Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày và hướng dẫn cách lập trên excel

1. Các số liệu cần có trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel

Đối với những doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là những doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa chưa lớn thì việc lựa chọn Excel để quản trị xuất nhập tồn dư hàng hóa được coi là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí .
Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel cần có những số liệu dưới đây :

• Sổ kho:Số thứ tự, mẫu sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày .

  Bạn đang đọc: Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày và hướng dẫn cách lập trên excel

• Báo cáo xuất nhập tồn:Tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị chức năng tính

• Sổ kho để in:Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền

• Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn dư, đơn giá, chứng từ, diễn giải .

Ngoài ra, kế toán doanh nghiệp cũng cần chăm sóc đến 4 thông tin cơ bản trước khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa, đơn cử :

• Kiểm kê đầu kỳ: Bảng thống kê số lượng hàng hóa của ngày hôm trước nếu kiểm kê theo đơn vị chức năng ngày hoặc theo tháng nếu doanh nghiệp kiểm kê theo tháng .

• Số lượng hàng hóanhập khotrong ngày

• Sổ lượng hàng hóaxuất khotrong ngày

• Tồn kho cuối ngày:Số lượng tồn dư cuối ngày sẽ bằng tổng số lượng hàng tồn thời điểm đầu kỳ và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho

File Excel quản trị kho cần có mẫu phiếu xuất / nhập kho : số thứ tự, tên, thương hiệu, hàng hóa, mã số, đơn vị chức năng tính, đơn giá, số lượng, thành tiền để theo dõi đúng chuẩn và rất đầy đủ nhất .

>> Tải ngay: Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

TẠI ĐÂY

2. Các bước thực thi file Excel nhập xuất tồn đơn thuần

Để xây dựng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel, kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

• Bước 01: Tạo sheet thông tin doanh nghiệp

Sheet thông tin doanh nghiệp gồm có những nội dung dưới đây :
+ Đặt công thức name box từ ngày với tên : ngay1
+ Đặt chiêu thức name box đến ngày với tên : ngay2

+ Các công thức còn lại được đặt ở mục ghi chú (insert comment)

• Bước 2: Tạo sheet nhập xuất lập công thức 

+ Khi phát sinh nhập xuất hàng hóa, kế toán doanh nghiệp update những thông tin vào sheet này
+ Sử dụng hàm và “ và ” để nối tên nội dung công ty và địa chỉ, mã số thuế : làm công thức tại A1 sau đó kéo copy chiêu thức xuống là bạn có hiệu quả cần làm
+ Tại cột số phiếu đặt công thức mãng tại namebox là : SOPHIEU
+ Mong muốn tích lũy không số lượng giới hạn ô hãy chọn : ctrl + shift + Mũi tên đi xuống

+ Tại cột số lượng nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLN

+ Tại cột số lượng xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLX

+ Tại cột thành tiền nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTN

+ Tại cột thành tiền Xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTX

• Bước 3: Tạo sheet danh mục người sử dụng

Sheet hạng mục người sử dụng, kế toán doanh nghiệp thực thi những thao tác đơn cử sau :

+ Tại cột Mã khách hàng ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MKH

Sang sheet Nhập Xuất : tạo list chọn mã người mua

+ Tại cột Mã công ty ctrl + shift+Mũi tên đi xuống/ date/data vailidation:

Allow: list

Source : = MKH vừa đặt bên hạng mục người mua vừa tạo mãng
Để ship hàng việc tìm mã người mua, kế toán doanh nghiệp chỉ phải chọn trong list

+ Sử dụng các hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên người sử dụng, địa chỉ, MST tìm kiếm trên cơ sở mã người tiêu dùng

• Bước 4: Tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn

+ Tổng hợp vật tư nhập xuất trong ngày và của tháng, kỳ kế toán
+ Mỗi vật tư mới đều tạo mã ở sheet này thay luôn sheet hạng mục mã vật tư như vậy rút gọn thêm được một bước làm giảm rườm rà
+ Ở sheets này Mã vật tư cho đến thành tiền tồn đầu thì là trống ko cần lập công thức

+ Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MVT

Chuyển sang sheet nhập xuất : Tạo list hạng mục vật tư chọn khi xuất dùng

+ Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống

+ Sử dụng những hàm vlookup để lập giải pháp để tự động hóa hiển thị tên : Vật tư, đơn vị chức năng tính

Sau này chỉ cần chọn mã vật tư khác sẽ tự động tìm kiếm bên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kiêm danh mục vật tư.

• Bước 5: Lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ

+ Tại cột số lượng nhập và thành tiền nhập thì không hề có công thức gì phần này khi nhập liệu phải nhập bằng tay thủ công tay

+ Cột Đơn giá = Thành tiền/ Số lượng nhập

+ Cột số lượng xuất thì không hề có chiêu thức gì phần này khi nhập liệu phải nhập bằng tay thủ công tay

+ Thành tiền xuất = Số lượng xuất x Đơn giá xuất

+ Cột đơn giá xuất kho dùng hàm Vlookup để dò tìm ở bảng bảng tổng hợp nhập xuất tồn dư

+ Để tránh tình trạng âm kho khi xuất sử dụng thì kế toán làm thêm hai cột kiểm tra tồn kho và sử dụng hàm Vlookup để dò tìm bên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho

• Bước 6: Tổng hợp nhập xuất tồn kho

+ Vào sheet Bảng Kê Nhập Xuất

+ Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MNX

Tạo tổng hợp nhập xuất tồn dư bằng hàm Sumif của những loại sản phẩm, nguyên vật liệu, thành phẩm để báo cáo giải trình định kỳ .

>> Đọc thêm: 

3. Lưu ý để quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả 

Quản lý xuất nhập tồn dư bằng Excel giúp doanh nghiệp quản trị số lượng hàng hóa thuận tiện hơn, tuy nhiên do những file được quản trị độc lập, riêng không liên quan gì đến nhau nên công tác làm việc tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán không ít thời hạn và sức lực lao động. Chính vì thế, để quản trị kho hiệu suất cao bằng Excel, doanh nghiệp cần chú ý quan tâm những điểm sau :
+ Thiết kế file Excel quản trị kho tương thích với doanh nghiệp mình
+ Nhập liệu thông tin đúng mực
+ Trang bị kiến thức và kỹ năng để giải quyết và xử lý những lỗi cơ bản trên Excel
Ngoài ra, khi sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel những doanh nghiệp cũng cần chú ý quan tâm thêm về việc trang bị những tính năng bảo mật thông tin nhằm mục đích hạn chế những virus gây hại và những file quản trị cần nhập hàm đúng về những giá trị tham chiếu để hạn chế sai sót số liệu .
Sử dụng Excel để quản trị nhập xuất tồn dư mang lại nhiều quyền lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ngân sách. Tuy nhiên, bên cạnh những quyền lợi mang lại Excel cũng còn nhiều mặt hạn chế trong công tác làm việc quản trị tồn dư hàng hóa. Kế toán doanh nghiệp phải nhập tay hàng nghìn mã hàng, mỗi mã hàng tạo thành từng sheet riêng không liên quan gì đến nhau, độc lập do đó mỗi lần làm báo cáo giải trình kế toán lại mất không ít thời hạn, công sức của con người để tổng hợp .

Do đó, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn. Nhiều Phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME được tích hợp các tính năng quản lý kho tiện ích như:

• Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai toàn bộ nhiệm vụ nhập, xuất kho
• Đáp ứng toàn bộ những chiêu thức tính giá xuất kho :
• Cho phép quản trị, theo dõi hàng hóa cụ thể theo nhiều đặc tính như : sắc tố, size, số máy, số khung, mã vạch, hạn dùng ; Cho phép quản trị hàng hóa thuận tiện theo nhiều đơn vị chức năng tính
• Đặc biệt, ứng dụng có năng lực nhắc nhở mưu trí, đưa ra cảnh báo nhắc nhở tồn dư để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới hay có giải phóng hàng hóa sắp hết hạn sử dụng .

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.

Tác giả tổng hợp: Kiều Lục

 12,096 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển