Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông và hướng dẫn cách soạn

Biên bản họp hội đồng cổ đông được sử dụng phổ biến tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Khi lập biên bản cần đảm bảo đúng thể thức và nội dung đã được quy định. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết tới bạn đọc về loại văn bản này.

Họp đại hội đồng cổ đông là gì?

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định hành động cao nhất trong những công ty CP gồm có những cổ đông có quyền biểu quyết. Dựa trên định nghĩa về đại hội đồng cổ đông trê được lao lý tại Khoản 1, Điều 138 Luật Doanh nghiệp năm 2020 hoàn toàn có thể hiểu đây là cuộc họp định kỳ của những cổ đông có quyền cao nhất quyết định hành động những yếu tố quan trọng có tương quan trực tiếp tới hoạt động giải trí của công ty, doanh nghiệp đó .

Khi nào cần phải họp thường niên đại hội đồng cổ đông?

Theo lao lý tại Khoản 1, Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020, những cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ được thực thi như sau :

• Đại hội đồng cổ đông tổ chức họp thường niên mỗi năm một lần

  Bạn đang đọc: Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông và hướng dẫn cách soạn

• Sau khi kết thúc năm kinh tế tài chính tối đa 4 tháng, những công ty, doanh nghiệp phải tổ chức triển khai họp đại hội đồng cổ đông
• Một số công ty, doanh nghiệp có lao lý riêng hoàn toàn có thể tổ chức triển khai họp và kèm biên bản họp hội đồng cổ đông trong vòng 6 tháng sau khi kết thúc năm kinh tế tài chính

Biên bản họp đại cổ đông phải làm xong và thông qua khi nào?

Biên bản họp cổ đông bắt buộc phải làm xong và trải qua trước khi cuộc họp kết thúc và giải tán. Mặt khác, người lập biên bản sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm gửi tới toàn bộ những cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ thời gian cuộc họp cổ đông khép lại .Các biên bản họp hội đồng cổ đông bắt buộc phải có vừa đủ chữ ký và được tàng trữ ở trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp. Các công ty, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tàng trữ dưới nhiều hình thức khác như ghi âm hoặc những bản ghi điện tử. Ngoài ra với biên bản kiểm phiếu biểu quyết những công ty, doanh nghiệp không hề gửi trực tiếp cho những cổ đông hoàn toàn có thể thay thế sửa chữa bằng cách đăng tải trực tiếp trên trang thông tin điện tử .

Cách soạn biên bản họp hội đồng cổ đông

Hiện nay, những công ty, doanh nghiệp vận dụng nhiều mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông khác nhau. Tuy nhiên tổng thể những biên bản đều phải bảo vệ có khá đầy đủ những nội dung dưới đây :

• Quốc hiệu và tiêu ngữ ở đầu biên bản
• Tên biên bản họp và trích yếu nội dung trong cuộc họp
• Thời gian lập biên bản ( bảo vệ ghi rất đầy đủ và đúng mực ngày, tháng, năm, giờ, phút lập biên bản họp hội đồng cổ đông )
• Thành phần cổ đông tham gia cuộc họp
• Nội dung chính trong buổi họp ( khái quát lại )
• Các số liệu được đưa ra trong cuộc họp cổ đông
• Tổng kết biên bản và ký xác nhận

Trong quy trình lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần bảo vệ ghi chép rất đầy đủ và trung thực, không có yếu tố suy diễn chủ quan của cá thể. Bên cạnh đó, những số liệu, sự kiện có trong biên bản phải bảo vệ đúng mực 100 % và được ghi chép rõ ràng. Phần nội dung trong biên bản họp tuyệt đối không ghi lan man, giàn trải, phải có trọng tâm, trọng điểm .

Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông

Một số biên bản họp hội đồng cổ đông thông dụng cho những công ty, doanh nghiệp tìm hiểu thêm gồm có :

Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông thường niên

Đây là mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông sử dụng nhiều nhất trong những công ty, doanh nghiệp. Thông thường, biên bản họp sẽ được viết bằng tiếng Việt và hoàn toàn có thể sử dụng tiếng quốc tế theo lao lý của mỗi công ty, doanh nghiệp. Những nội dung chính có trong biên bản này sẽ gồm có :

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản họp cổ đông thường niên
• Tên biên bản họp cổ đông thường niên
• Tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp đã ĐK của công ty, doanh nghiệp
• Thời gian và khu vực tổ chức triển khai họp cổ đông thường niên
• Chương trình và nội dung chính trong cuộc họp hội đồng thường niên
• Họ và tên chủ tọa, thư ký trong cuộc họp hội đồng thường niên
• Số lượng cổ đông tham gia, thông tin của từng cổ đông ( họ tên, vị trí, chức vụ )
• Tổng số phiếu biểu quyết của những cổ đông tham gia họp hội đồng thường niên
• Phụ lục list ĐK cổ đông, những cổ đông dự họp thường niên và tổng số phiếu bầu tương ứng với số cổ đông góp mặt
• Ý kiến phát biểu của từng thành viên trong đại hội đồng cổ đông trong cuộc họp
• Số phiếu biểu quyết trong mỗi yếu tố được đưa ra trong cuộc họp thường niên
• Phương thức thực thi biểu quyết những yếu tố, tổng số phiếu hợp lệ / không hợp lệ, ưng ý / không ưng ý, không có quan điểm biểu quyết
• Những yếu tố đã được đưa ra biểu quyết trong cuộc họp cổ đông thường niên và tỷ suất Phần Trăm tương ứng với tổng số phiếu đã được biểu quyết trong mỗi yếu tố
• Chữ ký của thư ký và chủ tọa trong biên bản họp hội đồng cổ đông

Mẫu biên bản họp đại hội cổ đông bất thường

Bên cạnh biên bản họp công ty CP thường niên thì mẫu biên bản họp không bình thường cũng được sử dụng liên tục. Trong trường hợp những công ty, doanh nghiệp có yếu tố phát sinh ngoài ý muốn, cần biểu quyết gấp sẽ sử dụng tới mẫu biên bản không bình thường. Các nội dung chính trong biên bản họp cổ đông không bình thường gồm có :

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản họp cổ đông không bình thường
• Tên biên bản ( Biên bản họp đại hội cổ đông không bình thường của công ty … )
• Thời gian và khu vực tổ chức triển khai cuộc họp đại hội cổ đông không bình thường
• Số hiệu ghi nhận ĐK doanh nghiệp và trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp
• Thành phần tham gia cuộc họp đại hội cổ đông không bình thường ( khách mời, ban trấn áp, ban quản lý, hội đồng quản trị, cổ đông … )
• Tính hợp lệ, hợp pháp của phiên họp cổ đông không bình thường ( tổng số cổ đông đại diện thay mặt cho số lượng CP, tỷ suất Xác Suất tổng số CP có quyền biểu quyết tham gia cuộc họp không bình thường … )
• Thủ tục khai mạc phiên họp cổ đông không bình thường ( liệt kê những cổ đông lên phát biểu khai mạc và thống kê tổng số vốn điều lệ, tổng số CP và tổng số cổ đông, những đại diện thay mặt ủy quyền hợp pháp của cổ đông tham gia họp không bình thường của công ty, doanh nghiệp )
• Các cổ đông biểu quyết trải qua list chủ tọa, Ban kiểm phiếu, chương trình họp không bình thường, quy định tổ chức triển khai họp không bình thường …
• Chỉ định thư ký / ban thư ký của cuộc họp cổ đông không bình thường ( liệt kê họ tên, chức vụ và vị trí trong ban thư ký của từng thành viên )
• Các nội dung chính trong phiên họp cổ đông không bình thường

• Quá trình thảo luận và đóng góp ý kiến của các cổ đông tham dự cuộc họp bất thường

  Xem thêm: TIẾP THỊ & QUẢNG CÁO | Business Owner Space

• Thống kê hiệu quả biểu quyết những nội dung được đưa ra trong cuộc họp cổ đông không bình thường
• Phần tổng kết, trải qua biên bản họp
• Bế mạc phiên họp cổ đông không bình thường
• Chữ ký của ban thư ký và chủ tọa ký xác nhận, đóng dấu

Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông Vinamilk

Biên bản họp hội đồng cổ đông của Tập đoàn Vinamilk là một bản mẫu tiêu biểu vượt trội để những công ty, doanh nghiệp tìm hiểu thêm. Những nội dung chính Open trong biên bản họp cổ đông của Vinamilk gồm có :

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản họp cổ đông
• Tên biên bản ( Biên bản cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên năm … Công ty CP Sữa Nước Ta )
• Thời gian tổ chức triển khai họp cổ đông thường niên
• Địa điểm tổ chức triển khai họp cổ đông thường niên ( Ftown 3 đường D2, Khu công nghệ cao phường Tân Phú, Q. 9, thành phố Hồ Chí Minh )
• Mã số ghi nhận ĐK doanh nghiệp số 0300588569
• Thành phần tham gia cuộc họp cổ đông thường niên : Hội đồng quản trị, Ban điều hành quản lý, Cổ đông, Kiểm toán độc lập
• tin tức về tính hợp pháp, hợp lệ của cuộc họp : tổng số đại biểu, số lượng CP, tỷ suất Tỷ Lệ tương ứng
• Thủ tục thực thi khai mạc họp đại hội cổ đông thường niên của Vinamilk
• cổ tức của năm tài chính…, kế hoạch doanh thu, lợi nhuận trong năm tiếp theo, kế hoạch chi trả cổ tức trong năm tiếp theo, phát hành và niêm yết cổ phiếu cho các cổ đông hiện hữu, lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập, thù lao chi trả hội đồng quản trị năm tiếp theo, bổ sung ngành nghề kinh doanh, bầu thêm thành viên hội đồng quản trị, bổ sung ngành nghề kinh doanh và một số nội dung khác.Chương trình nghị sự họp cổ đông thường niên Vinamilk : báo cáo giải trình kinh tế tài chính, báo của của hội đồng quản trị, chi trảcủa năm kinh tế tài chính …, kế hoạch lệch giá, doanh thu trong năm tiếp theo, kế hoạch chi trả cổ tức trong năm tiếp theo, phát hành và niêm yết CP cho những cổ đông hiện hữu, lựa chọn đơn vị chức năng truy thuế kiểm toán độc lập, thù lao chi trả hội đồng quản trị năm tiếp theo, bổ trợ ngành nghề kinh doanh thương mại, bầu thêm thành viên hội đồng quản trị, bổ trợ ngành nghề kinh doanh thương mại và một số ít nội dung khác .
• Tổng hợp những nội dung trình đại hội đồng cổ đông Vinamilk phê chuẩn
• Tổng hợp những câu hỏi tranh luận và câu vấn đáp trong cuộc họp thường niên
• Công bố tác dụng biểu quyết tương quan đến chương trình nghị sự gồm có số phiếu phát ra và tác dụng kiểm phiếu
• Thời gian trải qua nghị quyết ghi trong biên bản họp hội đồng cổ đông
• Chữ ký và đóng dấu của chủ tọa, chữ ký của thư ký cuộc họp

Mẫu nghị quyết đại hội đồng cổ đông

Sau khi kết thúc cuộc họp cổ đông thường niên, những công ty, doanh nghiệp sẽ phát hành nghị quyết. Trong nghị quyết sẽ có nhiều điểm độc lạ so với biên bản họp hội đồng cổ đông, đơn cử là :

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu nghị quyết
• Tên văn bản : Nghị quyết đại hội đồng cổ đông công ty …
• Các địa thế căn cứ được sử dụng để phát hành nghị quyết
• Các nội dung quyết nghị
• Chữ ký và đóng dấu của quản trị hội đồng quản trị công ty, doanh nghiệp

Mẫu quyết định thay đổi của đại hội đồng cổ đông

Đây cũng là mẫu văn bản thông dụng khi họp cổ đông với những nội dung chính sau :

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu quyết định hành động
• Tên văn bản : Quyết định của đại hội đồng cổ đông công ty …. về việc đổi khác …
• Các quyết định hành động đổi khác được đưa ra
• Chữ ký, đóng dấu của người đứng đầu công ty, doanh nghiệp

Trên đây là những thông tin cụ thể về biên bản họp hội đồng cổ đông. Việc triển khai đúng theo mẫu khi lập biên bản sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối về mặt pháp lý sau này .

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp