Tìm hiểu quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho với 6 bước cơ bản

Theo dõi và quản lý hàng tồn kho là công việc quan trọng đối với các cửa hàng bán lẻ, hộ kinh doanh. Hoạt động này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Ngoài ra, xây dựng một quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp còn giúp tiết kiệm chi phí, tích lũy nhiều thời gian nhàn rỗi.

Giới thiệu về quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn dư là số lượng hàng hóa, loại sản phẩm được doanh nghiệp, chủ shop tàng trữ trong nhà kho. Đây hoàn toàn có thể là những nguyên / vật tư thô hoặc những loại sản phẩm Giao hàng cho nhu yếu kinh doanh thương mại. Không chỉ là đồ vật hữu hình, một số ít hàng tồn dư còn sống sót dưới dạng ứng dụng .

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là tập hợp các nhiệm vụ như theo dõi, quản lý, kiểm soát và cập nhật hàng hóa trong kho theo quy trình bắt buộc từ các cửa hàng.

Việc này giúp chủ shop, doanh nghiệp thuận tiện quản trị số lượng mẫu sản phẩm trong kho một cách tối ưu và đúng chuẩn nhất. Khi quản trị và kiểm soát hàng tồn dư theo quy trình đơn cử, việc làm của bạn sẽ được quản lý và vận hành một cách logic, tối ưu hơn .

Vì sao nên quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo quy trình?

Tiết kiệm chi phí lưu kho, nhập hàng chính xác

Hàng hóa tàng trữ trong kho được quản trị và kiểm soát theo quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí tối đa ngân sách lưu kho. Với giải pháp này, bạn hoàn toàn có thể xác lập đúng mực thông tin những loại sản phẩm trong kho. Đồng thời, quản trị và kiểm soát hàng hóa theo dõi quy trình còn còn giúp bạn nắm rõ năng lực tiêu thụ của từng loại loại sản phẩm trên thị trường. Nhờ đó, bạn sẽ thuận tiện kiểm soát và điều chỉnh số lượng hàng hóa cần nhập về để tránh thực trạng thiếu hoặc thừa loại sản phẩm cần bán .

Tăng hiệu quả bán hàng

Nghe có vẻ như không tương quan nhưng thực ra quản trị và kiểm soát hàng tồn dư cũng là cách giúp bạn tăng trưởng lệch giá. Quản lý kho theo quy trình chuyên nghiệp có năng lực thôi thúc hoạt động giải trí kinh doanh thương mại diễn ra thuận tiện hơn .Khi nắm rõ tình hình trong thực tiễn của hàng tồn dư, bạn hoàn toàn có thể đo lường và thống kê được năng lực cung ứng nhu yếu tiêu thụ hàng hóa cho người dùng, khắc phục thực trạng hàng hóa “ cạn kiện ” ngoài ý muốn. Việc này tạo ra những thưởng thức tuyệt vời cho người mua, tăng độ uy tín của tên thương hiệu .

Bảo quản hàng hóa hiệu quả

Khi thiết kế xây dựng một quy trình quản trị và kiểm soát hàng tồn dư chuẩn chỉnh, bạn hoàn toàn có thể thuận tiện phân loại, sắp xếp, theo dõi thông tin của từng mẫu sản phẩm. Việc này giúp bạn dữ gìn và bảo vệ hàng hóa tốt hơn, tránh thực trạng hư hỏng, thất thoát mà không rõ nguyên do. Ngoài ra, quản trị và kiểm soát hàng hóa theo quy trình, bạn sẽ nắm được thời hạn sử dụng của loại sản phẩm đúng mực hơn .

Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo 6 bước

Bước 1: Nhập hàng hóa/sản phẩm

Để kiến thiết xây dựng quy trình quản trị và kiểm soát hàng tồn dư, bước tiên phong chắc như đinh bạn cần làm là nhập loại sản phẩm. Không đơn thuần là bước tiên phong, đây còn là bước quan trọng nhất để bạn quản trị kho hàng đúng mực hơn. Khi nhập kho, bạn cần cung ứng đủ 3 yếu tố : đúng thời gian, đúng loại sản phẩm và đúng số lượng .Nếu hời hợt trong bước tiên phong, bạn hoàn toàn có thể gặp phải những sự cố ngoài ý muốn, ảnh hưởng tác động nghiêm trọng đến hàng loạt quy trình quản trị và kiểm soát hàng tồn dư. Để nhập kho hiệu suất cao, bạn phải thận trọng lọc ra những mẫu sản phẩm sai tiêu chuẩn, hỏng hóc. Tốt nhất, bạn nên liên hệ nhà phân phối và đưa ra 1 số ít nhu yếu nhất định về khâu đóng gói .

QUẢNG CÁOViệc nhập kho rất quan trọng nên bạn cần dành nhiều thời hạn trao đổi, luận bàn với bên phân phối để tránh xảy ra sự không tương đồng hoặc xích míc về sau. Trong quy trình nhận hàng, người chuyển giao phải phân phối phiếu xuất hàng của nhà sản xuất. Phiếu xuất hàng cần thống kê không thiếu thông tin về : loại loại sản phẩm, số lượng từng loại sản phẩm, thời hạn xuất hàng, dấu mộc / chữ ký xác nhận của thu kho phía nhà cung ứng .Đồng thời, nhân viên cấp dưới tiếp đón hàng hóa cũng phải kiểm tra kỹ niêm phòng của từng thùng hàng. Ngoài ra, đếm đủ số lượng hàng hóa trước khi triển khai xếp dỡ cũng là trách nhiệm quan trọng của người tiếp đón. Cuối cùng, bên tiếp đón cần xác lập lại số lượng và thực trạng hàng hóa lại lần nữa để xác nhận với bên phân phối .

Bước 2: Lưu trữ hàng hóa vào kho

Sau khi nhập kho, bước tiếp theo bạn cần làm là tàng trữ hàng hóa vào kho. Để thuận tiện quản trị và kiểm soát, bạn nên sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, logic. Việc này còn giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí khoảng trống, tối ưu hóa thời hạn tìm kiếm mẫu sản phẩm / hàng hóa nếu có nhu yếu sử dụng .Bạn hoàn toàn có thể phân loại mẫu sản phẩm và sắp xếp chúng theo hạng mục để tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và tránh nhầm lẫn. Đây chính là quy tắc sắp xếp giúp bạn tàng trữ kho hàng hiệu suất cao hơn .

Bước 3: Thu thập hàng hóa

Đây còn gọi là bước “ nhặt hàng ” trong kho theo đơn đặt hàng của người tiêu dùng. Trong quy trình quản trị và kiểm soát hàng tồn dư, tích lũy hàng hoá được xem là bước tốn kém nhất của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, nếu tối ưu hoạt động giải trí này, bạn sẽ tiết kiệm ngân sách và chi phí được đáng kể ngân sách quản lý và vận hành, tránh thực trạng lẫn lộn hàng hóa, góp thêm phần cải tổ thưởng thức cho người mua .Về cơ bản, hai cách “ nhặt hàng ” thông dụng nhất là :

• Nhặt hàng theo đơn: Khi đơn hàng phát sinh, nhân viên sẽ bắt đầu in ra và giao cho người quản lý kho nhặt hàng. Thông thường, cách nhặt hàng này được áp dụng chủ yếu cho các cửa hàng bán lẻ, đơn hàng trong ngày ít.
• Nhặt hàng theo cụm: Với cách thức này, nhân viên sẽ gộp nhiều đơn hàng với nhau và xuất thành một danh sách mặt hàng kèm theo số lượng. Thông qua đó, người quản lý kho sẽ nhặt hàng theo danh sách ấy rồi chia nhỏ ra từng đơn hàng. Những chuỗi cửa hàng lớn, bán nhiều đơn hàng trong ngày sẽ áp dụng cách nhặt hàng theo cụm.

Bước 4: Đóng gói, xuất đơn hàng

Bước tiếp theo trong quy trình quản trị và kiểm soát hàng tồn dư là đóng gói và xuất đơn hàng. Trong bước này, người bán sẽ thực thi gom loại sản phẩm theo đơn hàng, đóng gói và chuẩn bị sẵn sàng luân chuyển cho người dùng. Tương tự như những bước trên, đóng gói và xuất đơn hàng cũng yên cầu tính thận trọng, đúng mực “ từng centimet ” .Tùy vào từng shop, quy trình đóng gói và luân chuyển đơn hàng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bạn vẫn phải phân phối đủ 2 tiêu chuẩn quan trọng là :

• Đảm bảo an toàn, giảm thiểu hư hại, hỏng hóc cho sản phẩm suốt quá trình vận chuyển.
• Khối lượng gói hàng cần được tối ưu nhằm tiết kiệm chi phí giao hàng.

Bước 5: Kiểm tra hàng hóa

Đây là một hoạt động giải trí bạn cần thực thi liên tục trong quy trình quản trị và kiểm soát hàng tồn dư. Đối với nhiều shop, việc kiểm tra hàng hóa chỉ được thực thi 1 – 2 lần trong năm. Vì họ cho rằng cẩn trọng trong bước nhập kho là đủ. Tuy nhiên, nếu không tiếp tục kiểm tra hàng hóa, bạn sẽ khó phát hiện những yếu tố về thất thoát, hư hỏng hoặc hạn sử dụng .

Trên thực tế, kiểm tra hàng hóa không tốn quá nhiều thời gian nếu bạn luôn sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp. Ngoài ra, hiện tại có rất nhiều phần mềm hỗ trợ người dùng kiểm tra hàng tồn kho mà không tốn nhiều công sức. Thậm chí, bạn có thể đếm chính xác số lượng hàng trong kho chỉ với một chiếc máy quét mã vạch.

Bước 6: Thống kê và triển khai báo cáo

Bạn cần có cái nhìn tổng quan về tình hình kho tàng trữ của mình. Vì vậy, bước sau cuối bạn cần làm là thống kê và tiến hành những báo cáo giải trình về kho hàng. Từ những thông tin trên báo cáo giải trình, bạn hoàn toàn có thể nhìn nhận hiệu suất cao quản trị kho .Ngoài ra, những “ số lượng biết nói ” còn giúp bạn thiết kế xây dựng kế hoạch nhập / xả hàng đúng thời gian. Các báo cáo giải trình bạn cần thống kê và điều tra và nghiên cứu là : sổ kho, báo cáo giải trình kho, báo cáo giải trình mẫu sản phẩm vượt hoặc dưới định mức, gợi ý nhập hàng và báo cáo giải trình kiểm hàng .Quản lý và kiểm soát hàng tồn dư theo quy trình mang lại hiệu suất cao cao khi quản lý và vận hành. Tino Group kỳ vọng qua những thông tin mà chúng tôi phân phối, bạn hoàn toàn có thể tiến hành một quy trình quản trị và kiểm soát hàng tồn dư tương thích với shop, doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công xuất sắc !

Những câu hỏi thường gặp

Phần mềm nào quản lý hàng tồn kho hiệu quả?

Các ứng dụng quản trị hàng tồn dư được ưu thích nhất lúc bấy giờ là :

• KiotViet.
• Sapo POS.
• Square.
• StockPile.
• SUNO.
• …

Hàng tồn kho gồm những gì?

Về cơ bản, hàng tồn dư có rất nhiều loại khác nhau, đơn cử như :

• Mặt hàng thành phẩm, hàng để bán.
• Nguyên/vật liệu.
• Các sản phẩm dở dang.
• Hàng MRO.
• Hàng dự trữ an toàn.

Công thức tính vòng quay hàng tồn kho là gì?

Vòng quay hàng tồn dư = Doanh thu / Hàng tồn dư trung bìnhTrong đó :

• Doanh thu: Tổng thu trong 1 chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp (thường là 1 năm).
• Hàng tồn kho trung bình: Trung bình cộng của giá trị tồn kho đầu và cuối kỳ.

Phải làm sao khi sản phẩm bị hoàn về?

Đối với những mẫu sản phẩm bị hoàn về, bạn hoàn toàn có thể : nhập lại vào kho tàng trữ, sửa chữa thay thế, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nhà sản xuất, …

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

• Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 0364 333 333
  Tổng đài miễn phí: 1800 6734
• Email: [email protected]
• Website: www.tino.org

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển