Chi tiết quy trình quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp

Bất kỳ mô hình hoạt động nào, việc vận hành đều phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có kho hàng hóa lại càng phải lưu ý. Do tính chất đặc thù đòi hỏi sự chuẩn xác –  nhanh chóng – an toàn thì các hoạt động lưu trữ bắt buộc phải xây dựng quy trình quản lý kho hàng khoa học.

Các bước nhập hàng triển khai như thế nào ? Quy trình xuất hàng thực thi thế nào ? Những ai đảm nhiệm ở từng quy trình ? … Nếu phong cách thiết kế được tiến trình quản trị hàng hóa tốt sẽ giúp hạn chế những sự cố như thất thoát hư hại, chậm trễ, … giúp những khâu từ sản xuất, tàng trữ đến bán hàng của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, đạt hiệu suất cao tối đa .Dưới đây là những quy trình tiến độ quản trị hàng tồn dư theo ISO được thông dụng thoáng đãng lúc bấy giờ trong ngành. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm để vận dụng hoặc nâng cấp cải tiến sao cho tương thích nhất với doanh nghiệp của mình !

Quy trình quản lý kho hàng theo ISO là gì?

ISO (International Organization for Standardization) là viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế. Theo đó quy trình quản lý kho hàng theo ISO là các bước quản lý kho hàng tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên kinh nghiệm của những nhà quản lý kho hàng hàng đầu thế giới và thông dụng trên thị trường.

Mục đích của tiêu chuẩn này là nhằm mục đích giúp cho quy trình tàng trữ, luân chuyển hàng hóa được thuận tiện và đạt hiệu suất cao cao trong những điều kiện kèm theo khác nhau, ở đầu cuối giúp doanh nghiệp hoạt động giải trí tốt hơn và người mua hài lòng hơn .

Sự cần thiết của quy trình quản lý kho hàng?

Vì sao doanh nghiệp nên lập quy trình quản trị kho hàng ? Bởi nếu không có quy trình tiến độ đơn cử, mạng lưới hệ thống tàng trữ hàng hóa của bạn sẽ không được ngặt nghèo, thuận tiện phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây ảnh hậu quả khó lường. Trong khi đó, với quy trình tiến độ quản trị kho theo ISO, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được nhiều quyền lợi thấy rõ :

• Lợi ích số 1 của tiến trình quản trị kho bãi chính làgiúp các hoạt động trong kho vận hành trơn tru, xuyên suốt. Khi đã có quy trình tiến độ mẫu chuẩn, những bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo .
• Quy trình quản trị kho khoa học giúp người làm chủbám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóađang tàng trữ để có những kế hoạch tăng trưởng tương thích
• Với góc nhìn của người làm chủ, nếu quy trình tiến độ quản trị kho hàng hóa được vận dụng thống nhất, nhân viên cấp dưới tuân thủ tráng lệ sẽ giúp họ hoàn toàn có thểyên tâm hơn để tập trung cho các vấn đề quan trọng khác
• Mọi hình thức hoạt động giải trí trong kho ( nhập, xuất, chuyển, tạo nhãn, … ) đều được chia ra từng khâu với từng người / bộ phận đảm trách đơn cử. Điều này giúptăng tính trách nhiệm cho nhân viêncủa bạn .
• Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, nhân lực và cả ngân sách cho doanh nghiệp
• Quy trình quản trị kho tạo phong thái thao tác nhanh gọn, chuyên nghiệp ,tăng sự hài lòng của khách hàngmà bạn đang ship hàng, tăng thêm những đơn hàng .

Các quy trình quản lý kho hàng khoa học cho doanh nghiệp

Có thể chia hoạt động giải trí của kho hàng thành 3 hình thức cơ bản : Quản lý mã hàng ( tạo mới, đổi khác hoặc hủy bỏ ), quản trị nhập kho ( nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp ) và quản trị xuất kho ( xuất kho bán hàng, sản xuất, lắp ráp hoặc chuyển kho trong cùng mạng lưới hệ thống ). Tương ứng với mỗi hình thức nhỏ sẽ có quy trình tiến độ quản trị với những bước đơn cử. Bạn tìm hiểu thêm chi tiết lưu đồ quá trình nhập xuất kho ở phần phía dưới .

1.Quy trình quản lý mã hàng

Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.

Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.

Bước 3: Thực hiện cập nhật:

• Với nhu yếu cấp mã mới : Áp dụng cho những mẫu sản phẩm mới vừa nhập, chưa sống sót mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ đảm nhiệm sẽ dựa vào đặc thù hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và update thông tin mẫu sản phẩm vào mạng lưới hệ thống .
• Với nhu yếu biến hóa hoặc xóa mã hàng : Xem xét nhu yếu, nhìn nhận sự thiết yếu. Nếu hài hòa và hợp lý sẽ thực thi xóa hoặc update mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông tin khước từ nhu yếu của phòng kế hoạch .

Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.

2. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

2.1/ Các bước nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu – Quy trình mua hàng

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Bộ phận đề xuất kiến nghị ( hoàn toàn có thể là phòng kinh doanh thương mại, thủ kho, … ) khi có nhu yếu nhập nguyên vật liệu ship hàng cho những hoạt động giải trí của doanh nghiệp sẽ thông tin kế hoạch cho những bộ phận tương quan như Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng kế hoạch vật tư, Phòng quản trị chất lượng, … để kịp thời sắp xếp nhân sự và update thông tin .

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho địa thế căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề xuất mua hàng bắt đầu, thực thi so sánh với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Sau đó nhận từ nhà cung ứng hóa đơn ( phiếu giao nhận ) của mẫu sản phẩm .Nếu doanh nghiệp của bạn có thêm bộ phận quản trị chất lượng thì cán bộ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm sẽ kiểm tra lại nguyên vật liệu một lần nữa nhằm mục đích bảo vệ chất lượng nguồn vào. Sau đó theo đúng quá trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản trị chất lượng và nhà phân phối .Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kể hư hỏng hoặc xô lệch nào cần lập biên bản và thông tin lại ngay với đơn vị chức năng đề xuất kiến nghị để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn .

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có rơi lệch, hàng loạt thông tin sách vở sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để so sánh lại một lần nữa trước khi lập thanh toán giao dịch mua và in phiếu nhập kho .Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng ( hoặc có thêm kế toán ). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên ở đầu cuối đưa lại cho người giao hàng .Ở một số ít công ty thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhiệm luôn, tùy lao lý của từng đơn vị chức năng .

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Thủ kho triển khai nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào những khu vực tương thích, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho .Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần update ngay vào mạng lưới hệ thống quản trị kho hàng ( excel hoặc ứng dụng quản trị ) .

2.2/ Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm

Các bước cũng khá giống với tiến trình nhập kho nguyên vật liệu, tóm tắt ngắn gọn như sau :

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho

Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.

Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận

Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho

3. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

3.1/ Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Bộ phận kinh doanh thương mại hoặc đơn vị chức năng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng .

Bước 2: Kiểm tra tồn kho

Kế toán kho triển khai kiểm tra tồn dư. Nếu hàng thiếu cần thông tin ngay lại với đơn vị chức năng đề xuất kiến nghị .

Trường hợp hàng hóa đầy đủ sẽ tiến hành xuất kho.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng

Theo nhiệm vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ địa thế căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất xuất kho ( hóa đơn bán hàng ) và chuyển cho thủ kho để triển khai xuất kho theo nhu yếu. Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của doanh nghiệp mà hoàn toàn có thể in thành nhiều liên. Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực thi xuất kho và một liên giao cho bộ phận luân chuyển tiếp đón hàng .

Bước 4: Xuất kho

Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực thi soạn hàng không thiếu theo nhu yếu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận rất đầy đủ của những bộ phận ( kế toán, thủ kho, nhận hàng )

Bước 5: Cập nhật thông tin

Trong khi thủ kho ghi lại thẻ kho thì kế toán update lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn dư còn lại. Hai bên phối hợp để số liệu được đúng chuẩn và thống nhất .

3.2/ Quy trình xuất kho sản xuất

Bước 1: Các bộ phận trong công ty khi có nhu cầu xuất kho để sản xuất sẽ gửi Phiếu đề nghị xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trực tiếp đến ban Giám đốc. Nếu công ty có phòng Kế hoạch sản xuất thì sẽ gửi đến bộ phận này.

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ phê duyệt đề nghị.

Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị và tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. Trường hợp số lượng nguyên vật liệu thiếu so với đề xuất sẽ thông báo lại cho Bộ phận yêu cầu để có kế hoạch điều chỉnh.

Nếu số lượng bảo vệ thì in phiếu xuất kho .

Bước 4: Thủ kho nhận thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo thông tin trong phiếu xuất kho mà kế toán chuyển tới, ký nhận theo quy định

Bước 5: Thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, số liệu tồn kho mới vào hệ thống.

3.3/ Các bước xuất kho hàng hóa để lắp ráp

Quy trình quản trị kho hàng này vận dụng so với những doanh nghiệp có quy mô khép kín

Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp trình giấy đề nghị xuất kho lắp ráp tới Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách.

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét đề nghị và phê duyệt

Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo xuất lắp ráp sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho.

Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất kho các nguyên vật liệu theo như yêu cầu.

Bước 5: Bộ phận kỹ thuật nhận các mặt hàng từ thủ kho và thực hiện công đoạn lắp ráp, dán mã.

Bước 6: Kế toán và thủ kho cập nhật lại thông tin.

Bước 7: Khi thành phẩm được bộ phận kỹ thuật lắp ráp hoàn chỉnh sẽ chuyển về quy trình nhập kho thành phần đã nêu ở trên.

Lưu ý : Các loại sách vở khi xuất kho hoặc chuyển giao giữa những bộ phận đều phải có chữ ký xác nhận của những bên .

3.4/ Quy trình xuất để chuyển kho

Quy trình xuất kho hàng hóa chuyển kho vận dụng so với những doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động giải trí hoặc mong ước chuyển sang kho khác ngoài mạng lưới hệ thống nhằm mục đích mục tiêu thuận tiện hơn cho việc luân chuyển hoặc kinh doanh thương mại, tối ưu hóa hiệu suất cao trong quy trình tàng trữ và bán hàng .

Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề xuất tới Ban giám đốc, trong đó nêu rõ địa điểm chuyển đi/đến, mức độ cần thiết cùng với mục đích của việc chuyển kho.

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của đề xuất mà chấp thuận hay từ chối. Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc quy trình. Nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán.

Bước 3: Kế toán thực hiện in phiếu xuất kho. Trước đó kế toán hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ liên hệ và thống nhất với kho mới về các chính sách cũng như số lượng và thời gian chuyển kho.

Bước 4: Thực hiện chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.

Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trong hệ thống

Lưu ý, những quy trình tiến độ quản trị kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để bạn tìm hiểu thêm. Bởi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nên quy trình quản lý và vận hành, tổ chức triển khai cũng như phân quyền sẽ có nhiều độc lạ .Với doanh nghiệp nhỏ, thủ kho nếu giàu kinh nghiệm tay nghề, nắm rõ quá trình xuất nhập kho hàng hóa hoàn toàn có thể sẽ được tin tưởng kiêm luôn trách nhiệm của kế toán. Trong khi đó tại những công ty lớn, hoàn toàn có thể có nhiều thủ kho và nhiều kế toán cùng lúc để quản trị những quy trình nhất định .

Hy vọng các quy trình quản lý kho hàng mà SEC Warehouse đã trình bày sẽ giúp bạn hệ thống lại và điều hành kho hàng chặt chẽ hơn, giảm các sự cố và tăng hiệu quả kinh doanh.  

Tham khảo thêm: Dịch vụ quản lý kho hàng SEC Warehouse dành cho doanh nghiệp .

3.2

/

5 ( 41 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển