Văn phòng là gì? Công việc nhân viên văn phòng là làm gì?

Khi nhắc tới nhân viên cấp dưới văn phòng, nhiều người nghĩ tới việc làm “ an nhàn ” bên những chồng sách vở và máy in, hoặc đó là những việc làm kế toán, thư ký .. vv Nhưng thực tiễn việc làm của nhân viên cấp dưới văn phòng không đơn thuần và tự do như tất cả chúng ta tưởng. Vậy văn phòng là gì ? Công việc của nhân viên cấp dưới văn phòng gồm những việc gì ? hãy cùng Maison Office khám phá đơn cử về yếu tố này.

1. Văn phòng là gì?

Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng. Văn phòng hoàn toàn có thể là nơi thao tác của cá thể ( chỉ huy, thủ trưởng, người “ quan trọng ” ) hay là trụ sở của công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra những hoạt động giải trí hay tổ chức triển khai cuộc họp, đàm phán. Văn phòng thường gắn liền với những công tác làm việc thu nhận, dữ gìn và bảo vệ cũng như tàng trữ thông tin. Theo Wikipedia văn phòng được định nghĩa như sau :

Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….),

Bạn đang đọc: Văn phòng là gì? Công việc nhân viên văn phòng là làm gì?

Văn phòng cũng hoàn toàn có thể bộc lộ một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức triển khai với những trách nhiệm đơn cử gắn liền với những hoạt động giải trí tương quan đến những việc làm chung, đối nội, đối ngoại, quản trị văn phòng của tổ chức triển khai đó ( Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong những cơ quan, tổ chức triển khai, công ty và thường có những chức vụ Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng … ).

Văn phòng hoàn toàn có thể được hiểu đơn thuần là nơi để thao tác của doanh nghiệp, tổ chức triển khai hay một nhóm cá thể. Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ “ văn phòng ” hoàn toàn có thể chỉ những hoạt động giải trí tương quan đến việc kinh doanh thương mại, với nhiều từ tương quan như văn phòng phẩm, shop văn phòng phẩm ( Quầy văn phòng phẩm ). Về mặt pháp lý, văn phòng hoàn toàn có thể là tên thanh toán giao dịch của một tổ chức triển khai có tư cách pháp nhân như những văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có tính năng kinh doanh thương mại như văn phòng đại diện thay mặt, văn phòng thương mại, TT thực thi thương mại. Tương tự đó. Tòa nhà văn phòng là những tòa nhà được thiết kế xây dựng với công dụng chuyên là nơi để thao tác thay vì để ở như những mô hình tòa nhà căn hộ cao cấp, nhà ở khác.

2. Những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Để hoàn toàn có thể trở thành một nhân viên cấp dưới văn phòng xuất sắc, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng và kiến thức cơ bản sau vì chúng sẽ làm tăng hiệu suất và hiệu suất cao việc làm.

2.1 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Trong môi trường tự nhiên doanh nghiệp, bất kể bạn đang ở vị trí nào, bạn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều đối tượng người tiêu dùng khác nhau : đồng nghiệp, sếp, đối tác chiến lược, … Chính cho nên vì thế, việc rèn luyện kỹ năng và kiến thức tiếp xúc tốt là nền tảng vô cùng quan trọng nơi văn phòng.

Để hoàn toàn có thể tiếp xúc hiệu suất cao, yên cầu bạn cần có sự góp vốn đầu tư và quy trình rèn luyện mỗi ngày đến khi bạn hoàn toàn có thể khôn khéo tiếp xúc và truyền đạt ý muốn của mình đến mọi người.

2.2 Kỹ năng tư duy phản biện

Ngày nay, tư duy phản biện là một kiến thức và kỹ năng sống được tôn vinh trong thiên nhiên và môi trường doanh nghiệp cũng như trong việc tăng trưởng kỹ năng và kiến thức tư duy, đàm phán, nghiên cứu và phân tích yếu tố. Những cá thể có kỹ năng và kiến thức tư duy phản biện thường có quan điểm cá thể nổi trội và được nhìn nhận cao giữa tập thể. Thật vậy, không phải khi nào quan điểm của cấp trên cũng trọn vẹn đúng, do đó bạn cần có tư duy phản biện để hoàn toàn có thể đưa ra quan điểm trong những buổi họp quan trọng.

2.3 Kỹ năng vi tính

Đối với nhân viên cấp dưới văn phòng, kiến thức và kỹ năng vi tính đóng vai trò rất quan trọng trong việc làm. Bạn cần có những kiến thức và kỹ năng về Microsoft Excel hoặc Google Sheets để nhập tài liệu và thông tin văn thư khác nhau.

Bên cạnh đó, Microsoft Word hoặc Google Docs cũng hoàn toàn có thể thiết yếu cho quản trị viên vì họ hoàn toàn có thể cần viết báo cáo giải trình, soạn thảo những ghi chú quan trọng và ghi biên bản cuộc họp. Do đó, kiến thức và kỹ năng vi tính là điều kiện kèm theo tất yếu cần phải trang bị của một nhân viên cấp dưới văn phòng.

2.4 Kỹ năng hoạch định và lập kế hoạch

Để một văn phòng hoặc công ty hoạt động giải trí tốt nhất, nhân viên cấp dưới văn phòng phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lập kế hoạch và lập kế hoạch kế hoạch. Bạn cần có kỹ năng và kiến thức hoạch định và lập kế hoạch để lên lịch những cuộc họp, sự kiện và cuộc hẹn với người mua cho người giám sát của họ và thường là cho hàng loạt văn phòng. Điều này yên cầu kỹ năng và kiến thức lập kế hoạch kế hoạch xuất sắc để bảo vệ lịch trình tương thích và không tác động ảnh hưởng đến việc làm của những người tham gia theo lịch trình.

2.5 Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản trị thời hạn là một trong những kỹ năng và kiến thức quan trọng mà bất kỳ nhân viên cấp dưới văn phòng nào cũng cần trang bị. Nhân viên có kỹ năng và kiến thức quản trị thời hạn tốt thương có hiệu suất thao tác hiệu suất cao hơn.

Càng ở vị trí cao, bạn càng cần có kỹ năng quản lý thời gian để giải quyết khối lượng công việc. Khi bạn đã có thể phân bổ và sắp xếp thời gian hợp lý, chắc chắn năng suất làm việc củ bạn sẽ cao hơn và bạn cũng có thể cân bằng được công việc và cuộc sống cá nhân.

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

3. Các loại hình văn phòng

Tùy theo tính năng mà hoàn toàn có thể phân loại văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau. Để thuận tiện cho việc theo dõi chúng tôi chia thành 2 mô hình văn phòng. Văn phòng theo tính năng và và phòng thao tác.

3.1 Văn phòng chức năng

Theo ý niệm Văn phòng là cỗ máy thao tác tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc quản lý của ban chỉ huy một cơ quan, đơn vị chức năng thì ở những cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị chức năng có quy mô lớn thì xây dựng văn phòng ( ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng nhà nước, Văn phòng đảng ủy, văn phòng nhà đất vv … )

Đặc điểm chung đây thường là những đơn vị chức năng thường trực cơ quan nhà nước, tùy theo mức thẩm quyền mà thừa hành và giải quyết và xử lý những việc làm khác nhau từ tầm vi mô đến vĩ mô.

3.2 Văn phòng làm việc

Văn phòng thao tác hoàn toàn có thể được đặt tại những tòa nhà chuyên nghiệp hoặc đơn thuần đó chỉ là một nhà ở, 1 gian phòng được phong cách thiết kế để thao tác. Nếu bạn thao tác tại những tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp đó hoàn toàn có thể còn nằm trong những mô hình văn phòng sau đây :

3.3 Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là mô hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ để ĐK xây dựng doanh nghiệp. Văn phòng ảo hoàn toàn có thể tiếp đón bưu kiện, văn bản ; đôi lúc có teher tiếp khách, tổ chức triển khai sự kiện, hội họp hay tương hỗ người mua. Loại hình văn phòng ảo thường không nhu yếu diện tích quy hoạnh lớn, thế cho nên tiết kiện được ngân sách phát sinh. Văn phòng ảo là lựa chọn cho cá thể kinh doanh thương mại nhỏ.

> Tham khảo văn phòng ảo TP. Hà Nội, văn phòng ảo tại Thành Phố Hồ Chí Minh

3.4 Văn phòng làm việc truyền thống

Là mô hình văn phòng phổ cập. Văn phòng truyền thống lịch sử mang tính không thay đổi và vĩnh viễn. Loại hình văn phòng này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự do trang trí, hoạt động và sinh hoạt cũng như tăng trưởng theo ý thích. Văn phòng truyền thống lịch sử bảo vệ sự riêng tư cũng như yên tĩnh cho nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên sẽ phát sinh thêm những ngân sách khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, thay thế sửa chữa, … Xem ngay 25 tiêu chuẩn nhìn nhận văn phòng cho thuê để có thêm kiến thức và kỹ năng về nhìn nhận văn phòng thao tác. Danh sách tòa nhà cho thuê văn phòng Thành Phố Hồ Chí Minh

3.5 Văn phòng chia sẻ

Văn phòng san sẻ là nơi thao tác của 1 hoặc nhiều công ty khác nhau. Văn phòng san sẻ tương thích với những công ty nhỏ. Loại hình văn phòng này xử lý bài toán ngân sách cho doanh nghiệp, nhưng vẫn mang đến sự tin yêu của người mua cũng như đối tác chiến lược. > Tham khảo : Văn phòng san sẻ tại TP.Hồ Chí Minh, Văn phòng san sẻ tại TP. Hà Nội

4. Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng được coi là “ bảo mẫu ” của công ty. Nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không hề thiếu của bất kể doanh nghiệp nào. Vậy nhân viên cấp dưới văn phòng làm gì ? Nhân viên văn phòng làm những việc làm tương quan đến thủ tục hành chính như : Công tác lễ tân, sắp xếp lịch thao tác, lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu yếu.

Ngoài ra nhân viên cấp dưới văn phòng còn chăm nom sức khỏe thể chất cho nhân viên cấp dưới cũng như nhu yếu khác của những phòng ban trong công ty.

5. Danh sách công việc các nhóm nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là gì ? Danh sách nhóm việc làm của nhân viên cấp dưới văn phòng gồm có :

5.1 Lễ tân văn phòng

1. Trả lời điện thoại từ khách hàng
2. Đón khách thay ban giám đốc
3. Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
4. Hỗ trợ các cuộc họp của công ty
5. Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có)

5.2 Công tác văn thư

1. Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
2. Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
3. Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
4. Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
5. Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
6. Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
7. Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết

5.3 Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

1. Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết.
2. Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
3. Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty

> Top những đại lý văn phòng phẩm giá tốt tại TP.HN ; Top 10 loại máy in trong văn phòng

5.4 Hỗ trợ dự án

1. Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý
2. Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
3. Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty

*** Trên đây là nhóm công việc của nhân viên phụ trách văn phòng và hành chính nhân sự. Trên thực tế tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà các vị trí, tên gọi của nhân viên văn phòng cũng vô cùng nhiều: kế toán, thư ký, IT, coder, developer, nhân viên kỹ thuật, sale, CEO hay manager ….

Xem thêm: Trái phiếu doanh nghiệp là gì? Có gì khác với trái phiếu chính phủ?

Nếu bạn đang tìm hiểu và khám phá thông tin văn phòng để tìm kiếm việc làm văn phòng hay xu thế việc làm. Chúng tôi khuyên bạn NÊN tìm kiếm theo 1 tiêu chuẩn hay ngành nghề đơn cử. VD Kế toán, phong cách thiết kế, lập trình viên, thư ký vv.vv Cuộc sống tại văn phòng luôn có nhiều “ dịch chuyển ” hãy sẵn sàng chuẩn bị kiến thức và kỹ năng cho mình với 10 điều ‘ dân văn phòng ’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng

Maison Office – Tư vấn tìm thuê văn phòng tại Thành Phố Hà Nội và TP Hồ Chí Minh

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp