Quy trình quản lý văn bản đi trong doanh nghiệp

Trong bài viết trước Lê Ánh HR đã chia sẻ những khái niệm và nguyên tắc quản lý văn bản đến – việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Các bạn theo dõi tiếp nội dung về quy trình quản lý văn bản đi trong bài viết dưới đây nhé

05 Bước trong quy trình quản lý văn bản đi và các bước xử lý văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

1.2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a ) Ghi số văn bản học kế toán thực hành thực tế tổng hợp
– Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức triển khai được ghi số theo mạng lưới hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức triển khai do Văn thư thống nhất quản lý ;
– Văn bản mật đi được ĐK vào 1 số ít và một mạng lưới hệ thống số riêng .
b ) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
– Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được triển khai theo lao lý của pháp lý hiện hành .

Quản lý văn bản

2. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được ĐK vào Sổ ĐK văn bản đi hoặc Cơ sở tài liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính .
2.1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a ) Lập sổ ĐK văn bản đi
Mẫu Sổ ĐK văn bản đi và cách ĐK văn bản đi ,
2.2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở tài liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
a ) Yêu cầu chung so với việc thiết kế xây dựng Cơ sở tài liệu quản lý văn bản đi được triển khai theo pháp luật hiện hành của pháp lý về nghành nghề dịch vụ này .
b ) Việc ĐK ( update ) văn bản đi vào Cơ sở tài liệu quản lý văn bản đi được thực thi theo hướng dẫn sử dụng chương trình ứng dụng quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phân phối chương trình ứng dụng đó .
c ) Văn bản đi được ĐK vào Cơ sở tài liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý .

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

3.1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác lập ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời hạn lao lý .
3.2. Đóng dấu cơ quan
a ) Việc đóng dấu lên chữ ký và những phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu pháp luật. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ ký về phía bên trái .
b ) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được triển khai theo pháp luật của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành .
c ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản .
3.3. Đóng dấu chỉ những mức độ khẩn, tài liệu tịch thu
Việc đóng dấu chỉ những mức độ khẩn ( “ Hỏa tốc ”, “ Hỏa tốc hẹn giờ ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ) dấu “ Tài liệu tịch thu ” trên văn bản theo lao lý công ty

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

4.1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a ) Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có size lớn hơn size của văn bản ; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng tối thiểu từ 80 gram / mét vuông trở lên .

b) Trình bày bì và viết bì

Mẫu trình diễn bì văn bản và cách viết bì ( tập tin đính kèm ) .
c ) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần chú ý quan tâm để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản .
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều ; mép bì được dán kín, không bị nhăn ; không để hồ dán dính vào văn bản .
4.2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành xong thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo .
a ) Chuyển giao trực tiếp cho những đơn vị chức năng, cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khai
– Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được triển khai tập trung chuyên sâu tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng .
Tải về : Mẫu chuyển giao văn bản
– Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực thi thì sử dụng Sổ ĐK văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “ Đơn vị, người nhận bản lưu ” để ký nhận văn bản ; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ .
b ) Chuyển giao trực tiếp cho những cơ quan, tổ chức triển khai khác
– Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức triển khai chuyển trực tiếp cho những cơ quan, tổ chức triển khai khác đều phải được ĐK vào Sổ chuyển giao văn bản đi .
– Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ .
c ) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
– Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải ĐK vào sổ .
– Khi giao bì văn bản, phải nhu yếu nhân viên cấp dưới bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ ( nếu có ) .
d ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính .
4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, đơn cử như sau :
a ) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo nhu yếu của người ký văn bản. Việc xác lập những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản yêu cầu, trình người ký văn bản quyết định hành động .
b ) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “ Tài liệu tịch thu ”, phải theo dõi, tịch thu đúng thời hạn ; khi nhận lại, phải kiểm tra, so sánh để bảo vệ văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc .
c ) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì nguyên do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản đó ; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác định khi thiết yếu .
d ) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .

5. Lưu văn bản đi

5.1. Việc lưu văn bản đi được triển khai như sau :
a ) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản : bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, xử lý việc làm .
b ) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự ĐK .

5.2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

5.3. Việc lưu giữ, dữ gìn và bảo vệ và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ những mức độ mật được triển khai theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí hiểm nhà nước .
5.4. Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm lập sổ theo dõi và Giao hàng kịp thời nhu yếu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo pháp luật của pháp lý và pháp luật đơn cử của cơ quan, tổ chức triển khai .

Để hiểu thêm về quản lý văn bản đến và đi trong doanh nghiệp một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo khóa học: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp