Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel

File quản lý kho vật tư bằng excel – Việc quản lý kho vật tư không hề đơn giản đối với các thủ kho, bởi số lượng vật tư nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như chủng loại, kích thước… Do đó, Kế toán kho yêu cầu sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ, từ sắp xếp vật tư, phân loại vật tư, đến kiểm soát lượng vật tự xuất nhập tồn tại kho, để đưa ra hiệu mức tồn kho hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ đắc lực Excel vào việc quản lý kho, thì đó là công cụ hiệu quả nhất quản lý kho một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác. Hãy cùng Kế Toán Việt Hưng thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel trong bài viết này nhé!

1. Quản lý kho vật tư bằng Excel là giải pháp tối ưu nhất

– Bạn hoàn toàn có thể làm được rất nhiều báo cáo giải trình, chỉ tiêu Giao hàng mục tiêu quản trị của bạn khi dùng Excel. Không giống như các ứng dụng dựng sẵn, bạn bị gò bó bởi các tính năng mà công ty ứng dụng / chuyên viên thiết kế xây dựng sẵn .

– File Excel là công cụ đắc lực và đơn giản nhất, bất kỳ ai cũng dễ dàng thao tác và làm việc tại Excel.

– Bạn không phải trả bất kể ngân sách nào khi bạn hoàn toàn có thể tự lập được 1 file quản trị kho, bán hàng đơn thuần trên excel. Bởi vì Excel là công cụ tương hỗ trọn vẹn Free .
– Thông qua một vài công thức thống kê giám sát đơn thuần trong excel để tính tổng doanh thu, tổng doanh thu, sắp xếp hàng tồn dư dựa trên số lượng loại sản phẩm bán nhiều nhất .
– Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các thanh toán giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, người mua … Hoặc hoàn toàn có thể tạo thêm báo cáo giải trình theo nhu yếu thực tiễn tại từng thời gian .
Có thể share cho nhiều người dùng .

2. Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel

Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa

| File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là nơi tiên phong bạn cần phải làm, hay chính là database dùng để lấy tài liệu sang các sheet nhập xuất và tổng hợp báo cáo giải trình, bảo vệ độ đúng chuẩn và nhanh gọn .

– Danh mục vật tư thường gồm có các cột thông tin : STT, Mã VT, Tên vật tư, Đơn vị. Tùy vào nhu yếu quản trị của mỗi doanh nghiệp sẽ theo dõi thêm những thông tin khác .
– Định dạng bảng biểu :
+ Kẻ bảng ( đường kẻ ) cho các bảng biểu. Phần đường kẻ bao ngoài nên là nét liền, đường kẻ giữa các dòng hoàn toàn có thể dùng đường kẻ đứt và màu xám trông sẽ đẹp hơn .
+ Bôi đậm cho dòng tiêu đề
+ Cố định dòng tiêu đề

Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất

| File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Tại sheet Nhập Xuất, bạn sẽ nhập các thông tin sau : Số chứng từ, Ngày tháng, Tài khoản ( nếu có ), Diễn giải, Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá, Thành tiền như bảng sau :

– Tại đây, dựa vào phiếu xuất kho và nhập kho, bạn nhập tài liệu liên tục vào từng cột thông tin tương ứng .
– Do bạn đã tạo được danh mục hàng hóa với không thiếu thông tin về hàng hóa như : Mã, Tên, ĐVT, Nhóm, …

– Khi bạn nhập xuất, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ việc chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàm vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập.

– Có thể bạn cần phối hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho tổng thể các dòng trống của bên nhập xuất .

– Sử dụng hàm If  mục đích để file nhìn gọn gàng và sạch sẽ hơn. (không phải nhìn đâu cũng thấy lỗi #NA)

– Công thức  =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0))

Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn | File quản lý kho vật tư bằng Excel

– Đây là báo cáo giải trình được cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập / xuất trong kỳ cụ thể từng mã vật tư. Bao gồm các cột : Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị chức năng, Số Lượng Thành tiền của ( Tồn đầu, nhập trong kỳ, và tồn cuối kỳ .
– Đây là một báo cáo giải trình tự động hóa, được lấy tài liệu từ bảng kê nhập xuất .

– Bạn chỉ cần copy mã vật tư vào cột vật tư ( Lưu ý : Mỗi vật tư chỉ copy 1 lần, không trùng lặp )
– Tên vật tư và Đơn vị : Bạn cũng dùng hàm Vlookup để lấy tài liệu từ danh mục vật tư đã lập ở sheet 1 .
– Tại cột số lượng, thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ bạn dùng đến hàm Sumif để lấy tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn .

– Hàm Sumif : là hàm quan trọng nhất trong quản lý kho vật tư bằng Excel, đó là hàm tính tổng với điều kiện. Sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã hàng từ danh sách rất nhiều lần nhập/ xuất khác nhau.

– Công thức: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

– Tại cột Tồn cuối kỳ : bạn chỉ cần nhớ công thức

 Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

=> Như vậy, với một vài thao tác đơn thuần như trên, bạn đã tự phong cách thiết kế cho mình một file quản trị kho vật tư thật hiệu suất cao và nhanh gọn .

3. Một số hạn chế khi quản lý kho vật tư bằng Excel

– Không có tính bảo mật thông tin, độ bảo đảm an toàn cho tài liệu kém do đây là ứng dụng offline, mọi tài liệu đều được tàng trữ trên một máy tính. Hơn nữa, nếu trong quy trình thao tác, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất tài liệu trọn vẹn hoàn toàn có thể xảy ra .
– Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới hoàn toàn có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên cấp dưới giỏi đặc biệt quan trọng là các doanh nghiệp nhỏ .
– Khi quản trị nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên cấp dưới sẽ phải nhập liệu thủ công bằng tay trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt quan trọng khi số lượng hàng hóa quá lớn .
Nếu doanh nghiệp cần một công cụ tương hỗ linh động trong thống kê xem xét tài liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và phong phú về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này .
– Cập nhật thông tin không kịp thời. Tuy file Excel quản trị kho đơn thuần nhưng nó lại không tương hỗ việc update số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự đổi khác về hàng hóa trong kho, nhân viên cấp dưới kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng đúng mực để báo với các bộ phận khác .
– Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi tương hỗ công tác làm việc quản trị kho vật tư thì excel sẽ không tương hỗ liên kết với chúng .

THAM KHẢO: Các khóa học kế toán Doanh nghiệp chuyên sâu

Hy vọng, với bài viết này các bạn có thể tự xây dựng cho mình một file Excel trong công việc quản lý kho vật tư hiệu quả đơn giản nhất! Kế Toán Việt Hưng sẵn sàng chia sẻ mọi kiến thức đến các bạn đọc trên trang Ketoanviethung.com.vn!

Chúc các bạn thành công!

0
0
Bình chọn

Bình chọn

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển