Mẫu Excel kiểm kê kho dành cho nhà hàng/quán ăn & Mẹo quản lý kho hiệu quả | FnB Việt Nam

Lãng phí, thất thoát, sai sót, trộm cắp vặt, khiếu nại của khách hàng về chất lượng món, … tất cả đều liên quan tới vấn đề kiểm kê kho và trực tiếp hơn chính là ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận ròng của quán. Thế nhưng, không phải chủ quán nào cũng biết cách và dành sự quan tâm đúng mức với công việc kiểm kê kho

Kiểm kê kho, hiểu đơn thuần có nghĩa là biết được đúng chuẩn : quán bạn đã nhập – xuất những gì và hao phí là bao nhiêu. Nếu không biết được nguyên vật liệu nào đang bị tiêu tốn lãng phí / thất thoát, và vì nguyên do gì thì có nghĩa là bạn đang không làm tốt việc làm kiểm kê kho, điều đó cũng có nghĩa là bạn đang không biết đúng chuẩn được lệch giá thực sự trên mỗi ca, mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng của mình là bao nhiêu .

Kinh doanh ăn uống là một ngành đặc thù, liên quan tới các mặt hàng dễ hư hỏng nên việc kiểm kê kho phải được theo dõi chặt chẽ, hàng ngày hoặc thậm chí đối với một số nguyên liệu cao cấp/ đặc biệt, kiểm kê phải được thực hiện theo ca làm việc. Nhìn chung công việc kiểm kê kho sẽ bao gồm việc:

Bạn đang đọc: Mẫu Excel kiểm kê kho dành cho nhà hàng/quán ăn & Mẹo quản lý kho hiệu quả | FnB Việt Nam

• Kiểm kê hàng không sử dụng: sản phẩm không sử dụng đang được lưu trữ và bảo quản trong kho
• Lượng hàng tiêu thụ: Là lượng nguyên liệu đã được sử dụng trong khoảng thời gian nhất định.
• Mức sử dụng: tỷ lệ nguyên liệu được sử dụng được tính theo công thức:

  Mức độ sử dụng = Hàng tồn kho khôngsửdụng/ Lượng hàng tiêu thụ trung bình ( trong khoảng chừng thời hạn đơn cử )

• Sai số: Sai số là khoảng chênh lệch giữa nguyên liệu đã sử dụng trên sổ sách và thực tế kho.

Mẫu kiểm kê kho bằng File Excel

1. Mẫu danh sách hàng hóa kiểm kê

Đầu tiên, cần xác lập hạng mục thực phẩm cần kiểm kê dựa trên thực tiễn kho hàng của bạn : Thịt / Hải sản – Sữa – Rau củ – Thực phẩm khô – Hàng tạp hóa – Bánh mì – Bia / Rượu – Các loại sản phẩm khác như vỏ hộp, khăn ăn, dụng cụ, … )
Tạo bảng, trong đó hàng sẽ đại diện thay mặt cho từng hạng mục sản phẩm & hàng hóa như thịt, bánh mì, sữa, rau củ, … và những cột sẽ bộc lộ những yếu tố cho từng hạng mục mẫu sản phẩm đơn cử gồm : tên mẫu sản phẩm, miêu tả, đơn vị chức năng đo lường và thống kê, số lượng hiện có, đơn giá, tổng số tiền của loại sản phẩm, tổng tiền của nhóm nguyên vật liệu, … Ngoài ra, để có bảng tính chi tiết cụ thể hơn giúp đơn giản hóa việc đặt hàng và hạch toán, bạn hoàn toàn có thể thêm những cột tượng trưng cho những yếu tố bạn cần báo cáo giải trình .

Tiếp đến, bạn cần tạo công thức tại cột tổng bằng cách nhân số lượng loại sản phẩm với đơn giá. Đồng thời tạo công thức tính tổng toàn bộ những mục trong mỗi hạng mục, ở đầu cuối là cộng những tổng của toàn bộ những hạng mục .
Xác định thời hạn kiểm kê kho ( hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng ) và tạo bản sao của bảng kiểm kê kho để sử dụng làm mẫu .
In bản sao của bảng tính để ghi nhận những mục hàng tồn kho. Điền số lượng theo từng loại sản phẩm thực phẩm và đồ uống của bạn vào những hạng mục thích hợp, chỉ định đơn vị chức năng đếm và đơn giá cho từng mẫu sản phẩm và hoàn thành xong biểu mẫu .
Sao chép những số vào bảng tính máy tính để tự động hóa giám sát tổng dựa theo những công thức bạn đã lập và nhập vào bảng biểu .

TẢI FILE MẪU TẠI ĐÂY

2. Bảng giá vốn hàng bán (COGS)

Sau khi triển khai xong bảng list hàng kiểm kê, thì cần đo lường và thống kê sự đổi khác của hàng tồn kho so với kỳ trước và thực thi một bút toán kiểm soát và điều chỉnh vào mạng lưới hệ thống kế toán của bạn để cung ứng những số lượng Giá vốn hàng bán ( COGS ) đúng chuẩn. Để tính COGS, bạn cần xác lập những thành phần thực phẩm và đồ uống của bạn, cũng như những vật dụng đi kèm như khăn ăn, giấy lọc cafe, … hoặc vỏ hộp, dụng cụ thiết yếu để Giao hàng cho hình thức giao hàng và mua mang đi và để tính tổng COGS của bạn trong một khoảng chừng thời hạn nhất định, hãy sử dụng công thức sau :
COGS = ( Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng mua bổ trợ được thực thi trong kỳ ) – Hàng tồn kho cuối kỳ

TẢI FILE MẪU TẠI ĐÂY

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty 2022: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z

3. Bảng báo cáo sử dụng nguyên liệu

Báo cáo sử dụng nguyên vật liệu sẽ cho biết việc sử dụng nguyên vật liệu đơn cử và số lượng hàng tồn nhằm mục đích giúp bạn so sánh số lượng hàng trong kho để xem tình hình và dự báo số lượng cho những đơn đặt hàng trong tương lai. Bạn cần bảo vệ, báo cáo giải trình sử dụng nguyên vật liệu của bạn nên gồm có 11 chỉ số sau :

• Nhóm nguyên liệu (Item category): các loại mặt hàng còn trong kho
• Tồn kho đầu kỳ (Beginning inventory): số lượng hàng tồn kho cuối cùng của lần kiểm kê trước
• Hàng mua trong kỳ (Purchases): số lượng hàng được mua thêm
• Tổng cộng (Total): tổng số lượng mặt hàng (bằng tổng của tồn đầu kỳ cộng cho hàng mua thêm)
• Tồn kho cuối kỳ (End inventory): số lượng hàng đang tồn kho trong thực tế
• Số lượng sử dụng (Used): số lượng mặt hàng đã được sử dụng, lượng hàng còn lại sau khi lấy phần tổng cộng trừ đi tồn kho cuối kỳ
• Số lượng hàng bán (Sales): tổng các mặt hàng đã được bán kể từ lần kiểm kho gần nhất
• % hàng bán (% Sales): được tính bằng cách lấy số lượng sử dụng chia cho số lượng hàng bán
• Số lượng tồn kho thay đổi (Inventory change): sự thay đổi hàng tồn kho được tính bằng cách lấy tồn cuối kỳ trừ cho tồn đầu kỳ
• Số lượng tồn kho trung bình (Average inventory): giá trị trung bình của tồn đầu kỳ và cuối kỳ, được tính bằng cách lấy [(tồn kho đầu kỳ + tồn kho cuối kỳ):2]
• Mức độ quay vòng (Turns): được tính bằng cách lấy số lượng sử dụng chia cho số lượng tồn kho trung bình

TẢI FILE MẪU TẠI ĐÂY

4. Báo cáo kiểm kê kho chi tiết:

Một bảng báo cáo giải trình kiểm kê kho chi tiết cụ thể sẽ cho biết số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần mua và bán cũng như phân phối một cái nhìn chi tiết cụ thể về những đổi khác trong hàng tồn kho. Đồng thời nó phản ánh đúng mực số lượng sản phẩm & hàng hóa sẵn có để giúp nhà hàng quán ăn dữ thế chủ động trong việc đặt .

TẢI FILE MẪU TẠI ĐÂY

5. Bảng chi phí nguyên vật liệu theo công thức

Bảng ngân sách nguyên vật liệu theo công thức sẽ giúp bạn cắt giảm đáng kể ngân sách hàng ngày của mình. Công thức nấu ăn cho tổng thể những món ăn trong menu phải được nhận trên bảng này và gồm có mọi chi tiết cụ thể tương quan đến công thức từ những thành phần có trong món ăn, số lượng của mỗi món cần được sử dụng và thậm chí còn cả những nguyên vật liệu sẽ được dùng để trang trí. Biểu mẫu này cũng gồm có ngân sách của từng mẫu sản phẩm khi mua, khẩu phần ăn, giá cả và tỷ suất Xác Suất ngân sách thực phẩm. Việc lập bảng này giúp bạn trấn áp tình hình nguyên vật liệu sử dụng để tránh thất thoát hoặc kịp thời giảng dạy lại nhân viên cấp dưới .

TẢI FILE MẪU TẠI ĐÂY

Mẹo kiểm kho hiệu quả

1. Kết hợp kiểm kể thủ công và tự động

Kiểm kê kho bằng File Excel, chỉ tương thích với những nhà hàng quán ăn / quán ăn nhỏ có số lượng nguyên vật liệu ít, những hoạt động giải trí kiểm kho đơn thuần. Còn so với những quy mô nhà hàng quán ăn / quán ăn quy mô vừa đến lớn, có số lượng đơn hàng lớn và phong phú thì việc kiểm kho theo hình thức thủ công bằng Excel sẽ : tốn thời hạn, dễ phát sinh lỗi do yếu tố con người, không hề update thông tin theo thời hạn thực, khó tạo báo cáo giải trình và nghiên cứu và phân tích, không đưa ra được dự báo về thực trạng đơn hàng, …

Các ứng dụng quản trị bán hàng lúc bấy giờ, đa số đều có tích hợp sẵn tính năng kiểm kho được trang bị tính năng báo cáo giải trình chi tiết cụ thể và phân phối những báo cáo giải trình được tạo tự động hóa trực quan, theo thời hạn thực là một giải pháp thuận tiện giúp khắc phục những khuyết điểm của việc kiểm kho bằng tay thủ công .
Tuy nhiên, kiểm kê kho bằng ứng dụng quản trị bán hàng cũng không trọn vẹn là giải pháp “ vạn năng ” bởi ứng dụng quản trị bán hàng, không hề ghi nhận được những thất thoát do hư hỏng, rơi vãi, quá trình chuẩn bị sẵn sàng thực phẩm hoặc đồ uống không hiệu suất cao hoặc không đúng chuẩn, khiếu nại của người mua và trộm cắp. Hệ thống POS không hề tính đến những trường hợp nói trên trừ khi thông tin được đưa vào theo cách bằng tay thủ công. Vì vậy, việc phối hợp cá 2 hình thức bằng tay thủ công và tự động hóa sẽ bảo vệ thông tin kiểm kho được xuyên suốt và ít sai sót nhất .

2. Bố trí nhân viên chuyên trách theo dõi hàng tồn kho

Dù là kiểm kho theo hình thức thủ công bằng tay hay tự động hóa bằng ứng dụng quản trị bán hàng thì cũng cần sắp xếp một ( hoặc một vài ) nhân viên cấp dưới đảm nhiệm chính việc kiểm kho : đó hoàn toàn có thể là quản trị, thủ kho, hoặc đầu bếp, … Điều này sẽ giúp thuận tiện thanh tra rà soát lỗi khi phát sinh. Hơn thế nữa, nhân viên cấp dưới này sẽ là người trực tiếp và tiếp tục thao tác với nguyên vật liệu nên họ sẽ nắm được rõ nhất số lượng, cũng như tình trạng nguyên liệu để điều phối xuất – nhập kho phù hơp. Đây là việc làm yên cầu sự trung thực, tự giác và siêng năng, nên hãy bảo vệ nhân viên cấp dưới đó được giảng dạy quá trình kỹ lưỡng .

3. Duy trì lịch kiểm kho định kỳ, và kiểm tra hằng ngày

Duy trìn kiểm kho định kỳ, và hằng ngày giúp bạn biết được đúng mực lượng nguyên vật liệu và nguồn cung ứng nguyên vật liệu hiện đang có. Ví dụ : bạn hoàn toàn có thể kiểm tra những nguyên vật liệu dễ hỏng và nguyên vật liệu có thời hạn sử dụng ngắn mỗi ngày, trong khi những loại sản phẩm khô và số lượng lớn hoàn toàn có thể chỉ cần kiểm kê một hoặc hai lần một tuần .

4. Thực hiện theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)

Sắp xếp nguyên vật liệu theo từng khu vực ( ngăn mát, đồ khô, tủ lạnh, kệ ) thời hạn sử dụng theo nguyên tắc FIFO – nhập trước, xuất trước để hạn chế hao phí do nguyên vật liệu hết hạn sử dụng .

5. Tạo tờ khai rác thải thực phẩm

Nếu danh sách hàng tồn kho hiển thị cho bạn thấy số lượng, thành phần và nguồn cung cấp thì tờ khai rác thải cho bạn biết chính xác số lượng nguyên liệu bị thải bỏ. Điều này cho phép đưa ra các giải pháp để giảm bớt tình trạng hao phí.

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

Ví dụ : nếu thấy thực trạng thực phẩm tươi sống bị hỏng quá nhiều, bạn hoàn toàn có thể mua ít những nguyên vật liệu đó lại hoặc tìm cách tận dụng nó cho nhiều món hơn .

Đa phần những ứng dụng bán hàng lúc bấy giờ cũng hoàn toàn có thể thực thi tạo tờ khai nay, hoặc bạn cũng hoàn toàn có thể tự tạo một mẫu đơn giản bằng tay thủ công gồm có những mục :

• Ngày giờ
• Mục
• Số lượng hoặc Trọng lượng
• Lý do lãng phí
• Tên nhân viên

6. Xem lịch sử kiểm kho và lên kế hoạch mua hàng

Dựa vào lịch sử vẻ vang xuất – nhập hàng trích xuất tài liệu từ thống điểm bán hàng ( POS ) và những báo cáo giải trình tổng hợp từ những biểu mẫu đã được thực thi, xem xét những nguyên vật liệu nào đã bị sử dụng quá mức hoặc nguyên vật liệu nào tiếp tục bị thiếu vắng, là cơ sở để kiến thiết xây dựng nên kế hoạch mua hàng và ước đạt thời hạn sử để đưa ra những quyết định hành động mua hàng có lợi nhất .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp