Bản mô tả công việc đầy đủ nhất của Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Nhân viên hành chính văn phòng là công việc văn phòng khá nhẹ nhàng, có tính ổn định và mức lương khá hấp dẫn. Nếu bạn đang tìm hiểu vị trí này thì hãy tham khảo ngay bản mô tả công việc nhân viên hành chính cũng như những yêu cầu công việc hành chính văn phòng cho vị trí này với thông tin được cung cấp trong bài viết dưới đây nhé! Hoặc nếu bạn là người tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòngthì hãy tham khảo ngay mẫu bản mô tả công việcdưới đây nhé!

I. Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Công việc văn phòng của 1 nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Bạn đang đọc: Bản mô tả công việc đầy đủ nhất của Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là một bộ phận quan trọng, tất yếu, không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. Công việc hành chính văn phòng liên quan đến thủ tục, giấy tờ hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ cho toàn thể nhân viên công ty. Ngoài ra bạn còn phải hiểu về luật và tư vấn pháp lý cho lãnh đạo khi cần thiết.

Với tính chất và yêu cầu công việc văn phòng như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức sự kiện thường được ghép chung thành 1 phòng ban để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

Xem thêm : Nghề quản trị nhân sự không dành cho những người hiền lành

II. Mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng

Trong mẫu bản mô tả công việc thìnhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính nhân sự như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc văn phòng khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).

III. Các công việc chính của Nhân viên hành chính văn phòng trong bản mẫu tả công việc là gì?

• Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. .
• Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
• Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương,… các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.
• Theo dõi và quản lý lịch công việc văn phòng của các nhân sự trong doanh nghiệp.
• Theo dõi, kiểm tra và quản lý chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
• Phụ trách photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).
• Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp/event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, …
• Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
• Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.
• Hỗ trợ tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng

Xem thêm : T rải lòng san sẻ của người trong ngành về nghề nhân sự

IV. KPI công việc với vị trí Nhân viên hành chính văn phòng

Yêu cầu KPIs trong mẫu bản mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng

• Tỷ lệ giải quyết vấn đề, liên hệ ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)
• Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
• Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót
• Số sự kiện được tổ chức

V. Yêu cầu công việc của vị trí Nhân viên hành chính văn phòng

• Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến Kế toán, Tài chính – Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm là nhân viên hành chính văn phòng hay 1 vị trí công việc hành chính văn phòng tương đương khác.
• Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
• Thành thạo công việc hành chính văn phòng như tin học văn phòng, giao tiếp,..
• Có khả năng ngoại ngữ ở mức khá. Thành thạo ngoại ngữ là 1 lợi thế.
• Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.

VI. Những năng lực cần có để trở thành nhân viên hành chính văn phòng giỏi

• Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ: Tốt nghiệp các ngành liên quan đến quản lý nhân sự, công đoàn, hành chính, nhân sự
• Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh) khá
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định đúng đắn, nhanh nhạy
• Kỹ năng xây dựng mối quan hệ, ngoại giao tốt
• Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả và làm việc độc lập thông minh
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả
• Kỹ năng thuyết trình tự tin, hấp dẫn
• Thái độ: Tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén, tinh tế, trung thực

VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng

Bộ câu hỏi thường dùng phỏng vấn tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Xem thêm: TIẾP THỊ & QUẢNG CÁO | Business Owner Space

• Bạn có thể mô tả công việc nhân viên hành chính 1 ngày làm việc là gi được không?
• Bạn có thành thạo sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng? Nêu cách sử dụng và review các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả.
• Để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả bạn làm như thế nào, có cần công cụ gì không?
• Máy Photocopy thường gặp các trục trặc gì? Hãy nên 1 số kinh nghiệm xử lý các vấn đề mà bạn từng gặp? Nếu vấn đề nằm ngoài khả năng xử lý thì bạn làm thế nào?
• Khi muốn theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp bạn làm thế nào, có cần công cụ nào hỗ trợ không?
• Quy trình để xử lý yêu cầu của 1 nhân viên phòng ban trong doanh nghiệp.
• Mẫu bản mô tả công việchỗ trọ công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty.

Xem thêm : Mẫu CV xin việc hành chính nhân sự mới và ấn tượng nhất

VIII. Download bản mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng

Bản mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng

IX.Cơ hội nào cho nhân viên hành chính văn phòng?

Nhiều bạn lo ngại làm nhân viên cấp dưới hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí còn là không có thời cơ thăng quan tiến chức nào trong tương lai. Nhưng trong thực tiễn, hành chính văn phòng vẫn là ngành nghề nhiều thời cơ. Lộ trình thăng quan tiến chức của một nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng cũng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc ( dựa theo Báo cáo lương năm năm nay của Adecco Vietnam ) như sau :

1. Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

• Nhân viên tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
• Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu : có nhiệm vụ hành chính văn phòng tối thiểu, tương thích với những bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn từ, quản trị nhân sự, … mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề .

2. Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

• Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
• Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu : có nhiệm vụ trình độ cao, có đầu óc phát minh sáng tạo, biết nghiên cứu và phân tích, phán đoán trường hợp, có kinh nghiệm tay nghề trong ngành khoảng chừng từ 1 năm trở lên .

3. Cấp bậc quản trị

• Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

• Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager) (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)

Yêu cầu : có rất đầy đủ kỹ năng và kiến thức và năng lực của một nhà quản trị, có trình độ trình độ cao, kinh nghiệm tay nghề từ 4 năm trở lên .Vì đặc thù công việc, công việc hành chính văn phòng thường lôi cuốn phái đẹp nhiều hơn phái mạnh. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng quan tiến chức lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, phái đẹp cũng thường không chỉ thực thi công việc sách vở đơn thuần, với óc tổ chức triển khai tốt và kinh nghiệm tay nghề đa dạng và phong phú trong nhiều nghành nghề dịch vụ, không ít nhân viên cấp dưới đã phấn đấu lên những vị trí cao như quản trị .

X. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến nhân viên hành chính văn phòng, công việc văn phòng gồm những gì, mẫu bản mô tả công việc của nhân viên hành chính. Mong rằng qua những mô tả công việc nhân viên hành chính trên sẽ giúp bạn tìm được những công việc hành chính văn phòng phù hợp hoặc nếu bạn đang tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng thì sẽ tìm được những ứng viên tốt nhất nhé! Chúc các bạn thành công! 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp