Tất tần tật về quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Xây dựng quy trình mua hàng để đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra ổn định, giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả là điều rất quan trọng. Bởi đây là nghiệp vụ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về tài chính và thất thoát tài sản, nhất là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, liên tục nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn. 

Trong bài viết dưới đây, Viện FMIT sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quy trình này. Hãy cùng khám phá ngay nhé !

Quy trình mua hàng là gì?

Có thể hiểu một cách đơn thuần rằng quy trình mua hàng chính là trình tự của hoạt động giải trí mua hàng. Các bước này được thực thi dựa theo nhiệm vụ hay lao lý của doanh nghiệp .

Lưu đồ quy trình mua hàng sẽ được bắt đầu từ khi lập yêu cầu mua hàng và kết thúc khi hàng hóa đã được nhập kho, thanh toán. Các bước cụ thể như sau:

Lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Đặc điểm quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Quy trình mua hàng của một doanh nghiệp sẽ được thực thi theo một trình tự nhất định. Khi vận dụng vào doanh nghiệp sẽ sống sót những ưu và điểm yếu kém khác nhau .

Ưu điểm

– Đơn giản hóa hoạt động giải trí mua hàng của doanh nghiệp .
– Duy trì việc đáp ứng hàng hóa, nguyên vật liệu, hạn chế những rủi ro đáng tiếc và thất thoát xảy ra .
– Nâng cao được chất lượng sản xuất, nâng cấp cải tiến hiệu suất mua hàng cho doanh nghiệp .
– Quá trình tổ chức triển khai, kết nối dây chuyền sản xuất sản xuất, kinh doanh thương mại trong doanh nghiệp được thực thi thuận tiện hơn .
– Nhờ có quy trình đơn cử nên hoàn toàn có thể đại trà phổ thông hóa trình độ của từng bộ phận, thuận tiện hơn trong việc giảng dạy nhân viên cấp dưới mới, ứng phó với thực trạng thiếu vắng nhân sự đột xuất .
– Thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín trong cách thao tác của doanh nghiệp .

Quy trình mua hàng giúp hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại của doanh nghiệp được hiệu suất cao hơn

Nhược điểm

Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng quy trình mua hàng vẫn sẽ sống sót một số ít hạn chế sau đây :
– Nếu một bước nào đó trong quy trình không được triển khai đúng hoặc bị chậm trễ so với kế hoạch thì rủi ro tiềm ẩn xảy ra ùn tắc là rất cao .
– Gây khó khăn vất vả nếu doanh nghiệp muốn đi “ tắt ” để đón đầu khuynh hướng thị trường .

Mô tả quy trình mua hàng của một tổ chức

Nội dung của quy trình chuẩn tại doanh nghiệp gồm có 8 bước .

Bước 1: Xác định nhu cầu và tạo “Yêu cầu mua hàng”

Phòng mua hàng sẽ tiếp đón “ Yêu cầu mua hàng ” của những phòng ban khi có nhu yếu để triển khai mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dụng cụ, … cung ứng cho hoạt động giải trí quản lý và vận hành, kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Các “ Yêu cầu mua hàng ” chỉ được triển khai khi được trưởng phòng hoặc người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm phê duyệt .
Sau khi nhu yếu đã được trải qua, bộ phận mua hàng sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm tìm kiếm nhà phân phối và làm giá cho những đồ vật cần mua .

Bộ phận phát sinh nhu yếu gửi “ Yêu cầu mua hàng ” đến phòng mua hàng

Bước 2: Tạo “Đề nghị báo giá”

Tại bước 2 của quy trình mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ lập “ Đề nghị làm giá ” dựa trên “ Yêu cầu mua hàng ” và những làm giá đã tích lũy được đến nhà phân phối hiện có hoặc nhà phân phối mới theo yêu cầu của bộ phận gửi nhu yếu .

Bước 3: Thu thập và tham khảo giá từ các nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng cần theo dõi và ghi nhận làm giá từ nhà cung ứng gửi về. Sau đó nhìn nhận và lựa chọn nhà phân phối có năng lực phân phối tốt nhất những tiêu chuẩn đã đề ra .

Bước 4: Phê duyệt báo giá

Thông thường, ban lãnh đạo sẽ là người chịu trách nhiệm phê duyệt báo giá của nhà cung cấp. Căn cứ để phê duyệt sẽ là thông tin so sánh báo giá của các nhà cung cấp với điều kiện mua hàng và báo giá cũ – mới của các nhà cung cấp trong cùng một mặt hàng.

Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng

Bước này chỉ được triển khai khi đã chọn được nhà cung ứng tương thích. Lúc này, nhân viên cấp dưới mua hàng sẽ triển khai lập hợp đồng mua hàng. Nội dung chính của hợp đồng sẽ gồm có những thông tin đơn cử về làm giá, pháp luật giao dịch thanh toán, thời hạn giao hàng .

Ký kết hợp đồng mua hàng với nhà phân phối
Hợp đồng sẽ được gửi đến nhà cung ứng để ký kết và triển khai những nội dung đã thống nhất giữa hai bên. Trong đó, những việc làm mà doanh nghiệp cần theo dõi và thực thi gồm có : bộ phận kế toán theo dõi những nhiệm vụ giao dịch thanh toán, bộ phận kho hàng theo dõi quy trình nhập kho hàng hóa .

Bước 6: Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”

Phòng mua hàng sẽ lập “ Đề nghị nhập hàng ” và “ Đề nghị kiểm hàng ” đến những phòng ban có tương quan tiện theo dõi. Đây là bước quan trọng trong quy trình mua hàng, giúp bảo vệ cho khâu nhập hàng được diễn ra đúng theo lịch, cũng như phòng ngừa trường hợp phát sinh sự cố tại thời gian nhập hàng .

Bước 7: Tiến hành nhập kho

Khi hàng hóa được luân chuyển đến kho, bộ phận kho hàng sẽ thực thi kiểm định hàng hóa, bảo vệ hàng nhập khi đủ số lượng, quy cách, thông số kỹ thuật kỹ thuật, … đã đề ra. Nếu phát hiện có hàng hóa không đạt chuẩn thì cần phản hồi lại với phòng mua hàng để đổi / trả hàng hóa với nhà phân phối. Những mẫu sản phẩm đạt chuẩn sẽ được nhập kho .

Bộ phận kho hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho

Bước 8: Hoàn tất thanh toán

Phòng mua hàng sẽ lập hồ sơ thanh toán giao dịch dựa trên những pháp luật được ghi trong hợp đồng và những hồ sơ tương quan và gửi đến phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ đảm nhiệm và thực thi thanh toán giao dịch cho nhà phân phối nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu không thì sẽ báo lại với phòng mua hàng để chỉnh sửa .

Một số lưu ý để thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả

Để quyết định hành động mua hàng mang lại hiệu suất cao tốt nhất cho doanh nghiệp thì việc xác lập nhu yếu, cân đối về số lượng, thời hạn cần nhập hàng, năng lực đáp ứng của nhà sản xuất và tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp là điều không hề thiếu .

Xác định thời điểm mà doanh nghiệp cần có hàng

Thời điểm cần có hàng có ảnh hưởng tác động lớn đến hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Cần thống kê giám sát sao cho hàng hóa xuất hiện tại kho đúng thời gian và chất lượng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí được khoản ngân sách lưu kho. Từ đó tối ưu được ngân sách quản lý và vận hành, sản xuất .

Cân nhắc kỹ càng về số lượng

Việc lên kế hoạch mua hàng cần phải địa thế căn cứ vào kế hoạch sản xuất, sử dụng thực tiễn để xác lập nguyên vật liệu cần mua, cũng như số lượng cần nhập là bao nhiêu. Trong đó, số lượng hàng hóa muốn mua cần thỏa mãn nhu cầu 2 điều kiện kèm theo là : phân phối đủ cho nhu yếu sản xuất ( tính cả thời hạn chờ giao hàng ) và bảo vệ nằm trong khoảng chừng tồn dư tối thiểu và tối đa .

Xác định đúng số lượng hàng hóa và mức tồn dư bảo đảm an toàn

Nắm rõ tình hình thực hiện đơn hàng thực tế của nhà cung cấp

Mỗi nhà phân phối sẽ có năng lượng đáp ứng hàng hóa khác nhau. Ví dụ nhà phân phối trong nước sẽ có thời hạn giao hàng và những loại phí phát sinh khác với nhà cung ứng quốc tế. Trong đó, thời hạn thực thi đơn hàng thực tiễn của nhà sản xuất ( thời hạn chờ ) có tác động ảnh hưởng lớn đến quyết định hành động mua hàng của doanh nghiệp .
Nếu lựa chọn nhà phân phối quốc tế có thời hạn chờ lâu, bắt buộc doanh nghiệp phải mua hàng với số lượng lớn để đủ Giao hàng cho nhu yếu sử dụng trong thời hạn chờ .

Khóa học “Quản trị cung ứng mua hàng theo chuẩn quốc tế ISM®” tại Viện FMIT

ISM ( Institute of Supply Management ) – Viện quản trị đáp ứng Hoa Kỳ là hiệp hội quản trị đáp ứng nổi tiếng và truyền kiếp nhất trên quốc tế với hơn 100 năm hoạt động giải trí, 50.000 thành viên, xuất hiện trên 100 vương quốc. IS đã góp thêm phần vào việc tăng trưởng chuỗi đáp ứng, nâng cao năng lượng của những nhân sự trong nghành nghề dịch vụ quản trị đáp ứng và mua hàng trải qua những chương trình huấn luyện và đào tạo, cấp chứng từ. Đây cũng là một trong những tổ chức triển khai huấn luyện và đào tạo Supply Chain số 1 quốc tế lúc bấy giờ .
Viện FMIT đã tiến hành hợp tác với ISM để tăng trưởng chương trình giảng dạy “ Quản trị đáp ứng mua hàng theo chuẩn quốc tế ISM ® ”. Khóa học này sẽ giúp cho những nhà quản trị, chuyên viên đáp ứng của những doanh nghiệp Nước Ta hoàn toàn có thể tăng trưởng năng lượng của bản thân, nâng cao năng lực quản trị đáp ứng, từ đó mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp và xã hội .

Viện FMIT – Kết nối doanh nghiệp với những chuẩn mực quốc tế

Chương trình đào tạo được chia làm 3 cấp độ, tương ứng với 3 mức kiến thức và năng lực, bao gồm: Cấp độ cơ bản, cấp độ tích hợp và cấp độ lãnh đạo. Khi tham gia khóa học này, doanh nghiệp sẽ được cung cấp đầy đủ kiến thức và năng lực về nghiệp vụ mua hàng nói riêng, và các nghiệp vụ trong chuỗi cung ứng nói chung theo đúng chuẩn quốc tế ISM, giúp doanh nghiệp xây dựng khung quản lý cung ứng hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bên cạnh đó, khóa học còn giúp cho những học viên nắm vững kiến thức và kỹ năng để thi lấy chứng từ CPSM – chứng từ số 1 về quản trị đáp ứng do Viện ISM cấp .

Để tìm hiểu rõ hơn về khóa học và đăng ký ghi danh, doanh nghiệp vui lòng truy cập vào bài viết: QUẢN TRỊ CUNG ỨNG MUA HÀNG.

Trên đây là hàng loạt thông tin về quy trình mua hàng được vận dụng phổ cập tại những doanh nghiệp lúc bấy giờ. Hy vọng những kiến thức và kỹ năng này sẽ giúp ích được nhiều cho doanh nghiệp trong quy trình xây dựng và quản lý và vận hành quy trình tại đơn vị chức năng. Nếu cần thêm thông tin tư vấn, hãy liên hệ ngay với Viện FMIT trải qua hotline nhé !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển