Quy trình nhập kho bao gồm những gì? – V-BOX

Với mỗi doanh nghiệp sản xuất, buôn bán hàng hóa công đoạn xuất nhập kho là một trong những khâu quan trọng trong cả quá trình trước khi mang sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Vậy quy trình nhập kho bao gồm những gì? Những quy tắc nào cần phải tuân thủ khi nhập kho? Cùng V-BOX tìm hiểu ngay nhé!

Quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho là hoạt động diễn ra ngay sau khi hàng hóa được mua về.  Đây còn là một trình tự các hoạt động nhập kho của doanh nghiệp.

Quy trình này giúp các nhà quản trị thuận tiện trấn áp cũng như theo dõi đúng chuẩn số lượng hàng mà doanh nghiệp đang chiếm hữu. Ngoài ra, chúng còn là mắt xích quan trọng để các hoạt động giải trí sản xuất, nhập xuất diễn ra trơn tru.

Tại sao cần phải tuân thủ quy trình nhập kho ?

Như đã biết quy trình nhập hàng vào kho giữ một vai trò đặc biệt bởi nếu như không tuân theo quy trình này việc kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Tuân thủ đúng quy trình cũng sẽ đem lại một vài lợi ích cho doanh nghiệp.

Lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp nhận được là một hệ thống lưu trữ hàng hóa khoa học và chặt chẽ. Khi tuân thủ quy trình xuất nhập kho hàng hóa được giám sát có hệ thống tránh được những rủi ro, thất thoát hàng hóa dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.

Việc tuân thủ quy trình xuất nhập kho cũng tạo cho các hoạt động thực hiện được trôi chảy, liên tục. Tất cả các bộ phận chỉ cần tuân thủ theo hệ thống mà quy trình đã vạch sẵn để tạo một dây chuyền hoạt động vận hành suôn sẻ.

Những ghi chép, thống kê trong quy trình tiến độ sẽ giúp doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là những nhà quản trị thuận tiện trấn áp được số lượng đúng mực hàng nhập về, xuất ra và còn tồn trong kho. Nhờ đó mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa ra kế hoạch, quyết định hành động tương thích cho hoạt động giải trí tăng trưởng. Với những doanh nghiệp chiếm hữu tiến trình nhập hàng chuyên nghiệp và bài bản, chuyên nghiệp sẽ tiết kiệm ngân sách và chi phí được rất nhiều thời hạn, sức lực lao động của nhân viên cấp dưới. Ngoài ra, điều này còn tạo ra một văn hóa truyền thống thao tác tác phong nhanh gọn. Khi tiến trình này được thực thi khắt khe, có mạng lưới hệ thống, các nhân viên cấp dưới trang nghiêm triển khai sẽ tạo dựng được lòng tin với người mua cũng như sự yên tâm của các vị chỉ huy.

Quy trình nhập kho ISO

Dưới đây sẽ là quy trình nhập kho theo chuẩn ISO

• Bước 1 : Thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của chỉ huy

Khi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp rơi vào thực trạng hết hoặc thiếu vắng lúc này các bộ phận có tương quan phải làm phiếu để nhu yếu nhập mua thêm hàng hóa. Sau đó cần phải xin sự đồng ý chấp thuận và ký duyệt của chỉ huy và thực thi đúng tiến trình.

• Bước 2 : Kiểm tra, so sánh số lượng và chất lượng hàng mua với thực tiễn

Sau khi đã nhận được thông tin thủ kho cần phải bám sát và so sánh với thực tiễn để nắm được mã hàng nào thiếu hay hết để phân chia sử dụng một cách tương thích tránh tiêu tốn lãng phí. Khi đã triển khai kiểm tra xong nếu số lượng nhập về trùng khớp với số lượng nhu yếu thì quản trị kho cần đóng dấu và xác nhận thông tin trên mạng lưới hệ thống. Nếu xảy ra bất kể yếu tố gì trong quy trình quản trị cần lập biên bản và trình lên cấp trên.

• Bước 3 : Lập chứng từ và hoàn tất thủ tục

Khi đã xác nhận hàng hóa được nhập kho theo đúng nhu yếu và pháp luật thì thủ kho sẽ lập chứng từ rồi chuyển giao cho bộ phận kế toán để kiểm tra và hoạch toán.

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ phải trải qua 4 bước :

• Bước 1 : Lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Khi có nhu yếu nhập nguyên vật liệu các bộ phận cần phải thông tin tới các bộ phận tương quan kế hoạch nhập vật tư để sắp xếp nhân sự và thực thi nhập kho.

• Bước 2 : Đối chiếu và kiểm đếm vật tư

Từ những sách vở tương quan như phiếu ý kiến đề nghị nhập vật tư, đơn đặt hàng thủ kho sẽ so sánh số lượng hàng được nhập vào và cùng với đó là kiểm tra chất lượng hàng nhập để xác lập hàng bảo vệ nhu yếu. Nếu phát hiện xảy ra bất kể hư hỏng nào thì thủ kho sẽ lập biên bản sau đó báo cáo giải trình lên đơn vị chức năng đề xuất kiến nghị để xử lý.

• Bước 3 : Tiến hành lập phiếu nhập kho

Sau khi đã hoàn tất những thủ tục kiểm tra hàng hóa thì bộ phận kiểm kê sẽ chuyển hàng loạt sách vở như phiếu nhu yếu nhập vật tư, hóa đơn mua hàng, .. cho bộ phận kế toán để so sánh thêm lần nữa. Kết thúc so sánh bộ phận kế toán sẽ triển khai in phiếu nhập kho và thanh toán giao dịch.

• Bước 4 : Hoàn thành nhập kho nguyên vật liệu

Bước sau cuối của quy trình tiến độ thủ kho sẽ thực thi hoạt động giải trí nhập kho sau đó sắp xếp vật tư vào vị trí và khu vực tương thích rồi triển khai nhập các thông tin vào thẻ kho. Sau khi thông tin được nhập mạng lưới hệ thống quản trị kho sẽ tự động hóa update hoặc thông tin sẽ được quản trị bằng tài liệu trên excel, ứng dụng, .. tùy thuộc vào từng lao lý của mỗi công ty.

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Thủ kho và các bộ phận tương quan cần phải thực thi theo 6 bước sau để thực thi nhập hàng vào kho thành phẩm.

• Bước 1 : Tất cả các hàng hóa thành phẩm sau khi đã hoàn thành xong phải được tập trung tại kho chứa, những bộ phận hay cá thể nhận trách nhiệm phải giám sát ngặt nghèo vận động và di chuyển hàng hóa và chuyển giao tận nơi đến thủ kho và bộ phận kho tàng trữ để thực thi các thủ tục nhập kho.
• Bước 2 : Sau khi nhận được hàng hóa thành phẩm thủ kho và bộ phận kho tàng trữ sẽ cùng với bộ phận giám sát kiểm đếm số lượng thành phẩm giao nhận dưới sự giám sát của người có thẩm quyền. Sau khi đã kiểm đếm xong thủ kho sẽ tập trung hàng hóa đúng vị trí đã lao lý.
• Bước 3 : Khi thành phẩm đã được kiểm tra và sắp xếp đúng nơi bộ phận kế toán sẽ dựa trên số lượng trong thực tiễn đã báo cáo giải trình để triển khai lập phiếu nhập kho và xin ký xác nhận của các bộ phận tương quan.
• Bước 4 : Sau khi đã hoàn thành xong tổng thể các thủ tục tương quan đến, phiếu nhập kho sẽ được nộp lên cấp trên để ban giám đốc, kế toán trưởng theo dõi xem xét và phê duyệt. Lưu ý phiếu nhập kho hợp lệ là phiếu có không thiếu chữ ký của toàn bộ những người có thẩm quyền.

• Bước 5: Sau khi ban giám đốc xem qua và xác nhận hợp lệ, phiếu nhập kho sẽ chuyển lại cho thủ kho để cập nhật chứng từ vào thẻ kho.

  Xem thêm: Dịch vụ ký gửi hàng hóa Trung Quốc về Việt Nam uy tín nhất

• Bước 6 : Sau cùng thủ kho sẽ lưu lại các sách vở thiết yếu và chuyển lên bộ phận kế toán để hoàn thành xong nhập kho thành phẩm.

Quy trình xuất kho hàng hóa

Quy trình xuất kho hàng hóa gồm các bước sau:

• Bước 1 : Lập nhu yếu xuất kho

Bộ phận nào có nhu yếu sử dụng hàng hóa cần phải lập mẫu nhu yếu xuất kho. Mẫu nhu yếu của mỗi doanh nghiệp sẽ có những pháp luật khác nhau.

• Bước 2 : Kiểm tra hàng tồn trong kho

Sau khi nhận được nhu yếu xuất kho bộ phận kế toán sẽ triển khai kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Nếu lượng hàng đủ sẽ làm thủ tục xuất kho. Trong trường hợp thiếu hàng kế toán sẽ thông tin lên đơn vị chức năng đề xuất kiến nghị.

• Bước 3 : Tạo phiếu xuất kho

Sau khi đã kiểm tra hàng tồn trong kho để xác định lượng hàng có cung ứng được nhu yếu xuất kho hay không kế toán sẽ triển khai tọa phiếu xuất kho. Sau đó, phiếu xuất kho sẽ được lưu thành nhiều liên để giao cho thủ kho và lưu lại sổ.

• Bước 4 : Tiến hành xuất kho hàng hóa

Thủ kho xuất hàng cho bộ phận nhu yếu, nhân viên cấp dưới đảm nhiệm nhận hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho và giữ một liên.

• Bước 5 : Ghi lại thông tin

Thủ kho sẽ giữ một liên nhu yếu xuất kho rồi thực thi triển khai xong thẻ kho, giao lại cho bộ phận kế toán phiếu xuất kho để ghi sổ và hoạch số hàng đã xuất trong kho.

Quy trình nhập kho vật tư

Đối với nguyên vật liệu, quy trình nhập hàng cần phải trải qua 6 bước:

• Bước 1 : Sau khi hàng hóa vật tư được mua về, người đảm nhiệm việc mua hàng hay người trực tiếp nhập số vật tư đó sẽ được nhu yếu nhập kho hàng hóa đã mua. Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ đưa ra những phương pháp, nhu yếu nhập kho khác nhau nhưng thường là nhu yếu nhập kho được triển khai bằng lời nói và lập thành mẫu.
• Bước 2 : Sau khi bộ phận kế toán kho nhận được nhu yếu nhập kho thì sẽ thực thi lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được xây dựng thành nhiều liên để lưu tại sổ và giao cho nhân viên cấp dưới mua hàng, số liên tùy vào pháp luật của mỗi đơn vị chức năng ( phiếu nhập kho hoàn toàn có thể được lập bởi thủ kho sau khi đã thống nhất với bộ phận kế toán kho ). Sau khi triển khai xong phiếu nhập kho sẽ thực thi làm thủ tục nhập kho.
• Bước 3 : Sau khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho sẽ được chuyển giao hàng mua từ nhân viên cấp dưới mua hàng.
• Bước 4 : Khi đã hoàn thành xong giao nhận hàng sẽ triển khai kiểm đếm và kiểm tra. Trong trường hợp tại 1 số ít doanh nghiệp phiếu nhập kho do thủ kho lập thì sẽ kiểm đếm hàng trước khi điền các thông số kỹ thuật lên phiếu nhập.

Trong quy trình kiểm đếm nếu như phát hiện thừa, thiếu hàng thì người thủ kho phải lập biên bản để báo cáo giải trình với người có thẩm quyền để giải quyết và xử lý theo đúng pháp luật.

• Bước 5 : Sau khi hoàn thành xong phiếu nhập kho thủ kho sẽ ký xác nhận rồi ghi thẻ kho và lưu lại một liên, bộ phận kế toán và người nhập hàng mỗi bên sẽ được giữa một liên.
• Bước 6 : Dựa vào phiếu nhập kho được nhận kế toán sẽ ghi sổ và hạch toán hàng nhập.

Kết luận

Từ những chia sẻ trên đây V-BOX hy vọng đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết và hữu ích về quy trình nhập kho. Chúc các bạn sẽ thành công trên chính con đường và nghề nghiệp mà mình đã chọn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Tòa kho tự quản V-BOX
• Địa chỉ : Hẻm Số 2, đường Thuỷ Lợi, Phước Long TP Quận Thủ Đức, TP Ho Chi
• Minh City
• SĐT : + 84 ( 0 ) 86 226 4669 / + 84 ( 0 ) 86 226 4969
• Gmail : [email protected]

• Website: www.vboxselfstorage.co

  Xem thêm: TOP 10 công ty vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam uy tín

Xem thêm : [ Cực hot ] Cho thuê kho tự quản – kho mini tại TP Hồ Chí Minh Xem thêm : Top 10 dịch vụ cho thuê kho Q. 12

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển