Hướng dẫn làm sổ sách doanh nghiệp kế toán xây dựng xây lắp

Kế toán xây dựng là kế toán đặc thù và khó hơn nhiều kế toán trong các lĩnh vực khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn các bước làm sổ sách kế toán trong doanh nghiệp xây dựng, xây lắp.

1. Các loại sổ sách kế toán xây dựng cơ bản trong DN

Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp là rất quan trọng khi hạch toán chi phí thu mua nguyên vật liệu xây dựng, phân chia chi tiết từng loại vật liệu theo từng định khoản kế toán. Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vì kết thúc bằng các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán.

Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của phần kế toán tổng hợp được gọi là sổ kế toán tổng hợp. Các doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.

– Sổ nhật ký chung: đây là cuốn sổ tổng hợp, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.

– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: các nghiệp vụ phát sinh như: mua hàng, mua CCDC, mua TSCĐ, bán hàng, vay, chi lương…đều phát sinh từ sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.

– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: đây có thể coi như loại sổ quan trọng bậc nhất trong công ty thương mại. Vì nó phản ánh nhập – xuất – tồn của tất cả hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

– Sổ chi tiết hàng hóa: sổ này thể nhập – xuất khi nào với số lượng bao nhiêu, còn tồn trong kho bao nhiêu,…mỗi khi có nghiệp vụ nhập – xuất hàng hóa của duy nhất một mặt hàng.

– Sổ quỹ tiền mặt: thể hiện tất cả các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt của doanh nghiệp.

– Sổ tiền gửi ngân hàng: thể hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiêp.

– Bảng phân bổ chi phí trả trước: ghi nhận chi phí được phân bổ của các loại công cụ dụng cụ, thiết bị có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đã trả tiền như: máy vi tính, điện thoại, bàn ghế, chi phí thuê văn phòng…

– Bảng khấu hao tài sản cố định: là bảng theo dõi khấu hao của các loại tài sản phục vụ cho việc kinh doanh có giá trị từ 30tr trở lên thì được xem là tài sản cố định và cần được khấu hao theo thời gian quy định.

– Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh đến mua – bán hàng hóa sẽ phát sinh một phiếu nhập – xuất kho tương ứng

– Phiếu thu – chi: mỗi khi có nghiệp vụ thu – chi tiền mặt sẽ phát sinh một phiếu thu – chi tương ứng.

2. Hệ thống danh mục tài khoản quan trọng kế toán xây dựng cần biết

– Tài sản ( Loại 1 + Loại 2 + Loại 6 + Loại 8 ) ;

Chú ý: TK 131: Phải thu khách hàng là tài khoản lưỡng tính và TK 214: Hao mòn TSCĐ có số Dư có

– Nguồn vốn ( Loại 3 + Loại 4 + Loại 5 + Loại 7 + Loại 9 )
Chú ý : TK 331 : Phải trả người bán là thông tin tài khoản lưỡng tính và TK 421 : Lợi nhuận chưa phân phối nếu bị lỗ

Chú ý:

– Tài khoản Loại 1 và Loại 2 có số dư đầu kỳ và cuối kỳ dư Bên Nợ, còn Loại 6 và Loại 8 không có số dư .
– Tài khoản Loại 3 và Loại 5 có số dư cuối kỳ và đầu kỳ dư Bên Có, còn Loại ( 5,7,9 ) không có số dư .

Các tài khoản chính của doanh nghiệp xây dựng

– TK 152 : Nguyên vật Liệu
+ TK 1521 : Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ
– TK 154 : giá thành dở dang
+ TK 1541 / 621 : giá thành nguyên vật liệu dở dang ( Chi tiết theo từng khu công trình )
+ TK 1542 / 622 : Ngân sách chi tiêu nhân công dở dang ( Chi tiết theo từng khu công trình )
+ TK 1543 : Ngân sách chi tiêu sản xuất chung xuất thẳng ( Chi tiết theo từng khu công trình )
+ TK 1547 / 627 : Chi tiêu sản xuất chung chờ phân chia
+ TK 623 : giá thành máy xây đắp
– TK 511 : Doanh thu nghiệm thu sát hoạch khu công trình ( Chi tiết theo từng khu công trình )
– TK 632 : Giá vốn ( Chi tiết theo từng khu công trình )

3. Những bước làm sổ sách kế toán xây dựng

Bước 1: Tập hợp chứng từ kế toán xây dựng

1. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ

a. Hóa đơn chứng từ hợp pháp 

• Hoá đơn đã làm thủ tục phát hành hoá đơn và còn giá trị sử dụng ( Nếu là hóa đơn đặt in )
• Hóa đơn do Bộ kinh tế tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung ứng cho doanh nghiệp ( Nếu là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng phải đi mua của cơ quan thuế )
• Hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo mẫu pháp luật và đã được cơ quan thuế gật đầu cho sử dụng ( Nếu hóa đơn tự in )
• Hay những loại hóa đơn, chứng từ đặc trưng khác được phép sử dụng

Một số rủi ro hóa đơn đầu vào khi lấy: Những Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh đã đăng ký của Doanh nghiệp đó.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp thực phẩm nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.

b. Hóa đơn hợp lệ 

Hóa đơn hợp lệ được hiểu là hóa đơn được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn như :

• Nội dung trên hóa đơn :
• Phải đúng nhiệm vụ, nội dung kinh tế tài chính phát sinh ,
• Hóa đơn viết không được sửa chữa thay thế, tẩy xóa ;
• Phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để phân phối để nhu yếu tàng trữ chứng từ …
• Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên những liên hóa đơn có cùng một số ít .

– Hóa đơn cần xuất đúng thời gian
– Các tiêu thức trên hóa đơn

• Phải viết rất đầy đủ những tiêu thức bắt buộc pháp luật trên hóa đơn như : mã số thuế, tên địa chỉ, hình thức thanh toán giao dịch .
• Gạch bỏ đúng lao lý phần dòng còn thừa ( so với hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch phần dòng thừa trên hóa đơn )
• Đối với tiêu thức “ Người mua hàng ” : thì người mua hàng ký trực tiếp, nếu như mua qua mạng, điện thoại thông minh … thì người mua hàng không nhất thiết phải ký mà chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua mạng, điện thoại cảm ứng, fax …

– Đối với tiêu thức “ Người bán hàng ” : Thì chủ doanh nghiệp sẽ ký vào tiêu thức này, nếu thủ chủ doanh nghiệp không ký thì phải có giấy uỷ quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn ( Đóng dấu treo )
Hóa đơn hợp lệ sẽ là địa thế căn cứ để xác lập ngân sách được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải cung ứng tính hợp lệ như trên trong 1 số ít trường hợp phải cung ứng những nhu yếu khác như :

• Không vượt định mức ( tiêu tốn nguyên vật liệu, … ) ,
• Không vượt mức khống chế ( ngân sách quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới ; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị ; chi tương hỗ tiếp thị, chi tương hỗ ngân sách, chiết khấu thanh toán giao dịch ; chi báo biếu, báo khuyến mãi ngay … )
• Tiền ăn trưa của mỗi người lao động : 730.000 đ / người / tháng .
• Chi phục trang : 5.000.000 đ / ng / năm
• Chi tiêu mua xe xe hơi dưới 9 chỗ ngồi nguyên giá dưới 1,6 tỷ

d. Hóa đơn hợp lý 

Đối với trường hợp hóa đơn GTGT hài hòa và hợp lý, hài hòa và hợp lý ở đây tất cả chúng ta cần xét đến nội dung của sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên ; địa chỉ ; mã số thuế, … biểu lộ trên hóa đơn tương thích với hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại trên giấy phép kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, hoàn toàn có thể báo cáo giải trình, diễn giải được .
Doanh nghiệp kinh doanh thương mại ở mảng nào, nghành nghề dịch vụ nào. Thì hóa đơn chứng từ cũng phải tương thích và Giao hàng cho hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại đó. Hóa đơn GTGT cung ứng được những điều trên chính là hóa đơn GTGT hài hòa và hợp lý .
Ví dụ 2 : Công ty C không phải đơn vị chức năng kinh doanh thương mại vận tải đường bộ đồng thời cũng không có những phương tiện đi lại đi lại ( xe hơi, xe máy … ) thuộc chiếm hữu của Công ty, nhưng lại có nhiều những hóa đơn nguồn vào về xăng dầu ( Ví dụ : Giám đốc đi xe thuộc chiếm hữu cá thể khi đổ xăng có hoá đơn nguồn vào ). Khi đó hóa đơn nguồn vào hoàn toàn có thể là hợp pháp nhưng lại không hài hòa và hợp lý vì xe không thuộc chiếm hữu của Công ty thì những nguyên vật liệu tiêu tốn cho xe cũng không hề là ngân sách hài hòa và hợp lý .

2. Chứng từ ngân hàng

• Giấy báo nợ : Ủy nhiệm chi, séc
• Giấy báo có : Giấy báo có nộp tiền vào thông tin tài khoản .
• Phiếu hạch toán ngân hàng nhà nước :

• Sổ phụ ngân hàng nhà nước
• Sao kê ngân hàng nhà nước

Các chứng từ ngân hàng nhà nước thường phát sinh trong những khoản thanh toán giao dịch mua và bán hoặc những thanh toán giao dịch khác tương quan qua ngân hàng nhà nước của doanh nghiệp .

3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước

• Thuế TNDN ( khi doanh nghiệp nộp hàng tháng, quý, hoặc quyết toán cuối năm ) .
• Thuế GTGT ( khi phát sinh số thuế phải nộp ) .
• Thuế TNCN ( Khi phát sinh thuế phải nộp ) .
• Các loại thuế, phí tương quan .

Bước 2: Phản ánh chứng từ kế toán xây dựng

(1) Kế toán cần chuẩn bị, lưu trữ thông tin

– Hợp đồng xây đắp, dự trù, hợp đồng thuê nhân công, thuê lao động thời vụ, thuê nhà thầu phụ ;
– Biên bản nghiệm thu sát hoạch theo từng quy trình tiến độ, biên bản nghiệm thu sát hoạch hàng loạt, thanh lý hợp đồng ;
– Biên bản so sánh nợ công, giấy đề xuất thanh toán giao dịch … .

(2) Đối với NVL chính (621)

– Trường hợp mua hàng xuất dùng luôn cho khu công trình không qua kho : hạch toán Nợ 621 / Có 331 cụ thể theo vật tư từng khu công trình .
– Trường hợp mua hàng nhập kho sau đó mới xuất cho khu công trình : hạch toán Nợ 152 / Có 331 => Nợ 621 / Có 152 cụ thể theo vật tư từng khu công trình .
– Nhập kho NVL thừa từ khu công trình về. Nợ 152 / Có 621

(3) Đối với chi phí nhân công (622)

Hạch toán ngân sách nhân công : Nợ 622 / Có 334 cụ thể theo từng khu công trình. Trường hợp không chi tiết cụ thể được sẽ tập hợp chung để phân chia .

(4) Đối với chi phí máy thi công (623)

– Trích khấu hao máy theo từng tháng. Đối với máy kiến thiết tham gia nhiều khu công trình thì kế toán phân chia theo thời hạn sử dụng cho từng khu công trình
– Trường hợp khó xác lập thì kế toán tập hợp chung để phân chia vào cuối tháng .

(5) Đối với chi phí thầu phụ (627):

– Kế toán ghi nhận chứng từ, hóa đơn từ nhà thầu phụ và tập hợp thẳng vào khu công trình thuê thầu phụ : Nợ 627 / Có 331 ;
– Kế toán hạch toán ngân sách cho khu công trình : Nợ 627 / Có 111, 112, 142, 242, 334 … chi tiết cụ thể theo khu công trình ;
– Đối với những ngân sách không xác lập đơn cử cho khu công trình nào thì kế toán tập hợp chung để phân chia

Bước 3: Tập hợp chi phí kế toán xây dựng

a. Chi tiêu tiền lương : địa thế căn cứ vào bảng lương
b. Ngân sách chi tiêu khấu hao TSCĐ : Căn cứ vào bảng khấu hao
c. Chi tiêu trả trước : địa thế căn cứ vào bảng phân chia
d. Chi tiêu giá vốn : địa thế căn cứ vào bảng phân chia giá vốn của từng loại sản phẩm
e. Các ngân sách khác tương quan .

Bảng lương trả cho cán bộ nhân viên văn phòng và trực tiếp thi công công trình:

Nợ TK 642, 154, 627, 622
Có TK 334

Trích bảo hiểm:

Nợ T K 642, 154, 627, 622
Nợ TK 334
Có TK 338

Khấu trừ thuế TNCN:

Nợ TK 334
Có TK 3335

Thanh toán tiền lương:

Nợ TK 334
Có TK 111 / 112

Trích khấu hao:

Nợ TK 642 / 154 / 627
Có TK 214

Bảng phân bổ:

Nợ TK 642 / 154 / 627
Có TK 242

Tập hợp chi phí Chi tiết từng công trình:

+ Chi tiêu NVL :
Nợ TK 154 / 621
Có TK 152
+ Chi tiêu chung :
Nợ TK 154 / 623 / 627 Chi tiết khu công trình
Có TK 154 / 627 Chi tiết khu công trình

Kết chuyển chi phí:

Nợ TK 621 / 622 / 627 / 623
Có TK 154

Tập hợp giá vốn:

Nợ TK 632
Có TK 154

Kết chuyển thuế được khấu trừ:

Nợ TK 3331
Có TK 133

Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh

a. Kết chuyển các khoản doanh thu

Nợ TK 511
Nợ TK 515
Nợ TK 711
Có TK 911

b. Kết chuyển các khoản chi phí

Nợ TK 911
Có TK 632
Có TK 635
Có TK 641
Có TK 642
Có TK 811
Có TK 821

c. Xác định kết quả kinh doanh

Doanh nghiệp lãi:

Nợ TK 911
Có TK 4212

Doanh nghiệp lỗ:

Nợ TK 4212
Có TK 911

d. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ)

Kết chuyển thuế GTGT sẽ làm giảm 2 loại thuế là :
+ Thuế GTGT nguồn vào được khấu trừ
+ Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 3331 : Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Có TK 133 : Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau :
Đầu kỳ 133 + Phát sinh ( PS ) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331

Ví dụ 3:

Doanh nghiệp E vận dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2018 có số liệu sau : đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 20.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 30.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 40.000.000 đồng .
Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là :
20.000.000 + 30.000.000 > 40.000.000
Nợ TK 3331 : 40.000.000 đồng

Có TK 133: 40.000.000 đồng

Bước 5: Lên cân đối tài khoản

Bước 6: Lên báo cáo tài chính (Dựa vào bảng cân đối tài khoản)

Trên đây là quy trình làm sổ sách kế toán doanh nghiệp xây dựng. Hy vọng rằng bài viết cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích – liên hệ ngay hoặc để lại thông tin để Kế toán Việt Hưng tư vấn cho bạn. 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp