Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel | GPKV | Giải pháp kho hàng

Cách quản lý kho hiệu sẽ trở nên dễ dàng hơn khi thực hiện quản lý bằng Excel. Vì việc quản lý kho không hề đơn giản, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn thì phần mềm  Excel là một trong những giải pháp được sử dụng để quản lý số lượng hàng hóa một cách ổn định nhất. Trong bài viết này, EPS sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả bằng excel nhé.

Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel

Lợi ích quản lý kho bằng file excel

Quản lý kho bằng file excel sẽ giúp cho bạn tối ưu được nhiều thao tác trong quản lý hàng hóa. Mặc dù có nhiều ứng dụng, ứng dụng được sinh ra nhưng excel vẫn được nhiều người sử dụng. Đặc biệt là so với những người mới khởi đầu kinh doanh thương mại, chủ shop, doanh nghiệp nhỏ. Bạn sẽ không tốn nhiều thời hạn và sức lực lao động cho việc ghi chép sổ sách, giám sát bằng tay như trước đây nữa .

Mỗi thao tác quản lý cho hàng hóa xuất, nhập và tồn bạn sẽ nhận được những quyền lợi khác nhau. Và đương nhiên hiệu suất cao việc làm được bảo vệ là điều không hề phủ nhận. Nhìn chung, nhờ có excel, bạn hoàn toàn có thể biết đúng chuẩn lượng hàng hóa mà mình nên nhập, hạn chế nhập, lượng hàng hóa shop đang thiếu. Từ đó, công tác làm việc quản lý tồn dư cũng hiệu suất cao hơn rất nhiều .

Bên cạnh đó, file excel cũng giúp bạn theo dõi được số lượng hàng đang được giao và tổng thu nhập nhanh chóng. Bạn có thể kiểm tra tốc độ kinh doanh hàng ngày bằng file excel dễ dàng. Ngoài ra, bạn cũng điều chỉnh được số lượng hàng chống thất thoát trong kinh doanh. Tính chính xác có thể nằm ở mức 70 – 80%.

>> Xem thêm : PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ

Cần có gì để quản lý kho bằng excel hiệu quả

Để quản lý kho bằng excel hiệu suất cao, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng cho mình những yếu tố dưới đây :

Kiến thức về excel

Không cần quá chuyên nghiệp nhưng nhất định bạn cần có kỹ năng và kiến thức cơ bản. Hãy nắm một số ít hàm cơ bản thường được sử dụng để quản lý xuất – nhập tồn dư như :

• Hàm tổng (SUM).
• Hàm điều kiện (If).
• Hàm tìm kiếm (Lookup).
• Hàm giá trị (Vlookup)…

Những kỹ năng và kiến thức này bạn hoàn toàn có thể đã được học ở trường. Nếu chưa nắm rõ bạn hoàn toàn có thể trau dồi bằng cách tham gia thêm một số ít khóa học cơ bản hoặc trên những kênh Youtube hay support.office.com, …

Chuẩn bị ứng dụng Office Microsoft, máy tính

Để thuận tiện, tôi khuyến khích bạn nên sẵn sàng chuẩn bị cho mình một chiếc máy tính không thay đổi và bộ Office Microsoft phiên bản tốt nhất. Thông thường thì từ phiên bản 2007 trở lên thì bạn đã hoàn toàn có thể thực hành thực tế quản lý shop của mình rồi .

Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel

Sau khi đã sẵn sàng chuẩn bị xong những thứ thiết yếu thì tất cả chúng ta bắt tay vào thực hành thực tế thôi nào .

Quản lý danh mục hàng hóa

Bạn cần tạo các danh mục hàng hóa nhằm đồng bộ dữ liệu để giúp cho sau này có thể tìm kiếm, báo cáo dễ dàng. Hãy thống nhất các quy tắc về mã và tên cho một mặt hàng để tránh việc gõ đi gõ lại và nhầm lẫn giữa những dữ liệu như một “ma trận”. Bạn cũng cần điền và thống nhất đơn vị tính cho hàng hóa của mình.

Bạn có thể xem cách tạo file excel để quản lý hàng hóa: TẠI ĐÂY.

Quản lý xuất – nhập – tồn kho trong file excel

Đương nhiên là mục tiêu của việc tạo file excel chính là giúp bạn quản lý việc xuất – nhập và tồn dư hàng hóa mỗi tuần hoặc tháng tốt nhất. Nhờ đó mà bạn hoàn toàn có thể báo cáo giải trình kiểm kê kho hàng tốt hơn. Các thao tác để quản lý ở mục này cũng khá đơn thuần .

• Ở cột tên hàng hóa hãy dùng hàm Vlookup.
• Mục nhập kho hãy dùng điều kiện Sumif với mã hàng – Sumif của mã trong tồn kho.
• Mục xuất kho dùng hàm Sumif.
• Cuối cùng tồn kho thì dùng các phép tính: +/-.

Lưu ý khi bạn báo cáo giải trình nhập xuất tồn hàng hóa thì nhớ nhập số dư đầu kỳ nhé .

Nhược điểm của quản lý kho bằng file excel

Bạn biết đấy, cách quản lý kho hiệu quả bằng excel là không thể bàn cãi. Nhưng mọi phần mềm và ứng dụng có tiên tiến như nào thì cũng không thể tránh khỏi những hạn chế. File excel cũng vậy. Dưới đây là một số nhược điểm của file excel:

• File excel chỉ có thể tính được báo cáo nhập xuất tồn theo số lượng hàng hóa. Nếu bạn muốn tính tồn kho theo giá trị thì cần phải tính được giá vốn hàng xuất kho. Việc này khiến cho file sẽ chạy chậm hơn rất nhiều.
• Không được bảo mật. Nếu người khác sử dụng máy tính của bạn thì sẽ rất dễ bị lộ các thông tin. Điều này là không thể tránh khỏi.
• File excel chỉ hiệu quả đối với những cửa hàng nhỏ, lẻ có số lượng hàng hóa không quá lớn. Nếu như dung lượng quá lớn sẽ khiến tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm.
• Nếu bạn cần thống kê số liệu hay báo cáo chi tiết thì file excel không phải là giải pháp tối ưu đâu nhé.
• Không đồng bộ. Có nghĩa 1 người chỉ có thể làm việc trên 1 tệp tin. Việc này sẽ gây ra nhiều thời gian, thêm nhân lực để quản lý hiệu quả và các phòng ban không thể cập nhật số liệu liên tục được. Để khắc phục vấn đề này thì bạn có thể sử dụng điện toán đám mây “Google sheet” để nhiều người có thể cùng làm việc và chỉnh sửa nhé.
• Bạn phải có kỹ năng và kiến thức về excel thì mới có thể sử dụng hiệu quả.
• Nó hạn chế với các thiết bị bán hàng và không thể lập hóa đơn.
• Bạn phải nhập dữ liệu thủ công, sẽ tốn khá nhiều thời gian và đương nhiên rất dễ xảy ra những sai sót và nhầm lẫn.

> Xem thêm : Phần mềm quản lý vật tư không lấy phí tốt nhất 2020

Kết luận

Chính vì vậy, nếu bạn là chủ cửa hàng, shop kinh doanh với quy mô nhỏ thì cách quản lý kho hiệu quả bằng excel sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn. Còn nếu bạn là các doanh nghiệp lớn, có số lượng hàng hóa đa dạng và phức tạp thì nên sử dụng các phần mềm quản lý kho.

Tham khảo các phần mềm quản lý kho miễn phí: TẠI ĐÂY.

Mọi vướng mắc cần giải đáp về quản lý kho, bạn hoàn toàn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tương hỗ tư vấn nhanh nhất .
hotline : 0913 635 131
E-Mail : [email protected]

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển