Quy trình xuất nhập kho thành phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là doanh nghiệp sản xuất, nâng cao hiệu suất cao quá trình xuất nhập kho là một trong những cách tốt nhất để tăng doanh thu và thiết kế xây dựng doanh nghiệp. Bài viết dưới đây để cập tới hàng loạt quy trình tiến độ xuất nhập kho cơ bản nhất cần có của một doanh nghiệp. Hãy tìm hiểu thêm ngay nhé !

Quy trình xuất nhập kho là gì?

Quy trình xuất nhập kho được hiểu là thứ tự, trình tự nhất định đã được tiêu chuẩn hóa từ trước để triển khai hoạt động giải trí xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Quy trình này sẽ giúp hoạt động giải trí xuất, nhập diễn ra trôi chảy và giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuận tiện theo dõi, trấn áp số lượng cũng như chất lượng gia tài của mình .
Quản lý quy trình tiến độ xuất nhập kho nguyên vật liệu cũng như tiến trình xuất nhập kho thành phẩm, đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản trị bán hàng :

• Các hoạt động xuất, nhập diễn ra trong kho hàng diễn ra suôn sẻ và chặt chẽ
• Nhà quản lý, doanh nghiệp dễ dàng có thể nắm bắt tình trạng xuất, nhập; số lượng cũng như chất lượng
• Công việc diễn ra theo quy trình có sẵn  giúp nhân viên có thể rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả

Hướng dẫn toàn bộ quy trình nhập kho cho doanh nghiệp

Nhập kho là quá trình đầu tiên và là một trong những khâu quan trọng nhất. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, nhà kho phải đảm bảo rằng rằng họ đã nhận đúng sản phẩm, đảm bảo số lượng đã yêu cầu, đúng tình trạng và đúng thời gian. Nếu không làm như vậy sẽ ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động tiếp theo.

Hoạt động nhập kho cũng liên quan đến việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa đến kho. Điều này đặt ra trách nhiệm cho quản lý kho trong việc duy trì tình trạng của hàng hóa cho đến khi chúng được vận chuyển. 

Quy trình nhập kho hàng hóa được chia thành nhiều loại dựa trên loại hàng mà doanh nghiệp đảm nhiệm, gồm có :

• Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
• Quy trình nhập kho thành phẩm
• Quy trình nhập kho vật tư

>>> Xem thêm: Vai trò, Sơ đồ và Kỹ năng quản lý kho hàng cần thiết nhất

Các bước trong quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Lập kế hoạch nguyên vật liệu cần nhập

Khi bất kỳ bộ phận trong doanh nghiệp có nhu yếu nhập kho nguyên vật liệu cần phải báo cho các bộ phận tương quan, đặc biệt quan trọng là bộ phận kho để update thông tin và sắp xếp nhân sự tương hỗ .

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa và đối chiếu

Khi hàng đã được giao tới, người mua hàng sẽ phải xuất phiếu nhu yếu nhập kho. Thủ kho dựa vào phiếu ý kiến đề nghị nhập kho để kiểm kê kiểm tra toàn bộ các mẫu sản phẩm xem có bất kể thiệt hại nào gây ra trong quy trình luân chuyển hay không. Nếu có yếu tố về sai số lượng hoặc có hư hỏng thì thủ kho phải lập biên bản và báo với đơn vị chức năng nhu yếu nhập kho để xuất để có giải pháp giải quyết và xử lý .

Bước 3: Kế toán thực hiện kiểm tra và lập phiếu nhập kho

Khi triển khai xong hàng loạt công tác làm việc kiểm tra hàng hóa, các sách vở tương quan sẽ được kế toán kiểm tra lại một lần nữa trước khi triển khai thanh toán giao dịch và lập phiếu nhập kho .

Bước 4: Hoàn thành quy trình nhập kho 

Thủ kho chịu nghĩa vụ và trách nhiệm việc nhập hàng và sắp xếp vào đúng nơi pháp luật. Sau đó, ngay lập tức phải update thông tin vào thẻ kho qua mạng lưới hệ thống bảng tính excel hoặc ứng dụng quản trị kho hàng tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Tiếp đó phải thông tin tới các bộ phận tương quan .

Quy trình nhập kho thành phẩm và quy trình nhập kho vật tư

Về cơ bản, các bước trong quy trình tiến độ nhập kho vật tư và thành phẩm cơ bản giống nhau, gồm có 6 bước :

• Bước 1: Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhập kho theo biểu mẫu.

• Bước 2: Kế toán sau khi nhận được yêu cầu nhập kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho.
• Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, bộ phận yêu cầu nhập kho sẽ giao hàng cho thủ kho.
• Bước 4: Hàng hóa sẽ được kiểm đếm và tiến hành nhập kho (Những doanh nghiệp giao cho thủ kho lập phiếu nhập kho, thì hàng sẽ được kiểm đếm trước khi viết phiếu nhập kho.) Nếu phát hiện vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, thủ kho phải lập biên bản và báo cáo với đơn vị yêu cầu để tìm hướng giải quyết.
• Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng, lưu lại một liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế toán kho, một liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng.
• Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập.

Hướng dẫn toàn bộ quy trình xuất kho cho doanh nghiệp

Hàng tồn kho bao gồm nhiều loại tài sản khác nhau như: nguyên vật liệu, vật tư, thành phẩm được quản lý chặt chẽ để tránh hư hỏng và mất mát. Chính vì vậy, thực hiện việc quản lý hàng tồn kho, xuất kho phải đảm bảo theo đúng quy trình đã thiết lập sẵn.

Quy trình xuất kho được chia thành 5 loại tùy thuộc vào loại tài sản và mục đích sử dụng:

• Quy trình xuất kho hàng hóa
• Quy trình xuất kho thành phẩm
• Quy trình xuất kho vật tư
• Quy trình xuất kho nguyên vật liệu
• Quy trình xuất kho bán hàng

Trên trong thực tiễn, 4 quy trình tiến độ xuất kho hàng hóa, thành phẩm, vật tư, nguyên vật liệu là cơ bản giống nhau. Riêng tiến trình xuất kho bán hàng có nhiều bước độc lạ .

Các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa

Bước 1: Yêu cầu xuất hàng

Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa, thành phẩm, vật tư cũng như nguyên vật liệu, nhân viên cần lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi kế toán. Trong đó cần ghi rõ số lượng và mục đích xuất hàng.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Xem xét nhu yếu xuất kho, kế toán sẽ khởi đầu thực thi kiểm tra số lượng hàng tồn dư. Nếu số lượng hàng hóa không đủ so với nhu yếu sẽ thông tin lại với đơn vị chức năng đề xuất kiến nghị để tìm giải pháp thay thế sửa chữa. Trong trường hợp đủ thì triển khai xuất kho luôn .

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Sau khi nhập được nhu yếu xuất kho, kế toán kho tiên hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên : giao cho thủ kho và tàng trữ tại quyển. Tùy pháp luật của từng doanh nghiệp để pháp luật số liên của Phiếu Xuất kho .

Bước 4: Tiến hành xuất kho

Thủ kho sau khi nhận phiếu xuất kho sẽ thực thi xuất kho hàng hóa theo đúng nhu yếu về số lượng. Nhân viên nhận hàng phải ký xác nhận vào phiếu xuất kho và nhận lại một liên .

Bước 5: Cập nhật thông tin

Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, khởi đầu thực thi ghi thẻ kho, sau đó trả lại Phiếu xuất kho cho kế toán. Kế toán triển khai ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất .

Quy trình xuất kho bán hàng

• Bước 1: Khi phòng bán hàng, kinh doanh nhận được đơn đặt hàng trực tiếp từ khách hàng thì sẽ tiến hành ghi nhận đơn hàng, đồng thời liên hệ với thủ kho để thủ kho kiểm tra sổ sách xác định số lượng và chất lượng hàng hóa còn trong kho còn có đủ cung cấp cho đơn hàng  theo yêu cầu hay không.
• Bước 2: Sau khi xác định hàng hóa có thể đáp ứng được thì phòng bán hàng làm phiếu đề nghị xuất kho để chuyển cho thủ kho. Phiếu xuất kho thường được lập làm 3 liên:lưu nội bộ, giao cho thủ kho và một liên cho khách hàng.
• Bước 3: Thủ kho nhận được phiếu xuất kho sẽ kiểm tra tính chính xác xuất kho theo đúng yêu cầu.
• Bước 4: Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa nhận hàng, ký vào phiếu xuất kho và nhận 1 liên để giao cho khách hàng.
• Bước 5: Thủ kho nhận lại một liên phiếu xuất kho để làm căn cứ tiến hành ghi thẻ kho và hạch toán, ghi nhận vào sổ kho. Đồng thời, kế toán cũng thực hiện xuất hóa đơn bán hàng, kẹp cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng để nhân viên giao hàng đưa cho khách.
• Bước 6: Cuối cùng, kế toán tiến hành ghi sổ nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ sách kế toán.

Những rủi ro trong khi thực hiện quy trình xuất nhập kho

Việc quản trị kho hàng, quản trị hoạt động giải trí xuất nhập kho yên cầu các doanh nghiệp cần có nhiều kinh nghiệm tay nghề để hoàn toàn có thể hạn chế cũng như giảm thiểu các rủi ro đáng tiếc xảy ra. Dưới đây là một những rủi ro đáng tiếc thường gặp khi phải quản lý, quản trị kho hàng :

Quy trình nhập kho:

– Nhận thông tin đơn hàng trễ, cạnh bên đó việc tàng trữ thông tin một cách thủ công bằng excel hoàn toàn có thể gây ra những sự sai sót nhất định .
– Khó khăn trong việc theo dõi hàng trả về từ thị trường .
– Việc nhớ vị trí, thương hiệu các loại sản phẩm nhờ vào vào kinh nghiệm tay nghề và thâm niên thao tác của thủ kho .

Quy trình xuất kho:

• Vì lưu trữ thủ công nên khi tiến hành xuất kho, không “truy vết” được số lô/batch nào bán cho khách hàng nào. 
• Diện tích kho nhỏ, tối đa hóa diện tích lưu trữ cản trở việc kiểm và soạn hàng.
• Khó điều tra nguyên nhân nếu có mất mát hàng, hư hỏng, sự cố xảy ra trong kho.
• Nhiều thao tác thủ công, năng suất làm việc chưa cao.

Quản lý kho & hàng tồn kho

• Có quá nhiều mặt hàng trong kho gây ra nhiều khó khăn trong việc kiểm soát hạn sử dụng của hàng hóa.
• Tốn nhiều thời gian kiểm đếm, ký chứng từ, dễ mắc sai sót số liệu.

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho?

Với sự phát triển của công nghệ; rất nhiều doanh nghiệp thay vì quản lý kho một cách thủ công thì đã sử dụng phần mềm quản lý kho để công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn:

• Toàn bộ các tác vụ quản lý kho được tích hợp trên cùng một hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng quản lý, kiểm soát, theo dõi tình trạng kho mọi lúc, mọi nơi, thông qua các thiết bị di động thông minh.
• Phần mềm giúp thống kê chi tiết hàng hóa theo từng mã hàng, các loại hàng, số lượng, tình trạng nhập xuất,….chi tiết tới những điều nhỏ nhất giúp người dùng dễ dàng thấy được sự biến động trong kho, tránh hàng hóa thất thoát một cách vô lý.
• Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng cũng sẽ cung cấp khả năng hiển thị mức độ hàng tồn kho theo thời gian thực, chính xác. Điều này cho phép một công ty ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh tình trạng tồn đọng, dẫn đến nhiều khách hàng hài lòng hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tới một ứng dụng quản trị kho, hãy tìm hiểu thêm Module quản trị kho của ứng dụng SimERP. Đây là ứng dụng sở hữu tính năng quản trị kho hàng trực tuyến thống nhất và tân tiến trên cùng một nền tảng, đơn giản hóa quy trình tiến độ quản trị xuất – nhập kho tới gấp 3 lần :

• Tổ chức kho hàng hiệu quả: 
  • Loại bỏ nhanh chóng sản phẩm lỗi và nhận báo cáo chi tiết về chi phí, lý do và khối lượng
  • Thực hiện kiểm kê cho một kho hàng, một sản phẩm hoặc khu hàng cụ thể
  • Hỗ trợ máy quét USB, máy quét bluetooth và thiết bị kiểm kho
  • Quét mã vạch cho mọi hoạt động kiểm kê: hàng tồn kho, lô hàng đến, đơn đặt hàng đóng gói, v.v.
  • Ghi nhận vào hệ thống dữ liệu khi có mặt hàng bị lỗi hay quá hạn sử dụng
• Hệ thống báo cáo tự động, dễ dàng theo dõi sản phẩm theo thời gian thực
  • Truy xuất nguồn gốc sản phẩm tại hệ thống
  • Nhận báo cáo về tồn kho, quản lý hoạt động xuất – nhập kho
  • Báo cáo định giá tồn kho (gồm cả số lượng và giá trị)
• Bên cạnh đó, SimERP sở hữu tính năng quản lý kho nâng cao với việc hỗ trợ drop-shiping, cross-docking, đáp ứng nhu cầu bán hàng quốc tế của doanh nghiệp:
  • Giao hàng cho khách hàng trực tiếp từ nhà cung cấp với mô hình Drop-shipping
  • Chuyển trực tiếp từ nhà sản xuất đến nơi tiêu thụ với mô hình Cross-docking
  • Thiết kế quy trình đơn hàng dựa vào yêu cầu riêng của doanh nghiệp

Kết

Trên đây là hàng loạt quá trình xuất nhập kho cơ bản nhất thường dùng cho các doanh nghiệp. Ngày này, dưới sự tương hỗ của các ứng dụng công nghệ tiên tiến, đặc biệt quan trọng là ứng dụng ERP, quá trình xuất nhập kho sẽ được triển khai nhanh gọn, thuận tiện và bảo vệ độ đúng chuẩn. Nhờ tính năng đồng điệu tài liệu giữa các phòng ban, bộ phận ; quá trình xuất nhập kho được diễn ra liền mạch, tiết kiệm ngân sách và chi phí được ngân sách và thời hạn đáng kể .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển