Số hợp đồng là gì? Cách đánh số hợp đồng chuẩn nhất hiện nay

Số hợp đồng là gì? Đánh số hợp đồng có dựa trên nguyên tắc nào hay không? Phương pháp đánh số hợp đồng cụ thể cho tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên làm hợp đồng bán hàng và mua hàng như thế nào? Tất cả những thắc mắc về số hợp đồng sẽ được giải thích qua bài viết dưới đây, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu nhé!

Bạn đang đọc: Số hợp đồng là gì? Cách đánh số hợp đồng chuẩn nhất hiện nay

1. Số hợp đồng là gì?

Số hợp đồng là dãy số ghi trên hợp đồng, được đánh theo tên nhà cung ứng hay khách cùng với tên doanh nghiệp. Tiếp theo sau đó là ngày tháng làm hợp đồng và lưu theo từng khách, từng nhà phân phối .
Đánh số hợp đồng mang lại 2 quyền lợi chính :

• Sắp xếp được giấy tờ theo trình tự gọn gàng, logic giúp người quản lý dễ tìm kiếm, bàn giao cho đối tác, khách hàng hoặc bộ phận liên quan.
• Quản lý thuận tiện nhằm tránh thất thoát, ảnh hưởng đến quyền lợi nếu có xảy ra tranh chấp.

Thông thường, số hợp đồng sẽ được đặt ngay dưới tên của hợp đồng để thuận tiện cho việc theo dõi và quản trị .

>>> Tìm hiểu thêm: Hợp đồng là gì? Các loại hợp đồng phổ biến nhất hiện nay

2. Cách đánh số hợp đồng phổ biến

Thông thường, quá trình đánh số hợp đồng sẽ tùy theo từng loại hợp đồng và với thứ tự như sau :

Số thứ tự/ năm phát sinh hợp đồng 》Tên viết tắt nội dung của hợp đồng hoặc số thứ tự/ tháng/ năm phát sinh hợp đồng

* Lưu ý : Có 2 dạng đánh số hợp đồng dễ nhất mà những tổ chức triển khai, doanh nghiệp thường làm là đánh số hợp đồng theo số thứ tự hoặc mỗi loại hợp đồng sẽ đánh theo một số ít .

Ví dụ	Cách ghi số hợp đồng
✅ VD1	003/22-HĐĐL (003 là số thứ tự, 22 là hợp đồng phát sinh năm 2022, HĐĐL là Hợp đồng đại lý)
✅ VD2	004/01/22-HĐVC (004 là số thứ tự, 01/22 là tháng Hợp đồng phát sinh tháng 01/2022, HĐVC là hợp đồng vận chuyển)
✅ VD3	MISA20220101 (Hợp đồng của công ty MISA Việt Nam phát sinh ngày 01/01/2022)

Hai cách đánh số hợp đồng trên là những cách phổ cập, tuy nhiên không có lao lý chung cho cách đánh số hợp đồng. Các cá thể, tổ chức triển khai hay doanh nghiệp trọn vẹn hoàn toàn có thể linh động đánh số cho tương thích nhất tùy từng trường hợp .

3. Cách đánh số cho phần phụ lục của hợp đồng

3.1. Phụ lục hợp đồng là gì?

Theo Khoản 1 Điều 403 tại Bộ luật dân sự năm ngoái thì hợp đồng hoàn toàn có thể có phụ lục kèm theo để pháp luật cụ thể 1 số ít lao lý của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực thực thi hiện hành như hợp đồng, đồng thời nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng .
Do đặc thù quan trọng của phụ lục nên việc đánh số cho phụ lục cũng là công tác làm việc vô cùng quan trọng. Bên làm hợp đồng cần thống nhất ký hiệu phụ lục hợp đồng thật khoa học trước khi hợp đồng được thực thi ký kết .

3.2. Quy định đánh số cho phụ lục hợp đồng là gì?

Pháp luật không lao lý “ đánh số phụ lục hợp đồng ” là một trong những điều kiện kèm theo phát sinh giá trị của phụ lục hợp đồng. Tuy nhiên, việc dữ thế chủ động đánh số phụ lục theo thứ tự tăng dần khi soạn thảo sẽ tương hỗ công tác làm việc tìm kiếm thuận tiện hơn, đồng thời xử lý những trường hợp sau :

• Trường hợp hợp đồng được điều chỉnh bởi nhiều phụ lục hợp đồng nhưng các phụ lục được các bên thỏa thuận thời điểm phát sinh hiệu lực cụ thể chứ không phát sinh hiệu lực kể từ ngày ký kết. Khi đó số phụ lục logic sẽ giúp cơ quan tài phán hiểu được ý chí của các bên trong khi đàm phán, thực hiện hợp đồng để đưa ra kết quả giải quyết tranh chấp công bằng.
• Trường hợp có phụ lục hợp đồng được lập trái với hợp đồng chính mà không có giá trị thì thông qua số phụ lục được đánh tăng dần, các bên sẽ nhận biết nhanh chóng việc có áp dụng hay không áp dụng nội dung phụ lục vào việc giải quyết tranh chấp khi có phát sinh.

3.3. Cấu trúc đánh số phụ lục hợp đồng là gì?

Vì phụ lục của hợp đồng là một phần của hợp đồng nên khi đánh số, những tổ chức triển khai, doanh nghiệp cần quan tâm đánh số theo cấu trúc sau :

Số phụ lục 》Mục đích lập – Năm giao kết 》Ký hiệu khác

• VD1: “PL01/BS-2020/AB-CD” là phụ lục số 01 để bổ sung hợp đồng giữa AB và CD
• VD2: “PL02/2020/BS-HĐ210” hoặc “01/2020/PLHĐ220” là phụ lục 02 để bổ sung hợp đồng số 220

4. Đánh số hợp đồng nằm ở bước nào trong quy trình soạn thảo hợp đồng?

Để biết được việc đánh số hợp đồng nằm tại bước nào trong quy trình tiến độ soạn thảo hợp đồng, tất cả chúng ta hãy cùng xem xét quy trình tiến độ sau :

Bước 1: Xác định yêu cầu của các bên trong hợp đồng.

• Xác định các bên tham gia quan hệ hợp đồng (cá nhân/ pháp nhân
• Xác định tính chất của hợp đồng (dân sự/ kinh tế/ lao động).
• Xác định đối tượng hợp đồng: Đối tượng tài sản, hàng hóa, dịch vụ; Vật chất hay tinh thần.
• Xác định mục tiêu kinh tế mà các bên hướng đến: Lợi ích của mỗi bên; Quan hệ hữu cơ giữa quyền lợi và nghĩa vụ; Hiệu quả của hợp đồng.
• Xác định bối cảnh thực hiện hợp đồng: Các điều kiện cụ thể; Tính khả thi của hợp đồng; Trường hợp bất khả kháng đưa đến miễn giảm trách nhiệm các bên.

Bước 2: Tìm luật áp dụng và các phương tiện trợ giúp:

• Xác định luật điều chỉnh (dân sự/ thương mại/ lao động/ ngân hàng/ xây dựng,…)
• Sử dụng phương tiện trợ giúp

Bước 3: Xây dựng dự thảo hợp đồng:

Phần	Nội dung
✅ Phần mở đầu	– Tên gọi hợp đồng, số hợp đồng (quy tắc đánh số hợp đồng bên trên) – Các nội dung cụ thể của từng loại hợp đồng
✅Phần nội dung (làm rõ các thông tin trong quan hệ hợp đồng)	– Quyền và nghĩa vụ – Thời hiệu hợp đồng – Địa điểm thực hiện – Thời điểm thực hiện – Các hình thức chế tài về vi phạm – Các trường hợp giảm, miễn trừ trách nhiệm
✅Phần nội dung (quy định chấm dứt quan hệ hợp đồng)	– Các lý do và điều kiện cho phép chấm dứt hợp đồng – Các hệ quả pháp lý về chấm dứt hợp đồng – Dự kiến tình huống gia hạn, kéo dài hợp đồng
✅ Phần kết thúc	– Xác nhận hợp đồng, cam kết, chữ ký hai bên

Bước 4: Soạn thảo phụ lục hợp đồng (xem hướng dẫn tại đây)

Bước 5: Lựa chọn hình thức giao kết

Hình thức hợp đồng phải tuân theo quy định về hình thức của giao dịch dân sự được quy định tại Điều 119 Bộ luật dân sự 2015: “Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.”

Xem thêm: Doanh nghiệp nhỏ và vừa – Wikipedia tiếng Việt

Trong đó, hình thức giao kết bằng văn bản mang tính xác thực cao nhất:

• Các bên thỏa thuận thông qua các nội dung được soạn thảo dưới dạng văn bản, trình bày trên giấy viết truyền thống hoặc trình biên soạn online.
• Văn bản các bên phải ghi đầy đủ các nội dung của hợp đồng ở bước 3.
• Khi xảy ra tranh chấp, văn bản giao kết là chứng cứ pháp lý chắc chắn hơn so với hình thức miệng.

Như vậy, hoàn toàn có thể thấy việc đánh số hợp đồng sẽ nằm tại bước 3 trong quá trình soạn thảo hợp đồng .

5. Quản lý hợp đồng từ xa, không tốn giấy tờ với MISA AMIS WeSign

Ngoài việc sử dụng hợp đồng giấy truyền thống cuội nguồn thì ứng dụng tương hỗ ký hợp đồng điện tử chính là xu thế quy đổi số mới nhất lúc bấy giờ được nhiều doanh nghiệp ưu thích sử dụng .
Điều 33 Luật thanh toán giao dịch điện tử mới nhất đã lao lý :

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo lao lý của Luật này .

Chính vì vậy, hiện nay các doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn 1 giải pháp ký kết hợp đồng, tài liệu từ xa tiện lợi như MISA AMIS WeSign. Phần mềm MISA AMIS WeSign sở hữu giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng khi thiết lập luồng trình ký chỉ trong 1 phút, thao tác ký tiện lợi trên mọi thiết bị.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ quản trị mưu trí hàng loạt hợp đồng số mà còn đẩy nhanh vận tốc ký duyệt cùng lúc, tránh ách tắc ảnh hưởng tác động đến việc làm. Đặc biệt, từ ngày 19/1/2023 ứng dụng đã chính thức được Bộ Công thương chức thực tính pháp lý, bảo vệ sự yên tâm cho những người mua sử dụng và tăng độ đáng tin cậy cho những bên tham gia kí kết .

Tìm hiểu ngay về nền tảng ký hợp đồng số MISA AMIS WeSign tại đây: 

Các thông tin trong bài viết được tham khảo từ Luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi là luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi tốt nghiệp chuyên ngành luật tổng hợp và có hơn 5 năm kinh nghiệm tay nghề tư vấn cho những doanh nghiệp về nghành nghề dịch vụ luật dân sự, luật lao động, luật kinh tế tài chính .

Xem thêm các nội dung liên quan

>>> Hợp đồng lao động là gì? Những quy định mới nhất của HĐLĐ

>>> Khái niệm về phụ lục hợp đồng – Nguyên tắc ký phụ lục hợp đồng lao động

>>> Hợp đồng 3 bên là gì? 5 nguyên tắc ký kết quan trọng cần biết

>>> Phần mềm trình ký online hỗ trợ ký kết tài liệu nhanh chóng

 5,055 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

1

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty 2022: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z

Trung bình: 5]

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp