Cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản chuẩn

Mới đây chính phủ nước nhà đã phát hành Nghị định 30/2020 / NĐ-CP về công tác làm việc văn thư. Đây là hướng dẫn mới nhất về thể thức trình diễn văn bản hành chính. Sau đây là cách trình diễn văn bản theo thể thức văn bản mới nhất .

1. Quy định chung về thể thức trình bày văn bản hành chính:

1.1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman:

Trước đây, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01/2011/TT-BNV).

Còn lúc bấy giờ, theo Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính và bản sao văn bản phát hành kèm theo Nghị định 30/2020 lao lý đơn cử phải sử dụng : Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta TCVN 6909 : 2001, màu đen. Như vậy, từ ngày 05/3/2020, văn bản hành chính bắt buộc phải dùng chung phông chữ Times New Roman, màu đen.

1.2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản:

Thay vì trình diễn văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 ( so với giấy ra mắt, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển ) thì lúc bấy giờ, toàn bộ những loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 ( 210 mm x 297 mm ). Văn bản được trình diễn theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có những bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì hoàn toàn có thể được trình diễn theo chiều rộng.

1.3. Số trang văn bản được đặt canh giữa ở đầu trang:

Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên ( thay vì đặt tại góc phải ở cuối trang giấy ) của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

1.4. Phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp:

Trước đây, Thông tư 01 pháp luật, những Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc nhà nước ; Văn phòng Quốc hội, những Ủy ban của Quốc hội ; Hội đồng dân tộc ; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân những cấp ; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh … không phải ghi tên cơ quan chủ quản khi phát hành văn bản. Tuy nhiên, Nghị định 30/2020 nhu yếu ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ( nếu có ) .

Trong đó : – Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản là tên chính thức, vừa đủ của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ Nhà nước của người có thẩm quyền phát hành văn bản đó ; – Nếu tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố thường trực Trung ương hoặc huyện, Q., thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố thường trực Trung ương hoặc xã, phường, thị xã nơi cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản đóng trụ sở thì được viết tắt những cụm từ thông dụng

1.5. Phải có căn cứ ban hành văn bản:

Thông tư 01 pháp luật tùy theo thể loại và nội dung, văn bản hoàn toàn có thể có phần địa thế căn cứ pháp lý để phát hành. Hiện nay, văn bản phải có địa thế căn cứ phát hành gồm có văn bản pháp luật thẩm quyền, tính năng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và những văn bản pháp luật nội dung, cơ sở để phát hành văn bản. Căn cứ phát hành văn bản được ghi rất đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan phát hành, ngày tháng năm phát hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản ( riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan phát hành ). Căn cứ phát hành văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình diễn dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản ; sau mỗi địa thế căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy ( ; ), dòng ở đầu cuối kết thúc bằng dấu chấm (. ). Như vậy, từ ngày 05/3/2020, thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính sẽ được thực thi theo lao lý tại Phụ lục I Nghị định 30/2020. Theo đó, pháp luật thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính như sau : Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần cấu thành văn bản, gồm có những thành phần chính vận dụng so với tổng thể những loại văn bản và những thành phần bổ trợ trong những trường hợp đơn cử hoặc so với 1 số ít loại văn bản nhất định .

Xem thêm: Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm, chức năng và phân loại văn bản hành chính?

2. Thể thức văn bản hành chính:

Bao gồm những thành phần chính : + Quốc hiệu và Tiêu ngữ. + Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản. + Số, ký hiệu của văn bản. + Địa danh và thời hạn phát hành văn bản. + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. + Nội dung văn bản. + Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. + Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai. + Nơi nhận. Ngoài những thành phần nêu trên, văn bản hoàn toàn có thể bổ trợ những thành phần khác như : Phụ lục ; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành ; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành ; Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại thông minh ; số Fax ( trước kia có thêm số Telex ). Thể thức văn bản hành chính được triển khai theo pháp luật tại Phụ lục I.

Xem thêm: Quy định thẩm quyền ký tên, ký thay trên văn bản hành chính

3. Kỹ thuật trình bày văn bản:

Bao gồm:

+ Khổ giấy, kiểu trình diễn, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình diễn những thành phần thể thức, số trang văn bản. + Kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính được thực thi theo lao lý tại Phụ lục I .
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được triển khai theo lao lý tại Phụ lục II. + Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được triển khai theo pháp luật tại Phụ lục III. Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính được hướng dẫn đơn cử tại Nghị định 30/2020 / NĐ-CP, thay vì được hướng dẫn tại những thông tư như trước kia.

Xem thêm: Văn bản hành chính thông dụng là gì? Các loại văn bản hành chính thông dụng?

4. Các thành phần thể thức chính:

4.1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ:

a ) Quốc hiệu “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” : Được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang tiên phong của văn bản. b ) Tiêu ngữ “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” : Được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu ; vần âm đầu của những cụm từ được viết hoa, giữa những cụm từ có gạch nối ( – ), có cách chữ ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. c ) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình diễn tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình diễn cách nhau dòng đơn.

4.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

a ) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản là tên chính thức, khá đầy đủ của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước của người có thẩm quyên phát hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản bao gôm tên của cơ quan, tô chức phát hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ( nếu có ). Đối với tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố thường trực TW hoặc huyện, Q., thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố thường trực TW hoặc xã, phường, thị xã nơi cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng. b ) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng .
Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được trình diễn cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp dài hoàn toàn có thể trình diễn thành nhiều dòng.

c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

4.3. Số, ký hiệu của văn bản:

a ) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành trong một năm được ĐK tại Văn thư cơ quan theo lao lý, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp những Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức triển khai ( sau đây gọi chung là tổ chức triển khai tư vấn ) được ghi là “ cơ quan ban hành văn bản ” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai để phát hành văn bản thì phải lấy mạng lưới hệ thống số riêng. b ) Ký hiệu của văn bản Ký hiệu của văn bản gồm có chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước có thẩm quyền phát hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu gồm có chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước phát hành công văn và chữ viết tắt tên đom vị soạn thảo hoặc nghành được xử lý. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai và những đơn vị chức năng trong mỗi cơ quan, tổ chức triển khai hoặc nghành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai lao lý đơn cử, bảo vệ ngắn gọn, dễ hiểu.

c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Sô” được trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày băng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dâu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không
cách chữ.

d ) Sổ, ký hiệu của văn bản được trình diễn tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.

4.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản:

a ) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở TW phát hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố thường trực TW nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương phát hành là tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hành chính nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở. Đối với những đơn vị chức năng hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử vẻ vang thì phải ghi tên gọi rất đầy đủ của đơn vị chức năng hành chính đó. Địa danh ghi trên văn bản của những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng lực lượng vũ trang nhân dân thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực thi theo pháp luật của pháp lý và pháp luật đơn cử của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. b ) Thời gian phát hành văn bản Thời gian phát hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được phát hành. Thời gian phát hành văn bản phải được viết vừa đủ ; những số bộc lộ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập ; so với những số bộc lộ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. c ) Địa danh và thời hạn phát hành văn bản được trình diễn trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phan I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng ; những vần âm đầu của địa điểm phải viết hoa ; sau địa điểm có dấu phẩy (, ) ; địa điểm và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

4.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

a ) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung hầu hết của văn bản. b ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình diễn tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình diễn tại ô số 5 b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “ V / v ” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng ; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6 pt với số và ký hiệu văn bản.

4.6. Nội dung văn bản:

a ) Căn cứ phát hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ phát hành văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình diễn dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản ; sau mỗi địa thế căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy ( ; ), dòng sau cuối kết thúc bằng dấu chấm (. ). b ) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có tương quan, phải ghi vừa đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời hạn phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản ( so với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh ) ; trong những lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. c ) Bố cục của nội dung văn bản : Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản hoàn toàn có thể có phần địa thế căn cứ pháp lý để phát hành, phần mở màn và hoàn toàn có thể được bố cục tổng quan theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân loại thành những phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. d ) Đối với những hình thức văn bản được bố cục tổng quan theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. đ ) Cách trình diễn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “ Phần ”, “ Chương ” và số thứ tự của phần, chương được trình diễn trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình diễn ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. e ) Nội dung văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng ; cỡ chữ từ 13 đến 14 ; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm ; khoảng cách giữa những đoạn văn tối thiểu là 6 pt ; khoảng cách giữa những dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. g ) Nội dung văn bản được trình diễn tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.

4.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:

a ) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. b ) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực thi như sau : Trường họp ký đại diện thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “ TM. ” vào trước tên tập thể chỉ huy hoặc tên cơ quan, tổ chức triển khai. Trường hợp được giao quyền cấp trưởng hì phải ghi chữ viết tắt “ Q. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thì phải ghi chữ viết tắt “ KT. ” vào trước chức vụ của người đứng đâu. Trường hợp cấp phó được giao đảm nhiệm hoặc quản lý và điều hành thì thực thi ký như cấp phó ký thay cấp trưởng ( Quy định này nghĩa là cấp phó giao đảm nhiệm khi ký vẫn ghi KT. TRƯỞNG PHÒNG, PHÓ TRƯỞNG PHÒNG ). Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “ TL. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai. Trường hợp ký thừa chuyển nhượng ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “ TƯQ. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai. c ) Chức vụ, chức vụ và họ tên của người ký Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ chỉ huy chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức triển khai ; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không lao lý.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Chức vụ ( chức vụ ) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước phát hành mà chỉ huy Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, quản trị hoặc Phó quản trị Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ ( chức vụ ) và tên cơ quan, tổ chức triển khai nơi chỉ huy Bộ công tác làm việc ở phía trên họ tên người ký.

Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức
sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

d ) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (. png ) nền trong suốt ; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. đ ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình diễn tại ô số 7 a Mục IV Phan I Phụ lục này ; chức vụ khác của người ký được trình diễn tại ô số 7 b Mục IV Phan I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản ; những chữ viết tắt quyền hạn như : “ T M ”, “ Q. ”, “ KT ”, “ TL ”, “ TUQ. ” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Chữ ký của người có thẩm quyền được trình diễn tại ô số 7 c Mục IV Phần I Phụ lục này. Họ và tên của người ký văn bản được trình diễn tại ô số 7 b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.

4.8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức:

a ) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai là hình ảnh dấu của cơ quan, tô chức phát hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, size băng size trong thực tiễn của dấu, định dạng (. png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. b ) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo văn bản chính được biểu lộ như sau : Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ triển khai ký số văn bản và không triển khai ký số lên văn bản kèm theo ; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực thi ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo. Vị trí : Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai : Không hiển thị. tin tức : số và ký hiệu văn bản ; thời hạn ký ( ngày tháng năm ; giờ phút giây ; múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 ) được trình diễn bằng phông chữ Time New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. c ) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai được trình diễn tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.

4.9. Nơi nhận:

a ) Nơi nhận văn bản gồm : Nơi nhận để thực thi ; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo giải trình, trao đổi việc làm, để biết ; nơi nhận để lưu văn bản. b ) Đối với Tờ trình, Báo cáo ( cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên ; ĐÂY là lao lý mớ so với báo cáo giải trình cấp dưới gửi cấp trên phải có từ kính gửi dưới trích yếu nội dung báo cáo giải trình ) và Công văn, nơi nhận gồm có : Phần thứ nhất gồm có từ “ Kính gửi ”, sau đó là tên những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc đơn vị chức năng, cá thể trực tiếp xử lý việc làm. Phần thứ hai gồm có từ “ Nơi nhận ”, phía dưới là từ “ Như trên ”, tiếp theo là tên những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể có tương quan khác nhận văn bản.

c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

d ) Nơi nhận được trình diễn tại ô số 9 a và 9 b Mục IV Phần I Phụ lục này gồm có : Phần nơi nhận tại ô số 9 a ( vận dụng so với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên và Công văn ) : Từ “ Kính gửi ” và tên những cơ quan, tô chức hoặc cá thể nhận văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Kính gửi ” có dấu hai chấm ( :). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức triển khai hoặc một cá thể thì từ “ Kính gửi ” và tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể được trình diễn trên cùng một dòng ; trường họp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể được trình diễn trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng ( – ), cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ; ), cuối dòng sau cuối có dấu chấm (. ) ; những gạch đầu dòng được trình diễn thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm ( :). Phần nơi nhận tại ô số 9 b ( vận dụng chung so với những loại văn bản ) : Từ “ Nơi nhận ” được trình diễn trên một dòng riêng ( ngang hàng với dòng chữ “ quyền hạn, chức vụ của người ký ” và sát lề trái ), sau có dấu hai chấm ( :), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm ; phần liệt kê những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể nhận văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng ; tên mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, đom vị và cá thể hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng nhận văn bản được trình diễn trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng ( – ) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ; ), dòng ở đầu cuối gồm có chữ “ Lưu ” sau có dấu hai chấm ( :), tiếp theo là chữ viết tắt “ VT ”, dấu phẩy (, ), chữ viết tắt tên đơn vị chức năng ( hoặc bộ phận ) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, sau cuối là dấu chấm (. ) .

Kết luận: Trên đây là hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2020 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Trước khi Nghị định 30 có hiệu lực, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp