Admin Officer là gì? Tìm hiểu về nghề hành chính văn phòng

Mỗi bộ phận trong một doanh nghiệp có công dụng và việc làm riêng. Bạn đã tự hỏi những việc làm chung của cả công ty hay doanh nghiệp sẽ do ai lo. Tuy những việc tưởng như đơn thuần nhưng lại có khối lượng cực lớn. Bởi đây là sự sắp xếp cho cả công ty, là bộ phận Open tiên phong khi kiến thiết xây dựng một doanh nghiệp chuyên nghiệp. Từ đó Open khái niệm Admin Officer. Vậy admin officer là gì ? Những việc làm đơn cử, năng lực cần có, vị trí và thời cơ việc làm hành chính văn phòng sẽ được phân phối qua bài viết dưới đây .

1. Khái niệm admin officer là gì ?

Admin officer là gì? Đây là câu hỏi của khá nhiều người khi đang tìm kiếm thông tin tuyển nhân viên văn phòng tại tphcm hay những nơi khác. Có thể hiểu đây là cấp độ đầu tiên của một cán bộ đảm nhận công việc hành chính nhân sự, chức năng chính của admin officer là quản lý văn phòng cũng như quản lý hành doanh nghiệp.

 Vậy quản trị hành chính văn phòng là gì? Admin hành chính nhân sự là gì? Nhân viên hành chính là gì? Cùng tìm hiểu về các khái niệm hành chính văn phòng: 

Bạn đang đọc: Admin Officer là gì? Tìm hiểu về nghề hành chính văn phòng

1.1. Khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng là gì ?

Trước khi tìm hiểu và khám phá về quản trị hành chính văn phòng thì tất cả chúng ta khám phá qua một chút ít về hành chính văn phòng. Hành chính văn phòng là nơi tổ chức triển khai những hồ sơ, sách vở cũng như công văn để kiểm tra, thông tin cho những hoạt động giải trí của doanh nghiệp có hiệu suất cao nhất.

Hành chính văn phòng gồm những công việc xoay quanh công việc nội bộ trong doanh nghiệp như quản lý công việc lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách, sắp xếp, làm phiếu giao việc cho các bộ phận, cung cấp thiết bị văn phòng để làm việc, mua sắm, giải quyết mẫu giấy đề xuất mua văn phòng phẩm cũng như quan tâm đến sức khỏe của cán bộ công nhân viên ở bất kể vị trí nào,… Ngoài xử lý công việc nội bộ của doanh nghiệp, nhân viên hành chính văn phòng còn có thể kiêm thêm chức năng đối ngoại, chỉ đạo hướng dẫn cũng như kiểm tra các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp.

Hành chính văn phòng có ở bất kỳ phòng ban hay bộ phận nào của một công ty hay doanh nghiệp bởi đây là việc làm Open thường nhật trong văn phòng như lên lịch, tổ chức triển khai họp, báo cáo giải trình hay tổ chức triển khai những chuyến công tác làm việc, hội họp, … Quản trị văn phòng hoàn toàn có thể hiểu là đây là vị trí trong một doanh nghiệp có trách nhiệm và việc làm đơn cử gồm : hoạch định cũng như tổ chức triển khai, phối hợp và tiêu chuẩn hóa, trấn áp những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý thông tin để đạt tới những tiềm năng ấn định trước.

1.2. Admin hành chính nhân sự là gì ?

Là người đứng đầu của bộ phận hành chính nhân sự, công việc sẽ là quản lý các nhân viên văn phòng dưới quyền, lên kế hoạch cũng như đảm bảo cho việc vận hành của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Admin hành chính nhân sự sẽ kiểm soát, lên kế hoạch cũng như phân bổ công việc cho từng nhân viên.

1.3. Nhân viên hành chính là gì ?

Đây là người đảm nhiệm phần lớn những công việc hành chính trong công ty như quản lý hồ sơ nhân viên, sắp xếp, lưu trữ học tài liệu, tiếp nhận các cuộc gọi cũng như hỗ trợ các nhân viên trong công ty trong công việc nội bộ. Người nhân viên hành chính có trong hầu hết các doanh nghiệp, và đa phần sẽ thuộc sự quản lý của bộ phận Hành chính – Nhân sự.

2. Công việc văn phòng của nhân viên cấp dưới hành chính

Công việc văn phòng là gì ? Có những người hiểu việc làm của nhân viên cấp dưới hành chính là ngồi bàn giấy và giải quyết và xử lý sách vở. Tuy nhiên việc làm của nhân viên cấp dưới hành chính khá phức tạp và gồm có nhiều nội dung việc làm phong phú. Một số việc làm nổi bật của nhân viên cấp dưới hành chính gồm :

2.1. Lễ tân văn phòng

Lễ tân hoàn toàn có thể coi đây là bộ mặt của doanh nghiệp, lễ tân sẽ có trách nhiệm nghe, vấn đáp điện thoại thông minh. Khi có khách đến doanh nghiệp, lễ tân sẽ nghênh đón khách, tiếp đón thông tin nhu yếu của khách, giải quyết và xử lý thông tin khởi đầu và hướng dẫn khách đến những bộ phận tương quan để xử lý việc làm. Ngoài ra lễ tân còn có trách nhiệm tương hỗ tài liệu cho những bộ phận, sẵn sàng chuẩn bị nước, thiết bị cho những cuộc họp của công ty hay phòng ban nhu yếu. Việc sẵn sàng chuẩn bị này sẽ theo sự phân công của cấp trên và tùy theo mỗi bộ phận có những thiết bị và đồ vật cần sẵn sàng chuẩn bị riêng như : hồ sơ, biên bản họp, máy chiếu, … Lễ tân còn kiêm thêm trách nhiệm phát sinh như tổ chức triển khai sự kiện, tổ chức triển khai những cuộc hội thảo chiến lược, họp của công ty với người mua hoặc nội bộ.

Xem thêm: Nhân viên tổng vụ là gì

2.2. Thư ký tương hỗ

Nhiều công ty hoặc doanh nghiệp sẽ giao trách nhiệm của thư ký tương hỗ tương tự như với việc làm của lễ tân. Nhưng thực ra việc làm của thư lý tương hỗ chỉ gồm có sắp xếp lịch thao tác, lịch họp, chuẩn bị sẵn sàng trang thiết bị cho những cuộc họp, phỏng vấn, liên hoàn, … Đây là một phần nhỏ trong việc làm của lễ tân. Không nhiều công ty phân nhỏ ra riêng một thư ký tương hỗ mà sẽ giao việc làm này cho bộ phận lễ tân.

2.3. Quản lý hồ sơ, sách vở

Công việc đơn cử của trách nhiệm này sẽ là đảm nhiệm hồ sơ, sách vở, công văn từ những bộ phận chuyển đến để nhu yếu xử lý. Sau khi tiếp đón, nhân viên cấp dưới hành chính sẽ sắp xếp, lọc và phân loại những sách vở sau đó xin những xử lý từ những bộ phận khác có thẩm quyền giải quyết và xử lý. Ví dụ : Nhân viên hành chính nhận được hồ sơ giao dịch thanh toán hợp đồng từ người mua giao dịch thanh toán tiền, nhân viên cấp dưới hành chính sẽ xác nhận thông tin và báo bên kế toán là bộ phận có tương quan đến tiền giao dịch thanh toán hợp đồng và nhu yếu bộ phận kế toán giải quyết và xử lý. Sau khi giải quyết và xử lý những sách vở, hồ sơ này thì nhân viên cấp dưới hành chính có trách nhiệm tàng trữ, cất giữ những văn bản cả bản cứng và bản mềm. Công việc nội bộ của nhân viên cấp dưới hành chính sẽ là đảm nhiệm thông tin, đơn xin nghỉ ốm đau của nhân viên cấp dưới và báo cho những bộ phận tương quan để sắp xếp việc làm cho hài hòa và hợp lý. Bộ phận hành chính còn phải theo dõi những nội quy của của công ty. Việc thực thi theo đúng nề nếp, pháp luật sẽ được những nhân viên cấp dưới hành chính thông dụng và theo dõi tình hình thực thi. Các đãi ngộ, chính sách cho quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên cấp dưới sẽ được nhân viên cấp dưới hành chính triển khai theo đúng lao lý như sinh nhật, lễ tết hay thưởng, … Ngoài ra việc quản trị hồ sơ còn có trách nhiệm là in ấn những tài liệu, báo cáo giải trình theo nhu yếu của những phòng ban để Giao hàng việc làm.

2.4. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Nhân viên hành chính – nhân sự có trách nhiệm theo dõi và làm bảng chấm công cho nhân viên cấp dưới nội bộ trong doanh nghiệp. Việc theo dõi chấm công nhằm mục đích để làm bảng lương, thưởng cũng như tính siêng năng để sếp duyệt trả lương. Sau đó sẽ tích hợp cùng bộ phận kế toán để trả lương cho nhân viên cấp dưới theo đúng ngày pháp luật.

2.5. Công tác quản lý tài sản và thiết bị

Công việc đơn cử của trách nhiệm này là theo dõi những thiết bị và gia tài của công ty. Giám sát và lên kế hoạch triển khai việc bảo dưỡng, thay thế sửa chữa để bảo vệ máy móc và thiết bị hoạt động giải trí thông thường. Từ những yêu cầu của những bộ phận khác, lên kế hoạch bổ trợ những thiết bị thiết yếu để bảo vệ việc quản lý và vận hành thao tác của công ty tốt nhất. Nhân viên hành chính sẽ lên bảng kê, bảng chi những văn phòng phẩm thiết yếu theo nhu yếu và có kế hoạch mua bổ trợ đơn cử.

2.6. Quản lý hồ sơ nhân sự

Nhân viên hành chính phải quản trị số lượng nhân viên cấp dưới nội bộ. Khi được nhu yếu tuyển dụng từ những bộ phận khác, nhân viên cấp dưới hành chính sẽ lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức triển khai tuyển dụng và sắp xếp lịch phỏng vấn. Nhân viên hành chính sẽ phân bổ nhân sự sao cho hài hòa và hợp lý cho những phòng ban đơn cử và sẽ giám sát những nhân viên cấp dưới thử việc và tổ chức triển khai ký kết hợp đồng và chuyển giao việc làm và nhân sự cho những bộ phận tương quan. Ngoài ra, hằng tháng nhân viên cấp dưới hành chính sẽ phải cập nhập tình hình nhân sự để báo cáo giải trình cho sếp. Những nhân viên cấp dưới chính thức cần có hồ sơ ký kết rất đầy đủ, bảo vệ nhân viên cấp dưới có đủ hồ sơ theo lao lý công ty và pháp lý.

3. Yếu tố cần có ở một nhân viên cấp dưới hành chính

Nhìn vào khối lượng việc làm cũng như trách nhiệm của nhân viên cấp dưới hành chính, ta hoàn toàn có thể thấy nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên cấp dưới hành chính trải dài trên nhiều phương diện và có sự tiếp xúc với nhiều bộ phận trong công ty. Trong đó hoàn toàn có thể thấy đây là bộ phận được liên kết với hầu hết những bộ phận trong công ty. Từ đó những yếu tố cần có ở một nhân viên cấp dưới hành chính cũng không hề đơn thuần gồm có :

3.1. Tố chất của nhân viên cấp dưới hành chính

Những tố chất của nhân viên hành chính gồm:

Xem thêm: Doanh nghiệp nhỏ và vừa – Wikipedia tiếng Việt

– Nhanh nhẹn, tháo vát trong việc làm – Tỉ mỉ, có độ đúng chuẩn cao – Tư duy việc làm khoa học và có đầu óc sắp xếp việc làm hài hòa và hợp lý – Thực hiện việc làm quy quỷ theo đúng kế hoạch đề ra – Sức khỏe tốt Những năng lực của nhân viên cấp dưới hành chính nhằm mục đích ship hàng việc làm một cách tốt nhất, việc làm của nhân viên cấp dưới hành chính nhìn thì khá nhẹ nhàng nhưng lại mang áp lực đè nén và liên tục vấn động. Vì vậy nhân viên cấp dưới hành chính rất cần những năng lực này để hoàn toàn có thể thực thi tốt việc làm của mình.

3.2. Kỹ năng cần có của nhân viên cấp dưới hành chính

Nhân viên hành chính vì đặc thù việc làm trải dài qua nhiều bộ phận và là việc làm cần sự liên kết. Vì vậy những kỹ năng và kiến thức cần có để hỗ trợ là rất là thiết yếu để cho ship hàng việc làm. Những kiến thức và kỹ năng cần có gồm có : – Kỹ năng quản trị thời hạn – Kỹ năng hợp tác – Kỹ năng thao tác nhóm – Kỹ năng bao quát cũng như tổng hợp – Kỹ năng tiếp xúc – Kỹ năng ngoại ngữ – Kỹ năng giải quyết và xử lý những trường hợp – Kỹ năng tin học văn phòng Đây là những nhu yếu cơ bản so với nhân viên cấp dưới hành chính

Xem thêm: Head office là gì

3.3. Kinh nghiệm để Giao hàng việc làm

Đây là việc làm cần có kinh nghiệm tay nghề trong nhiều nghành nghề dịch vụ. Nhân viên hành chính phải làm nhiều việc làm và tiếp xúc nhiều trình độ, vì thế kinh nghiệm tay nghề của mỗi nhân viên cấp dưới hành chính cần phải tích góp kinh nghiệm tay nghề để xử lý việc làm nhanh nhất hoàn toàn có thể. Khi tuyển dụng những nhân viên cấp dưới hành chính, thì nhà tuyển dụng ưu tiên những nhân viên cấp dưới có nhiều kinh nghiệm tay nghề trong những bộ phận khác nhau. Kinh nghiệm phong phú và được tôn vinh ở những ngành nghề bộc lộ sự đa năng như : tiếp thị, kinh doanh thương mại, quan hệ đối ngoại, … Tuyển dụng nhân viên cấp dưới hành chính

4. Cơ hội việc làm và vị trí công tác làm việc cho nhân viên cấp dưới hành chính

Với nhiều trách nhiệm của nhân viên cấp dưới hành chính và trải dài ở nhiêu bộ phận thì việc tìm kiếm một việc làm hành chính không quá khó khăn vất vả. Thực tế cho thấy hành chính văn phòng là ngành nghề nhiều thời cơ tìm kiếm việc làm cũng như đây là việc làm có lộ trình thăng quan tiến chức khá rõ ràng. Các vị trí hoàn toàn có thể đảm nhiệm cũng phong phú như lễ tân, trợ lý, thư ký, trưởng phòng hành chính, … Ngoài ra việc làm hành chính khá tương thích với nữ, đặc thù công tuy khá nhiều áp lực đè nén tuy nhiên đây là việc làm bàn giấy, ngồi văn phòng sạch sẽ và đẹp mắt, môi trường tự nhiên công tác làm việc tốt cũng như giờ làm cố định và thắt chặt và là việc làm được nhìn nhận mang tính không thay đổi cao. Mức lương của nhân viên cấp dưới hành chính cũng có mức chênh lệch giữa những vị trí và bộ phận công tác làm việc. Càng làm cao, quản trị nhiều người thì lương càng cao nhưng song song với đó là nghĩa vụ và trách nhiệm cũng như áp lực đè nén việc làm càng cao. Mức lương cơ bản cho nhân viên cấp dưới hành chính từ 5,5 triệu đến khoảng chừng 15 triệu. Ngoài ra còn có tiền thưởng nghĩa vụ và trách nhiệm, tiền chịu khó cũng như những khoản thưởng khác.

Hiện nay nhiều công ty đang tuyển dụng vị trí nhân viên hành chính văn phòng không yêu cầu kinh nghiệm, đây là cơ hội cho nhiều sinh viên ra trường. Bạn có thể tìm kiếm thông tin qua Timviec365.vn, đây là trang hỗ trợ tìm kiếm việc làm miễn phí hàng đầu hiện nay.

Bài viết đã cung cấp những thông tin xung quanh nghề hành chính văn phòng. Hẳn bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi admin officer là gì? Dù đây không phải ngành hot hiện nay, nhưng đây vẫn là một trong những ngành dễ kiếm việc làm và là công việc phù hợp với ai muốn tìm một công việc ổn định và lâu dài.

Ngoài admin officer là gì ra, Bạn đọc quan tâm nội dụng liên quan có thể xem thêm: Admin là gì? công việc hấp dẫn được nhiều người quan tâm hiện nay!

Xem thêm: Phân tích các nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường và – Tài liệu text – Chia Sẻ Kiến Thức Điện Máy Việt Nam – Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

Chia sẻ :

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp