Phòng nhân sự là gì? Chức năng, nhiệm vụ và vai trò phòng nhân sự

Chúng ta đều hiểu rằng bất cứ bộ phận nào cũng đều có chức năng cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong số đó, phòng nhân sự cũng góp phần công lao không nhỏ bởi dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng cần phải có bộ phận này. Vậy chức năng và nhiệm vụ chính của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp là gì? Mời bạn cùng CoffeeHR đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Phòng nhân sự là gì?

Bộ phận nhân sự hay phòng nhân sự tiếng anh còn được gọi Human resources (HR), nhiệm vụ của bộ phận này là đảm bảo nhân viên của công ty được quản lý đầy đủ, có đãi ngộ thích hợp và đào tạo hiệu quả.

Phòng nhân sự có nhiệm vụ gì? Phòng nhân sự của một công ty hay tổ chức giữ nhiệm vụ đào tạo và phát triển nhân viên hay công nhân, những người được coi là một trong những nguồn lực quan trọng nhất của công ty.

Bên cạnh đó, việc chịu trách nhiệm về các khâu tuyển dụng, sa thải hay quản lý quyền lợi cũng là trách nhiệm của bộ phận nhân sự. Hầu hết, các doanh nghiệp hiện nay đều rất coi trọng tới bộ phận này bởi sự quan trọng và cần thiết của họ. Ban lãnh đạo thường cho nhân viên tham gia đào tạo thêm các khóa học quản trị nhân sự nhằm mục đích nâng cao nhân lực cũng như tăng hiệu quả công việc.

Bạn đang đọc: Phòng nhân sự là gì? Chức năng, nhiệm vụ và vai trò phòng nhân sự

» Tham khảo thêm: QC là gì? QA là gì? Tài liệu học tập miễn phí cho QC & QA

Vai trò của phòng nhân sự

Vai trò của phòng nhân sự là cực kỳ cần thiết và quan trọng cho doanh nghiệp hay tổ chức. Nguyên nhân là bởi họ sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp liên quan đến các vấn đề quản lý nguồn nhân lực.

Mặc dù, hoàn toàn có thể họ không phải trực tiếp triển khai hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, nhưng không hề phủ nhận tầm quan trọng trong việc hoạch định, kiến thiết xây dựng những kế hoạch, chủ trương và tăng trưởng nguồn lực hiệu suất cao cho doanh nghiệp .

Mỗi bộ phận trong tổ chức triển khai đều được coi như bộ phận trên khung hình con người vậy. Một khi có bộ phận gặp yếu tố thì sẽ ảnh hưởng tác động liên tục tới những thành viên khác và gây hại cho cả mạng lưới hệ thống .

Như vậy, chức năng của nhân sự là những công việc và nhiệm vụ chính của phòng nhân sự trong một tổ chức. Ở từng chức năng thì là một loạt các hoạt động được liên kết với nhau nhằm thực hiện các nhiệm vụ cũng như vai trò khác nhau đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các hoạt động đó nhằm đem lại lợi ích toàn diện cho cả nhân viên và mục tiêu kinh doanh chung.

Các chức năng của phòng nhân sự

Phòng nhân sự làm gì? Để giúp bạn hiểu thêm về chức năng của phòng nhân sự, CoffeeHR xin chia sẻ một số thông tin dưới đây.

Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng

Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng được coi là một chức năng cơ bản của phòng nhân sự. Chức năng này bao gồm:

• Xác định các nhu cầu và vai trò: Nhân sự HR sẽ cần xác định được nhu cầu tuyển dụng của bộ phận hay doanh nghiệp như thế nào? Bên cạnh đó, sự tuyển dụng đó có vai trò quan trọng trong dây chuyền làm việc của tổ chức ra sao?
• Viết mô tả công việc: Sau khi xác định được nhu cầu và vai trò, HR cần viết mô tả công việc chi tiết.
• Xác định các yêu cầu của vai trò và bộ kỹ năng mềm của các ứng viên phù hợp: Kỹ năng mềm là rất cần thiết đối với ứng viên, nó góp phần đánh giá tiềm năng phát triển của họ trong tương lai. HR sẽ xem xét và đánh giá các kỹ năng đó để biết được ứng viên có phù hợp với vị trí và mục tiêu dài hạn của công ty hay không.

» Đừng bỏ lỡ: 8 Chức năng của phòng Marketing các công việc chính bộ phận Marketing

• Thiết lập ngân sách lương: HR sẽ chịu trách nhiệm thiết lập ngân sách dành cho việc chi trả lương, thưởng cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
• Thiết lập ngân sách quảng cáo: Chi phí quảng cáo hay gọi là chi phí marketing cũng được HR quản lý.
• Phỏng vấn và chọn nhân sự phù hợp: Đây là nhiệm vụ dễ thấy nhất của mỗi cá nhân trong phòng nhân sự. Họ sẽ tìm kiếm, phỏng vấn và quyết định những ứng viên phù hợp nhất với doanh nghiệp cũng như tầm nhìn doanh nghiệp.

Khi bộ phận thực thi một cách đúng chuẩn, xác lập rõ ràng những đặc thù việc làm và cụ thể hóa những hồ sơ nhân viên cấp dưới sẽ ảnh hưởng tác động thâm thúy đến việc giữ chân nhân viên cấp dưới tiềm năng .

Quản lý thông tin nguồn nhân lực

Một chức năng cần thiết của phòng nhân sự đó là quản lý thông tin nguồn nhân lực, do bộ phận hành chính đảm nhận. Nhân sự sẽ quản lý và chịu trách nhiệm về hợp đồng của nhân viên bao gồm giấy tờ và công văn.

• Quản lý tất cả hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự và các giấy tờ liên quan đến nhân sự.
• Hướng dẫn các nhân viên làm hợp đồng lao động, làm rõ mức lương, thưởng cũng như các chính sách phúc lợi ở công ty.
• Thực hiện tất cả chế độ phúc lợi, nghỉ việc hoặc hết hạn hợp đồng theo quy định cho nhân viên.
• Chuyển phát, thực hiện giao nhận văn thư, hợp đồng và các hóa đơn cho công ty, các phòng ban liên quan.
• Lưu trữ, quản lý các thủ tục các, hợp đồng lao động, bằng khen, thủ tục nhận việc hay chấm dứt hợp đồng lao động,… của nhân viên.

» Xem thêm : 13 Mẫu sơ đồ tổ chức triển khai công ty phổ cập mới nhất 2022 [ Tải về ]

Đào tạo và phát triển

Chức năng đào tạo và phát triển là yếu tố quan trọng để có thể giải quyết các vấn đề thiếu hụt kỹ năng hoặc đào tạo của nhân viên. Đồng thời, phòng nhân sự cũng cung cấp cho nhân viên những công cụ cần thiết để cải thiện kỹ năng, sự tự tin để hoạt động hiệu quả hơn.

Chúng ta thấy rằng, doanh nghiệp nào góp vốn đầu tư vào lực lượng lao động đều có được những sự tăng trưởng rõ ràng về những yếu tố tương quan tới sự hài lòng cũng như ý thức của nhân viên cấp dưới. Mỗi cá thể sẽ được nhìn nhận cao và cảm thấy được thôi thúc hơn trong nỗ lực của bản thân .

Bên cạnh đó, đào tạo và giảng dạy và tăng trưởng nhân lực cũng mang lại quyền lợi không nhỏ cho công ty. Khuyến khích việc duy trì nhân viên cấp dưới và ngân sách tuyển dụng ở mức tối thiểu là một quyền lợi của công dụng này. Nó cũng góp thêm phần tạo hình ảnh cho công ty với những ứng viên tiềm năng – những người có mong ước cải tổ kỹ năng và kiến thức và thời cơ .
Việc giảng dạy cũng rất thiết yếu cho những đổi khác và sự thay đổi của ngành nghề, giữ cho nhân viên cấp dưới luôn update xu thế mới nhất. Điều này giúp duy trì tổ chức triển khai như một nhà chỉ huy và đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu đáng gờm trong nghành nghề dịch vụ của doanh nghiệp .

Quản lý hoạt động của nhân viên

Đối với phòng nhân sự, có hai chức năng chính khi nói đến quan hệ nhân viên (ER), đó là:

• Ngăn ngừa và giải quyết tất cả các vấn đề hay tranh chấp giữa nhân viên và cấp quản lý: Trong trường hợp có sự khúc mắc giữa nhân viên và quản lý chẳng hạn như việc nhân viên không đồng tình với cách tính toán chất lượng làm việc, thì nhân sự sẽ là người đứng ra hòa giải. Họ cần tìm được những biện pháp tốt và phù hợp nhất nhằm cân bằng cho hai bên.
• Hỗ trợ tạo ra và thực thi chính sách công bằng và nhất quán cho lực lượng lao động: Nhân sự có chức năng đề xuất chế độ lương thưởng cho lao động, bởi vậy họ cần có những sự công bằng và nhất quán, mang lại chính sách tốt cho nhân viên.

Một mối quan hệ tốt đẹp sẽ bộc lộ được những nỗ lực của tổ chức triển khai, giúp duy trì những liên hệ tích cực giữa nhân viên cấp dưới và người sử dụng lao động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp đoàn kết mới là một doanh nghiệp vững mạnh và ngược lại nếu không có sự liên kế giữa nhân viên cấp dưới và người sử dụng lao động thì doanh nghiệp sẽ khó mà tăng trưởng vĩnh viễn được .

Kiểm soát hiệu suất làm việc

Kiểm soát hiệu suất làm việc là một chức năng quan trọng của phòng nhân sự bởi việc HR quản lý hiệu suất làm việc giúp theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc và thái độ làm việc của nhân viên. Một quá trình kiểm soát hiệu suất tốt bao gồm các đánh giá hàng quý hoặc hàng năm hoặc đánh giá hiệu suất của tổ chức.

Nhờ điều này được cho phép tiếp xúc trực tiếp giữa nhân viên cấp dưới và người quản trị trực tiếp giúp thiết lập những tiềm năng cá thể rõ ràng và tiềm năng nhóm sao cho tương thích với những tiềm năng kế hoạch của doanh nghiệp .

Trong quá trình quản lý hiệu suất sẽ bao gồm các hoạt động tổng hợp đa dạng tạo thành một chu trình kiểm soát hiệu suất. Điều này được thể hiện bao gồm việc lập kế hoạch bằng cách đặt ra mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn). Và cũng như kế hoạch phát triển cá nhân để đạt được mục tiêu đã nêu, xem xét và đánh giá tiến độ của các kế hoạch này, phát triển kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng để đạt được mục tiêu của mọi người.

Xem thêm: Doanh nghiệp nhỏ và vừa – Wikipedia tiếng Việt

Hoạch định nguồn nhân lực

Chức năng hoạch định nguồn nhân lực được thể hiện thông qua việc theo dõi và sắp xếp nhân sự trong doanh nghiệp. Đánh giá và thống kê chỉ số là việc cần thiết giúp phòng nhân sự dự báo về nhu cầu hay nguồn nhân lực trong tương lai. Nhờ vậy, các cấp quản lý có được các biện pháp làm nâng cao chất lượng làm việc của nhân sự cũng như đưa ra được các giải pháp để khắc phục các hạn chế trong quá trình làm việc của nhân sự.

Chẳng hạn, khi nhân sự nhìn nhận rằng một số ít nhân viên cấp dưới đang có sự tăng trưởng và nỗ lực rất lớn trong quy trình thao tác, họ sẽ đưa ra yêu cầu với quản trị. Có thể là sắp xếp họ vào những vị trí quan trọng hơn như trưởng bộ phận, trưởng tổ, … cũng như việc nâng mức lương thưởng cho tương thích. Điều này sẽ giúp nhân viên cấp dưới trong toàn thể doanh nghiệp sẽ nỗ lực, phấn đấu hơn gián tiếp giúp tăng hiệu suất cao cho hàng loạt tổ chức triển khai .

Chế độ lương thưởng và phúc lợi

Bộ phận nhân sự là người sẽ quản trị lương thưởng và chính sách phúc lợi của hàng loạt nhân viên cấp dưới. Chúng ta đều biết rằng, đãi ngộ là một chìa khóa tạo động lực, lôi cuốn và giữ chân nhân tài hiệu suất cao .

Bên cạnh đó, để có thể thu hút nhiều ứng viên tiềm năng, phòng nhân sự cũng cần đưa ra các đề nghị về lương và thưởng phù hợp.

Hầu hết, những ứng viên khi đến với một doanh nghiệp đều có sự tìm hiểu và khám phá trước về chính sách cũng như chủ trương của doanh nghiệp đó. Và tất yếu, thiên nhiên và môi trường nào tiềm năng hơn thì sẽ lôi cuốn được nhân tài nhiều hơn .

Duy trì văn hoá công ty

Mỗi doanh nghiệp đều có những nét văn hóa truyền thống riêng, được coi là gia tài quý giá tạo nên tên thương hiệu. Văn hóa công ty là những giá trị, niềm tin và nét đặc trưng riêng mà chỉ có doanh nghiệp đó có được. Ngoài ra, nhà quản trị sẽ còn đóng vai trò là người tiên phong kiến thiết xây dựng và tăng trưởng văn hóa truyền thống, kết nối nhân sự với chỉ huy và nhân sự với doanh nghiệp .

Các bộ phận trong phòng nhân sự

Phòng nhân sự có những bộ phận nào? Sự phân chia các bộ phận trong bộ phận nhân sự sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp. Dưới đây là các bộ phận chính cũng như các đầu việc cụ thể của mỗi bộ phận đó.

Recruitment

Recruitment hay gọi là bộ phận tuyển dụng, bộ phận trực tiếp đi tìm kiếm những nhân sự giỏi, tương thích với doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là lên kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, tiến hành những chiến dịch tiếp thị quảng cáo cho việc tuyển dụng .
Nhằm mục tiêu tìm kiếm được nhân sự tương thích, bộ phận này cần phối hợp với những phòng ban khác để hiểu được nhu yếu tuyển dụng của từng phòng. Sau đó, họ sẽ đưa ra những tiêu chuẩn để hoàn toàn có thể lựa chọn được ứng viên tương thích nhất. Thêm nữa, những địa thế căn cứ trên sẽ giúp bộ phận tuyển dụng biết nội dung đăng tuyển cần viết như thế nào cũng như kênh nào tương thích hoàn toàn có thể lôi cuốn nhân lực tốt nhất .

C&B

Là bộ phận lương, thưởng và phúc lợi của phòng nhân sự, được xem là bộ phận quan trọng quyết định mức thu nhập của nhân sự trong doanh nghiệp. Họ có khả năng xử lý và phân tích hiệu quả các số liệu được nhân viên quan tâm nhiều nhất.

Nhiệm vụ chính của bộ phận này sẽ là kiến thiết xây dựng và quản trị hàng loạt mạng lưới hệ thống lương, thưởng, phúc lợi hay những chủ trương khác của doanh nghiệp. Chính vì thế, những nhân sự đảm nhiệm việc làm này cần có kiến thức và kỹ năng vững chãi về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như công văn, nghị định có tương quan .

HR Admin

HR Admin là bộ phận hành chính, là những người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm tương quan đến những việc làm như sách vở, thủ tục, hồ sơ nhân sự và gia tài của công ty. Không những thế, HR Admin còn thực thi những đầu việc tương quan đến hành chính nhân sự ví dụ điển hình văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, trực điện thoại cảm ứng, sự kiện công ty, … Và họ cũng hoàn toàn có thể kiêm thêm những nhiệm vụ khác của những bộ phận tương quan .

Training & Development

Bộ phận đào tạo và phát triển – Bộ phận nằm trong phòng nhân sự giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, có chức năng đào tạo và phát triển cho nhân sự trong doanh nghiệp. Nhờ đó, họ giúp cải thiện hiệu suất làm việc cá nhân hoặc nhóm thông qua việc bồi dưỡng kiến thức, nâng cao và cải thiện kỹ năng mềm cho nhân viên. Chính bởi vậy, việc đào tạo để nâng cao năng lực, kỹ năng là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình phát triển nguồn nhân lực toàn diện, hiệu quả.

Kỹ năng của nhân sự phòng HR

Bạn mong ước trở thành nhà quản sự nhân sự chuyên nghiệp ? Để trở thành một nhân sự năng lực ngoài việc bạn cần có nền tảng kiến thức và kỹ năng trình độ tốt thì cũng cần chiếm hữu những kỹ năng và kiến thức mềm khác nữa. Dưới đây là 1 số ít kỹ năng và kiến thức thiết yếu CoffeeHR ra mắt cho bạn .

• Kỹ năng giao tiếp
• Tạo và thực hiện chiến lược nhân sự
• Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị trong tổ chức
• Kỹ năng đưa ra quyết định
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng lập ngân sách
• Kỹ năng đào tạo và phát triển kỹ năng
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng đàm phán
• Đánh giá hiệu suất làm việc
• Kỹ năng sử dụng phần mềm
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng xây dựng đội nhóm
• Khả năng chịu áp lực cao

Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại

Một trong những công cụ nhiều HR sử dụng để tăng hiệu suất và hiệu suất cao việc làm đó là Phần mềm Quản lý nhân sự CoffeeHR .
Những tính năng điển hình nổi bật của ứng dụng :

• Chấm công GPS, vân tay, FaceID nhanh chóng
• Tự động tổng hợp công và tính lương chính xác, tiết kiệm thời gian
• Hỗ trợ hoạt động Quyết toán Thuế hàng năm
• Xây dựng linh động các công thức tính lương và đánh giá KPI
• Xây dựng lộ trình thăng tiến, tính định biên nhân sự
• Tuyển dụng hiệu quả cùng AI phân loại CV từ các website tuyển dụng
• Nâng cao chất lượng các chương trình đào tạo
• Có 2 phiên bản Mobile App và Website tiện lợi

Hiện nay, Phần mềm Quản lý Nhân sự CoffeeHR đã có 200 + doanh nghiệp và gần 1000 HR tin dùng. Phần mềm mưu trí, xử lý nhiều bài toán đặc trưng của nhiều nghành. Đặc biệt, CoffeeHR là đối tác chiến lược đáng tin cậy nhiều năm qua của những doanh nghiệp đầu ngành như Ngân Hàng SHB, Kangaroo, Doji Group, Vua Nệm, …

Tìm hiểu thêm về quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ tâm huyết các thông tin về phòng nhân sự cũng như các kiến thức liên quan. Mong rằng bạn sẽ liên hệ và trau dồi các kỹ năng của bản thân để có cơ hội trở thành một nhân sự chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

đường dây nóng : ( + 84 ) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp