nên đặt hàng.

Những điều kiện để xác định khối lượng đặt hàng cần thiết là gì?

FASTDO gửi đến bạn khối lượng đặt hàng cần thỏa hai điều kiện dưới đây: Cần đáp ứng đủ cho sản xuất cũng như bao gồm luôn cả thời gian chờ giao hàng; Cần tính tổng lượng hàng tồn kho, không được dưới mức tồn tối thiểu và tránh vượt quá mức tồn tối đa.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển