Chuẩn hóa quy trình vận hành trong doanh nghiệp bằng cách nào ?

Quy trình vận hành doanh nghiệp là gì ?

Quy trình vận hành doanh nghiệp là thứ tự các công việc được lên kế hoạch và thực hiện theo lộ trình, giúp từng cá nhân, bộ phận xác định được công việc cần làm của mình. Trong một doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều quy trình khác nhau như: Quy trình quản lý vận hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình dự án… việc xây dựng được quy trình để áp dụng giống như bộ khung có sẵn, các bộ phận tự biết mình phải làm gì. 

Quy trình vận hành doanh nghiệp nghành FB

Trong bài viết này, san sẻ cùng những bạn về cách chuẩn hóa quy trình tiến độ vận hành doanh nghiệp trong nghành F&B từ anh Nguyễn Tuấn Hùng – CEO tại Nanado Group nhé .Nhiều người sẽ tự hỏi, tại sao quán cafe này, người chủ rất ít ghé đến, nhưng quán vận hành rất tốt, nhân viên cấp dưới thao tác uyển chuyển, mọi người rất dữ thế chủ động trong việc làm từ đi mua nguyên vật liệu, lau dọn bàn và ghế sau khi ăn xong mà không cần chờ có ông chủ nhắc nhở, …

Và lại có những quán, phải luôn có ông chủ ở đó, ông phải hò hét, nhắc nhân viên nhớ dắt xe cho khách, nhớ lau bàn, rồi kiêm tra nguyên liệu để đôn đốc nhân viên đi mua mỗi sáng.

Bạn đang đọc: Chuẩn hóa quy trình vận hành trong doanh nghiệp bằng cách nào ?

Nếu là bạn, bạn thích thiết kế xây dựng theo hướng 1 hay hướng 2. Không phải nói, thực tâm thì ai cũng muốn doanh nghiệp mình sau này theo hướng 2 hết, chỉ là 1 số ít người chỉ muốn thôi, chứ setup dần cho việc đó thì họ không làm .Quá trình setup này gọi là chuẩn hóa doanh nghiệp .

Thường thời điểm thích hợp là khi lượng vốn lưu động công ty đã ổn định, công ty có dòng tiền doanh thu (có lợi nhuận dương) ổn định hàng tháng, công ty có lượng khách hàng nhất định.
Thì đây là thời điểm thích hợp để chuẩn hóa nhằm

• Giúp giữ chân khách tốt hơn nhờ sự phục vụ đồng bộ hơn.
• Giúp mở rộng được mà mọi thứ vẫn trong tầm kiểm soát.

Vậy làm thế nào làm được việc này ?Nhất là với những ngành thiên về thưởng thức người mua lại rất cần chuẩn hóa sớm điều này như ngành F&B, khách sạn, du lịch lữ hành, spa chăm sóc sức khỏe và làm đẹp, massage, … mà mọi yếu tố phát sinh khi vận hành đều hoàn toàn có thể giết chết doanh nghiệp dù đó chỉ là 1 lỗi nhỏ ( như có 1 con gián lỡ rớt vào dĩa món ăn của khách trong nhà hàng quán ăn ) .Nào, hãy thử mường tượng 1 tý .Có phải viễn cảnh khởi nghiệp F&B, thường bắt đầu sẽ do 1 mình bạn, hoặc khá hơn là 2 vợ chồng. Các bạn sẽ lo tất tần tật mọi thứ để có được 1 quán khởi đầu, rồi lo tới khai trương mở bán, rồi tuyển vài nhân sự phụ việc bạn đầu .Giai đoạn này, 1 số việc ít nhạy cảm như ghi món, làm đồ ăn, hoàn toàn có thể bạn tuyển người phụ, còn bạn, đa số sẽ kiêm trách nhiệm quan trọng và cũng nhạy cảm nhất là thu tiền sau khi thực khách ăn xong, đương nhiên bắt đầu còn kiêm cả ghi món nếu vốn quá ít .Lúc này, một đống bùi nhùi bạn đối lập :

• Nguyên liệu mua luôn bị dư.
• Bán không biết có lời hay không.
• Không rõ định lượng (pha chế theo cảm tính)
• Nhiều ca thiếu người, ca thì không có gì để làm (ế)

…. tin ai làm F&B cũng sẽ trải qua, kể cả bạn làm thuê ở cấp quản trị cho 1 quán mới mở cũng sẽ nếm trải .Sau 1 thời hạn, bạn từ từ cũng giải quyết và xử lý hết mớ trên thôi, tiền sẽ có, nhưng stress, và rất dễ mất khách khi khách mở màn nhiều lên nữa. Não bộ của ông chủ chỉ đủ sức điều phối sắp chỗ sao cho nhét càng nhiều khách càng tốt chứ không đủ sức để nhớ ai vô trước vô sau. Những câu ra lệnh liên tục “ Còn thiếu bàn số 2 ly trà đá, bàn số 3 chưa có cơm ” diễn ra tiếp tục hỗn độn. Nhân viên cũng mở màn làm sai, quên trước quên sau liên tục .Khách đông, ai cũng mơ mở đến quán thứ 2, thứ 3, nhưng cái thứ 1 còn te tua, dù có nhiều tiền .Nên nhiều ông chủ khước từ ngao ngán, không dám nghĩ đến việc lan rộng ra, hoặc ảo tưởng là khoán hết việc kinh doanh thương mại bằng nhượng quyền như trào lưu đổ xô làm franchise lúc bấy giờ. Khi mà bản thân thương hiệu người bán nhượng quyền xây mạng lưới hệ thống chưa xong đã lo bán franchise cho người khác thu tiền lớn về .

Xây bảng định lượng nguyên vật liệu

Nhờ vào việc theo dõi báo cáo giải trình sử dụng nguyên vật liệu này tại quán, người chủ sẽ nắm rõ định mức tiêu thụ trong quán cho từng món, từ đó tối ưu lại thực đơn hiện tại, có được chỉ số cho từng vật tư cần nhập mỗi ngày để bảo vệ quán có đủ NVL để làm tổng thể những món đang có trên menu, tránh khách order rồi cứ 15 – 20 phút sau ra nói ” Món này em hết ” .Ai cũng tham vọng chiếm hữu hàng trăm quán cafe .Nhưng 1 ly cafe làm ra có bao nhiêu gram đá bi, có bao nhiêu gram cafe, bao nhiêu ml sữa, bao nhiêu gram đường, và phí cost cho từng tiểu tiết như vậy, nhiều ông chủ trẻ còn không nắm .

 Xây bảng định mức chi phí quản lý

Lúc này, người chủ cần nắm và lên tài liệu về định mức ngân sách cho đơn vị chức năng mình thật rõ ràng mỗi tháng. Việc này sẽ giúp bạn thiết kế xây dựng được khoản ngân sách tiêu tốn cho chuỗi sau này .Ở từng điểm trong chuỗi, nhà quản trị phải trấn áp để bảo vệ mọi khoản chi là trong định mức ( tổng ngân sách tiêu tốn cho 1 điểm dựa trên chỉ số mà bạn đã thiết lập địa thế căn cứ trên bảng kinh tế tài chính theo dõi ngân sách quản trị hàng tháng mà đúc rút ra ). Mọi khoản chi ngoài định mức, nhà quản trị đều phải báo cáo giải trình ra vào cuối tháng .Đây là tiền đề trấn áp lời và lỗ ( P / L ) khi bạn đi thành chuỗi .

Xây bảng theo dõi khối lượng công việc từng người 

Hay còn gọi là theo dõi hiệu suất việc làm, là tiền đề để đo lường và thống kê định biên nhân sự cho từng vị trí, để biết mỗi ca thao tác ở từng vị trí sẽ cần tối thiểu là bao nhiêu con người hài hòa và hợp lý .Ví dụ : với vị trí pha chế .Bạn cần biết trung bình 1 ca, vị trí pha chế sẽ phải gánh việc pha chế bao nhiêu ly nước uống trong 1 ca, và hiệu suất pha chế trong thực tiễn của barista ở quầy bar tại quán bạn như thế nào ?Làm F&B thống kê giám sát mấy vụ này hơi bị ghê nha bạn .Còn lười biếng, không thống kê giám sát ra hết những số lượng .Bạn sẽ trả giá cho việc quán quá tải dẫn đến mất khách, hay quán thì ế mà nhân viên cấp dưới thì dư thùa, đội quỹ lương lên, kéo vài tháng là hết vốn của bạn .

Xây dựng quy định về hành vi

Nếu bạn nào có tìm hiểu và khám phá về lương 3P, thì Behaviors ( hành vi ) là 1 khoản lương dành cho nhân sự có hành vi – thái độ tốt đạt tiêu chuẩn công ty đề ra. Một công ty không có pháp luật về hành vi rõ ràng. Thì đừng mong xây được mạng lưới hệ thống lương công minh, hay đúng hơn là mạng lưới hệ thống lương 3P tân tiến .Mà mạng lưới hệ thống lương thưởng không có, thì 100 % công ty bạn sẽ nhìn nhận nhân sự không công minh, thưởng 100 % phụ thuộc quản trị, nó ghét ai thì nó đì, nó thương ai thì nó thưởng đậm .Cái này không lạ gì, bạn đi vào mấy xưởng sản xuất ở việt nam quy mô nhỏ, sẽ thấy việc quản trị lạm quyền chèn ép người công nhân còn đầy ra. Nhưng ta lại chẳng có gì để nhân viên cấp dưới phụ thuộc vào để mà hành xử, và tất cả chúng ta cũng chẳng có chương trình đào tạo và giảng dạy nội bộ nào để giúp nhân viên cấp dưới hiểu thấu đáo cho việc này .Với F&B, tiêu biểu vượt trội hoàn toàn có thể là :

• Quy định về tác phong.
• Quy định về trang phục mặc ở quán.
• Quy định về sử dụng điện thoại giờ làm việc.
• Quy định về sử dụng thiết bị tại quán.
• Quy định về bảo quản đồ đạc, bàn ghế, vật dụng ở quán.
• Quy định về vệ sinh thân thể khi đến quán.

……
Xác định rõ các vị trí cần có và mô tả rõ ràng

Nếu là 1 nhà hàng quán ăn, hãy diễn đạt việc làm từng vị trí trong mắt xích vận hàng cái nhà hàng quán ăn của bạn mà bạn không cần xuất hiện ở đó. Ví dụ demo minh họa như sau để bạn dễ tưởng tượng hơn với vị trí của 1 cô Giao hàng bàn ở nhà hàng quán ăn làm việc làm gì nhé .* Quy trình Giao hàng

• Trước giờ phục vụ

– Vệ sinh khu vực thao tác ( quét nhà, lau hành lang cửa số, cửa ra vào, lau bàn và ghế … )

– Chú ý đến các thiết bị điện, báo cáo nếu có hỏng hóc, để ý đến nhiệt độ phòng, ánh sáng…

Xem thêm: Phân tích các nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường và – Tài liệu text – Chia Sẻ Kiến Thức Điện Máy Việt Nam – Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

– Sắp xếp bàn và ghế theo sổ đặt nếu có- Kiểm tra lại xem bàn, ghế có bị cập kiêng không- Trải khăn bàn, gập khăn ăn / giấy ăn- Lau lại những đồ inox ( dao dĩa ), đồ thủy tinh, đồ sứ …- Kiểm tra những lọ muối tiêu- Cắm hoa hoặc thay nước cho hoa- Set up bàn- Lấy đồ dự trữ cho bàn chờ : dao, dĩa, bát đĩa, cốc, chén …- Chuẩn bị khăn lau bàn, đĩa gạt vụn bánh mỳ- Chuẩn bị quyển phiếu ghi và bút- Kiểm tra với phòng bếp, quầy bar xem có món gì thiếu không

• Trong giờ phục vụ

Các bước Giao hàng :- Chào hỏi khách- Đưa khách vào bàn và đưa thực đơn- Nhận nhu yếu món ăn, đồ uống- Phục vụ món ăn, đồ uống- Dọn đĩa- Nhận nhu yếu tráng miệng / trà / cafe- Phục vụ tráng miệng / trà / cafe- Dọn đồ tráng miệng- Thanh toán

• Kết thúc quá trình phục vụ

– Mang đồ bẩn đến vị trí lao lý để đồ bẩn- Dọn bàn- Sắp xếp lại bàn và ghế- Lau dao dĩa- Dọn dẹp bàn chờ- Đánh rửa những khay Giao hàng- Điều chỉnh ánh sáng và nhiệt độ trong phòng- Xem sổ đặt để có kế hoạch tiếp theo

Chúng ta sẽ cần kết quả thế nào ở từng vị trí ?

Rõ ràng, mọi vị trí đều cần có hiệu quả tốt. Không là sẽ có rắc rối. Đó là tiêu chuẩn việc làm. Rất nhiều sếp nói không hài lòng về tác dụng việc làm nhân viên cấp dưới, nhưng thông dụng cho họ tiêu chuẩn mà mình kỳ vọng thì lại chẳng hề nói ra, buồn thay .Quay trở lại ví dụ cô Giao hàng ở nhà hàng quán ăn. Tại sao không cho cô ấy 1 bộ tiêu chuẩn ví dụ như :

• Tiếp cận với khách sau khi họ ngồi 30 giây
• Phục vụ phụ nữ trước sau đó đến người già và trẻ con
• Khi phục vụ bàn luôn quan sát vị trí đứng của mình
• Phục vụ món theo trình tự, trừ khi có yêu cầu đặc biệt
• Phục vụ khách bằng tay phải và bên phải của khách
• Lấy các đĩa đã dùng rồi ra bằng tay phải và bên phải khách (trừ đĩa bánh mỳ) và không được với tay qua mặt khách

Yêu cầu khi Giao hàng khách :

• Chú ý đến các vật dụng trên bàn
• Đồ sứ, đồ thuỷ tinh, vệ sinh trên bàn và gạt tàn
• Người phục vụ nên nhớ 3 điều đối với đồ uống của khách và thực hành: để ý đến khối lượng, thay thế và mang đi
• Đọc được những gì đang diễn ra
• Kiểm soát nhịp độ của bữa ăn, gợi ý những món đi cùng

Trên đây là 1 phần nhỏ định hình giúp những bạn hiểu rõ hơn về lộ trình chuẩn hóa từ từ cả 1 tổ chức triển khai, mà ví dụ về F&B là dễ chuẩn hóa nhất, để những bạn hiểu rõ hơn và ứng dụng vào doanh nghiệp của mình .Trên hết, đừng làm nhân sự của mình bồn chồn khi thao tác tại chính công ty của mình, đó mới biểu lộ mình là 1 công ty chuyên nghiệp khi có phân chia việc làm và lao lý rõ ràng, minh bạch .

Xây dựng quy trình quản trị trong doanh nghiệp
SlimCRM là phần mềm quản lý quy trình trong doanh nghiệp, bao quát đầy đủ mọi khía cạnh nhưng lại tinh gọn và tối giản nhất. Với những doanh nghiệp chưa từng thiết lập được quy trình kinh doanh hay đã từng lập nhưng thất bại nhiều lần thì SlimCRM đã có sẵn các quy trình đó, chủ doanh nghiệp chỉ việc thực hiện. Phần mềm đã được thử nghiệm thành công ở hàng nghìn doanh nghiệp châu Á với nhiều quy mô khác nhau và khi được đưa vào thị trường Việt Nam.

Dưới bàn tay của đội ngũ phát triển sản phẩm thì SlimCRM đã được tùy chỉnh để phù hợp với thực tiễn các doanh nghiệp Việt. Điều này cho phép, chủ doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian chi phí, giảm sai sót trong việc xây dựng và tìm ra quy trình quản lý phù hợp với doanh nghiệp.

Xem thêm: Hệ Thống DMS – Chìa Khóa Vận Hành Kênh Phân Phối

Không đơn thuần là số hóa quá trình, SlimCRM còn thôi thúc, trấn áp và giám sát hiệu suất cao trong quy trình sử dụng. Từ những doanh nghiệp chỉ 3 – 5 người cho đến quy mô 50 người đã có những thành công xuất sắc nhất định khi ứng dụng SlimCRM vào kinh doanh thương mại .

Quý doanh nghiệp quan tâm, có thể tìm hiểu thêm tại SlimCRM.vn hoặc đặt lịch tư vấn với đội ngũ chuyên gia.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp