[Chi tiết] Mẫu Quy Trình Xuất Nhập Kho Hàng Hóa

Mỗi mô hình lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ có quy trình xuất nhập kho hàng hóa khác nhau. Quy trình đơn giản, khoa học sẽ giúp cho việc xuất nhập hàng được diễn ra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo không có sơ sót. Đó là mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Trong bài viết này, Saigon Express sẽ giúp bạn khám phá Chi tiết quy trình xuất nhập kho hàng hóa mẫu. Dựa vào đây, mỗi doanh nghiệp sẽ địa thế căn cứ vào quy mô tàng trữ cũng như mẫu sản phẩm của mình mà tùy chỉnh cho tương thích !

1. Tầm quan trọng của quy trình xuất nhập kho hàng hóa

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Đó là thứ tự, trình tự để tiến hành các hoạt động nhập hàng và xuất hàng.

Quy trình này được xem là bắt buộc và cần tuân thủ nghiêm ngặt. Bởi nếu một khâu nào đó trong quy trình bị “bẻ gãy”, hoặc nhân viên làm thiếu sót sẽ dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng, mất mát hàng hóa, chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, kiểm kê vất vả,…

Xây dựng một quy trình quản trị nhập xuất hàng khoa học mang tới nhiều điều tuyệt vời mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ.

Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu của một quy trình xuất nhập kho hàng hóa phù hợp:

• Giúp việc tàng trữ hàng hóa được ngặt nghèo, tăng cường mức độ bảo đảm an toàn, bảo mật an ninh
• Các hoạt động giải trí nhập xuất hàng trong kho được diễn ra xuyên thấu, trơn tru
• Tiết kiệm thời hạn cho doanh nghiệp trong hoạt động giải trí giao nhận hàng hóa
• Người quản trị thuận tiện chớp lấy được tình hình xuất nhập kho, chất lượng và số lượng hàng hóa một cách nhanh gọn, đúng mực
• Với những việc làm được phân công đều và rõ ràng cho từng nhân viên cấp dưới, từng bộ phận. Nhân sự kho sẽ thao tác có nghĩa vụ và trách nhiệm hơn, hiệu suất hơn .
• Nhờ quy trình xuất nhập kho mẫu, nhân viên cấp dưới chỉ cần làm theo ngặt nghèo thì sẽ rút ngắn thời hạn, sức lực lao động. Mà đổi lại vẫn triển khai xong tốt trách nhiệm .
• Hạn chế tối đa những sơ sót trong quy trình xuất nhập và tàng trữ. Nếu có, sẽ kịp thời phát hiện để kiểm soát và điều chỉnh, khắc phục .
• Tăng cường độ bảo đảm an toàn cho hàng hóa, nguyên vật liệu đang tàng trữ trong kho

2. Chi tiết quy trình xuất nhập kho hàng hóa mẫu

Như đã nói, quy trình mà Saigon Express ra mắt trong bài viết này chỉ là quy trình mẫu cơ bản. Doanh nghiệp của bạn địa thế căn cứ vào tình hình kinh doanh thương mại hiện tại, đặc thù hàng hóa để lược bỏ hoặc bổ trợ thêm những bước cho tương thích.

2.1. Quy trình quản trị nhập kho hàng hóa

Thông thường hoạt động giải trí nhập kho sẽ gồm có hai loại chính. Đó là nhập kho hàng hóa thành phẩm, hoặc nhập kho nguyên vật liệu. Nên tất cả chúng ta sẽ có 2 quy trình nhập kho hàng hóa như sau

Quy trình nhập kho hàng hoá thành phẩm

• Bước 1 : Lập mẫu nhu yếu nhập kho

Nhân viên đảm nhiệm nhập kho hoặc người mua hàng sẽ lập mẫu nhu yếu nhập kho. Sau đó, chuyển cho kế toán để thông tin về thời hạn nhập, loại hàng và số lượng đơn cử sẽ nhập.

• Bước 2 : Lập phiếu nhập kho

Bộ phận kế toán khi nhận được phiếu nhu yếu, sẽ triển khai lập phiếu nhập kho. Phiếu thành sẽ được lập thành nhiều liên cho nhiều bộ phận giám sát. Thông thường là 3 liên. Sau đó chuyển phiếu này xuống cho kho.

• Bước 3 : Kiểm tra trước khi nhập kho

Khi đã có phiếu nhập kho, nhân viên cấp dưới mua hàng ( nhân viên cấp dưới nhập kho ) sẽ chuyển hàng hóa cho nhân sự kho ( thường là thủ kho ). Hai bên sẽ thực thi kiểm đếm số lượng, chất lượng trước khi cho nhập kho. Nếu phát hiện dư hoặc thiếu, hoặc mẫu sản phẩm bị lỗi sẽ lập tức lập biên bản và báo lại với quản trị cấp trên. Sau đó đưa ra giải pháp giải quyết và xử lý tương ứng.

• Bước 4 : Tiến hành nhập kho

Nếu không có không bình thường gì, đủ lượng và hàng hóa đủ tiêu chuẩn nhập kho, thủ kho và người nhập kho sẽ ký nhận trên phiếu nhập kho. Sau đó, lưu lại một liên để ghi thẻ kho, một liên giao cho người nhập hàng, và một liên gửi lại cho kế toán để lưu vào sổ theo dõi xuất nhập kho.

• Bước 5 : Cập nhật thông tin

Kế toán sẽ update thông tin về số lượng hàng hóa vào cơ sở tài liệu. Phục vụ cho hoạt động giải trí kiểm kê và hạch toán hàng hóa nhập kho.

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

• Bước 1 : Lên kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu

Bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp cần nhập nguyên vật liệu sẽ triển khai thông tin kế hoạch tới những bộ phận tương quan chịu nghĩa vụ và trách nhiệm.

Kho hàng có nhiệm vụ cập nhật thông tin và bố trí nhân sự phù hợp.

• Bước 2 : Kiểm tra và so sánh đầu vào

Thủ kho hoặc nhân viên kho phụ trách quy trình xuất nhập kho hàng hoá sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị nhập hàng hoặc đơn đặt hàng và đối chiếu đầu vào.

Xem xét số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập vào có bảo vệ đủ chuẩn hay không. Nếu có bất kể yếu tố gì, cần lập biên bản và nhanh gọn báo lại cho phòng ban / cá thể đề xuất nhập hàng,

• Bước 3 : Lập phiếu nhập kho

Sau khi kiểm tra nguyên vật liệu nhập hoàn tất và không có gì không bình thường, hàng loạt phiếu nhu yếu nhập và sách vở tương quan sẽ chuyển sang cho kế toán để so sánh lại một lần nữa. Sau đó sẽ in phiếu nhập kho.

• Bước 4 : Hoàn tất nhập kho

Thủ kho thực thi nhập kho nguyên vật liệu. Tùy vào đặc thù và đặc thù của nguyên vật liệu mà sắp xếp vào khu vực tương thích. tin tức của nguyên vật liệu sau đó cần được update vào thẻ kho và mạng lưới hệ thống tài liệu kho hàng.

2.2. Quy trình quản trị xuất kho hàng hóa

Khác với quy trình nhập kho, quy trình xuất kho hàng hóa không có sự phân loại giữa hàng thành phẩm và nguyên vật liệu.

Mọi hoạt động giải trí xuất hàng sẽ được triển khai theo những bước như sau

• Bước 1 : Gửi nhu yếu xuất hàng

Khi bộ phận nào đó của doanh nghiệp cần sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu, thì sẽ viết nhu yếu xuất kho. Doanh nghiệp cần soạn sẵn mẫu nhu yếu xuất kho và phổ cập tới những bộ phận.

• Bước 2 : Kiểm tra thực trạng hàng tồn

Thông tin nhu yếu xuất hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kế toán và kho. Lúc này người đảm nhiệm quản trị hàng hóa sẽ kiểm tra thực trạng hàng tồn ( người này hoàn toàn có thể là kế toán hoặc thủ kho – tùy thuộc phân công trách nhiệm của doanh nghiệp ). Nếu còn hàng thì thực thi lập phiếu xuất kho. Nếu hết hàng hoặc không đủ số lượng nhu yếu, thì báo lại với với đơn vị chức năng đề xuất kiến nghị.

• Bước 3 : Lập phiếu xuất kho

Nếu không có yếu tố gì phát sinh và hàng hóa đủ tiêu chuẩn, số lượng xuất hàng, phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho kế toán. Kế toán làm phiếu xuất kho và chuyển phiếu này cho Thủ kho.

Lưu ý:

Phiếu xuất kho cần lập thành tối thiểu 2 liên. Một liên lưu tại sổ xuất nhập kho do kế toán giữ, một liên thủ kho giữ và một liên giao cho đơn vị chức năng tiếp đón.

• Bước 4 : Xuất kho

Thủ kho khi nhận được phiếu xuất kho sẽ thực thi soạn hàng theo phiếu xuất. Khi hàng đã sẵn sàng chuẩn bị chuẩn bị sẵn sàng thì thủ kho và đại diện thay mặt của đơn vị chức năng nhu yếu thực thi kiểm đếm một lần nữa. Tiếp đó, đại diện thay mặt đơn vị chức năng tiếp đón hàng hóa ký nhận vào phiếu xuất, giữ 1 liên để so sánh.

• Bước 5 : Cập nhật thông tin

Thủ kho có trách nhiệm ghi lại thẻ kho, nhận lại giấy nhu yếu xuất kho từ đơn vị chức năng yêu cầu, và chuyển liên phiếu xuất kho có vừa đủ chữ ký cho kế toán. Kế toán ghi vào sổ kho và update thông tin hàng xuất vào mạng lưới hệ thống tài liệu kho.

Ghi chú:

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho đang quản lý và vận hành và muốn chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu từ kho này sang kho khác để thuận tiện cho việc tàng trữ, quản trị, giao nhận hàng. Thì cũng cần thực thi theo những bước như trên để bảo vệ tính ngặt nghèo và không xảy ra thiếu sót.

Xem thêm:

[ 11 Nguyên tắc ] Quản lý kho hàng đạt hiệu suất cao cao nhất Vòng quay hàng tồn dư và Công thức tính đơn thuần nhất

Trên đây là quy trình xuất nhập kho hàng hóa mẫu cơ bản có thể áp dụng được cho nhiều ngành hàng. Tuy nhiên sẽ mang tính chung chung. Vì thế để sát sao hơn với doanh nghiệp của mình, bạn có thể tùy chỉnh các bước và phân quyền cho các bộ phận sao cho logic nhất.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển