Giải mã quy trình kiểm soát cho các nhà quản lý

Kiểm soát có tương quan trực tiếp đến việc lập kế hoạch. Kiểm soát quy trình sẽ bảo vệ rằng những kế hoạch được triển khai đúng chuẩn. Trong những công dụng của quy trình quản trị, đơn cử là lập kế hoạch, tổ chức triển khai, chỉ huy và kiểm soát, lập kế hoạch đi trước tổng thể những công dụng còn lại, và kiểm soát được thực thi sau cuối .

Kiểm soát là gì?

Kiểm soát là mắt xích ở đầu cuối trong dây chuyền sản xuất tính năng của những hoạt động giải trí quản trị và làm cho những công dụng của quy trình quản trị trở thành một quy trình vừa đủ. Kiểm soát là quy trình mà trải qua những tiêu chuẩn hiệu quả hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới và những quy trình được thiết lập, thông dụng và vận dụng. Các mạng lưới hệ thống kiểm soát hiệu suất cao sử dụng những chính sách để giám sát hoạt động giải trí và triển khai những giải pháp kiểm soát và điều chỉnh sai sót, nếu thiết yếu. Người giám sát quan sát những gì xảy ra và so sánh với những gì được dự kiến. Người giám sát cần phải sửa chữa thay thế những điều kiện kèm theo chưa đạt tiêu chuẩn để nâng lên mức mong đợi. Các mạng lưới hệ thống kiểm soát hiệu suất cao sẽ được cho phép người giám sát biết việc triển khai đang diễn ra như thế nào. Kiểm soát sẽ tương hỗ việc phân giao hoạt động giải trí cho nhân viên cấp dưới. Với tư cách là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm sau cuối về hiệu quả hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới, người giám sát cần có quan điểm phản hồi kịp thời về hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới .

Xem thêm: Ngụ ngôn ngành nhân sự: Con quay và bánh xe

Quy trình kiểm soát

Quy trình kiểm soát là một dòng hoạt động giải trí liên tục từ nhìn nhận đến so sánh và hành vi. Có bốn bước trong quy trình kiểm soát : thiết lập những tiêu chuẩn tác dụng hoạt động giải trí, nhìn nhận tác dụng hoạt động giải trí thực tiễn, so sánh tác dụng hoạt động giải trí đã nhìn nhận với những tiêu chuẩn, và thực thi hoạt động giải trí sửa chữa thay thế / kiểm soát và điều chỉnh .

Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kết quả hoạt động

Tiêu chuẩn được tạo ra khi thiết lập những tiêu chuẩn trong quy trình lập kế hoạch. Tiêu chuẩn là bất kể hướng dẫn nào được thiết lập làm cơ sở nhìn nhận. Đây là một công bố rõ ràng và đúng chuẩn về những tác dụng mong đợi từ một loại sản phẩm, dịch vụ, thiết bị máy, cá thể hoặc đơn vị chức năng của tổ chức triển khai. Tiêu chuẩn thường được miêu tả bằng số và được xác lập cho những góc nhìn khối lượng, chất lượng và thời hạn. Dung sai là sai số được cho phép so với tiêu chuẩn. Kết quả mong đợi là gì ? Sai số được cho phép là bao nhiêu ?

Các giải pháp kiểm soát hoạt động giải trí sẽ nhìn nhận mức độ hiệu suất cao và hiệu suất trong những quy trình quy đổi của tổ chức triển khai nhằm mục đích tạo ra hàng hóa và dịch vụ. Các giải pháp kiểm soát sự quy đổi gồm có kiểm soát quy trình thống kê Quản lý chất lượng toàn diện và tổng thể ( TQM ) và kiểm soát quản trị hàng tồn dư. Kiểm tra quy trình thống kê là việc sử dụng những chiêu thức và thủ tục thống kê để xác lập xem hoạt động giải trí sản xuất có diễn ra đúng chuẩn hay không, phát hiện những sai khác, tìm ra và xóa bỏ nguyên do. Sơ đồ kiểm soát trình diễn tác dụng nhìn nhận theo thời hạn và là phương tiện đi lại tương hỗ thị giác để xác lập xem một quy trình đơn cử đang diễn ra có nằm trong những số lượng giới hạn đã xác lập trước hay không. Các biến số của quy trình nằm trong số lượng giới hạn được cho phép nghĩa là mạng lưới hệ thống vẫn đang được kiểm soát. Các trị số nằm ngoài số lượng giới hạn sẽ không được gật đầu và có nghĩa là mạng lưới hệ thống đang không được kiểm soát. Tăng cường chất lượng trải qua kiểm soát và điều chỉnh hoặc phong cách thiết kế lại mạng lưới hệ thống sẽ giúp vô hiệu những nguyên do phổ cập gây ra đổi khác .

Bước 2. Đánh giá kết quả hoạt động thực tế.

Người giám sát tích lũy số liệu để nhìn nhận tác dụng hoạt động giải trí trong thực tiễn và xác lập sự sai khác so với tiêu chuẩn. Số liệu được ghi lại bằng văn bản hoàn toàn có thể gồm thẻ bấm giờ, thẻ sản xuất, báo cáo giải trình thanh tra, phiếu bán hàng. Các quan sát của cá thể, báo cáo giải trình thống kê, báo cáo giải trình miệng và báo cáo giải trình viết hoàn toàn có thể được sử dụng để nhìn nhận hiệu quả hoạt động giải trí. Quản lý bằng cách đi ngó quanh để quan sát nhân viên cấp dưới thao tác sẽ phân phối những thông tin chưa được sàng lọc, thông tin bao quát, và năng lực xem xét giữa những trình độ. Tuy nhiên, nếu xét kỹ thì chiêu thức này hoàn toàn có thể bị nhân viên cấp dưới hiểu nhầm là sự thiếu an toàn và đáng tin cậy. Các báo cáo giải trình miệng được cho phép nhận được quan điểm phản hồi nhanh gọn và bao quát .
Máy tính tạo cho người giám sát điều kiện kèm theo truy vấn trực tiếp vào những số liệu và thông tin theo thời hạn thực và chưa bị đổi khác. Trên trong thực tiễn, nhiều quy trình hoạt động giải trí phụ thuộc vào vào những mạng lưới hệ thống kiểm soát tự động hóa hoặc kiểm soát dựa vào máy tính. Các nhìn nhận chung, không tương quan đến riêng cá thể nào hoàn toàn có thể giúp đo lường và thống kê, tính thời hạn và ghi nhận hiệu quả hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới .

Bước 3. So sánh kết quả hoạt động đã đánh giá với các tiêu chuẩn đã thiết lập.

So sánh tác dụng với tiêu chuẩn sẽ giúp xác lập sự sai khác. Có thể dự kiến một số ít sai khác có năng lực xảy ra cho tổng thể những hoạt động giải trí, và cần xác lập số lượng giới hạn sai khác, tức là sai số được gật đầu. Quản lý theo ngoại lệ được cho phép những hoạt động giải trí liên tục chừng nào vẫn thuộc số lượng giới hạn kiểm soát đã lao lý. Sự sai khác hoặc độc lạ vượt quá số lượng giới hạn này sẽ là hồi chuông cảnh báo nhắc nhở cho người giám sát biết có yếu tố .

Bước 4. Tiến hành hoạt động chấn chỉnh khắc phục.

Người giám sát phải tìm ra nguyên do gây nên sự độc lạ so với tiêu chuẩn. Sau đó, người giám sát sẽ triển khai hoạt động giải trí để xóa bỏ hoặc hạn chế tối đa nguyên do đó. Nếu nguồn gốc sự sai khác xuất phát từ một thiếu sót trong hoạt động giải trí của tổ chức triển khai thì người giám sát phải triển khai ngay giải pháp khắc phục để Phục hồi hiệu quả hoạt động giải trí như cũ. Ngoài ra, người giám sát hoàn toàn có thể chọn cách thực thi giải pháp khắc phục cơ bản, nghĩa là xác lập nguyên do tại sao có sự độc lạ trong hiệu quả hoạt động giải trí và sự độc lạ xảy ra như thế nào, sau đó kiểm soát và điều chỉnh nguồn gốc gây ra sự độc lạ. Hành động khắc phục tức thời có hiệu suất cao hơn ; tuy nhiên hành vi khắc phục cơ bản đem lại hiệu suất cao vĩnh viễn hơn .
Một ví dụ về quy trình kiểm soát là bộ điều ổn nhiệt .

• – Tiêu chuẩn: Bộ điều ổn nhiệt độ phòng được đặt ở 68 độ F.
• – Đánh giá: Đo nhiệt độ trong phòng.
• – Hành động khắc phục: nếu trong phòng quá lạnh, nút nhiệt độ sẽ bật lên. Nếu trong phòng quá nóng, nút nhiệt độ sẽ tắt.

Xem thêm: Sức mạnh bất ngờ đến từ những phản hồi của lãnh đạo

Các loại hình kiểm soát

• – Kiểm soát có hiệu quả nhất khi được áp dụng ở những nơi chủ yếu. Người giám sát có thể thực hiện kiểm soát từ trước khi quy trình bắt đầu (kiểm soát trước), trong quy trình (đồng thời), hoặc sau khi kết thúc quy trình (phản hồi).
• – Kiểm soát trước chú trọng vào các hoạt động từ trước khi chúng được bắt đầu. Mục đích của kiểm soát trước là ngăn ngừa các vấn đề đã tiên lượng trước. Một ví dụ về kiểm soát trước là bảo dưỡng ô tô và máy móc theo kế hoạch. Bảo dưỡng thường xuyên ngăn không cho vấn đề xảy ra. Các ví dụ khác bao gồm các hệ thống an toàn, chương trình đào tạo và ngân sách.
• – Kiểm soát đồng thời áp dụng cho các quy trình đang diễn ra, nếu công việc được thực hiện bao gồm bất kỳ cơ chế chỉ đạo hoặc hướng dẫn nào như giám sát trực tiếp, các hệ thống được tự động hóa (ví dụ các máy tính được lập trình để thông báo cho người sử dụng khi họ đưa ra một lệnh sai) và các chương trình chất lượng của tổ chức.
• – Kiểm soát phản hồi tập trung vào kết quả của hoạt động. Hình thức kiểm soát này giúp định hướng các hoạt động lập kế hoạch trong tương lai, các đầu vào và thiết kế quy trình. Ví dụ về kiểm soát phản hồi gồm có các báo cáo kịp thời (báo cáo tuần, tháng, quý và năm) để có thể tiến hành hầu hết các điều chỉnh tức thời.

Tiêu chí đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động kiểm soát

Các mạng lưới hệ thống kiểm soát cần được phong cách thiết kế hài hòa và hợp lý để bảo vệ hiệu suất cao. Nếu những tiêu chuẩn kiểm soát không mềm dẻo hoặc phi thực tiễn, nhân viên cấp dưới sẽ không hề tập trung chuyên sâu vào những mục tiêu của tổ chức triển khai. Các mạng lưới hệ thống kiểm soát cần ngăn ngừa yếu tố, không tạo ra yếu tố, theo công dụng phát hiện yếu tố mà mạng lưới hệ thống được phong cách thiết kế .
Sự độc lạ trong tác dụng hoạt động giải trí cũng hoàn toàn có thể là tác dụng của những tiêu chuẩn phi trong thực tiễn. Đương nhiên là những nhân viên cấp dưới có hiệu quả hoạt động giải trí kém sẽ đổ lỗi cho tiêu chuẩn hoặc cho người giám sát. Nếu xét thấy tiêu chuẩn thích hợp thì khi đó người giám sát phải giữ vững lập trường của mình và triển khai những giải pháp khắc phục thiết yếu .

Có thể lấy cái bảng đồng hồ của xe ô tô làm ví dụ về kiểm soát có hiệu quả. Trong một cái xe, nhiều thứ có thể bị hỏng. Tuy nhiên, chỉ những điểm quan trọng nhất đối với hoạt động của xe mới được hiển thị tập trung trên bảng đồng hồ (ví dụ như mức dầu xe, nhiệt độ động cơ, đo nhiên liệu, v.v). Những thay đổi trong các điểm này hầu như có thể tạo ra những hỏng hóc nghiêm trọng nhất đối với chiếc xe. Những nội dung quan trọng trên bảng đồng hồ rất dễ hiểu và có ích cho người lái xe. Chúng chỉ ra vấn đề ở đâu và giải pháp là gì. Chúng thu hút sự chú ý kịp thời của người lái xe để ngăn ngừa những hỏng hóc nghiêm trọng. Tuy nhiên, bảng đồng hồ chưa có nhiều thông tin đến mức có thể lấn át vai trò của người lái xe.

***Xem thêm: Tái sinh năng lực, bứt tốc kinh doanh – Bộ chương trình hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc hậu Covid-19

Học viên Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn đang phụ trách công tác Đào tạo tại Doanh nghiệp của mình? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại, thực tiễn. Vui lòng xem chi tiết tại https://vh2.com.vn/bo-chuong-trinh-huan-luyen.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển