Quy trình kiểm kê hàng tồn kho và cách xử lý chênh lệch nếu có – MISA AMIS

Trong quy trình hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, việc triển khai kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc thiết kế xây dựng được một tiến trình kiểm kê hàng tồn kho hài hòa và hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí được rất nhiều thời hạn, ngân sách thực thi đồng thời vẫn bảo vệ được sự đúng mực, hiệu suất cao .

Kiều Phương Thanh

Bạn đang đọc: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho và cách xử lý chênh lệch nếu có – MISA AMIS

là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính kế toán, tác giả của rất nhiều bài viết được đón nhận và chia sẻ trên các diễn đàn kế toán và tài chính Việt Nam.

Về tác giảBài đã đăng

1. Sự cần thiết của quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một khoản mục gia tài quan trọng được bộc lộ trên bảng cân đối kế toán của mỗi doanh nghiệp, chính thế cho nên, việc hàng tồn kho được kiểm kê và báo cáo giải trình tiếp tục sẽ góp thêm phần người quản trị có địa thế căn cứ an toàn và đáng tin cậy để đưa ra những quyết định hành động sản xuất kinh doanh thương mại, phân phối quá trình, đồng thời, việc giám sát xác lập số tồn kho hài hòa và hợp lý sẽ tạo điều kiện kèm theo để tiết kiệm chi phí vốn và bảo vệ không thay đổi sản xuất kinh doanh thương mại .
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho tốt còn giúp hạn chế tổn thất về nguyên vật liệu và sản phẩm & hàng hóa, tránh thực trạng sản phẩm & hàng hóa lâu ngày sẽ hỏng hóc, hao mòn hoặc đôi lúc là không sử dụng được. Điều này làm mất đi giá trị thực của loại sản phẩm và gây khó khăn vất vả cho công tác làm việc sắp xếp vốn của doanh nghiệp .
Ngoài ra, một quy trình tiến độ kiểm kê hàng tồn kho tốt sẽ giúp chính doanh nghiệp tiết kiệm chi phí được ngân sách lưu kho. Vì vậy, muốn giảm bớt được ngân sách thì doanh nghiệp phải kiến thiết xây dựng quy trình tiến độ cũng như tổ chức triển khai kiểm kê hàng tồn kho hiệu suất cao .

>>> Đọc thêm: Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

2. Những cách kiểm kê hàng tồn kho thường hay sử dụng

• Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên:

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho tiếp tục được vận dụng với những doanh nghiệp thường có giá trị hàng tồn kho cao, tàng trữ những mẫu sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa, thiết bị có giá trị cao. Ưu điểm của giải pháp này là hoàn toàn có thể xác lập được đúng chuẩn và liên tục lượng hàng tồn kho, giúp hạn chế tối đa những yếu tố xô lệch, thất thoát. Tuy nhiên, kiểm kê hàng tồn kho tiếp tục thì sẽ tốn khá nhiều thời hạn, ngày càng tăng đáng kể khối lượng việc làm dành cho nhân viên cấp dưới kiểm kê, thủ kho và kế toán từ đó ngày càng tăng ngân sách cho doanh nghiệp .

• Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là việc làm triển khai theo kế hoạch đơn cử mà doanh nghiệp đã kiến thiết xây dựng trong quy trình hoạt động giải trí xuyên suốt cả năm kinh tế tài chính, định kỳ hoàn toàn có thể vào thời gian cuối mỗi tháng, mỗi quý hoặc cuối năm .

• Các bước thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Hiện nay quá trình, chiêu thức và thời hạn kiểm kê hàng tồn kho được phong cách thiết kế và kiến thiết xây dựng dựa trên quy mô ngành nghề kinh doanh thương mại bảo vệ tương thích với hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Sau đây là tiến trình kiểm kê hàng tồn kho thường được doanh nghiệp tiến hành, vận dụng :

>>> Xem thêm: 

3.1 Giai đoạn chuẩn bị sẵn sàng trước khi kiểm kê :

Yêu cầu kiểm kê hoàn toàn có thể xuất phát từ Kế toán kho, từ Ban chỉ huy … theo định kỳ quy định hoặc đột xuất khi có yếu tố phát sinh .
Trước hết, cá thể chịu nghĩa vụ và trách nhiệm tổng thể và toàn diện cho việc kiểm kê cần thông tin, phân công trách nhiệm cho những bộ phận tương quan, nhân sự tham gia kiểm kê, kế hoạch kiểm kê để quy trình triển khai được diễn ra thuận tiện. Hình thức thông tin bằng email hoặc qua quyết định hành động xây dựng hội đồng kiểm kê được gửi đến những phòng ban .

Hội đồng kiểm kê thường có: thành viên BGĐ, Kế toán trưởng, trưởng bộ phận kho, thủ kho, kế toán kho.

Kế hoạch kiểm kê thường bao gồm các nội dung: lên kế hoạch cho việc kiểm kê hàng tồn kho tại khu vực nào trước, khu vực nào sau, loại hàng hóa nào cần được ưu tiên kiểm tra, cách thức tổng hợp, đối chiếu kết quả kiểm kê. Bên cạnh đó cần xác định đặc tính hàng tồn kho để đưa ra phương pháp kiểm kê hiệu quả như kiểm đếm bằng mắt, sử dụng thước đo phù hợp với đơn vị tính của hàng tồn kho tại doanh nghiệp.

3.2 Giai đoạn thực thi kiểm kê

Bước 1: Dựa vào phần mềm quản lý hàng tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê theo một danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự và khu vực một cách hợp lý để làm tài liệu tiến hành ghi chép trong quá trình kiểm kê.

Bước 2: Tổ chức các nhóm kiểm kê, mỗi nhóm yêu cầu ít nhất có 2 thành viên tham gia tiến hành việc kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực tế tại kho, sau đó ghi chú vào bảng kiểm kê đã được thiết kế ở bước 1. 

Bước này cần có 2 người cùng triển khai việc này và ghi số liệu độc lập với nhau sẽ tăng tính đúng chuẩn cho việc kiểm kê, những hàng tồn kho đã được kiểm đếm sẽ triển khai dán sticker ghi lại đã kiểm kê để tránh nhầm lẫn .

Bước 3: Đối chiếu chéo số lượng hàng tồn kho giữa hai phiếu ghi chép kiểm kê xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có thì cần phải kiểm đếm lại lần nữa để có thể đưa ra được số liệu chính xác nhất.

Bước 4: Khi đã chốt lại được số lượng hàng tồn kho thực tế còn tồn trong kho, cần phải đối chiếu lại với số lượng được ghi trong báo cáo tồn kho trên sổ sách tại thời điểm chốt số liệu kiểm kê. Nếu xảy ra sự chênh lệch thì cần sự giải thích cụ thể từ người chịu trách nhiệm quản lý kho.

Bước 5: Sau khi giải trình về nguyên nhân có sự chênh lệch thì cần ghi chú để làm căn cứ điều chỉnh lại số liệu hàng tồn kho trên sổ sách phù hợp với số liệu thực tế đã kiểm tra.

Bước 6: Lập biên bản về quá trình kiểm kê hàng tồn kho, đưa ra kết luận, đề xuất cũng như nêu phương án xử lý trong trường hợp hàng tồn kho chậm luân chuyển, kém phẩm chất, gần hết hạn sử dụng… cùng với đó là yêu cầu xác nhận của các bên liên quan.

Các tài liệu tham khảo sử dụng trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho:

– Đối với doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

+ ) Mẫu số 04 – VT : Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ; tải file tại đây .
+ ) Mẫu số 05 – VT : Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, loại sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa, tải file tại đây .

– Đối với doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

+ ) Mẫu số 04 – VT : Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ; tải file tại đây
+ ) Mẫu số 03 – VT : Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, mẫu sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa, tải file tại đây
– Quyết định xây dựng hội đồng kiểm kê, tải file tại đây

3.3 Giai đoạn giải quyết và xử lý hiệu quả kiểm kê

Căn cứ vào Tóm lại đã được nêu trong Biên bản kiểm kê đã được lập ở quy trình tiến độ trên, những cá thể có tương quan sẽ triển khai giải quyết và xử lý theo hướng dẫn, thường thì sẽ xảy ra những trường hợp sau :

• Chênh lệch thừa, số lượng thực tiễn kiểm nhiều hơn so với báo cáo giải trình hàng tồn kho trên sổ sách ghi nhận : đây là trường hợp hoàn toàn có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu làm báo cáo giải trình hoặc quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho, hoặc hoàn toàn có thể do quy trình xuất kho nhầm lẫn hoặc đang giữ hàng của đối tượng người tiêu dùng khác trong kho …

• Chênh lệch thiếu, số lượng thực tiễn kiểm kê ít hơn so với báo cáo giải trình hàng tồn kho trên sổ sách ghi nhận : Đây là yếu tố quan trọng cần được khắc phục kịp thời vì hoàn toàn có thể do nhân viên cấp dưới quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi luân chuyển sản phẩm & hàng hóa, hoặc nhiều lúc cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp .

Để khắc phục, doanh nghiệp cần xem xét lại hệ thống an ninh trong kho (chìa khóa kho do những ai nắm giữ, ai được phân quyền sử dụng, camera an ninh giám sát có hoạt động tốt không…) và cần kiểm tra lại quy trình nhập xuất kho được thiết kế vận hành có đảm bảo hàng tồn kho được ghi nhận chính xác, đảm bảo không có lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát hàng tồn kho dẫn tới thất thoát.

• Trường hợp hàng tồn kho kém phẩm chất, gần hết hạn sử dụng, chậm luân chuyểnlàm suy giảm giá trị hàng tồn kho, cần có giải pháp nhìn nhận lại giá trị hài hòa và hợp lý hàng tồn kho làm địa thế căn cứ cho việc ghi nhận dự trữ giảm giá hàng tồn kho cũng nhưng kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh thương mại tương thích, bảo vệ lượng tồn hài hòa và hợp lý hoặc thanh lý hàng tồn kho .

>>> Tham khảo thêm cách xử lý hàng tồn kho khi hết hạn sử dụng 

4. Xử lý kế toán trong trường hợp chênh lệch kho thực tế và kho kế toán

Khi kiểm kê hàng tồn kho phát hiện chênh lệch thừa hoặc thiếu thừa, thiếu giữa kho trong thực tiễn và kho kế toán, địa thế căn cứ theo hướng dẫn hạch toán của Thông tư số 133 / năm nay / TT-BTC và Thông tư số 200 / năm trước / TT-BTC quy định đơn cử như sau :

Trường hợp 1: Phát hiện chênh lệch thừa hàng tồn kho giữa thực tế và sổ sách 

• Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, quên ghi sổ … thì kiểm soát và điều chỉnh lại sổ kế toán .

• Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khác thì

  Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty 2022: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z

  không ghi tăng sản phẩm & hàng hóa và không ghi vào bên Có thông tin tài khoản 338 ( 3381) ,giá trị sản phẩm & hàng hóa thừa doanh nghiệp dữ thế chủ động theo dõi trong mạng lưới hệ thống quản trị và ghi chép thông tin trong phần thuyết minh Báo cáo kinh tế tài chính .

• Nếu chưa xác lập được nguyên do phải chờ giải quyết và xử lý :

a ) Kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho thừa theo giá trị hài hòa và hợp lý tại thời gian phát hiện kiểm kê để ghi sổ kế toán, ghi nhận :
Nợ những TK 111, 152, 153, 156, 211 ( Theo giá trị hài hòa và hợp lý )
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3381 ) .
b ) Khi có biên bản giải quyết và xử lý của cấp có thẩm quyền về số hàng tồn kho thừa, kế toán địa thế căn cứ vào quyết định hành động giải quyết và xử lý ghi vào những thông tin tài khoản tương quan, ghi nhận :
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3381 )
Có TK 411 – Vốn góp vốn đầu tư của chủ sở hữu ; hoặc

Có TK 441 – Nguồn vốn đầu tư XDCB (Nếu theo TT 200);

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3388 ) ;
Có TK 642 – giá thành quản trị doanh nghiệp

Có TK 711 – Thu nhập khác.

Trường hợp 2: Phát hiện chênh lệch thiếu hàng tồn kho giữa thực tế và sổ sách 

a ) Khi chưa xác lập rõ nguyên nhận chờ giải quyết và xử lý, kế toán ghi nhận :
Nợ TK 138 – Phải thu khác ( 1381 )
Có những TK 152, 153, 155, 156 .
b ) Khi có biên bản giải quyết và xử lý của cấp có thẩm quyền so với hàng tồn kho phát hiện thiếu, địa thế căn cứ vào quyết định hành động giải quyết và xử lý, ghi nhận :
Nợ TK 111 – Tiền mặt ( cá thể, tổ chức triển khai nộp tiền bồi thường )
Nợ TK 1388 – Phải thu khác ( cá thể, tổ chức triển khai phải nộp tiền bồi thường )
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động ( số bồi thường trừ vào lương )
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán ( giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định hành động giải quyết và xử lý )

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

c ) Trường hợp hàng tồn kho phát hiện thiếu đã xác lập được ngay nguyên do và người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thì địa thế căn cứ nguyên do hoặc người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm bồi thường, ghi nhận :
Nợ TK 111, 112 … – Tiền ( cá thể, tổ chức triển khai nộp tiền bồi thường )
Nợ TK 138 – Phải thu khác ( 1388 – Phải thu khác ) ( số phải bồi thường )
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động ( số bồi thường trừ vào lương )
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán ( giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định hành động giải quyết và xử lý )

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (Nếu theo TT 200)

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Nếu theo TT 200)

Có những TK 152, 153, 155, 156

5. Các lưu ý khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

• Hàng tồn kho cần được sắp xếp một cách khoa học, được đặt trên những pallet, sắp xếp theo hàng, được đặt ở những vị trí dễ quan sát và được dán mã hàng tồn kho trên thẻ kho tương ứng với mã trên báo cáo giải trình nhập xuất tồn để thủ kho theo dõi, quản trị .
• Công việc theo dõi hàng tồn kho của thủ kho cần được ghi chép, quản trị độc lập với kế toán kho và so sánh liên tục vào cuối ngày, cuối tháng, cuối năm giữa hai bộ phận này .
• Kế hoạch kiểm kê cần được kiến thiết xây dựng đơn cử cụ thể, bảo vệ nhân sự tham gia kiểm kê được đào tạo và giảng dạy rất đầy đủ để năm bắt được quy trình tiến độ thực thi kiểm kê cũng nhưng bảo vệ an toàn lao động trong quy trình kiểm kê .
• Chuẩn bị khoảng trống thoáng đãng, thước đo, dụng cụ tương ứng với đơn vị chức năng tính của mỗi loại hàng tồn kho, sticker để lưu lại hàng tồn kho đã được kiểm đếm, phiếu kiểm kê hàng tồn kho, …
• Công tác kiểm kê, so sánh tác dụng cần được thực thi độc lập, trang nghiêm theo đúng chương trình kiểm kê đã được lên kế hoạch .
• Nên ứng dụng những ứng dụng công nghệ tiên tiến trong hoạt động giải trí kiểm kê kho, nhất là những ứng dụng có tính năng tương hỗ kiểm kê để thực thi nhiệm vụ nhanh gọn và vẫn bảo vệ tính đúng mực .

Trên thị trường lúc bấy giờ có nhiều ứng dụng kế toán, trong đó điển hình nổi bật nhất có ứng dụng kế toán trực tuyến MISA AMIS cung ứng vừa đủ những tính năng về nhiệm vụ kho, tương hỗ đắc lực cho kế toán doanh nghiệp :

• Tự động tính giá xuất kho theo nhiều giải pháp : Bình quân cuối kì, Bình quân tức thời … và tính giá xuất cho từng sản phẩm & hàng hóa, hay toàn bộ sản phẩm & hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hay không theo kho, tính giá theo từng kỳ …
• Cho phép nhập kho, xuất kho ; quản trị, theo dõi sản phẩm & hàng hóa theo nhiều đặc tính như : sắc tố, size, số máy, số khung …
• Cung cấp rất đầy đủ những biểu mẫu chứng từ Phiếu Nhập-Xuất kho, những sổ kho, thẻ kho, báo cáo giải trình nhập xuất tồn theo từng VTHH, từng kho, theo mã quy cách, số lô, hạn dùng, … và được cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo giải trình theo nhu yếu quản trị
• Quản lý sản phẩm & hàng hóa theo nhiều đơn vị chức năng tính : tự động hóa quy đổi từ đơn vị chức năng quy đổi về đơn vị chức năng chính để quản trị tồn kho theo từng đơn vị chức năng tính và thiết lập số tồn tối thiểu của từng loại sản phẩm để đơn vị chức năng có kế hoạch mua thêm hàng khi đã gần đến số tồn tối thiểu .
• tại đâyHỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho. Xem cụ thể

Tác giả : Trần Hải Nam

 4,581 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

1

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

Trung bình: 5]

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp