Công việc lễ tân hành chính và các nghiệp vụ cơ bản

Nhân viên lễ tân hành chính thường là người đầu tiên tiếp xúc với các khách hàng khi đến doanh nghiệp, tổ chức. Họ có trách nhiệm tạo ra ấn tượng tốt ngay từ lần đầu. Từ đó góp phần tạo nên hình ảnh đẹp cho công ty trong mắt đối tác, khách hàng. Vậy, công việc cụ thể của vị trí này là gì? Cần những nghiệp vụ cơ bản nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé.

Lễ tân hành chính văn phòng là người thực thi những việc làm hành chính khác nhau. Từ việc vấn đáp điện thoại cảm ứng đến và đi, đặt hàng văn phòng phẩm. Hay là phân phối thông tin cho đối tác chiến lược hoặc người mua … Vị trí việc làm thường được triển khai tại khu vực sảnh chờ tại trụ sở công ty. Hoặc ngay tại quầy lễ tân của tổ chức triển khai, doanh nghiệp .

1. Công việc thường ngày của nhân viên lễ tân hành chính

Lễ tân hành chính văn phòng ( hay lễ tân ) là người triển khai những việc làm hành chính khác nhau gồm có :

– Tiếp nhận cuộc gọi qua tổng đài và thực hiện nối máy các cuộc gọi điện thoại/ thư tín đến bộ phận liên quan.

Bạn đang đọc: Công việc lễ tân hành chính và các nghiệp vụ cơ bản

– Đón tiếp người mua, đối tác chiến lược ghé thăm đơn vị chức năng, hướng dẫn họ tới những điểm đến đơn cử .
– Tham gia bảo vệ tương hỗ công tác làm việc bảo mật an ninh cho văn phòng bằng việc giám sát việc ra vào của khách .
– Nhận, gửi thông tin, tài liệu bản cứng hoặc file mềm qua email, bưu phẩm hoặc máy fax .
– Thực hiện thiết lập cuộc hẹn, tương hỗ những tác vụ quản trị khác .

– Sao chép, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu hợp đồng liên quan.

Xem thêm: Nghị định 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp

– Theo dõi, liên hệ đối tác chiến lược bổ trợ những tài liệu, đồ vật thiết yếu trong văn phòng …

>>>  Xem thêm: Mô tả công việc hàng chính nhân sự trong mô hình doanh nghiệp chuyên nghiệp.

2. Nhân viên lễ tân hành chính cần những kỹ năng gì?

Nhân viên lễ tân hành chính ngoài những việc làm kể trên. Họ còn hoàn toàn có thể đảm nhiệm trách nhiệm trấn áp hoạt động giải trí ra vào doanh nghiệp của những cá thể. Thông qua cách xác định danh tính nhân viên cấp dưới, cấp thẻ khách, phát hiện. Và báo cáo giải trình bất kể hoạt động giải trí đáng ngờ, không bình thường nào .

Do gần như là người đầu tiên tiếp xúc khách hàng trong doanh nghiệp (cả trực tiếp và gián tiếp qua tiếp nhận các cuộc gọi). Vậy nên điều các tổ chức mong đợi người giữ vị trí này luôn duy trì một phong thái điềm tĩnh, lịch sự và tác phong chuyên nghiệp, cho dù bất kể hành vi của khách thế nào. 

Xem thêm: Trái phiếu doanh nghiệp là gì? Có gì khác với trái phiếu chính phủ?

Một số kỹ năng và kiến thức mà nhân viên cấp dưới lễ tân văn phòng cần phải có để hoàn thành xong tốt việc làm gồm có : ngoại hình chỉnh chu, sự chu đáo, thái độ tích cực, dữ thế chủ động, phong thái chín chắn, trung thực, tôn trọng bí hiểm và đáng an toàn và đáng tin cậy. Ngoài ra, việc làm khá stress vì phải tương tác nhiều cá thể với nhiều tính cách khác nhau và phải thực thi nhiều trách nhiệm một cách nhanh gọn. Nên nhân viên cấp dưới lễ tân hành chính cần có phong thái tỉnh bơ, nhẫn nại để triển khai xong trách nhiệm .
Trên đây là những miêu tả cụ thể về việc làm của lễ tân hành chính. Nhìn chung việc làm này khá tương thích với những bạn nữ có tính cách cẩn trọng, tỉ mỉ, chu đáo, cùng kỹ năng và kiến thức tiếp xúc tốt. Nếu bạn thực sự yêu quý việc làm này, hiểu được nhiệm vụ và kỹ năng và kiến thức thiết yếu của một nhân viên cấp dưới lễ tân chuyên nghiệp .

>>> Có thể bạn quan tâm:

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp