Tìm hiểu mục đích, quy trình, vận hành quản lý tòa nhà

Quản lý tòa nhà có lẽ không còn quá xa lạ đối với những chủ đối tượng đầu tư và nhiều khách thuê chung cư hoặc văn phòng. Tuy nhiên, dịch vụ quản lý tòa nhà bao gồm những gì? Mục đích của việc vận hành, quản lý tòa nhà là gì? Quy trình quản lý vận hành tòa nhà là trách nhiệm của ai? Đơn vị dịch vụ vận hành tòa nhà S4S sẽ giải đáp tất tần tật trong bài viết sau đây.

Tổng quan về quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là gì? Nó có thể định nghĩa là vận hành tòa nhà. Đó là một trong những lĩnh vực kinh doanh cung cấp các dịch vụ quản lý vận hành ở nhiều hoạt động trong tòa nhà. Các hoạt động có thể kể đến từ dịch vụ vệ sinh, kỹ thuật đến quản lý nhân sự và dịch vụ chăm sóc khách hàng được tốt nhất. Nhằm đảm bảo mọi hoạt hoạt động được trơn tru, an toàn và tiện nghi nhất cho chủ đầu tư và nhiều khách thuê. Mặt khác, dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí trong việc quản lý, vận hành và hoạt động kinh doanh.

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là dịch vụ cung cấp mọi hoạt động của tòa nhà được diễn ra thuận lợi và an toàn. Quản lý tòa nhà dịch vụ chất lượng, cao cấp bao gồm hệ thống điện nước, hệ thống thang máy, hệ thống Phòng cháy chữa cháy- PCCC, hệ thống quản lý nhân sự, cơ sở hạ tầng cùng nhiều tiện ích khác có trong tòa nhà. Có lẽ, quản lý vận hành tòa nhà cũng là khái niệm tổng quan nhất để chỉ các hoạt động quản lý chung cư, quản lý văn phòng, quản lý khu vực bệnh viện, quản lý khu vui chơi giải trí, quản lý trung tâm thương mại… Vì vậy, ở mỗi tòa nhà, văn phòng khác nhau thì sẽ có nhiều công việc và tính chất quản lý khác nhau.

> Xem thêm: TOP 9 phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư miễn phí mới nhất

Bạn đang đọc: Tìm hiểu mục đích, quy trình, vận hành quản lý tòa nhà

Định nghĩa quản lý tòa nhà chung cư là gì?

Quản lý căn hộ cao cấp cũng tương quan đến việc quản trị những hoạt động giải trí của vận hành tòa nhà gồm có kỹ thuật, nhân sự, vệ sinh, bảo vệ … Nhằm đặt tiêu chuẩn bảo đảm an toàn và chất lượng tốt nhất cho mọi người sống ở nhà ở .

Chung cư gồm nhiều căn hộ chung cư cao cấp liền kề lẫn nhau, nên việc hoạt động và sinh hoạt cũng trở nên khó khăn vất vả và xảy ra nhiều yếu tố không nên có. Cho nên, giải pháp tốt nhất xử lý yếu tố này là tìm một đơn vị chức năng cung ứng dịch vụ quản trị tòa căn hộ chung cư cao cấp hạng sang chuyên nghiệp. Nhằm mang lại sự hài lòng cho tổng thể mọi người sống trong căn hộ chung cư cao cấp .

Định nghĩa quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là một trong những hoạt động giải trí nằm trong việc quản trị vận hành những mạng lưới hệ thống trong tòa văn văn phòng. Điều này, giúp cho những khách thuê yên tâm và có nhiều thưởng thức tốt nhất trong chính tòa nhà văn phòng của mình. Chất lượng quản trị vận hàng tòa nhà văn phòng là điều kiện kèm theo tiên quyết đến số lượng người thuê cũng như giá trị của tòa nhà đó mang đến

Mục đích vận hành tòa nhà bạn nên biết

Luôn đảm bảo an toàn

Mục tiêu quan trọng nhất trong việc quản trị vận hành tòa nhà là sự bảo đảm an toàn cho khách thuê cũng như tổng thể mọi người sống trong khu vực này. Vì vậy, mỗi khu đều có một bộ phận bảo mật an ninh luôn luôn chuẩn bị sẵn sàng tương hỗ và giải quyết và xử lý nhanh gọn những yếu tố khó khăn vất vả cho mạng lưới hệ thống tòa nhà .

Hạn chế rủi ro thấp nhất

Mục tiêu thứ hai khi nhắc đến quản lý vận hành tòa nhà là hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất từ lỗi hệ thống máy móc, trang thiết bị đến công cụ vệ sinh, đường dẫn nước. Bởi những hoạt động này cần phải được kiểm tra thường xuyên và liên tục. Mục đích của việc kiểm tra, bảo trì vận hành tòa nhà là tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho chủ đầu tư và mang đến sự hài lòng cho người dân.

Cải thiện và nâng cao giá trị tòa nhà

Mục tiêu ở đầu cuối khi nhắc đến việc quản trị vận hành tòa nhà là nâng cao giá trị tòa nhà một cách chất lượng, chuyên nghiệp và hạng sang hơn. Bên cạnh đó, quản trị vận hành tòa nhà không chỉ nâng cao về mặt giá trị thực mà vận hành tòa nhà chất lượng tốt còn mang đến lòng tin, thỏa mãn nhu cầu nhu yếu của khách thuê và chủ góp vốn đầu tư .

Công việc quản lý, vận hành tòa nhà là trách nhiệm của những ai?

Ai là người chịu trách nhiệm quản lý, vận hành tòa nhà có thể bạn chưa biết?

Các dịch vụ quản trị tòa nhà sẽ có bộ phận đảm nhiệm cho từng mảng, nghành riêng của toàn mạng lưới hệ thống tòa nhà. Tức là, mỗi khu vực đều có một quản trị tương ứng với từng bộ phận đó. Và người quản trị chung và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cho toàn bộ bộ phận đó là người có chức vụ cao nhất chính là Giám đốc Ban quản trị tòa nhà .

Mỗi cá nhân, tổ chức quản lý vận hành tòa nhà có nhiệm vụ gì?

Để quản trị tòa nhà trơn chu và vận hành bảo đảm an toàn thì mỗi cá thể và những đơn vị chức năng dịch vụ phải phối hợp cùng nhau để triển khai xong những trách nhiệm được kể đến như sau :

• Thực hiện giám sát, bảo vệ an ninh, PCCC và các hệ thống bảo vệ an toàn khác.
• Lên kế hoạch bảo trì tòa nhà định kỳ
• Luôn đảm bảo và duy trì tiện ích đầy đủ cho khách thuê
• Kiểm tra ngân sách bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.
• Theo dõi nhà thầu và giám sát công việc đã hoàn thành.
• Khắc phục nhanh chóng tình trạng bảo trì, sửa chữa khi gặp vấn đề
• Đào tạo đội ngũ nhân viên định kỳ hàng tháng và bài bản
• Đánh giá kết quả cũng như hiệu suất làm việc cho từng nhân viên. Đồng thời, đưa ra phương án dự phòng và điều chỉnh hợp lý về nhân sự
• Luôn lắng nghe, chia sẻ và giải quyết các khiếu nại đến từ khách thuê.
• Tiến hành lưu giữ hồ sơ của khách thuê.
• Theo dõi và giám sát tòa nhà thường xuyên để tìm dấu hiệu hư hỏng và khắc phục nhanh chóng.

Người quản lý vận hành tòa nhà phải có kiến thức, năng lực gì?

Quản lý, vận hành tòa nhà chuyên nghiệp, chuyên nghiệp là một việc làm không hề thuận tiện. Bởi chúng luôn yên cầu sự tỉ mỉ, đúng mực và thận trọng. Do đó, người quản trị cũng như những cá thể tham gia vào công tác làm việc này cần hiểu rõ kiến thức và kỹ năng, năng lượng, được liệt kê đơn cử như sau :

• Đối với kiến thức: để giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến vận hành, quản lý tòa nhà. Bắt buộc người quản lý vận hành tòa nhà phải trang bị đầy đủ kiến thức về hành chính nhân sự, bảo vệ an ninh, quy trình vệ sinh, thông tin liên hệ và kèm một số nghiệp vụ liên quan khác. Bởi đây là nền tảng để người quản lý đưa ra quyết định chuẩn xác nhất đối với tòa nhà. Đồng thời, giúp cho tòa nhà luôn hoạt động hiệu quả và chất lượng nhất.
• Đối với năng lực chuyên môn: Điều tất yếu nhất đối với người quản lý vận hành tòa nhà là phải có kỹ năng quản lý và giải quyết vấn đề liên quan đến quá trình vận hành kỹ thuật, thực hiện công tác an ninh, dịch vụ lau chùi vệ sinh, quản lý hệ thống tài chính và con người. Bên cạnh đó, người quản lý vận hành phải có tố chất minh bạch, trung thực và công bằng.

Tiêu chí dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những gì?

Dịch vụ làm vệ sinh

Hoạt động vệ sinh luôn là luôn là yếu tố được chăm sóc nhiều nhất bởi đây là bộ mặt của toàn dự án Bất Động Sản hoặc tòa nhà. Chính thế cho nên, yếu tố vệ sinh luôn được những đơn vị chức năng dịch vụ quản trị quan tâm và chăm sóc. Cho nên, để cân đối và có lợi cả đôi bên, ban quản trị nhất định phải thuê đơn vị chức năng vệ sinh chuyên nghiệp. Nhằm bảo vệ những công tác làm việc vệ sinh được nhanh gọn và tối ưu nhất. Bởi việc làm này yên cầu phải liên tục và tỉ mỉ .

Dịch vụ quản lý đối với tài chính văn phòng

Quản lý vận hành tòa nhà bắt buộc phải có khoản ngân sách để duy trì hoạt động giải trí định kỳ hàng tháng. Cho nên, mỗi khách thuê trong một tòa nhà đều sẽ nộp một khoản phí rõ ràng như thỏa thuận hợp tác bắt đầu. Chính thế cho nên, đơn vị chức năng cho thuê tòa nhà cần phải người thống kê tiêu tốn hàng tháng đơn cử như tiền thuế, tiền điện, tiền nước chung của cả tòa nhà. Cùng với đó là tiền thuê những đơn vị chức năng nhà thầu gồm có dịch vụ vệ sinh, bảo vệ bảo mật an ninh, trồng cây xanh, làm cỏ, côn trùng nhỏ, …

Bên cạnh đó, người quản lý tòa nhà phải luôn làm rõ các khoản thu, chi tới khách thuê và lập báo cáo gửi chủ đầu tư cùng với ban quản trị hệ thống tòa nhà. Thông qua đó, chủ đầu tư và ban quản trị điều hành hiểu rõ tình hình của tòa nhà và có đề xuất cũng như điều chỉnh phù hợp
.

Dịch vụ bảo vệ an ninh

Thương Mại Dịch Vụ bảo vệ bảo mật an ninh gồm có những hoạt động giải trí kiểm tra người ra, người vào, bãi đỗ xe và mạng lưới hệ thống bảo mật an ninh cho toàn tòa nhà. Đồng thời, xử lý những yếu tố xích míc, tranh chấp khi xảy ra xung đột … Đây là trách nhiệm cần có của một bộ phận bảo mật an ninh. Tuy nhiên, công nghệ tiên tiến ngày càng tăng trưởng, trách nhiệm bảo vệ bảo mật an ninh cũng được giám sát thuận tiện hơn nhờ mạng lưới hệ thống camera và chuông báo động cùng với nhiều kỹ thuật tiên tiến và phát triển khác .

Dịch vụ quản lý vận hành, bảo trì kỹ thuật cho tòa nhà

Để quản lý tòa nhà được vận hành trơn tru và an toàn bằng hệ thống quản lý tòa nhà BMS cho phép quản lý, điều khiển mọi hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà. Nhằm đảm bảo quá trình vận hành các thiết bị được chuẩn xác, hiệu quả. Điều này cũng đồng nghĩa đến việc bảo trì hệ thống kỹ thuật cũng sẽ đảm bảo hiệu quả và xử lý kịp thời các vấn đề hư hỏng. Một số hệ thống cần được bảo trì, bảo dưỡng liên tục như hệ thống thang máy, hệ thống ánh sáng, hệ thống báo cháy, hệ thống bãi đỗ xe…

Xem thêm: Trái phiếu doanh nghiệp là gì? Có gì khác với trái phiếu chính phủ?

Quản lý đối với hành chính nhân sự

Đối với quản trị hành chính nhân sự đa phần là việc làm tương quan đến tài liệu kinh tế tài chính, báo cáo giải trình, tổng kết quy trình thực thi cùng với tổng thể mạng lưới hệ thống tương quan đến tòa nhà. Các hoạt động giải trí quản trị hành chính sẽ giữ vai trò tương quan đến pháp lý, nâng cao chất lượng cho tòa nhà .

Quản lý đối với khách hàng

Khách hàng hay khách thuê là người tương tác trực tiếp dịch vụ và có những nhìn nhận khách quan nhất với tòa nhà. Vì vậy, việc làm quản trị so với người mua luôn giữ vai trò quan trọng và thiết yếu. Bởi đây là nguồn người mua tiềm năng cho dịch vụ cũng như hoàn toàn có thể tiếp thị tên thương hiệu của tất cả chúng ta. Ban quản trị tòa nhà hoàn toàn có thể quản trị người mua trải qua việc chăm nom, xử lý yếu tố, phân phối tin tức mới nhất và luôn mang đến cảm xúc tin cậy, yên tâm và bảo đảm an toàn .

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà mới nhất năm 2022

Quản lý hợp đồng vận hành tòa nhà

Các đơn vị chức năng dịch vụ quản trị vận hành được Chủ góp vốn đầu tư / Ban quản trị tòa nhà triển khai ký hợp đồng quản trị tòa nhà để thực thi việc làm vận hành thì hoạt động giải trí quản trị hợp đồng đơn cử như sau :

• Tiến hành ký hợp đồng và thực thi hợp đồng đối với các nhà thầu như đơn vị dịch vụ vệ sinh, an ninh, cây xanh, làm cỏ côn trùng.
• Thực hiện, đo lường, theo dõi chất lượng công việc của các nhà thầu theo đúng hợp đồng ký kết.
• Giám sát quá trình thanh lý hợp đồng với các nhà thầu sau khi hoàn tất hợp đồng.

Quy trình quản lý vệ sinh trong tòa nhà

Như đã đề cập ở trên, yếu tố vệ sinh luôn được quan tâm nhiều nhất. Vì vậy những hoạt động giải trí vệ sinh được tiến hành liên tục và liên tục. Nhằm giữ gìn vệ sinh được thật sạch, không khí trong lành cho tổng thể mọi người trong tòa nhà .

• Lên kế hoạch vệ sinh cho từng khu vực.
• Thực hiện công tác vệ sinh của mỗi bộ phận, khu vực.
• Tuân thủ quy định vệ sinh và xử lý rác thải ở khu vực trong và ngoài tòa nhà.
• Phân công rõ ràng về nhân sự, ca làm việc

Quy trình triển khai công tác an ninh tòa nhà

Quy trình tiến hành công tác làm việc bảo mật an ninh theo quá trình chuẩn xác nhất như sau :

• Tuân thủ quy định PCCC.
• Có quy định rõ ràng về thời gian lịch giám sát của bộ phận an ninh.
• Định kỳ hàng tháng sẽ có đào tạo về kiến thức PCCC.
• Giám sát hàng hóa, tài sản ra vào tòa nhà.
• Giám sát khách tham quan, khách hàng
• Trông giữ xe trong bãi đỗ xe

Quy trình giám sát, vận hành và quản lý hệ thống kỹ thuật

Quản lý vận hành tòa nhà muốn hoạt động giải trí chất lượng, bảo đảm an toàn thì quy trình theo dõi, giám sát mạng lưới hệ thống kỹ thuật được diễn ra định kỳ như :

• Tiến hành bảo trì hệ thống kỹ thuật định kỳ.
• Sửa chữa, bảo trì kỹ thuật tòa nhà khi gặp vấn đề.
• Bảo trì định kỳ thang máy, máy điều hòa, máy sưởi ấm… tại từng bộ phận của tòa nhà.

Quy trình thực hiện công tác quản lý tài chính

Để thực thi triển khai hoạt động giải trí quản lý tài chính, ban quản trị cần thực thi những quy trình tiến độ như :

• Tài chính minh bạch, rõ ràng
• Báo cáo định kỳ với chủ đầu tư và khách thuê.
• Hoạt động thu chi rõ ràng các loại phí dịch vụ.
• Chi quỹ tiền mặt với những mục đích minh bạch, cụ thể và chi tiết.

Quy trình triển khai quản lý khách hàng

Thường những tòa nhà lớn đều có một lượng khách thuê khá lớn, cho nên vì thế việc quản trị người mua là điều vô cùng quan trọng .

• Lưu giữ danh sách khách hàng để thuận tiện trong quá trình quản lý.
• Luôn lắng nghe, chia sẻ với khách hàng. Nhằm mang đến chất lượng, trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
• Đón tiếp và hướng dẫn chi tiết khách hàng một cách tốt nhất và lịch sự nhất.

Quy trình triển khai thực hiện công tác nhân sự

Con người chính là yếu tố then chốt quyết định hành động đến sự thành công xuất sắc của quản trị tòa nhà. Vì vậy, công tác nhân sự phải được huấn luyện và đào tạo chuyên nghiệp và rất đầy đủ. Cùng S4S điểm qua quá trình như sau :

• Lên kế hoạch tuyển dụng, training nhân sự theo quy trình bài bản và chuyên sâu.
• Phân phối nhân sự hợp lý và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho từng bộ phận.
• Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan để thực hiện công việc được trơn tru.

Quy trình triển khai thực hiện quản lý các nhà thầu

Quy trình tiến hành thực thi quản trị những nhà thầu được tiến hành như sau :

• Tiếp thu, lắng nghe ý kiến chung của khách thuê để đề xuất phát triển đối với nhà thầu.
• Lên kế hoạch mời thầu chi tiết.
• Đề xuất quản lý các nhà thầu.
• Lên kế hoạch thu phí các nhà thầu.

Quy trình tiến hành lập báo cáo

Mỗi bộ phận và nhân viên cấp dưới trong từng bộ phận phải có nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo giải trình định kỳ cho ban quản trị tòa nhà hoặc khách thuê trong khu vực đó. Nhờ vậy, ban quản trị hoàn toàn có thể lấy báo cáo giải trình để làm cơ sở để giám sát, theo dõi để triển khai xong công việc tốt nhất. Nên quy trình báo cáo giải trình gồm có báo cáo giải trình hằng ngày, báo cáo giải trình hàng tuần, báo cáo giải trình hàng tháng, báo cáo giải trình hàng quý và báo cáo giải trình hàng năm .

Những lưu ý cần biết để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả

Để quy trình quản trị tòa nhà được diễn ra không thay đổi, chất lượng, ban quản trị cần chú ý quan tâm 1 số ít yếu tố sau :

• Lên đề xuất và thực thi kế hoạch một cách bài bản, khoa học và chuyên nghiệp. Nhằm đảm bảo chất lượng tòa nhà được đáp ứng chất lượng nhất và hiệu quả nhất.
• Đưa ra giải pháp tối ưu nhất để hỗ trợ công việc quản lý, vận hành tòa nhà được giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Phối hợp và liên kết các bộ phận, khu vực, phòng ban, giúp công việc quản lý tòa nhà được thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.
• Ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý vào trong quá trình quản lý giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho khách thuê.
• Theo điều 105 của Luật nhà ở 2014, thực hiện quản lý vận hành tòa nhà theo quy định của pháp luật.
• Tìm hiểu và lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, chất lượng.

S4S – Công ty chuyên cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà trọn gói, chuyên nghiệp

Thuê công ty quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp là giải pháp hoàn hảo cho chủ đầu tư và khách thuê. Bởi đây, là giải pháp cần cân nhắc để cải thiện chất lượng cũng như nâng cao giá trị của tòa nhà. S4S tự hào là một trong những đơn vị uy tín trong ngành dịch vụ quản lý, vận hành tòa nhà từ cao cấp đến hạng trung đều có quy trình chuyên nghiệp và bài bản.

Xem thêm: COO (Chief Operations Officer) – Giám đốc vận hành là gì

Với 7 năm phát triển và hoạt động trong lĩnh vực S4S đã nhận được sự tin tưởng của nhiều nhà đầu tư và khách thuê về việc cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa của các tòa nhà từ chung cư đến hệ thống cao ốc với nhiều quy mô khác nhau. S4S đảm bảo minh bạch, rõ ràng về chi phí và luôn chú trọng đến tiến độ và xử lý nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra. Bên cạnh đó, chúng tôi luôn đưa ra mức giá phù hợp nhất so với thị trường.
Hy vọng rằng, thông qua bài viết trên bạn đã biết thêm về quản lý tòa nhà là gì? Cách quản lý, vận hành tòa nhà đạt chuẩn và chuyên nghiệp. Nếu có bất cứ vấn đề hoặc thắc mắc gì về quản lý tòa nhà. Vui lòng liên hệ ngay Hotline 0941611945 để được tư vấn trực tiếp nhé!

Thông tin liên hệ

Website: https://vh2.com.vn/
Hotline: 0941611945 (Gặp Mr. Hưng)
Facebook: https://www.facebook.com/quanlytoanhaS4S
Youtube: https://bit.ly/quanlytoanhas4s

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp