Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs bài bản từ A-Z

Hệ thống vận hành doanh nghiệp được ví như xương sống của tổ chức triển khai bởi nó đóng vai trò định hình phương pháp những nguồn lực được sử dụng và tương tác với nhau. Muốn cỗ máy doanh nghiệp hoạt động giải trí trơn tru, hiệu suất cao thì phải tạo dựng được nền móng vững chãi, quy củ ngay từ đầu. Vậy thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống vận hành doanh nghiệp cần mở màn từ đâu ? Những quy mô vận hành nào đang được ứng dụng phổ cập trên quốc tế ?

1. Vận hành doanh nghiệp là gì? 4 trụ cột chính của hệ thống vận hành doanh nghiệp

Vận hành doanh nghiệp là việc phong cách thiết kế là điều phối mọi hoạt động giải trí trong tổ chức triển khai, quyết định hành động phương pháp những nguồn lực sẽ được sử dụng và tương tác với nhau để hướng tới đạt được tiềm năng đơn cử. Có thể nói, mạng lưới hệ thống vận hành chính là mạch máu của mỗi doanh nghiệp bởi nó đóng vai trò xu thế, dẫn dắt cỗ máy tổ chức triển khai thao tác hiệu suất cao và sản sinh ra giá trị. Một doanh nghiệp chỉ thực sự khỏe mạnh khi có một mạng lưới hệ thống quá trình vận hành chuyên nghiệp và bài bản, tạo tiền đề vững chãi để sống sót và cạnh tranh đối đầu trên thị trường .

Ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một hệ thống vận hành đặc thù riêng. Tuy nhiên, mọi hệ thống vận hành dù ở bất kỳ quy mô nào cũng đều cần phải được xây dựng dựa trên 4 trụ cột sau:

Bạn đang đọc: Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs bài bản từ A-Z

• Quy trình

Quy trình chính là mắt xích giúp cho cỗ máy vận hành hoạt động giải trí trơn tru. Quy trình link những hoạt động giải trí đơn lẻ, rời rạc của tổ chức triển khai thành một thể thống nhất để tạo nên những hiệu quả nhất định. Quy trình xác lập những bước mà nhân viên cấp dưới cần phải tuân thủ để duy trì và bảo vệ hiệu suất thao tác. Một tiến trình chuyên nghiệp, rõ ràng sẽ bảo vệ những hoạt động giải trí được triển khai đúng trình tự và giảm thiểu tối đa những sai phạm .

• Con người

Con người là nguồn lực nòng cốt của tổ chức triển khai, và cũng chính là chủ thể chính trong mạng lưới hệ thống vận hành. Bởi vậy đội ngũ nhân viên cấp dưới cần phải được chú trọng thiết kế xây dựng, trang bị vừa đủ kiến thức và kỹ năng và bảo vệ vững trình độ, nhiệm vụ. Một tổ chức triển khai chỉ vận hành hiệu suất cao khi những nhân viên cấp dưới, phòng ban đều hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm cũng như trách nhiệm của mình .

• Trang thiết bị, phần mềm quản trị

Công nghệ và máy móc là vũ khí không hề thiếu trong vận hành doanh nghiệp. Một mạng lưới hệ thống vận hành nếu thiếu đi công cụ, máy móc thiết bị thì rất khó để tăng trưởng và nâng cao hiệu suất lao động. Với những doanh nghiệp lúc bấy giờ thì mạng lưới hệ thống ERP ngày càng được ứng dụng thoáng đãng. Với công nghệ tiên tiến mưu trí, ứng dụng quản trị này mang đến một cái nhìn toàn diện và tổng thể giúp những nhà quản trị hoàn toàn có thể hệ thống hóa quy trình tiến độ vận hành cho những phòng ban, theo dõi, nhìn nhận và nâng cấp cải tiến quá trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào .

• Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng là nền móng để thiết kế xây dựng cỗ máy vận hành. Cơ sở hạ tầng đóng vai trò cung ứng những điều kiện kèm theo thiết yếu Giao hàng cho hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Do đó cần phải được góp vốn đầu tư kiến thiết xây dựng chuyên nghiệp và bài bản, vững chãi ngay từ đầu cho doanh nghiệp có “ đất ” để sống sót và tăng trưởng .

2. 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp bài bản

Bước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hành

Luồng vận hành của tổ chức triển khai được định nghĩa bởi hàng loạt những quá trình, việc làm. Trong đó những hoạt động giải trí tính năng sẽ đóng vai trò chủ yếu trong mạng lưới hệ thống vận hành, quyết định hành động đến hiệu suất cao kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của nhà quản trị là xác lập đâu là những hoạt động giải trí chính trực tiếp tạo ra giá trị và đâu là những hoạt động giải trí bổ trợ, giúp “ bôi trơn ” cỗ máy vận hành và tương hỗ cho hoạt động giải trí chính .Thông thường, mạng lưới hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh những hoạt động giải trí trọng điểm sau :

• Sản xuất
• Cung ứng
• Vận chuyển
• Tiếp thị & bán hàng
• Dịch vụ

Một công thức được vận dụng thông dụng để xác lập những hoạt động giải trí, tính năng trọng điểm trong quy mô kinh doanh thương mại là nguyên tắc Pareto, còn được gọi là thuyết 20/80. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20 % hoạt động giải trí sẽ quyết định hành động đến 80 % tác dụng nhận được. Dựa vào đó, nhà quản trị sẽ tập trung chuyên sâu vào 20 % hoạt động giải trí chính yếu để tăng trưởng mạng lưới hệ thống vận hành doanh nghiệp .

Bước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu

Quy trình quyết định hành động trình tự và phương pháp mà những hoạt động giải trí sẽ được triển khai để tạo ra một hiệu quả đầu ra nhất định. Các nhân viên cấp dưới sẽ phải tuân thủ ngặt nghèo và bám sát vào quy trình tiến độ để tạo nên luồng vận hành đồng điệu, thống nhất trong tổ chức triển khai .Để kiến thiết xây dựng được một quá trình chuẩn chỉnh, nhà quản trị hoàn toàn có thể làm theo quy mô BPM Life Cycle :

• Thiết kế quy trình: Xác định công đoạn nào cần được làm trước, công đoạn nào sẽ được thực hiện theo sau, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ
• Mô hình hóa quy trình: Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, lưu đồ với các bản vẽ minh họa và hướng dẫn cụ thể
• Triển khai quy trình: Áp dụng quy trình vào hoạt động vận hành của các bộ phận
• Theo dõi, đánh giá: Đánh giá chất lượng và mức độ hiệu quả của quy trình bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc và kết quả đầu ra
• Điều chỉnh, tối ưu: Cải tiến những điểm bất hợp lý trong quy trình

Xây dựng những chủ trương pháp luật để kiểm soát và điều chỉnh hành vi, nhận thức của nhân viên cấp dưới theo đúng quy củ. Các chủ trương cần được phát hành gồm có : nội quy thao tác, nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo giải trình / báo cáo giải trình, lao lý phân công việc làm, …Ngoài ra, những tài liệu, biểu mẫu ship hàng cho mọi công tác làm việc vận hành cũng cần được góp vốn đầu tư phong cách thiết kế để làm tư liệu cho nhân viên cấp dưới sử dụng cũng như dẫn chứng cho hoạt động giải trí của doanh nghiệp .

Bước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót

Xem thêm: Trái phiếu doanh nghiệp là gì? Có gì khác với trái phiếu chính phủ?

Ở bước tiếp theo, cần thanh tra rà soát lại hàng loạt những yếu tố trong mạng lưới hệ thống quản trị doanh nghiệp để tìm ra những yếu tố sai sót, có rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng tác động đến quy trình hoạt động giải trí. Để truy vấn ra nguyên do nền tảng có năng lực xảy ra sai sót, nhà quản trị hoàn toàn có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa ( quy mô xương cá ). Trong đó, những nguyên do gây ra yếu tố được phân loại thành 6 nhóm cơ bản :

• Con người
• Nguyên vật liệu
• Máy móc thiết bị
• Phương pháp
• Chuẩn mực, quy định
• Môi trường

Biểu đồ xương cá Ishikawa giúp xác lập nguyên do căn nguyên của yếu tố

Bước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưu

Các giải pháp khắc phục những yếu tố sai sót, tồn dư trong quy mô vận hành sẽ được tăng trưởng dựa theo những yếu tố đã xác lập được ở biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chuẩn 6M .

Bước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sự

Sau khi đã hoàn thành xong mạng lưới hệ thống vận hành, bước tiếp theo là tiếp thị quảng cáo và huấn luyện và đào tạo đội ngũ nhân sự – những người sẽ “ kích hoạt ” và đưa cỗ máy vận hành vào hoạt động giải trí. Cần phải bảo vệ rằng mọi nhân viên cấp dưới hiểu rõ tính năng, trách nhiệm của mình trong công tác làm việc vận hành và phân phối mọi công cụ, hướng dẫn thiết yếu để họ hoàn toàn có thể thực thi một cách hiệu suất cao .

Bước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá

Bước sau cuối đó là đưa mạng lưới hệ thống vận hành doanh nghiệp vào thực chiến, vận dụng trong công tác làm việc sản xuất kinh doanh thương mại hàng ngày. Cần quan tâm rằng không một mạng lưới hệ thống vận hành nào hoàn toàn có thể tuyệt đối ngay từ khởi đầu. Bởi vậy nhà quản lý, trong vai trò là người chỉ huy trụ cột, phải luôn theo dõi và nhìn nhận hiệu suất cao của mạng lưới hệ thống để có những nâng cấp cải tiến, đổi khác cho tương thích với nhu yếu tăng trưởng của doanh nghiệp .Một mạng lưới hệ thống vận hành chuyên nghiệp, chuyên nghiệp và bài bản sẽ được nhìn nhận dựa trên những tiêu chuẩn sau :

• Các hoạt động, nghiệp vụ được chuyên môn hóa.
• Các bộ phận, phòng ban có thể liên kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ.
• Không có hiện tượng đứt gãy, gián đoạn quy trình.
• Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả với năng suất tối ưu.

3. Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nay

Mô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hành

Hiện nay, cùng với làn sóng quy đổi số can đảm và mạnh mẽ trên thị trường, quy mô vận hành doanh nghiệp tự động hóa, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành. Mô hình vận hành này đã đưa những doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên của công nghệ tiên tiến số với phong thái thao tác tinh gọn, hiệu suất cao và can đảm và mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần. Sự nâng cấp cải tiến lớn ở quy mô vận hành doanh nghiệp văn minh này so với những quy mô truyền thống cuội nguồn nằm ở 2 yếu tố :

• Tự động hóa: Tự động các khâu trong quy trình làm việc, thay thế sức người bằng máy móc và trí tuệ nhân tạo, giúp cắt giảm mọi thao tác thủ công, giải phóng sức lao động.
• Số hóa: Số hóa mọi thông tin dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp lên các nền tảng điện toán đám mây và hệ thống máy chủ, hướng đến xây dựng văn phòng không giấy tờ, quản lý và làm việc với thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi.

WFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai

WFA ( Work from anywhere ) – thao tác ở bất kể đâu, đã và đang dần trở thành khuynh hướng vận hành doanh nghiệp phổ cập nhất lúc bấy giờ. Mô hình quản trị văn minh này được cho phép những tổ chức triển khai vận hành linh động bất kể trong toàn cảnh, điều kiện kèm theo nào, từ đó ngăn ngừa mọi rủi ro đáng tiếc gián đoạn, đứt gãy luồng hoạt động giải trí. Các quy mô WFA được vận dụng thông dụng trên quốc tế chia làm 4 loại :

• WFH (Work from home) – Làm việc tại nhà
• Satellite Office – Văn phòng vệ tinh
• Neighborhood – Văn phòng chia sẻ
• Mobile Worker – Làm việc di động

Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là:

Xem thêm: Tổng quan về các phương pháp định giá doanh nghiệp – Finhay

Xây dựng quy mô quản trị nhân sự tương thích : Bởi thực chất của quy mô WFA là cho phép nhân viên cấp dưới được tùy chọn thiên nhiên và môi trường và khoảng trống thao tác. Vậy nên điểm mấu chốt là làm thế nào để kết nối đội ngũ nhân viên cấp dưới và bảo vệ hiệu suất thao tác ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp .Công nghệ tương hỗ : Với quy mô WFA, công nghệ tiên tiến chính là yếu tố then chốt quyết định hành động sự thành công xuất sắc. Bởi đó là công cụ được những nhân viên cấp dưới sử dụng hàng ngày để thao tác và liên kết với nhau. Để bảo vệ quy mô hoạt động giải trí hiệu suất cao, doanh nghiệp cần có sự sẵn sàng chuẩn bị kỹ lưỡng về mạng lưới hệ thống mạng, đường truyền cũng như những ứng dụng việc làm .

Nguồn : Internet

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp