[TÀI LIỆU MIỄN PHÍ] Mẫu danh sách nhân viên Excel cho các phòng ban chi tiết, đầy đủ nhất 2022

Danh sách nhân viên là một trong những tài liệu quan trọng nhất phục vụ cho công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vậy danh sách nhân viên bao gồm những thông tin gì và được trình bày như thế nào? Sau đây 1Office sẽ cung cấp cho bạn mẫu danh sách nhân viên excel cho từng phòng ban chi tiết, đầy đủ nhất và giải pháp quản lý nhân sự 4.0 giúp quy trình quản lý danh sách hồ sơ nhân viên tối ưu và chuyên nghiệp hơn.

1. Mẫu danh sách nhân viên cấp dưới Excel là gì ?

Mẫu danh sách nhân viên cấp dưới Excel là biểu mẫu Excel ghi lại toàn bộ những tài liệu tương quan đến nhân sự trong công ty từ những thông tin cá thể như Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, … đến thông tin tương quan đến quy trình tiến độ thao tác tại Công ty như Chức vụ, Loại hình thao tác, Hợp đồng, …

Danh sách nhân viên cấp dưới được lập và quản trị bởi bộ phận nhân sự, dùng cho cho việc tra cứu thông tin về hồ sơ của từng nhân viên cấp dưới, theo dõi cơ cấu tổ chức, số lượng lao động và ship hàng những nhiệm vụ khác của doanh nghiệp như trả lương, giảng dạy, …

Thông thường, doanh nghiệp sẽ có 2 loại danh sách nhân viên: danh sách nhân viên tổng hợp và danh sách nhân viên từng phòng ban.

Bạn đang đọc: [TÀI LIỆU MIỄN PHÍ] Mẫu danh sách nhân viên Excel cho các phòng ban chi tiết, đầy đủ nhất 2022

2. Những thông tin cần có trong danh sách nhân viên cấp dưới

Để quản trị danh sách nhân viên cấp dưới bằng Excel, bạn cần tập hợp khá đầy đủ những loại thông tin cơ bản sau :

Thông tin cơ bản

• Họ và tên
• Mã nhân viên
• Số điện thoại
• Ngày sinh
• Giới tính
• Email
• Địa chỉ thường trú
• Trình độ học vấn
• Số CMND/CCCD
• Hồ sơ, giấy tờ cá nhân: Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức khỏe, Bản sao công chứng của Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Căn cước công dân, Bằng tốt nghiệp.

Thông tin liên quan đến công việc

• Phòng ban
• Vị trí
• Chức vụ: Thực tập sinh, Học việc, Nhân viên, Quản lý các cấp
• Ngày bắt đầu làm việc: Ngày nhân viên bắt đầu làm việc chính thức
• Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, Thời vụ,…
• Trạng thái: Đang làm việc, Nghỉ thai sản, Nghỉ việc,…

Thông tin liên quan đến lương thưởng, phụ cấp

• Lương cơ bản: Lương cứng trả theo vị trí, chức vụ làm việc. Các khoản các trả cho nhân viên sẽ được thể hiện chi tiết ở bảng lương
• STK ngân hàng: Tài khoản ngân hàng nhân viên dùng để nhận lương
• Mã số thuế: Hàng tháng doanh nghiệp sẽ trích tiền lương đóng thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên
• Số thẻ BHYT/BHXH: Số thẻ bảo hiểm để doanh nghiệp đóng bảo hiểm hàng tháng cho nhân viên

Xem thêm: TẢI NGAY mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn form mới nhất dành cho HR

3. Tải không lấy phí mẫu danh sách nhân viên cấp dưới Excel

Mẫu danh sách nhân viên Excel tổng hợp

TẢI TẠI ĐÂY

Mẫu danh sách nhân viên Excel cho các phòng ban

TẢI TẠI ĐÂY

4. Hạn chế khi quản trị danh sách nhân viên cấp dưới bằng Excel

Doanh nghiệp tăng trưởng đồng nghĩa tương quan với việc cơ cấu tổ chức nhân sự ngày càng được lan rộng ra. Với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lên đến hàng trăm, hàng nghìn người thì chiêu thức quản trị danh sách nhân viên cấp dưới bằng Excel truyền thống lịch sử ngày càng thể hiện nhiều điểm yếu kém :

Tốn thời hạn trong quy trình tổng hợp thông tin

Với số lượng nhân viên cấp dưới lớn đồng nghĩa tương quan với việc bạn sẽ phải quản trị một mạng lưới hệ thống tài liệu khổng lồ. Điều này gây cản trở cho quy trình nhập liệu, thanh tra rà soát và tập hợp thông tin, dẫn đến tốn rất nhiều thời hạn và dễ xảy ra thiếu, sót tài liệu .

Tính bảo mật thông tin thấp

Vì file Excel không có chính sách phân quyền nên bất kể ai có đường link cũng hoàn toàn có thể truy vấn được. Điều này rất nguy hại cho doanh nghiệp bởi những rủi ro đáng tiếc về rò rỉ, đánh cắp thông tin cá thể người lao động. Mặc dù chính sách san sẻ của Excel được cho phép số lượng giới hạn và chọn người hoàn toàn có thể xem file nhưng vẫn không bảo vệ trong việc trấn áp quyền truy vấn từ người ngoài .

Dễ xảy ra sai sót

Vì mọi tác vụ trên Excel được thực hiện hoàn toàn thủ công nên rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện thao tác như xóa nhầm, sao chép sai thông tin, dán sai hàng/cột,… Hơn nữa, do quá nhiều người truy cập, chỉnh sửa trên 1 file nên cũng khó để truy soát thông tin sai từ bước nào.

Xem thêm: TIẾP THỊ & QUẢNG CÁO | Business Owner Space

Khả năng tích hợp kém

Do file Excel không link tự động hóa với những trường tài liệu có tương quan nên rất phiền phức cho người sử dụng khi thực thi những nhiệm vụ như chấm công, tính lương, nhìn nhận KPI. Mỗi lần muốn lấy thông tin nhân viên cấp dưới, bạn sẽ phải chuyển tài liệu bằng cách copy paste trọn vẹn bằng tay thủ công .

Không update tự động hóa

Khi có những biến hóa về thông tin nhân viên cấp dưới như SĐT, lương, trạng thái thao tác thì quản trị sẽ phải update nhiều lần trên những loại file khác nhau do chúng không có tính link. Điều này gây tiêu tốn lãng phí thời hạn và nguồn lực bởi có quá nhiều những thao tác dư thừa .

Xem thêm: TOP 12 Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, giải pháp HRM tốt nhất 2022

5. Giải pháp quản trị danh sách nhân viên cấp dưới tự động hóa, tối ưu với HRM 1O ffice

Hiện nay, với sự tăng trưởng của xu thế 4.0, nhiều doanh nghiệp đã vận dụng công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa tiến trình quản lý và vận hành và quản trị. Công tác quản trị nhân viên cấp dưới bằng Excel truyền thống lịch sử đang dần được sửa chữa thay thế bởi những ứng dụng quản trị nhân sự tinh gọn giúp quản trị danh sách hồ sơ nhân viên cấp dưới hiệu suất cao .

Với mong muốn giúp doanh nghiệp giải quyết toàn diện bài toán nhân sự, 1Office đã cho ra đời phân hệ HRM. HRM giúp nhà quản lý và doanh nghiệp tháo gỡ những nút thắt trong công tác quản lý nhân sự với những tính năng ưu việt như:

Quản lý thông tin nhân sự

• Thông tin hồ sơ nhân sự sẽ được tự động cập nhật vào hợp đồng lao động và được lưu trữ, bảo mật tập trung trên nền tảng 1Office
• Phần mềm sẽ tự động cảnh báo cho người lao động về tình trạng hồ sơ và những thủ tục chưa hoàn thiện. Đồng thời thông báo đến hạn tăng lương theo định kỳ.
• Khi nhân sự có sự thay đổi về vị trí, chức vụ, phòng ban, hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý mức lương mới dựa vào lịch sử công việc và kinh nghiệm làm việc của họ.
• Tự động phân loại và quản lý hệ thống nhân sự theo từng trạng thái làm việc như đang làm việc, nghỉ thai sản, nghỉ việc…

Quản lý thông tin hợp đồng

• Lưu trữ chi tiết thông tin hợp đồng bao gồm: Mã hợp đồng, loại hợp đồng, tên nhân viên, mã chấm công, phòng ban, ngày khởi tạo, ngày ký, ngày hết hiệu lực,…
• Phân loại nhân sự theo hợp đồng như hợp đồng chính thức, học việc, thực tập, thời vụ… và phân loại hợp đồng theo thời gian tháng, năm hoặc vô thời hạn.
• Số hóa các thông tin trong hợp đồng, giúp quản lý dễ dàng nhập xuất dữ liệu từ File Excel cũng như xem lịch sử nhập dữ liệu hợp đồng.
• Các dữ liệu liên quan đến lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng sẽ được tự động cập nhật vào hồ sơ nhân sự để làm cơ sở tính lương, thưởng.

Quản lý thông tin bảo hiểm

• Cho phép cấu hình các thông số bảo hiểm theo: tỷ lệ đóng, mức đóng cơ sở, ngày chốt tăng, giảm bảo hiểm.
• Tự động gợi ý danh sách tăng giảm bảo hiểm, hỗ trợ nhà quản lý trong việc quyết định chốt tăng hay giảm mức đóng bảo hiểm cho người lao động.
• Tự động tính toán chi phí bảo hiểm, truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm và kết xuất form mẫu thanh toán các thủ tục bảo hiểm theo quy định của nhà nước.
• Lưu trữ toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm cho doanh nghiệp, dễ dàng theo dõi lịch sử chi trả bảo hiểm trên hệ thống.

Quản lý phép, bù

• Lưu trữ chi tiết thông tin về ngày phép bao gồm: Mã nhân viên, họ và tên, tổng phép tồn, số phép đã sử dụng, số phép hết hạn, số phép đã ứng, phép lũy kế…
• Tự động tính ngày phép, bù và cộng vào quỹ thời gian của nhân viên để sử dụng cho khoảng thời gian lũy kế cho phép.
• Tùy chọn xem báo cáo ngày nghỉ phép chi tiết theo tháng, quý hoặc theo năm.

Qua bài viết trên đây 1Office đã cung cấp cho bạn mẫu danh sách nhân viên excel chuẩn form mới nhất 2022 và đề xuất giải pháp quản lý nhân sự 4.0 giúp tinh gọn và tối ưu hóa quy trình quản lý danh sách hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Xem thêm: Hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp【++Full Biểu Mẫu++】

hotline : 083 483 8888
Fanpage 1O ffice : https://www.facebook.com/1officevn

Kênh Youtube : https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp