6 Phút đọc

3 bước để tạo một file excel quản lý vật tư tốt nhất

1. 
   
   

   Người viết Khánh Linh

   Bạn đang đọc: 3 bước để tạo một file excel quản lý vật tư tốt nhất

Với nhiều doanh nghiệp, để quản trị kho vật tư một cách hiệu suất cao thì ứng dụng excel luôn là lựa chọn tiên phong. Nhưng không phải ai cũng hoàn toàn có thể tận dụng tốt ứng dụng này. Hiểu được những khó khăn vất vả đó, Cloudify sẽ san sẻ đến fan hâm mộ các bước để tạo một file excel quản trị vật tư tốt nhất .

Một vài lưu ý để sử dụng phần mềm quản lý vật tư bằng excel hiệu quả

Excel không phải một dễ để sử dụng. Vì thế, muốn quản trị vật tư hiệu suất cao, doanh nghiệp cần có các kỹ năng và kiến thức nhất định về này. Đầu tiên, hãy làm quen và thành thạo với một vài thao tác cơ bản :

• Xử lý tập tin .
• Định dạng và phong cách thiết kế bảng in .
• Thao tác về tài liệu .
• Các hàm thống kê giám sát thông dụng như If, countif, sumif, subtotal, vlookup, sum, average …

Khi đã có kiến thức và kỹ năng, tất cả chúng ta triển khai phong cách thiết kế file excel. Không phải ngành nghề nào cũng giống nhau. Vì thế, người quản trị cần thiết kế excel tương thích với shop của mình để đạt hiệu suất cao cao nhất .
Trong quy trình thao tác với file excel, hãy cẩn trọng khi nhập tài liệu vào file để tránh sai sót hay nhầm lẫn. Một khi nhập sai thì sau này khi muốn tìm lỗi để sửa cũng khá khó khăn vất vả .

3 bước để tạo một file excel quản lý vật tư tốt nhất

Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là việc tiên phong cần phải làm, hay chính là database dùng để lấy tài liệu sang các sheet nhập xuất và tổng hợp báo cáo giải trình, bảo vệ độ đúng mực và nhanh gọn .
– Danh mục vật tư thường gồm có các cột thông tin cơ bản như : STT, Mã VT, Tên vật tư, Đơn vị. Tùy vào nhu yếu quản trị của mỗi doanh nghiệp sẽ theo dõi thêm những thông tin khác .
– Định dạng bảng biểu :
+ Kẻ bảng ( đường kẻ ) cho các bảng biểu. Phần đường kẻ bao ngoài nên là nét liền, đường kẻ giữa các dòng hoàn toàn có thể dùng đường kẻ đứt và màu xám trông sẽ đẹp hơn .
+ Bôi đậm cho dòng tiêu đề
+ Cố định dòng tiêu đề

Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Tại sheet Nhập Xuất, người dùng sẽ nhập các thông tin sau : Số chứng từ, Ngày tháng, Tài khoản ( nếu có ), Diễn giải, Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá, Thành tiền như bảng sau :
– Tại đây, dựa vào phiếu xuất kho và nhập kho, hãy nhập tài liệu liên tục vào từng cột thông tin tương ứng .
– Khi nhập xuất, người dùng chỉ việc chọn / nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàm vlookup tìm kiếm tự động hóa theo mã hàng đã nhập .
– Người dùng hoàn toàn có thể tích hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho toàn bộ các dòng trống của bên nhập xuất .
– Ví dụ : IF ( $ G10 = ” ”, ” ”, VLOOKUP ( $ G10, ’ Mã vật tư ’ ! USD B : USD D, 2,0 ) )

Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là báo cáo giải trình được cho phép doanh nghiệp xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập / xuất trong kỳ chi tiết cụ thể từng mã vật tư. Bao gồm các cột : Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị chức năng, Số Lượng Thành tiền của ( Tồn đầu, nhập trong kỳ, và tồn cuối kỳ ) .
– Đây là một báo cáo giải trình tự động hóa, được lấy tài liệu từ bảng kê nhập xuất .

– Người dùng chỉ cần copy mã vật tư vào cột vật tư ( Lưu ý: Mỗi vật tư chỉ copy 1 lần, không trùng lặp )

– Tên vật tư và Đơn vị : dùng hàm Vlookup để lấy tài liệu từ danh mục vật tư đã lập ở sheet 1 .
– Tại cột số lượng, thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ thì dùng đến hàm Sumif để lấy tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn .
– Hàm Sumif : là hàm quan trọng nhất trong quản trị kho vật tư bằng Excel, đó là hàm tính tổng với điều kiện kèm theo. Sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập / xuất của 1 mã hàng từ list rất nhiều lần nhập / xuất khác nhau .
– Ví dụ = SUMIF ( ‘ Nhập xuất ’ ! USD G USD 7 : USD G USD 5003, ’ Nhập xuất tồn ’ ! $ A5, ’ Nhập xuất ’ ! USD J $ 7 : USD J $ 5003 )
– Tại cột Tồn cuối kỳ : hãy nhớ công thức : Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

Tạm kết

Để sử dụng excel hiệu suất cao không phải điều thuận tiện. Hơn nữa, ứng dụng excel còn sống sót nhiều điểm yếu kém. Nếu doanh nghiệp bạn muốn lan rộng ra quy mô, hãy tìm đến các ứng dụng khác hữu dụng hơn. Cloudify hoàn toàn có thể chính là giải pháp hiệu suất cao nhất mà bạn đang tìm kiếm. Nếu muốn biết thêm cụ thể về mẫu sản phẩm, hãy liên hệ với chúng tôi qua Cloudify. vn để được tư vấn không tính tiền .

Tham khảo:

Phần mềm quản lý kho vật tư dành cho nhà quản trị

Quản lý kho bằng excel hay phần mềm để tối ưu hiệu quả

0/5

( 0 Reviews )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển