Tất tần tật về quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí

Quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí là công cụ được rất nhiều chủ cửa hàng và các doanh nghiệp nói chung sử dụng. Đây là cách quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả mà lại không tốn chi phí nào. Nếu bạn cũng đang kinh doanh và muốn tạo file xuất nhập tồn bằng excel thì tham khảo bài viết này của Sapo nhé. 

Quản lý xuất nhập tồn bằng excel không tính tiền

1 .Tải file xuất nhập tồn bằng excelkhông tính tiền

File Excel quản lý kho cần được chia thành các trường thông tin và các sheet khác nhau lần lượt là danh sách hàng hóa, bảng kê nhập hàng, bảng kê xuất hàng và báo cáo để thuận lợi và rõ ràng hơn cho người quản lý. 

Quản lý nhập xuất tồn bằng excel

1.1. Filexuất nhập tồn bằng excel theo hạng mục hàng hóa

Khi quản trị xuất nhập tồn bằng excel, file tiên phong bạn cần lên chính là hạng mục hàng hóa. File này sẽ gồm có những trường thông tin như :

• Số thứ tự
• Mã mẫu sản phẩm
• Tên loại sản phẩm
• Đơn vị tính
• Ghi chú ( nếu cần )

Cách quản trị xuất nhập tồn bằng excelCách quản trị xuất nhập tồn bằng excel theo hạng mục loại sản phẩm này sẽ giúp bạn liệt kê cụ thể những loại sản phẩm mình có, sau đó hoàn toàn có thể thuận tiện trấn áp khi nhập xuất và tổng hợp báo cáo giải trình theo từng khoảng chừng thời hạn .

Tải tại đây : File excel quản trị xuất nhập tồn

1.2. File xuất nhập tồn bằng excel theo bảng kê nhập hàng

Phần thứ 2 trong file quản trị xuất nhập tồn bằng excel không tính tiền là bảng kê nhập hàng của shop. Bạn cần lập bảng này để điền toàn bộ những phiếu nhập kho, điều này sẽ giúp cho bạn dễ quản trị và biết được số lượng loại sản phẩm đã nhập vào theo từng ngày / tháng / quý / năm .File xuất nhập tồn bằng excel này gồm có những thông tin như :

• Số thứ tự
• Ngày / tháng / năm nhập
• Số phiếu
• Mã hàng
• Tên loại sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú ( nếu cần )

Tải file xuất nhập tồn bằng excel

Tải tại đây : File excel quản trị xuất nhập tồn

1.3. File xuất nhập tồn bằng excel theo bảng kê xuất hàng

Khi quản trị nhập xuất tồn bằng excel đã có bảng kê nhập hàng thì không hề thiếu bảng kê xuất hàng. Khi lập hai bảng tách biệt như vậy sẽ giúp bạn tìm kiếm thông tin được nhanh hơn, kê khai thông tin xuất – nhập rõ ràng hơn, trấn áp thuận tiện việc xuất kho của những loại sản phẩm theo từng mốc thời hạn .Tương tự như bảng kê nhập kho, bảng kê xuất kho cần những thông tin như :

• Số thứ tự
• Ngày / tháng / năm nhập
• Số phiếu
• Mã hàng
• Tên mẫu sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú ( nếu cần )

Quản lý nhập xuất tồn bằng excel theo bảng kế xuất hàng

Tải tại đây : File excel quản trị xuất nhập tồn

1.4. File xuất nhập tồn bằng excel theo báo cáo giải trình

Bảng ở đầu cuối cần tạo khi quản trị xuất nhập tồn bằng excel không tính tiền là báo cáo giải trình nhập – xuất – tồn. Đây là báo cáo giải trình được cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập / xuất trong kỳ cụ thể từng mã hàng .

Xuất nhập tồn bằng excel trong file báo cáo này sẽ được quản lý theo các trường thông tin như: 

• Mã hàng
• Tên loại sản phẩm
• Đơn vị tính
• Tồn đầu kỳ
• Nhập trong kỳ
• Xuất trong kỳ

Quản lý xuất nhập tồn bằng excel không tính tiềnNhư vậy hoàn toàn có thể thấy, khi quản trị xuất nhập tồn bằng excel không tính tiền sẽ giúp bạn theo dõi được tình hình hàng hóa xuất nhập và tồn dư. Cách trấn áp này sẽ cho bạn thấy được mẫu sản phẩm nào hút khách, mẫu sản phẩm nào ít bán được. Từ đó bạn hoàn toàn có thể phân bổ lại số lượng hàng hóa cần nhập để hiệu suất cao kinh doanh thương mại tăng cao hơn .

Tải tại đây : File excel quản trị xuất nhập tồn

2. Những quan tâm khi quản trị xuất nhập tồn bằng excel không lấy phí

Cách quản trị xuất nhập tồn bằng excel là 1 trong 15 cách quản trị kho hiệu suất cao, được rất nhiều chủ shop vận dụng, tuy nhiên để sử dụng excel hiệu suất cao thì bạn cần nắm được một số ít những quan tâm như sau :

2.1 .Thiết kế file quản lý xuất nhập tồn bằng exceltương thích với shop mình

Mỗi shop sẽ có thực trạng kinh doanh thương mại và đặc thù hàng hóa khác nhau. Do đó khi quản trị xuất nhập tồn bằng excel không lấy phí bạn cần thiết kế xây dựng file sao cho tương thích với shop của mình .Việc sử dụng những trường thông tin không thiết yếu sẽ khiến cho việc quản trị của bạn bị rối, dễ nhầm lẫn. Còn nếu ít trường thông tin quá sẽ tạo thành một file xuất nhập tồn bằng excel thiếu thông tin .Việc tạo một file xuất nhập tồn bằng excel tương thích với shop của mình giúp cho việc trấn áp được nhanh gọn hơn, đúng chuẩn hơn và tàng trữ thông tin hàng hóa thống nhất, dễ trấn áp .

2.2. Phải có kỹ năng và kiến thức về excel để giải quyết và xử lý những lỗi cơ bản

Một trong số những kỹ năng và kiến thức cơ bản khi tạo hoặc tải file xuất nhập tồn bằng excel mà bạn cần biết chính là hàm giám sát trong excel. Nếu không nắm vững những kiến thức và kỹ năng về excel, chủ shop sẽ gặp rất nhiều khó khăn vất vả khi sử dụng excel quản trị xuất nhập tồn .Bạn nên trang bị cho mình một số ít những kiến thức và kỹ năng về excel như :

• Xử lý tập tin
• Định dạng và phong cách thiết kế bảng tin
• Thao tác về tài liệu
• Các hàm :IF, COUNTIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE

2.3. Những chú ý quan tâm khác

Ngoài những điều trên, khi quản trị xuất nhập tồn bằng excel không tính tiền bạn còn cần :

• Chú ý tới hàm tính, nhập đúng hàm tính, tránh lỗi sai cơ bản về giá trị hay tham chiếu
• Sử dụng tính năng bảo mật thông tin để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào tài liệu
• Cẩn thận khi nhập tài liệu để tránh những sai sót hay nhầm lẫn .

Tham khảo thêm : Ứng dụng quản trị xuất nhập tồn không tính tiền

3. Những hạn chế khiquản trị xuất nhập tồn bằng excel không tính tiền

3.1. Nhập liệu thủ công bằng tay, tốn nhiều thời hạn

Khi quản trị nhập xuất tồn bằng excel, nhân viên cấp dưới sẽ nhập liệu bằng tay thủ công trên Excel. Việc nhập thủ công bằng tay này dễ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn đặc biệt quan trọng là khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó hoàn toàn có thể gây sai sót hàng loạt mạng lưới hệ thống, ảnh hưởng tác động tới bộ phận quản trị kho cũng như bán hàng. Bên cạnh việc sai sót này thì nhập thủ công bằng tay còn làm tốn nhiều thời hạn, gây tiêu tốn lãng phí nguồn lực cho shop .

3.2. Dữ liệu không được bảo mật thông tin – dễ mất thông tin

File xuất nhập tồn bằng excel được tàng trữ trên máy tính chung của shop nên rất khó bảo vệ việc bảo mật thông tin tài liệu tốt. Hơn thế nữa, trong quy trình sử dụng máy tính, nếu không may máy tính bị trục trặc hoặc người dung sơ ý làm mất trọn vẹn tài liệu thì sẽ rất ảnh hưởng tác động tới quy trình trấn áp quản trị kho hàng của bạn .

3.3. Không update tài liệu liên tục

Tuy việc thực thi nhập tài liệu trên file excel đơn thuần, thế nhưng nó lại không tương hỗ việc update số liệu liên tục với những bộ phận khác. Khi có sự biến hóa về hàng hóa trong kho, nhân viên cấp dưới kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng đúng mực để báo với những bộ phận khác .

4. Ứng dụng quản trị xuất nhập tồn không tính tiền Sapo – Giải pháp quản trị mới cho nhà bán hàng

Để khắc phục những hạn chế khi quản trị xuất nhập tồn bằng excel không tính tiền, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm sử dụng ứng dụng quản trị xuất nhập tồn dư Sapo. Ứng dụng này là một app sử dụng trên điện thoại cảm ứng, bạn chỉ cần vào App store hoặc Google play là có thế tải được ngay ứng dụng này về máy sử dụng .

Ứng dụng quản lý xuất nhập tồn Sapo là một phần mềm miễn phí, giúp nhà bán hàng tiết kiệm chi phí vận hàng cửa hàng cũng như thời gian và công sức trong việc quản lý kho hàng hóa, sản phẩm của mình. Khi sử dụng app Sapo để quản lý xuất nhập tồn bạn chỉ cần nhập hàng hóa của mình vào, tạo danh sách nhập hàng, kiểm hàng trên ứng dụng. Sau đó hàng tuần/tháng/năm vào báo cáo kho để xem số lượng tồn, nhập và xuất là bao nhiêu. 

Bên cạnh việc quản trị xuất nhập tồn dư thì app Sapo còn giúp bạn quản trị shop một cách thuận tiện với những mục quản trị : người mua, nhân viên cấp dưới, đơn hàng, báo cáo giải trình kinh doanh thương mại, nợ công nhà phân phối, ….Và đặc biệt quan trọng nhất chính là gọi ship giá rẻ. Thay vì phải liên hệ và tìm ship trên những forum, group, bạn hoàn toàn có thể tạo đơn hàng và đẩy đơn sang 7 đơn vị chức năng luân chuyển được tích hợp sẵn trong ứng dụng Sapo là hoàn toàn có thể gọi ship thuận tiện .Ngoài ra, ứng dụng Sapo còn có nhiều mã tặng thêm luân chuyển để phí ship của bạn rẻ hơn, người mua của bạn sẽ có thưởng thức tốt hơn khi ship vừa nhanh gọn, giá tiền lại không cao .

Tải ngay ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí Sapo tại đây:

Hi vọng với những san sẻ trong bài viết này của Sapo, bạn sẽ có thêm những thông tin hữu dụng về quản trị xuất nhập tồn bằng excel không tính tiền và hoàn toàn có thể tạo file xuất nhập tồn bằng excel tương thích với shop của mình. Bên cạnh đó là tìm hiểu thêm được một ứng dụng giúp quản trị shop thuận tiện hơn và trọn vẹn không tính tiền nhé .

Xem thêm : Phần mềm quản trị xuất nhập kho

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển