Hành Chính Văn Phòng Là Gì?

Trong sự phát triển của các doanh nghiệp hiện hay, bộ phận hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu. Đây là công việc lý tưởng cho những người nhanh nhạy, linh hoạt. Tuy nhiên hiểu chính xác về nghề hành chính văn phòng là gì? Làm công việc gì? Thì không hẳn ai cũng nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về công việc này.

Khái niệm hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận quan trọng, không hề thiếu của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ. Đây là việc làm đảm nhiệm những việc làm tương quan đến sách vở, thủ tục hành chính, lễ tân, văn thư, quản trị hồ sơ nhân viên cấp dưới, đón và tiếp khách .

Ngoài ra, bộ phận này sẽ có các chức năng của văn phòng như: lưu trữ hồ sơ cho toàn thể nhân viên, tư vấn các vấn đề nhân sự và văn hóa doanh nghiệp cho lãnh đạo nếu cần thiết. Tại bộ phận hành chính văn phòng sẽ có các vị trí như: Chuyên viên tuyển dụng nhân sự, thư ký hành chính văn phòng, bộ phận văn thư…

Bạn đang đọc: Hành Chính Văn Phòng Là Gì? – Intracom Riverside

Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?

Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc làm tại văn phòng hoặc tại những cơ quan doanh nghiệp khác. Đây là những việc làm khá phong phú và bao quát. Vị trí này yên cầu cần có cái nhìn rộng, hoàn toàn có thể bao quát hàng loạt những hoạt động giải trí của những phòng ban, thậm chí còn là từng nhân viên cấp dưới. Công việc đơn cử của hành chính văn phòng như sau .Thứ nhất, việc làm quản trị hồ sơ, sách vởNhân viên hành chính văn phòng làm việc làm tiếp đón những loại công văn, sách vở, hồ sơ … được gửi đến công ty. Sau đó chuyển cho những bộ phận tương quan hoặc tàng trữ so với những sách vở, thủ tục quan trọng. Bộ phận này làm việc làm soạn thảo văn bản, làm thông tin của ban chỉ huy tới những phòng, ban và hoàn toàn có thể in ấn, phát hành khi thiết yếu .Các việc làm, chính sách bảo vệ quyền hạn cho cán bộ, nhân viên cấp dưới như : ốm đau, thai sản, sinh nhật hay nghỉ phép … đều được bộ phận hành chính văn phòng tiếp đón và giải quyết và xử lý .

Thứ hai, việc làm lễ tânNhân viên thuộc bộ phận hành chính văn phòng tiếp đón những cuộc gọi đến, hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý ngay việc làm hoặc chuyển về những bộ phận tương quan. Ngoài ra, vị trí này cũng cần nghênh tiếp người mua, đối tác chiến lược đến thao tác tại doanh nghiệp .Các cuộc họp hay hội nghị sẽ do bộ phận hành chính văn phòng sẵn sàng chuẩn bị những hồ sơ, tài liệu, sách vở và nước uống, hoa quả … theo nhu yếu. Bộ phận này hoàn toàn có thể tự tổ chức triển khai hoặc phối hợp cùng những phòng, ban khác trong công ty để đứng ra làm những sự kiện nội bộ hoặc những sự kiện ký kết, hợp tác theo chỉ huy từ ban chỉ huy .Thứ ba, việc làm quản trị hồ sơ nhân viên cấp dướiHành chính văn phòng chính làm trách nhiệm tàng trữ toàn bộ những hồ sơ của nhân viên cấp dưới. Đây là bộ phận trực tiếp giải quyết và xử lý những hồ sơ, thủ tục, sách vở thiết yếu cho nhân viên cấp dưới. Đảm bảo những quyền hạn cơ bản của nhân viên cấp dưới như nghỉ phép, nghỉ việc …Bộ phận này đảm nhiêm việc làm : gửi thư mời thao tác, update những sách vở theo nhu yếu của Luật lao động, làm hợp đồng thử việc và chính thức cho nhân viên cấp dưới .Giải quyết những chính sách tương quan đến BHXH, BHYT của nhân viên cấp dưới cũng như những phúc lợi, thưởng phạt theo pháp luật chung của công ty .Thứ tư là công tác làm việc quản lý tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệpBộ phận này cần lập list gia tài, thống kê hàng năm và bổ trợ khi thiết yếu. Theo đó là update list theo dõi, lên kế hoạch mua mới, tu sửa trang thiết bị cho tương thích với nhu yếu thực tiễn của mỗi phòng ban, với tình hình ngân sách của công ty, bảo vệ cho quy trình thao tác của nhân viên cấp dưới được hiệu suất cao nhất. Hàng tháng, bộ phận này cũng cần lên kế hoạch để cấp và mua mới văn phòng phẩm để ship hàng quy trình thao tác của tổng thể những cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp .

Yêu cầu để trở thành nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Tố chất là yếu tố đầu tiên cần có. Nhân viên hành chính làm việc ở văn phòng công ty nhưng cũng hay phải di chuyển để giải quyết giấy tờ, công việc nên đòi hỏi phải nhanh nhẹn, biết chủ động lên kế hoạch và sắp xếp công việc. Đồng thời là người cẩn thận, tỉ mỉ, có nguyên tắc và có tính trách nhiệm cao.

Nhân viên hành chính văn phòng cần bảo vệ những kỹ năng và kiến thức cơ bản như : kiến thức và kỹ năng tiếp xúc, ứng xử, kỹ năng và kiến thức thao tác nhóm, kỹ năng và kiến thức thuyết phục, kỹ năng và kiến thức quản trị thời hạn … Ngoài ra, những người làm việc làm này cũng cần có kỹ năng và kiến thức và hiểu biết nhiều nghành nghề dịch vụ khác nhau. Kỹ năng và kinh nghiệm tay nghề là những yếu tố quan trọng để trở thành nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng tổng lực .

Với những chia sẻ cụ thể về công việc như trên đã giúp các doanh nghiệp và các bạn trẻ xác định được công việc cụ thể của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Từ đó có sự chuẩn bị kiến thức, kỹ năng tốt nhất cho tương lại. Tránh trường hợp bị thiếu hụt kiến thức hoặc hụt hẫng vì công việc không như kỳ vọng hoặc không phù hợp với bản thân.

Xem thêm: Trái phiếu doanh nghiệp là gì? Có gì khác với trái phiếu chính phủ?

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Liên hệ thuê văn phòng

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty 2022: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp