Quy trình kiểm kho hàng hóa đơn giản và nhanh chóng

Kiểm kho đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong kinh doanh, tuy nhiên đây cũng là công việc các chủ shop “ám ảnh” nhất bởi mỗi lần kiểm kho vô cùng mất thời gian và công sức. Bạn đang tìm một phương pháp kiểm kho thật chính xác và nhanh chóng? Vậy đừng bỏ qua quy trình kiểm kê hàng tồn kho cực chuẩn dưới đây nhé!

— Phần mềm quản trị bán hàng KiotViet san sẻ kiến thức và kỹ năng có ích đến bạn —

Xem thêm: 6 KỸ NĂNG quản lý kho NHẤT ĐỊNH PHẢI CÓ

1. Tầm quan trọng của việc kiểm kê tồn kho

Bất kỳ shop kinh doanh thương mại nào cũng cần kiểm kho định kỳ nếu muốn kiểm soát tốt hàng hóa cũng như hoạt động giải trí kinh doanh của mình. Nhờ kiểm hàng tồn dư, chủ shop thuận tiện chớp lấy và phát hiện kịp thời những lô hàng cận date, hàng có yếu tố, loại hàng nào còn tồn quá nhiều hay mã hàng nào đã bán hết sạch, từ đó đưa ra quyết định hành động xả hàng, nhập hàng hài hòa và hợp lý .Giải phóng hàng tồn nhanh gọn sẽ giúp shop hạn chế tối đa thất thoát không đáng có ( hàng hỏng, hết hạn ) từ đó tiết kiệm ngân sách và chi phí được khoản ngân sách không hề nhỏ. Ngoài ra, dòng vốn kinh doanh thương mại cũng lưu động hơn và được sử dụng hiệu suất cao thay vì dồn quá nhiều vào hàng tồn dư ứ đọng .Đặc biệt, nếu số lượng hàng tồn dư sau khi kiểm đếm quá chênh lệch với số lượng ghi trong báo cáo giải trình tồn dư hoàn toàn có thể nói lên rất nhiều yếu tố : Open thực trạng nhân viên cấp dưới gian lận, tuồn hàng, hay năng lượng quản trị kho còn hạn chế … Nhờ vậy chủ shop hoàn toàn có thể nhanh gọn tìm hiểu, ngăn ngừa kịp thời .

Xem thêm: 3 khâu quản lý cần đặc biệt lưu ý giúp kiểm kho dễ dàng – nhanh chóng hơn

>> Xem thêm: Cách 

quản lý kho hàng

 giúp TĂNG HIỆU QUẢ cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng

2. Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

2.1. Kiểm kê tồn kho thường xuyên

Phương pháp kiểm kho liên tục thường được vận dụng cho những ngành hàng như điện thoại cảm ứng điện máy, gia dụng … có giá trị loại sản phẩm cao, hay ngành hàng nông sản, nhà thuốc với đặc trưng có nhiều lô và hạn sử dụng ngắn ngày … Tần suất kiểm kho tiếp tục hoàn toàn có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng hóa .

Kiểm kho liên tục có ưu điểm là xác lập và chớp lấy được đúng mực số lượng hàng tồn dư vào bất kỳ thời gian nào, hạn chế tối đa thực trạng chênh lệch hay thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên, việc này khá tốn thời hạn lẫn nhân lực .

2.2. Kiểm kê tồn kho định kỳ

Phương pháp kiểm kê tồn dư định kỳ được lên kế hoạch đơn cử như kiểm 2 tuần một lần, kiểm theo tháng hay theo quý, tùy thuộc vào mỗi shop. Phương pháp này tương thích với những shop có nhiều mẫu sản phẩm, mẫu mà và mẫu sản phẩm nhưng giá trị không quá cao như thời tran, mỹ phẩm, vật tư thiết kế xây dựng, nội thất bên trong …Ưu điểm của việc kiểm kho định kỳ là shop chỉ cần tập trung chuyên sâu nguồn nhân lực vào kiểm kho trong một thời hạn nhất định. Tuy nhiên điểm yếu kém của nó chính là chủ shop khó chớp lấy đúng mực được số lượng tồn bởi những lần kiểm kho cách xa nhau, do đó nếu xảy ra chênh lệch hàng hay gian lận thì khó hoàn toàn có thể phát hiện và giải quyết và xử lý kịp thời .

Như vậy, tùy thuộc vào nhu yếu cũng như nguồn lực của mỗi shop mà chủ kinh doanh thương mại hoàn toàn có thể lựa chọn cho mình giải pháp kiểm kê hàng tồn dư tương thích. Tuy nhiên dù lựa chọn chiêu thức nào thì cũng hãy ghi nhớ và thực thi theo quy trình kiểm kê hàng tồn dưới đây để đạt được hiệu suất cao nhất .

3. Quy trình kiểm kê kho hàng

3.1. Chuẩn bị trước khi kiểm kê

Đối với một cửa hàng kinh doanh quy mô vừa và nhỏ, việc kiểm hàng tồn kho không cần quá nhiều quy trình phức tạp, tuy nhiên chủ shop vẫn nên thực hiện một số công việc trước khi kiểm kho như: 
– Báo cho nhân viên thời gian và lịch kiểm kho để có sự chuẩn bị tốt hơn.
– Thông báo với khách hàng/ đối tác để tránh sự phiền hà (mỗi lần kiểm kho cửa hàng thường sẽ phải đóng cửa, nên thông báo để khách lựa chọn mua hàng vào ngày khách thích hợp hơn)
– Lên kế hoạch và danh sách kiểm kho chi tiết, cụ thể.
Sau khi đã có sự chuẩn bị tốt, chủ kinh doanh chỉ cần thực hiện kiểm kê hàng hóa theo quy trình dưới đây.

Xem thêm: 5 cách sắp xếp kho hàng hóa hiệu quả nhất 2020

3.2. Các bước kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1: Lập bảng thống kê hàng tồn kho với danh sách chi tiết, đầy đủ ( có thể sắp xếp theo khu vực kiểm kho). Trong bảng kiểm kê hàng tồn có các cột chi tiết như: Tên hàng, mã hàng, số lượng hàng hóa trong ghi chép báo cáo, số lượng hàng hóa tồn thực tế, ghi chú…

Bước 2: Tiến hành kiểm kê lần lượt các mặt hàng thực tế tại kho, ghi chép chi tiết số lượng và ghi chú về hàng hóa vào mẫu kiểm kho đã lập sẵn. Để tăng độ chính xác, nguyên tắc nên có 2 người cùng kiểm kho song song và ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau.

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê tồn kho ( cột số lượng kiểm tra thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu phát hiện có sự chênh lệch cần cùng nhau kiểm lại mặt hàng đó và chốt một con số chính xác nhất.

Bước 4: Sau khi đã hoàn thiện bảng kiểm kê tồn kho thực tế cuối cùng, cần đối chiếu với số liệu hàng tồn ghi trong báo cáo kinh doanh để xem có sự chênh lệch không. Trường hợp có chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp như nhân viên, trưởng bộ phận…phải giải trình cụ thể. Hoặc chủ cửa hàng cần rà soát lại xem nguồn gốc của sự chênh lệch nằm ở đâu.

Xem thêm: Tổng hợp kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả cho chủ shop

Bước 5: Nếu có sự chênh lệch, cần điều chỉnh lại số lượng tồn kho đúng thực tế vừa kiểm đếm.

Bước 6: Sau khi hoàn tất, lập biên bản kiểm kê hàng tồn cho nhân viên và chủ cùng xác nhận.

Bước 7: Với những trường hợp chênh lệch số lượng tồn kho thực tế và báo cáo, có một số nguyên nhân như sau: 
Chênh lệch thừa ( số lượng tồn thực tế nhiều hơn số lượng tồn báo cáo): do nhầm lẫn trong khâu ghi chép số liệu, tính toán sai sót, quên không ghi số liệu khi nhập hàng …
Chênh lệch thiếu (  số lượng tồn thực tế ít hơn số lượng tồn báo cáo) là các vấn đề nghiêm trọng cần đặc biệt quan tâm: Có thể do nhân viên quên ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, không ghi chép khi bán hàng…hoặc thất thoát do nhân viên gian lận, khách hàng lấy cắp…

3. Kiểm kho hàng hóa thủ công có thực sự hiệu quả?

Mặc dù việc tuân thủ những quy trình kiểm kho sẽ giúp cho việc làm này được triển khai thuận tiện và đúng mực hơn, nhưng trong thực tiễn thời hạn mỗi lần kiểm kho so với một shop quy mô vừa và nhỏ cũng phải mất tới nửa ngày hay thậm chí còn một ngày .

Xem thêm: 4 công nghệ quản lý kho thông dụng giúp kiểm kho nhanh chóng hơn

Không những vậy, chủ shop còn dễ dàng mắc phải những sai lầm kiểm kho mà ít ai để ý đến, do đó không phải lúc nào kiểm kho cũng hiệu quả. Để kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, bạn có thể cân nhắc đến lựa chọn áp dụng công nghệ vào kiểm kho, hay thuê bên thứ 3 kiểm đếm hàng tồn định kỳ, tuy có tốn kém nhưng tiết kiệm được kha khá thời gian cũng như công sức.

Phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet là công cụ quản trị kho hàng hóa văn minh, được hơn 100.000 shop tin dùng. Phần mềm giúp việc kiểm kho nhanh gọn, đơn thuần và thuận tiện hơn nhiều lần so với việc kiểm kho bằng tay thủ công. Đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ ngay để thưởng thức .Mong rằng với quy trình kiểm đếm tồn dư trên, kiểm kho sẽ không còn là nỗi ám ảnh so với những chủ kinh doanh thương mại nhỏ lẻ !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển