Bản chất và vai trò của giao tiếp hành chính

1. Bản chất và vai trò của giao tiếp hành chính

1.1. Bản chất của giao tiếp hành chính

Xét về mặt thực chất, giao tiếp hành chính là giao tiếp giữa con người với nhau trong hoạt động giải trí hành chính. Giao tiếp hành chính là giao tiếp của đội ngũ công chức hành chính với những đối tượng người dùng để trao đổi tư tưởng, tình cảm, hành vi trải qua mạng lưới hệ thống tín hiệu ngôn từ hành chính
– công vụ, được kiểm soát và điều chỉnh bởi pháp lý và những thiết chế hành chính nhà nước trong mối quan hệ hành chính để thiết lập và duy trì những hoạt động giải trí hành chính

– công vụ nhằm thỏa mãn những nhu cầu và mục tiêu nhất định của Nhà nước. Bản chất của giao tiếp hành chính được thể hiện bao gồm hai khía cạnh:

Bạn đang đọc: Bản chất và vai trò của giao tiếp hành chính

Một là, giao tiếp hành chính gắn với thông tin. Chính vì thực chất này, người ta hoàn toàn có thể nhìn nhận giao tiếp hành chính từ góc nhìn những “ dòng thông tin ” .
Hai là, giao tiếp hành chính là một quy trình. Quá trình này khởi đầu từ khi một bên tham gia giao tiếp ( bên gửi ) có nhu yếu chuyển đến Bên nhận ( người nhận ) một thông điệp nào đó. Bên gửi quyết định hành động, lựa chọn một cách mã hóa thông điệp của mình và gửi qua một kênh nhất định ( bằng văn bản, bằng điệu bộ, cử chỉ … ) đến Bên nhận. Bên nhận sẽ giải thuật thông điệp đó và phản hồi lại. Bên gửi, khi đó lại tùy cách phản hồi của Bên nhận mà chuyển đi thông điệp tiếp theo … Rõ ràng, giao tiếp là một quy trình .

1.2. Vai trò của giao tiếp hành chính

Giao tiếp hành chính có 5 vai trò ( công dụng ) chính sau :
– Định hướng những hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai : Giao tiếp san sẻ và truyền đạt cái đích mà những cơ quan, tổ chức triển khai cần đạt đến cũng như phương pháp để đạt được điều đó. Không có giao tiếp, những cá thể, những nhóm trong cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể hiểu và hướng tới những tiềm năng theo những cách khác nhau. Điều này dẫn tới nhiều nguy cơ tiềm ẩn so với cơ quan, tổ chức triển khai, trong đó có cả việc chia rẽ, sự không tương đồng và tan rã cơ quan, tổ chức triển khai .
– Hợp nhất những cá thể, đơn vị chức năng và những nguồn lực : Mỗi tổ chức triển khai, đơn vị chức năng là một tập hợp gồm nhiều yếu tố và kiểu người khác nhau với quan điểm, nhận thức và kỳ vọng khác nhau. Giao tiếp là cơ sở, là chất keo dính hấp dẫn những người, những yếu tố có những điểm chung cơ bản lại với nhau để hình thành tổ chức triển khai. Khi tổ chức triển khai đã sinh ra, với vai trò giúp mọi người Biết – Hiểu – Hành động và Cộng tác, giao tiếp giúp những yếu tố độc lạ, những cá thể, đơn vị chức năng, những nguồn lực và những tiềm năng được liên kết với nhau để tạo thành sức mạnh. Đối với cán bộ, công chức, giao tiếp giúp họ chớp lấy thông tin, trách nhiệm và tương tác với đồng nghiệp .
– Duy trì những giá trị và truyền thống cuội nguồn của cơ quan, tổ chức triển khai : Mỗi cơ quan, tổ chức triển khai đều có 1 số ít hoặc một mạng lưới hệ thống những giá trị mà nó duy trì và muốn khuếch trương. Giao tiếp là cách tốt nhất giúp định hình và duy trì những giá trị của cơ quan, tổ chức triển khai .
– Khuyến khích, động viên những cá thể, đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai : Giao tiếp trong quy trình thực thi không đơn thuần và duy nhất tương quan đến những trách nhiệm và cách xử lý trách nhiệm, nó còn tương quan đến con người với tư cách là một thực thể sống, có đời sống riêng tư, có niềm vui, nỗi buồn, có điểm mạnh và điểm yếu. Do vậy giao tiếp trong tổ chức triển khai còn bao hàm cả góc nhìn mang tính nhân bản là khuyến khích, động viên những cá thể, đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai .
– Tạo thiên nhiên và môi trường cho những ý tưởng sáng tạo mới, sáng tạo độc đáo mới : Giao tiếp tạo môi trường tự nhiên trong đó những ý tưởng sáng tạo mới, ý tưởng sáng tạo mới được hình thành, san sẻ, thử thách và thưởng thức. Thông qua những buổi trao đổi, tranh luận, hội nghị, hội thảo chiến lược khoa học, những ý tưởng sáng tạo mới, sáng tạo độc đáo mới được hình thành và tăng trưởng .

2. Các nguyên tắc giao tiếp

2.1. Nguyên tắc tuân theo pháp luật

Đây là nguyên tắc cơ bản, bao trùm hàng loạt hoạt động giải trí giao tiếp hành chính. Nội dung của nguyên tắc này yên cầu : Người cán bộ, công chức phải tuân theo thủ tục, trình tự, thẩm quyền mà pháp lý đã lao lý ; địa thế căn cứ vào pháp lý, chủ trương, quyết định hành động của cấp có thẩm quyền ; Không một cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể nào được can thiệp trái pháp lý vào quy trình giao tiếp. Cán bộ, công chức phải tuân thủ pháp lý, giải quyết và xử lý mọi trường hợp linh động “ có lý, có tình ” trong từng trường hợp giao tiếp đơn cử, phải lấy giáo dục, thuyết phục làm chính .

2.2. Nguyên tắc bảo đảm chính xác trung thực, khách quan

Muốn quy trình giao tiếp đạt được hiệu suất cao, thì cán bộ, công chức phải bảo vệ tính chính đúng chuẩn khi đưa ra những tư liệu, đánh giá và nhận định, Tóm lại, quyết định hành động … Vì vậy, việc bảo vệ tính đúng mực trong quy trình tiếp xúc với những chủ thể tham gia quy trình giao tiếp sẽ giúp cho hoạt động giải trí hành chính đạt được hiệu suất cao cao. Tính khách quan, tổng lực yên cầu người triển khai giao tiếp phải nhìn nhận trung thực tình hình vấn đề ; xem xét tổng lực những góc nhìn kinh tế tài chính, chính trị, văn hóa truyền thống, xã hội của vấn đề ; phải đề cập đến ý nghĩa công dụng tích cực hoặc xấu đi của vấn đề ; không có thái độ thiên lệch và bóp méo thực sự để có thái độ tiếp xúc với những đối tượng người tiêu dùng cho tương thích. Khi giao tiếp với những đối tượng người dùng, người cán bộ, công chức phải sẵn sàng chuẩn bị kỹ về tâm ý, nắm chắc pháp lý, bảo vệ chứng cứ khá đầy đủ, chuẩn bị sẵn sàng đối thoại đấu tranh để làm sáng tỏ chân lý của vấn đề một cách khách quan và đúng mực .

2.3. Nguyên tắc công khai, dân chủ

Tính công khai minh bạch của giao tiếp hành chính biểu lộ ở chỗ vào những thời gian thích hợp cán bộ, công chức phải thông tin khá đầy đủ nội dung cần công khai minh bạch trong tổ chức triển khai và với nhân dân để những người có nghĩa vụ và trách nhiệm và có tương quan biết nhằm mục đích khuyến khích sự tham gia của nhân dân và tổ chức triển khai vào hoạt động giải trí này. Tính dân chủ cũng cần phải được bảo vệ khi giao tiếp hành chính. Cán bộ, công chức cần phải lắng nghe, tôn trọng quan điểm của những chủ thể có tương quan như những đối tượng người dùng được quyền báo cáo giải trình, tiếp xúc với cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể cần có thái độ tôn trọng, trao đổi thông tin đúng chuẩn trong khoanh vùng phạm vi thẩm quyền của mình và tương thích với lao lý của pháp lý .
Nguyên tắc công khai minh bạch, dân chủ nhằm mục đích bảo vệ sự bình đẳng trước pháp lý trong mối quan hệ những bên. Trong hoạt động giải trí hành chính, giao tiếp cũng cần có phong thái nhằm mục đích gây thiện cảm với những đối tượng người tiêu dùng, nhất là phải bảo vệ dân chủ, công khai minh bạch, thân mật với những đối tượng người dùng, qua đó làm cho họ được tự do, tự tin. Việc bình đẳng, dân chủ trong giao tiếp sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cán bộ, công chức và những đối tượng người tiêu dùng. Tuy nhiên, cần phải bảo vệ được sự trang nghiêm và tôn trọng lẫn nhau, giữ vững tính lịch sự và trang nhã, giao tiếp có văn hóa truyền thống, đồng thời tránh việc tự do, bình đẳng quá trớn .

2.4. Nguyên tắc thận trọng, cân bằng, trách nhiệm, “Dĩ bất biến, ứng vạn biến”

Mục đích của giao tiếp là làm hài lòng người dân, những đối tượng người tiêu dùng tham gia vào quy trình giao tiếp, nên nó mang tính chính trị, pháp lý, xã hội thâm thúy. Vì thế, yên cầu cán bộ, công chức phải thận trọng, có nghĩa vụ và trách nhiệm cao, bởi mọi sự nóng vội, chủ quan như biểu lộ thái độ khi giao tiếp nóng nảy, bực tức đều dễ dẫn đến sai lầm đáng tiếc, xung đột giữa những bên, không đạt được hiệu suất cao trong hoạt động giải trí hành chính. Nhìn chung, để hoạt động giải trí hành chính có hiệu suất cao thì thái độ, ứng xử của người cán bộ, công chức phải luôn chuẩn mực, luôn bộc lộ sự bình tĩnh, tự chủ trong mọi trường hợp, nhất là không được bộc lộ thái độ trịch thượng, quan cách hay nóng nảy, cáu giận. Khi giao tiếp với người dân yên cầu người cán bộ, công chức phải luôn biết tự kiềm chế vừa biểu lộ sự cởi mở, chân thành, thông cảm nhưng lại tráng lệ, đúng mực. Đặc biệt, người cán bộ, công chức phải luôn cảm xúc được sự cân đối .

2.5. Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức

Người cán bộ, công chức phải có phong thái thao tác tốt, phải coi trọng và luôn ứng xử theo những tiêu chuẩn, nguyên tắc, chuẩn mực đạo đức của nghề nghiệp. Phong cách làm việc tốt của người cán bộ, công chức trước hết là niềm tin nghĩa vụ và trách nhiệm cao trong việc làm. Có nghĩa vụ và trách nhiệm cao thì mới có năng lực tạo ra hiệu suất cao công tác làm việc tốt. Cán bộ, công chức luôn là những người có chức vụ, quyền hạn, do đó phong thái làm việc tốt của người cán bộ, công chức trước hết là phải biết dựa vào quần chúng, thân thiện quần chúng. Mặt khác, người cán bộ, công chức phải biết phòng, chống những bộc lộ chủ quan, tác phong quan liêu, đại khái, phô trương, quan cách .

2.6. Nguyên tắc hài hoà các lợi ích

Nguyên tắc này thừa nhận ý niệm giao tiếp dưới hình thức thông cảm, thống nhất với nhau không phải là tranh đua, đối địch. Thành công của giao tiếp không phải là vấn đề thắng lợi đối tác chiến lược mà là đem lại quyền lợi càng nhiều càng tốt cho cả hai bên. Trong hầu hết những trường hợp, đều sống sót những giải pháp thích hợp với quyền lợi của cả hai bên, hợp tác những bên sẽ có cơ may tìm ra giải pháp tốt nhất. Nguyên tắc này tương thích với hoạt động giải trí hành chính là hoạt động giải trí mà mọi người hợp tác để thực thi công vụ. Những người giao tiếp có ý thức rõ về quyền lợi của họ và quyền lợi của phía bên kia sẽ dự kiến được phương pháp, lựa chọn những giải pháp để có những quyền lợi đó. Họ sẽ cùng nghiên cứu và điều tra tìm những cơ may kiến thiết xây dựng được giải pháp đem lại quyền lợi tối đa cho mỗi bên .

3. Các hình thức giao tiếp

3.1. Theo cách tiếp xúc của giao tiếp

Giao tiếp trực tiếp (mặt đối mặt) và giao tiếp gián tiếp (thông qua các phương tiện trung gian như văn bản viết, thư từ, sách báo), có thể là giao tiếp giữa hai bên (trò chuyện, trao đổi ý kiến) và một bên (phát thanh trên đài), có thể là giữa các cá nhân (hai người hay một nhóm người) và đại chúng (trong nhà hát, tại các cuộc mít tinh).

Xem thêm: Trái phiếu doanh nghiệp là gì? Có gì khác với trái phiếu chính phủ?

3.2. Theo tính chất của giao tiếp

Giao tiếp chính thức theo lao lý của pháp lý, theo một quá trình được thể chế hóa ( hội họp, mít tinh, học tập … ) và giao tiếp không chính thức mang nặng tính cá thể, không có sự ràng buộc bởi những pháp luật có tính pháp lý nhưng tuân theo những tập quán xã giao ( giao tiếp giữa bạn hữu với nhau, Thủ trưởng trò chuyện riêng tư với nhân viên cấp dưới … ) .

3.3. Dựa vào tâm thế của giao tiếp

Giao tiếp ở thế mạnh, giao tiếp ở thế yếu và giao tiếp ở thế cân đối. Tâm thế của một người so với người khác chi phối những hành vi trong giao tiếp của họ. Trong giao tiếp, cần điều chỉnh tâm thế của mình một cách linh động tùy thuộc vào trường hợp đơn cử .

4. Nghe trong hoạt động giao tiếp hành chính

Lắng nghe hoàn toàn có thể hiểu là một tiến trình nhận thức hàng loạt những tín hiệu đối tượng người tiêu dùng bộc lộ, được cho phép con người đưa ra thông tin một cách có ý thức và cả trong vô thức những gì họ biết và cả những gì họ chưa hiểu. Đó là hành vi quan sát những gì đối tượng người tiêu dùng nói ra và cả những gì họ không nói ra. Kỹ năng nghe là năng lượng của con người chớp lấy những phương tiện đi lại giao tiếp một cách có hiệu suất cao để nhằm mục đích đạt được sự hiểu nhau, cảm thông lẫn nhau và cùng nhau hành vi vì tiềm năng chung do con người đặt ra và mong ước đạt tới. Phương tiện giao tiếp trong lắng nghe là bằng trực quan và những giác quan .
Lợi ích của lắng nghe trong hoạt động giải trí hành chính :
– Thu thập thông tin nhiều, vừa đủ và đúng chuẩn cho việc ra quyết định hành động hành chính .
– Giúp những cán bộ, công chức nhận thức được bản thân mình, nhận thức được người khác và giảm thiểu yếu tố cảm tính trong giải quyết và xử lý trường hợp. – Giảm những rủi ro tiềm ẩn xung đột trong hoạt động giải trí hành chính v. v …

5. Kỹ năng thuyết phục

Thuyết phục là đưa ra diễn biến, sự kiện, nghiên cứu và phân tích, lý giải làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo. Các yếu tố bảo vệ cho việc thuyết phục thành công xuất sắc gồm có : Uy tín, cách bộc lộ tình cảm và cách lập luận của người nói. Uy tín có được do trình độ, phẩm chất, vị thế, tuổi tác, thiện chí, hình ảnh, phục trang, tướng mạo …
Để thuyết phục hiệu suất cao cần chăm sóc đến 1 số ít yếu tố sau :
– Bắt đầu bằng một sự đồng ý chấp thuận, tìm điểm chung giữa hai bên nhằm mục đích kiến thiết xây dựng thiên nhiên và môi trường tích cực và giảm năng lực không chấp thuận đồng ý .
– Chứng minh làm như vậy không chỉ có lợi cho mình mà còn có lợi cho người khác, vì quyền lợi chung, vì mục tiêu cao quý .
– Nói cả hai mặt của yếu tố .
– Chỉ ra xung đột : Nếu không làm hay làm thế thì dẫn đến hậu quả gì .
– Nêu lên những giải pháp, kế hoạch hành vi đơn cử, những giải pháp để đối phương tự lựa chọn .
– Nêu ra ví dụ, hình ảnh đơn cử, hình tượng sinh động, dễ hiểu .
– Vận dụng ca dao, tục ngữ, châm ngôn, lời nói của người nổi tiếng

– Khơi dậy lòng tự tôn, tự trọng. – Áp dụng tâm lý “đồng điệu hành động”, dựa trên quy luật tâm lý: người khác làm thế nên tôi cũng làm thế; ai cũng muốn có hành động giống như người khác hay muốn giống người khác”.

Xem thêm: TIẾP THỊ & QUẢNG CÁO | Business Owner Space

– Chớ hứa điều mình không làm được .
– Tự nhận lỗi trước .

– Phương pháp trái với điều mong đợi : Làm trái những điều mà đối phương tưởng tượng, mong đợi do định kiến để dẫn dắt đến chỗ tiếp thu quan điểm của mình .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp