Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn và là một trong những tài sản có giá trị lớn trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Vậy đâu là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp, chúng ta cùng tìm hiểu theo bài viết dưới đây.

1. Mã hóa vật tư/ hàng hóa

Trong doanh nghiệp, bất kể ngành nghề nào, sản xuất hay thương mại thì việc mã hóa vật tư / hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn dư hiệu suất cao .
Hiệu quả của việc mã hóa vật tư / hàng hóa là bất kể ai trong doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể đọc, hiểu và nhận diện đúng mực mã từng vật tư / hàng hóa. Nhưng quan trọng hơn hết là doanh nghiệp hoàn toàn có thể trấn áp tồn dư hiệu suất cao và và đúng chuẩn hơn vì thực tiễn, với một vật tư có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ tránh được việc trùng lặp, sai xót .

Việc xây dựng mã hàng có rất nhiều cách thức khác nhau nhưng để xây dựng một bộ mã cho khoa học thì phải đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau:

• Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin:

Yêu cầu quản lý có ảnh hưởng tác động trực tiếp đến tên gọi cũng như nhóm vật tư. Ví dụ : cùng là nhóm đối tượng người dùng dây điện nhưng chúng hoàn toàn có thể được phân loại chi tiết cụ thể và có nhiều tiêu chuẩn phân loại hay không : hoàn toàn có thể phân loại theo hiệu suất, kích cỡ hay vật liệu … Việc phân loại này lại hoàn toàn có thể được bỏ lỡ nếu như nhu yếu quản lý chỉ cần biết số lượng của toàn bộ những loại dây điện. Bắt buộc diễn đạt đặc tính loại sản phẩm và thống nhất cách đặt tên mẫu sản phẩm là yếu tố quan trọng số 1 trong việc sử dụng bộ mã .

• Thói quen của người sử dụng thông tin cũng như cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã

Thói quen phần đông quyết định hành động những việc làm hàng ngày và việc biến hóa thói quen thường phải trải qua một quy trình dài. Với bộ mã hiện có, những người đang hàng ngày thao tác và thao tác đã có thói quen với bộ mã sẽ không muốn có những biến hóa gì và thường thì họ không nhận ra được những bất hài hòa và hợp lý trong bộ mã mà họ đang sử dụng. Trong khi với một quy mô lớn, việc đổi khác thói quen của số đông người sử dụng không phải là dễ thực thi .
Cơ chế trấn áp việc sử dụng bộ mã cũng là yếu tố quyết định hành động. Bộ mã gợi nhớ cũng chỉ là một phần, điều quan trọng là bộ mã đó phải được vận dụng đồng nhất trong toàn doanh nghiệp, không được cho phép việc chỉnh sửa, gọi tên một cách tuỳ tiện. Chính những chính sách này từ từ tạo ra thói quen trong việc sử dụng bộ mã .
Để có được một bộ mã khoa học trước hết cần nghiên cứu và điều tra và cung ứng được những nhu yếu trên. Cần có bước khảo sát và tổng hợp những thông tin một cách chuyên nghiệp và tổng lực về vật tư / hàng hóa, phân loại và lập list vật tư / hàng hóa theo những tiêu thức tương thích với nhu yếu quản lý. Làm được điều này, quy trình mã hoá vật tư / hàng hóa sẽ trở thành đơn thuần, dễ nhớ và ít có sự đổi khác ( gọi là bộ mã khoa học ). Tất nhiên, còn một yếu tố quan trọng để quyết định hành động bộ mã có khoa học hay không, đó là quy tắc ( quy ước ) mã hoá. Quy tắc mã hoá là để bảo vệ :

• Bộ mã thống nhất
• Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ, không phụ thuộc có bao nhiêu chủng loại
• Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.

Cuối cùng, không hề có bộ mã khoa học cho toàn bộ những doanh nghiệp. Cách mã hoá của doanh nghiệp này hoàn toàn có thể không tương thích với doanh nghiệp khác. Cho nên nắm chắc nhu yếu quản lý và đặc tính mẫu sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã .

2. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa

Đây là việc làm vô cùng quan trọng để hoàn toàn có thể quản lý hàng tồn dư hiệu suất cao .

Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt vật tư/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại), việc sản xuất bị trì trệ (đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của doanh nghiệp.

Mức tồn dư tối đa, tồn dư tối thiểu được thiết lập theo từng loại sản phẩm và được kiểm soát và điều chỉnh trong một khoảng chừng thời hạn nhất định nào đó, đặc biệt quan trọng những mẫu sản phẩm sản xuất và kinh doanh thương mại có thời vụ .

3. Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý

Nếu tất cả chúng ta làm tốt 2 điều trên mà không biết cách sắp xếp hàng hóa ở trong kho thì mọi nỗ lực để quản lý hàng tồn dư hiệu suất cao để trở nên không có ý nghĩa. Ngày nay, những Doanh nghiệp thường sắp xếp vật tư / hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hài hòa và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tư / hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực tương thích trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho thuận tiện chớp lấy về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa .
Có hai chiêu thức sắp xếp hàng hóa như sau :

• Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
• Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

4. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Để xác lập số liệu trong thực tiễn với trên sổ sách có giống nhau không, những doanh nghiệp phải thực thi kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng những loại sản phẩm, doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đây là hoạt động giải trí vô cùng thiết yếu. Việc kiểm kê liên tục cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn dư thuận tiện và đúng chuẩn hơn, hạn chế sai sót và ngân sách hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên triển khai việc này 6 tháng một lần .

5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Ở trên là một số ít việc làm doanh nghiệp cần triển khai để quản lý hàng tồn dư hiệu suất cao, để triển khai những việc làm đó thuận tiện và đúng mực thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn dư. Ví dụ hoàn toàn có thể sử dụng máy quét mã vạch để triển khai nhập – xuất – kiểm kê vật tư / hàng hóa, sử dụng ứng dụng quản lý kho để theo dõi, cảnh báo nhắc nhở tồn dư tối đa, tối thiểu, quản lý vật tư / hàng hóa theo vị trí trong kho .

Việc áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm là phương pháp khá hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế. Bởi vì với phương pháp này thì bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, có thể lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.

Tất cả những vấn đề này đều được hỗ trợ đắc lực nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho hàng của BRAVO.

_Sunflower_

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển