Quy trình mua hàng bán hàng trong doanh nghiệp

Đọc thêm : Kinh nghiệm quản trị sản xuất hiệu suất cao cho doanh nghiệp

Trong bài viết này tất cả chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu và khám phá về quy trình mua hàng – bán hàng trong doanh nghiệp :

1. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Mua hàng là quá trình tiên phong của quy trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa trải qua quan hệ giao dịch thanh toán tiền hàng, là quy trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có nghĩa vụ và trách nhiệm giao dịch thanh toán tiền cho nhà cung ứng. Mỗi doanh nghiệp hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của những doanh nghiệp thường diễn ra theo những bước sau :

Quy trình mua hàng của một công ty sẽ diễn ra theo sơ đồ sau :

Sơ đồ quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

• Lập “Yêu cầu mua hàng”

Các phòng ban khi có nhu yếu mua hàng hóa, dụng cụ, gia tài, nguyên vật liệu … sẽ làm nhu yếu gửi cho phòng mua hàng để triển khai mua hàng phân phối nhu yếu sản xuất kinh doanh thương mại, những phiếu nhu yếu này do trưởng phòng hay người có nghĩa vụ và trách nhiệm đã duyệt .Khi có “ Yêu cầu mua hàng ”, phòng mua hàng triển khai phân công cho nhân viên cấp dưới mua hàng, tìm kiếm nhà phân phối, làm giá những loại sản phẩm .

• Lập “Đề nghị báo giá”

Từ “ Yêu cầu mua hàng ”, Phòng mua hàng thực thi lập “ Đề nghị làm giá ” gửi những nhà sản xuất truyền thống lịch sử hoặc những nhà sản xuất mới, đã tìm kiếm được theo những điều kiện kèm theo những phòng ban đã nhu yếu .

• Theo dõi “Báo giá của NCC”

Nhận những làm giá từ những nhà sản xuấtĐánh giá nhà cung ứng có năng lực cung ứng tốt nhất những tiêu chuẩn và điều kiện kèm theo đã xây dựngLựa chọn nhà phân phối ở đầu cuốiCăn cứ vào làm giá và nhu yếu được phê duyệt, Phòng Mua hàng triển khai lập và theo dõi “ Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua ”. Tùy theo đặc trưng của doanh nghiệp, đặc thù mua và bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận .

• Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp

Các làm giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên những thông tin sau :

• So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
• So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

Đọc thêm : Bí quyết quản trị mua hàng tối ưu

• Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”

Khi chọn được nhà cung ứng sẽ triển khai lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của làm giá, lao lý thanh toán giao dịch, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung ứng và triển khai ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên .Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực thi, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực thi. Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự như những lao lý trên hợp đồngChuyển “ Hợp đồng / Đơn hàng mua ” cho những bộ phận tương quan theo dõi : Kế toán địa thế căn cứ thanh toán giao dịch, theo dõi nợ công, Bộ phận kho theo dõi quy trình nhập hàng về kho .

• Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”

Để chuẩn bị sẵn sàng cho khâu nhập hàng theo lịch, phòng mua hàng lập “ Đề nghị nhập hàng ” và “ Đề nghị kiểm hàng ” gửi những phòng ban tương quan theo dõi thực thi .

• Nhập kho

Khi hàng được luân chuyển đến kho, những thông tin trên Hợp đồng / Đơn hàng mua ( số lượng, thông số kỹ thuật kỹ thuật, quy cách … ) sẽ làm địa thế căn cứ để bộ phận Kho kiểm tra. Các loại sản phẩm không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp đón và triển khai những bước trả lại NCC. Các mẫu sản phẩm đạt tiêu chuẩn sẽ được thực thi nhập kho .Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ trợ thông tin về giá

• Thanh toán

Căn cứ vào pháp luật trên hợp đồng và những sách vở biên bản tương quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán giao dịchPhòng Kế toán tiếp đón và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì triển khai thanh toán giao dịch cho Nhà cung ứng nếu không phản hồi lại phòng Mua hàng bổ trợ / chỉnh sửa .

Tầm quan trọng của lưu đồ quy trình mua hàng :

Quy trình mua hàng thông suốt sẽ giúp công ty tiết kiệm ngân sách và chi phí được nhiều thời hạn, ngân sách. 5 quyền lợi mang lại so với doanh nghiệp như sau :

• Tránh lãng phí do gian lận giữa bộ phận mua hàng và nhà cung cấp đểkhống giá.
• Tạo lập được một quy trình mua hàng áp dụng cho nhiều phòng ban. Nó phục vụ từ mua nguyên vật liệu sản xuất đến cơ sở hạ tầng, văn phòng,…
• Quản lý, tạo lập mối quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả. Giúp doanh nghiệp chọn được nơi bán có khả năng cung cấp hàng chất lượng.
• Hình thành một chuẩn chung về hàng hóa đầu vào để không ảnh hưởng đến thành phẩm đầu ra.
• Sự minh bạch, cụ thể của chu trình mua hàng thực sự sẽ hạn chế rất nhiều rủi ro. 

2. Quy trình bán hàng trong doanh nghiệp

• Bước 1: Chuẩn bị

Bước tiên phong trong Sơ đồ quy trình bán hàng của công ty ( hay doanh nghiệp ) đó chính là sẵn sàng chuẩn bị. Chúng ta thường nghe câu “ Không sẵn sàng chuẩn bị là sẵn sàng chuẩn bị cho sự thất bại ”. Đó là nguyên tắc bất di bất dịch của bất kỳ ngành nghề, việc làm nào. Dù bạn có là chuyên viên trong nghành bán hàng, bạn cũng không được phép bỏ lỡ bước này .Để việc bán hàng đạt hiệu suất cao, cần sẵn sàng chuẩn bị :Các thông tin về loại sản phẩm, dịch vụ ( ưu, điểm yếu kém của mẫu sản phẩm và dịch vụ ) cung ứng cho người mua và quan trọng là “ quyền lợi ” người mua nhận được .Bạn phải lên kế hoạch bán hàng đơn cử, chi tiết cụ thể nhất để xác lập đối tượng người dùng người mua, người mua ở đâu và thời hạn tiếp cận như thế nào là hài hòa và hợp lý. Có được kế hoạch rồi bạn hãy triển khai tìm kiếm list những người mua cần phải tiếp cận để tìm kiếm người mua tiềm năng, bạn hoàn toàn có thể tìm qua internet, đi trong thực tiễn, qua bè bạn, người thân trong gia đình, đối thủ cạnh tranh …Chuẩn bị những bảng làm giá, giấy ra mắt hoặc card visit …

Bạn là nhân viên kinh doanh, bạn có thể gặp khách hàng bất cứ lúc nào nên hãy chuẩn bị cho mình trang phục lịch sự, chuyên nghiệp và phải luôn giữ vững tâm lý tự tin khi gặp khách hàng

• Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Sau khi chuẩn bị sẵn sàng, từ bước tiếp theo trong một quy trình bán hàng chuyên nghiệp của một công ty ( hay doanh nghiệp ) chính là tìm kiếm người mua tiềm năng .Chìa khóa để tìm kiếm người mua tiềm năng là biết rõ cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Phân biệt người mua “ đầu mối ”, người mua “ tiềm năng ” và người mua “ tiềm năng đủ điều kiện kèm theo ” là điều vô cùng thiết yếu .Chúng ta hoàn toàn có thể tìm kiếm người mua tiềm năng qua những phương tiện đi lại tiếp thị quảng cáo như báo chí truyền thông, website, sự kiện xã hội, … Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và với thái độ chân tình chăm sóc nhất đến người mua. Công việc khai thác người mua tiềm năng phải được triển khai bất kỳ khi nào, trong mọi trường hợp .“ Bạn phải không ngừng tìm kiếm và tạo nguồn người mua tiềm năng ” .

• Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Sau khi đã tìm được những người mua tiềm năng rồi, tất cả chúng ta sẽ đến bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình bán hàng của công ty đó là bước tiếp cận người mua đã tìm được ở bước trên .

Đây là nơi cung gặp cầu trong quy trình bán hàng, là bước mà tất cả chúng ta mở màn xây dựng một mối quan hệ và liên tục tích lũy thông tin. Một bước tiếp cận tốt là điều rất quan trọng để bán hàng thành công xuất sắc bởi nó sẽ xác lập bạn là một nhân viên cấp dưới bán hàng chuyên nghiệp và có tâm hay không, liệu có mang đến cho người mua một mẫu sản phẩm đáng để mua hay hoàn toàn có thể kích thích được nhu yếu của người mua đạt tới mức cấp thiết. Hãy nhớ, luôn tự tin và hãy là chính mình. Mọi người đều có một đặc tính riêng của mình, những chiêu thức người khác dùng hoàn toàn có thể rất tốt cho họ, nhưng chưa chắc sẽ tốt cho bạn. Đừng nỗ lực sao chép người khác. Cách tốt nhất là bạn học hỏi và hãy nâng cấp cải tiến, sửa đổi để tăng trưởng phong thái riêng của bạn, tương thích với cá thể bạn .Để tiếp cận Khách hàng thành công xuất sắc, bạn cần tìm hiểu và khám phá thông tin về người mua trước, qua nhiều kênh : qua internet, báo chí truyền thông, thực tiễn hay người thân trong gia đình, người quen. Sau đó, hoàn toàn có thể gửi email trình làng, liên hệ bằng điện thoại thông minh chào hàng, thăm dò 1 số ít thông tin và phân phối những thông tin có ích cho người mua rồi thiết lập cuộc hẹn trực tiếp để trao đổi và trình diễn loại sản phẩm, dịch vụ .Sau khi tiếp cận người mua thành công xuất sắc, ta sẽ biết được nhu yếu chính của người mua và nhìn nhận được người mua. Điều này được cho là quan trọng nhất của bước tiếp cận người mua trong quy trình bán hàng, vì nó sẽ giúp bạn xác lập cách cung ứng loại sản phẩm và dịch vụ tốt nhất .Chúng ta phải luôn nhớ “ Một nhân viên cấp dưới bán hàng thành công xuất sắc là nhân viên cấp dưới bán mẫu sản phẩm dựa trên nhu yếu của người mua ” .

• Bước 4: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm, dịch vụ

Khi những bước trên đã được diễn ra theo đúng quy trình và diễn biến thuận tiện thì để bước tiếp theo là : Giới thiệu, trình diễn về loại sản phẩm, dịch vụ .Hãy nhớ về ý đã đề cập trong bước một, tập trung chuyên sâu vào “ quyền lợi ” chứ không phải là tính năng, đặc thù của loại sản phẩm / dịch vụ và ý trong bước ba là bán loại sản phẩm / dịch vụ dựa vào “ nhu yếu ” của người mua chứ không phải bán những thứ bạn có. Nếu bạn xem xét loại sản phẩm / dịch vụ về góc nhìn nó sẽ mang lại quyền lợi gì cho người mua thì sự trình diễn về mẫu sản phẩm của bạn sẽ là một cuộc đối thoại trọng tâm và có tương quan với người mua chứ không phải là bài độc thoại của riêng bạn khi bạn thao thao bất tuyệt về những tính năng của mẫu sản phẩm và dịch vụ của mình. Trong cuộc gặp gỡ, ra mắt về mẫu sản phẩm / dịch vụ của bạn mà người mua cùng tham gia vào, nêu những quan điểm, những vướng mắc của họ thì bạn đã thành công xuất sắc được 70 % .Cho dù bạn làm bất kể ngành nghề nào, với việc làm bán hàng lại càng quan trọng, đó là, bạn hãy luôn “ chân thực ”. Hãy lắng nghe cẩn trọng, tìm hiểu và khám phá nhu yếu người mua và đưa cho người mua những giải pháp tốt nhất trong năng lực của bạn. Giải pháp đó hoàn toàn có thể không phải là giải pháp tốt nhất theo quan điểm của người mua, nhưng đó chính là điều tốt nhất bạn đưa cho họ. Nếu bạn không hề đưa ra bất kể giải pháp nào để xử lý những nhu yếu của người mua, bạn hãy nói thật cho người mua biết. Nói dối về loại sản phẩm / dịch vụ của bạn hoàn toàn có thể triển khai, mà bạn lại không hề chuyển giao, điều đó sẽ là một sự diệt trừ. Tức thời, bạn hoàn toàn có thể có nhiều người mua, nhưng bạn sẽ chẳng khi nào có thời cơ gặp lại họ lần thứ hai. Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng, nếu người mua gặp phải một điều giả dối, một thưởng thức xấu từ bạn, họ sẽ san sẻ điều đó cho người khác gấp 10 lần so với khi họ thỏa mãn nhu cầu .Với vai trò là nhân viên cấp dưới bán hàng, bạn phải tích lũy càng nhiều thông tin của người mua càng tốt. Do đó bạn nên hỏi những câu hỏi mở. Câu hỏi mở là những câu hỏi mà người vấn đáp cần phải vấn đáp nhiều thông tin hơn là câu hỏi đóng ( câu hỏi đóng là câu hỏi bạn chỉ nhận được câu vấn đáp là “ Có ” hoặc “ Không ” ) .

• Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng

Bước tiếp nối trong một quy trình bán hàng chuyên nghiệp của bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào sẽ là : Báo giá và thuyết phục người mua .Nếu cuộc chuyện trò của bạn đã thành công xuất sắc và bạn nhận được đề xuất làm giá chính thức về giải pháp / mẫu sản phẩm / dịch vụ như đã tranh luận với người mua. Bạn hãy hỏi khi nào người mua cần làm giá và hãy bảo vệ họ nhận được nó đúng thời gian. Trong làm giá hãy tập trung chuyên sâu vào những điều đã luận bàn với người mua, hãy nhấn mạnh vấn đề vào nhu yếu của họ và hãy viết về những điều người mua phản ánh tích cực và thú vị với sự chào hàng của bạn. Tất nhiên phụ thuộc vào vào mô hình kinh doanh thương mại của bạn, hãy luôn cố gắng nỗ lực sử dụng ngôn từ thường thì và dễ hiểu, tránh sử dụng những ngôn từ quá thiên về kỹ thuật, trình độ quá khó hiểu hay những biệt ngữ. Tốt nhất là hãy sử dụng những cụm từ rất tích cực mà người mua đã nói trong quy trình luận bàn với bạn. Việc này, sẽ giúp cho người mua nhớ đến tâm trạng phấn khích mà họ đã biểu lộ .Hãy luôn luôn tin rằng người mua tiềm năng sẽ mua và đừng khi nào hoài nghi dự tính của người mua. Thái độ tự tin của bạn sẽ tác động ảnh hưởng đến sự tự tin và thái độ của người mua trong khi đưa ra quyết định hành động. Vì lẽ ấy, bạn hãy giúp người mua tiềm năng cảm nhận rằng không hề có yếu tố gì so với bạn bất kể họ mua hay không ( đó là quyết định hành động của họ chứ không phải là quyết định hành động của bạn ). Bạn hãy giảm nhẹ sự căng thẳng mệt mỏi, nhưng cùng lúc ấy, bạn phải làm toàn bộ mọi điều để giúp họ thấy loại sản phẩm của bạn sẽ phân phối họ như thế nào, hãy chỉ ra những quyền lợi, quyền lợi họ đạt được sẽ nhiều hơn so với ngân sách họ bỏ ra .

• Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng/ hợp đồng bán

Tiếp theo là : Thống nhất và chốt đơn hàng / hợp đồng bánMột trong những bước quan trọng nhất của quy trình bán hàng đó chính là việc chốt marketing. Bởi lẽ chốt marketing là quy trình giúp cho người mua đưa ra quyết định hành động, nên bạn phải nhớ rằng mọi điều bạn nói trong khi tiếp cận, trong khi thuyết minh và trình diễn hay làm giá đều phải hướng đến việc chốt marketing. Nhân viên bán hàng phải có cái nhìn đúng mực như lời nói, cử chỉ, những lời nhận xét về loại sản phẩm của người mua trong bước tiếp cận với người mua .Ví dụ trong khi trình diễn, mọi thứ bạn nói và làm từ lúc tiếp cận đến sự tôn vinh tiết kiệm chi phí ngân sách sẽ giúp bạn đưa người mua đến điểm xúc cảm cao. Điều này tương tự như như lên tới đỉnh của cảm hứng. Tuy nhiên, khi bạn nói về Chi tiêu, người mua của bạn sẽ rớt xuống điểm cảm hứng thấp – đến đáy của xúc cảm. Tại thời gian này, nhiều nhân viên cấp dưới bán hàng non trẻ chốt marketing sẽ gây ra cái chết cho cuộc bán hàng. Trước khi bạn hoàn toàn có thể chốt marketing hiệu suất cao, bạn phải đưa người mua tiềm năng quay trở lại điểm xúc cảm cao. Cách tốt nhất để triển khai điều này là sử dụng lời xác nhận khen ngợi của bên thứ ba, bằng cách vẽ ra một bức tranh đẹp và xem xét lại những điểm khao khát của họ .

• Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Nếu nghĩ rằng bán hàng được là bạn đã xong trách nhiệm là một sai lầm đáng tiếc lớn. Bước sau cuối vô cùng quan trọng trong quy trình bán hàng của công ty ( hay doanh nghiệp ) mà bắt buộc không một nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại nào được quên đó là chăm nom người mua sau bán hàng .Tuy đây là quy trình diễn ra sau khi đã bán hàng thành công xuất sắc nhưng nó chính là một bước không hề thiếu được trong quy trình quản trị bán hàng. Điều này tác động ảnh hưởng không nhỏ đến việc người mua có hài lòng với mẫu sản phẩm, dịch vụ mà bạn phân phối hay không, hoàn toàn có thể liên tục việc hợp tác lâu bền hơn hay không .Có được người mua đã khó, giữ chân được người mua còn khó hơn. Do vậy, dù bạn bán loại sản phẩm, dịch vụ gì đi chăng nữa, nếu là một người bán hàng chuyên nghiệp thì bạn sẽ luôn gọi điện chăm nom sau bán hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người mua. Thậm chí, chính những người mua đó là những người giúp bạn bán được hàng cho những đơn hàng tiếp theo, họ sẽ “ PR ” không tính tiền và có hiệu suất cao rất cao cho bạn .“ Hãy luôn chăm nom người mua và tạo mối quan hệ kinh doanh thương mại vĩnh viễn ” .

Tầm quan trọng của lưu đồ quy trình bán hàng

Khi xây dựng được một quy trình bán hàng chuẩn mang đến những hiệu suất cao thiết thực cho bộ phận bán hàng nói riêng và góp thêm phần nâng cáo hiệu quả lệch giá của doanh nghiệp nói chung :

• Quy trình bán hàng chuẩn giúp bộ phận quản lý, ban Lãnh đạo dễ dàng kiểm soát, đánh giá được hoạt động, hiệu quả làm việc của bộ phận Sales.
• Tạo sự chuyên nghiệp của công ty trong đánh giá của khách hàng.
• Nhanh chóng rút ngắn được sự chênh lệch về trình độ, kỹ năng của nhân viên cũ và mới.

Trên đây là những nghiên cứu và phân tích về quy trình mua hàng bán hàng chuyên nghiệp của một công ty hay một doanh nghiệp ở hầu hết mọi nghành nghề dịch vụ. Về triết lý là vậy, trên trong thực tiễn để theo dõi sát sao những bước trên thì những doanh nghiệp thường cần đến sự tương hỗ đắc lực của ứng dụng như ứng dụng ERP. Đó là một công cụ giúp quy trình bán hàng trở nên chuyên nghiệp hơn và giúp việc làm của những nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại cũng như quản trị đạt hiệu suất cao cao nhất .

Đọc thêm : Bí quyết quản trị mua hàng trong doanh nghiệp hiệu suất cao với ứng dụng 3S ERP

5/5 – ( 5 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển