Cách hạch toán tài khoản 642 – TK chi phí quản lý doanh nghiệp

642 là tài khoản gì? Hạch toán TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp như thế nào? TK chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Xem chi tiết tại bài viết này.

I. Khái niệm, nguyên tắc kế toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Bạn đang đọc: Cách hạch toán tài khoản 642 – TK chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp ( CPQLDN ) là những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để Giao hàng cho công tác làm việc quản lý, điều hành doanh nghiệp, tác động ảnh hưởng đến doanh thu và số thuế TNDN phải nộp .
Vì vậy, CPQLDN cần phải được theo dõi đúng nhằm mục đích giúp doanh nghiệp trấn áp chi phí và đo lường và thống kê đúng mực doanh thu .

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 phản ánh những chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, gồm có :

• Các khoản phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN; 
• Chi phí vật liệu dùng cho văn phòng như văn phòng phẩm, CCDC…;
• Chi phí khấu trừ tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho quản lý doanh nghiệp;
• Các loại thuế và phí như: tiền thuê đất, thuế môn bài…;
• Các khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi;
• Dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, điện thoại, fax, chi phí trả cho nhà thầu phụ, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…);
• Chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, công tác phí của nhân viên, hội nghị khách hàng…). 

Những chi phí quản lý doanh nghiệp có khá đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chính sách kế toán nhưng lại không được coi là chi phí khi tính thuế TNDN thì chỉ được kiểm soát và điều chỉnh trong tờ khai quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp mà không được ghi giảm chi phí kế toán .
Ngoài những thông tin tài khoản chi tiết cụ thể cấp 2 đã được mở theo lao lý, tùy theo nhu yếu quản lý mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở thêm những thông tin tài khoản cấp 2 để phản ánh những nội dung chi phí .
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ thông tin tài khoản 911 – Xác định hiệu quả kinh doanh thương mại .

II. Kết cấu, nội dung phản ánh tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

➤ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 thông tin tài khoản cấp 2, gồm có :

• Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý;
• Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý;
• Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng;
• Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định;
• Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí;
• Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng;
• Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác.

III. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho các nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, các khoản hỗ trợ khác

Nợ TK 6421 ;
Có TK 334, 3383, 3384, 3382, 3386 .

2. Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 6422 ( giá trị vật tư xuất kho dùng / giá mua chưa thuế ) ;
Nợ TK 1331 ( thuế GTGT, nếu được khấu trừ ) ;
Có TK 152 ( giá vật tư xuất kho dùng ) ;
Có TK 111, 112, 242, 331 … ( tổng giá trị giao dịch thanh toán ) .

3. Giá trị CCDC xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 6423 ( giá trị CCDC xuất kho dùng / giá mua chưa thuế ) ;
Nợ TK 1331 ( thuế GTGT, nếu được KT ) ;
Có TK 153 ( giá trị CCDC xuất kho dùng ) ;
Có TK 111, 112, 331 … ( tổng giá trị giao dịch thanh toán ) .

4. Trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp

Nợ TK 6424 ;
Có TK 214 .

5. Thuế, phí và lệ phí phải nộp nhà nước

Nợ TK 6425 ;
Có TK 333, 111, 112 …

6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa và công trình xây dựng)

➤ Trích lập dự trữ bổ trợ :
Nợ TK 6426 ;
Có TK 2293, 352 .
➤ Hoàn nhập dự trữ :
Nợ TK 2293, 352 ;
Có TK 6426 .

7. Các chi phí dịch vụ mua ngoài như: tiền điện thoại, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ…

Nợ TK 6427 ( giá mua chưa thuế GTGT ) ;
Nợ TK 1331 ( thuế GTGT, nếu được khấu trừ ) ;
Có TK 111, 112, 331, 335 … ( tổng giá trị giao dịch thanh toán ) .

8. Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý

➤ Trường hợp có trích trước chi phí thay thế sửa chữa lớn TSCĐ :
>> Khi trích trước chi phí thay thế sửa chữa lớn TSCĐ :
Nợ TK 642 ;
Có TK 335 ( nếu việc thay thế sửa chữa đã được thực thi trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu sát hoạch hoặc chưa có hóa đơn ) ;
Có TK 352 ( nếu đơn vị chức năng trích trước chi phí sửa chữa thay thế cho TSCĐ theo nhu yếu kỹ thuật phải được bảo trì, trùng tu định kỳ ) .
>> Khi chi phí thay thế sửa chữa lớn TSCĐ thực tiễn phát sinh :
Nợ TK 335, 352 ( giá mua chưa thuế GTGT ) ;
Nợ TK 133 ( thuế GTGT, nếu được khấu trừ ) ;
Có TK 111, 112, 152, 331, 241 … ( tổng giá trị ) .
➤ Trường hợp chi phí sửa chữa thay thế lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và tương quan trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí phần chi phí thay thế sửa chữa lớn đã phát sinh :
Nợ TK 642 ;
Có TK 242 .

9. Các chi phí khác chi bằng tiền

Các chi phí khác, gồm có : hội nghị, tiếp khách, chi cho nhân viên cấp dưới, điều tra và nghiên cứu, huấn luyện và đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác :
Nợ TK 6428 ( giá mua chưa thuế GTGT ) ;
Nợ TK 1331 ( thuế GTGT, nếu được khấu trừ ) ;

Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị).

10. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642 ( thuế GTGT không được khấu trừ ) ;
Có TK 1331, 1332 ( thuế GTGT không được khấu trừ ) .

11. Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho bộ phận quản lý

Nợ TK 642 ( giá xuất kho để sử dụng ) ;
Có TK 155, 156 ( giá xuất kho để sử dụng ) ;
Nợ TK 1331 ( thuế GTGT được khấu trừ nếu phải kê khai ) ;
Có TK 3331 ( thuế GTGT được khấu trừ nếu phải kê khai ) .

12. Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh

Nợ TK 111, 112 … ;
Có TK 642 .

13. Các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần, các khoản nợ phải thu khó đòi được xử lý khi xác định giá trị doanh nghiệp

➤ Đối với những khoản nợ phải thu doanh nghiệp không có năng lực tịch thu được :
Nợ TK 111, 112, 331, 334 ( khoản tổ chức triển khai, cá thể phải bồi thường ) ;
Nợ TK 2293 ( khoản đã lập dự trữ ) ;
Nợ TK 642 ( khoản được tính vào chi phí ) ;
Có TK 131, 138 … ( khoản nợ không tịch thu được ) .
➤ Đối với những khoản nợ phải thu quá hạn được doanh nghiệp bán theo giá thỏa thuận hợp tác :
>> Trường hợp không lập dự trữ nợ phải thu :
Nợ TK 111, 112 ( giá cả thỏa thuận hợp tác ) ;
Nợ TK 642 ( khoản tổn thất còn lại ) ;
Có TK 131, 138 … ( khoản nợ phải thu quá hạn ) .
>> Trường hợp đã được lập dự trữ nợ phải thu :
Nợ TK 111, 112 ( giá cả thỏa thuận hợp tác ) ;
Nợ TK 2293 ( khoản đã trích lập dự trữ ) ;
Nợ TK 642 ( khoản tổn thất còn lại ) ;
Có TK 131, 138 … ( khoản nợ phải thu quá hạn ) .
➤ Đối với những khoản bị xuất toán, chi để biếu Tặng Kèm, chi trả cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời gian quyết định hành động cổ phần hóa doanh nghiệp :
Nợ những TK 111, 112, 334 ( phần tổ chức triển khai, cá thể phải bồi thường ) ;
Nợ TK 642 ;
Có TK 353 .

14. Phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa

Nợ TK 642 ;
Có TK 242 .
>> Lợi thế kinh doanh thương mại phát sinh được phân chia dần tối đa không quá 3 năm .

15. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 911 ;
Có TK 642 .

Xem thêm: 

  Hạch toán tài khoản 641 – Chi phí bán hàng;

  Hạch toán tài khoản 331 – Phải trả người bán.

IV. Câu hỏi thường gặp về tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Câu hỏi: Vào dịch lễ Tết Nguyên Đán, công ty chúng tôi mua 9 phần quà trị giá 5.000.000 đồng/phần để tặng cho các quản lý của công ty, thuế GTGT 10%, đã chuyển khoản thanh toán. Vậy chi phí mua quà tặng đó của chúng tôi có được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không, hạch toán trên sổ sách như thế nào và có phải xuất hóa đơn hay không?

➤ Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015 / TT-BTC, so với chi phí mua quà Tặng của công ty nếu có hóa đơn chứng từ khá đầy đủ hợp pháp theo pháp luật pháp lý và thanh toán giao dịch giao dịch chuyển tiền thì sẽ được đồng ý là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
➤ Hạch toán trên sổ sách như sau :
>> Nếu mua về Tặng Kèm ngay :
Nợ TK 6428 : 45.000.000 ( 9 x 5.000.000 )
Nợ TK 1331 : 4.500.000 ( 45.000.000 x 10 % )
Có TK 331 : 49.500.000
Nợ TK 6428 : 4.500.000
Có TK 33311 : 4.500.000
Nợ TK 331 : 49.500.000
Có TK 1121 : 49.500.000
>> Nếu mua về nhập kho, sau đó mới xuất kho để Tặng Ngay :
Nợ TK 156 : 45.000.000 ( 9 x 5.000.000 )
Nợ TK 1331 : 4.500.000 ( 45.000.000 x 10 % )
Có TK 331 : 49.500.000
Nợ TK 331 : 49.500.000
Có TK 1121 : 49.500.000
Nợ TK 6428 : 49.500.000

Có TK 156 : 45.000.000 (9 x 5.000.000)

Xem thêm: TIẾP THỊ & QUẢNG CÁO | Business Owner Space

Có TK 33311 : 4.500.000 ( 45.000.000 x 10 % )
➤ Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị Định 123 / 2020 / NĐ-CP, phải lập hóa đơn kể cả khi biếu Tặng Kèm quà cho nhân viên cấp dưới. Vì vậy, công ty bạn phải xuất hóa đơn so với phần quà đã khuyến mãi cho nhân viên cấp dưới .

Yến Nhi – Phòng Kế toán Anpha

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp