Hướng dẫn làm sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên Excel

Để theo dõi tình hình biến động của vật tự, hàng hoá trong kho của đơn vị thì kế toán sẽ mở sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn cách làm sổ đó  và quan trọng là sổ sẽ tự động lấy lên số liệu khi bạn thay đổi mã vật tư hay ngày tháng.

Mục đích và căn cứ để ghi vào sổ kế toán chi tiết ,vật tư, sản phẩm hàng hoá

– Dùng để theo dõi chi tiết cụ thể tình hình nhập, xuất, tồn dư cả về số lượng và giá trị của từng loại nguyên, vật tư, công cụ dụng cụ mẫu sản phẩm hàng hoá ở từng kho. Làm địa thế căn cứ so sánh với việc chi chép của thủ kho .
– Sổ được mở chi tiết cụ thể theo từng thông tin tài khoản ( 152, 153, 155, 156 ) theo từng kho và từng loại vật tư, loại sản phẩm, hàng hoá .

Mẫu sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá

Về mẫu sổ thì chắc bạn cũng đã có nếu như bạn làm kế toán kho, kế toán vật tư,… Bạn có thể tự tay mình lập sổ trên Excel để luyện tập thêm kỹ năng xử lý Excel của mình 😊. Hoặc bạn có thể tải mẫu sổ này ở cuối bài viết để tham khảo.

Hướng dẫn cách làm sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên Excel

Trong phần này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn cách lập sổ kế toán chi tiết vật tư trên Excel. Với dữ liệu minh hoạ như sau:

Bảng DATADù đã có ứng dụng, nhưng kiến thức và kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa ? Hãy để tôi giúp bạn, ĐK khoá học Excel :

Bảng danh mục vật tư, mẫu sản phẩm, hàng hoá .

Hàm Excel sử dụng để lập sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá

Để lập sổ này, ta sẽ sử dụng 1 số ít hàm Excel cơ bản sau :
Sử dụng hàm SUMIFS để tính số dư đầu kỳ :
Sử dụng tích hợp hàm IF, AND để lấy số liệu phát sinh trong kỳ :
Sử dụng hàm SUM để tính số tồn quỹ cuối kỳ :

Hướng dẫn cách thực hiện

tin tức về tên, đơn vị chức năng tính ta sẽ địa thế căn cứ vào mã vật tư trong ô G8 và dò tìm trong bảng danh mục hàng hoá để lấy lên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng nhiều hàm Excel nhau VD như : VLOOKUP, INDEX + MATCH, … .

Tại ô J8 bạn gõ vào công thức như sau:

=VLOOKUP(G8,DM!A3:E6,2,0)

• G8: Là giá trị dò (Mã vật tư).
• DM!A3:E6: Là vùng dò (vùng A3:A6 trong bảng DM).
• 2: Là cột trả về kết quả (cột tên vật tự, hàng hoá).
• 0: Là kiểu dò (tìm kiếm tuyệt đối).

Để hiểu hơn về các hàm đó bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm ở đây :

Hàm vlookup trong excel, hướng dẫn sử dụng chi tiết và có ví dụ cụ thể

Hướng dẫn cách dùng hàm index và match qua bài tập có lời giải

Sử dụng hàm SUMIFS để tính số dư đầu kỳ

Ta sẽ sử dụng hàm SUMIFS với cú pháp như sau để tính được số lượng và số tiền tồn đầu kỳ (số tồn đầu kỳ ở đây mình sẽ xác định là số tồn kho tính tới thời điểm từ ngày (ô G9). Cụ thể như sau:

Ví dụ với số tiền tồn. Tại ô M14 bạn gõ vào công thức:

“=SUMIFS(DATA!M3:M132,DATA!B3:B132,”<” & G9,DATA!F3:F132,G8) – SUMIFS(DATA!M3:M132,DATA!B3:B132,”<” & G9,DATA!G3:G132,G8)”

Với hàm SUMIFS thứ nhất, bạn hoàn toàn có thể hiểu các đối số của hàm đó như sau :

• DATA!M3:M132: Là vùng ta cần tính tổng (cột SO_TIEN bên DATA)
• DATA!B3:B132: Là vùng điều kiện thứ nhất  (cột NGAY bên DATA)
• “<” & G9: Là điều kiện của vùng điều kiện thứ nhất (nhỏ hơn từ ngày)
• DATA!F3:F132: Là vùng điều kiện thứ 2 (cột MA_NHAP bên DATA)
• G8: Là điều kiện cho vùng điều kiện thứ hai (mã vật tư).

Tương tự với hàm SUMIFS thứ 2, chỉ khác là vùng điều kiện thứ 2 lúc này là DATA!G3:G132 (cột MA_XUAT bên DATA).

Kết quả trả về là số dư đầu kỳ của mã vật tư (G8) đó tính tới thời điểm trước từ ngày (G9).

Với số lượng tồn, bạn làm tương tự. Thay vùng tính tổng thành cột SO_LƯƠNG bên DATA. Và công thức tại ô L14 là:

“=SUMIFS(DATA!K3:K132,DATA!B3:B132,”<” & G9,DATA!F3:F132,G8) – SUMIFS(DATA!K3:K132,DATA!B3:B132,”<” & G9,DATA!G3:G132,G8)”

Sử dụng kết hợp hàm IF và hàm AND để lấy lên tình hình phát sinh

Tiếp theo, ta sẽ lấy lên tình hình phát sinh lên sổ chi tiết, căn cứ vào mã vật tư và khoảng thời gian mà bạn lựa chọn.

Công thức tại ô D15 bạn có thể hiểu nó như sau:

=IF(AND(DATA!B3>=$G$9,DATA!B3<=$G$10),IF(OR(DATA!F3=$G$8,DATA!G3=$G$8),DATA!B3,””),””)

Khi thoả mãn đồng thời 2 điều kiện kèm theo là > = từ ngày, < = đến ngày. Lúc này, hoặc là MA_NHAP, hoặc là MA_XUAT bằng với mã vật tư trong ô G8 thì sẽ trả về ngày tháng tuong ứng . Với các trường thông tin khác như số hiệu, diễn giải, đơn giá, …. bạn triển khai tương tự như như hàm trên, hoặc đơn thuần hơn thì như sau :

Khi đã tìm ra được ngày tháng thoả mãn rồi, thì bạn hoàn toàn có thể dựa vào cột ngày tháng này để lấy ra các thông tin còn lại, công thức sẽ ngắn hơn và cũng dễ hiểu hơn so với khi bạn dùng lại công thức trên. Sau đó bạn vận dụng các công thức đó cho các dòng còn lại .

Sử dụng hàm SUM để tính số tồn

Số lượng và số tiền tồn bạn triển khai như sau :

Tại ô L15 bạn gõ vào công thức:

=$L$14+SUM($H$15:H15)-SUM($J$15:J15)

Tương tự với thành tiền ở ô M15.

=$M$14+SUM($I$15:I15)-SUM($K$15:K15)

Và nếu như bạn theo dõi một số ít bài viết gần đây của Học Excel Online, hướng dẫn về làm sổ sách kế toán như dưới đây thì chắc rằng không còn lạ lẫm gì với hàm để tính số tồn đó nữa :

Hướng dẫn làm sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền mặt trên Excel

Hướng dẫn cách làm sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng trên Excel

Sau khi bạn thực thi xong các bước trên thì tới đây gần như là ta đã triển khai xong được sổ kế toán chi tiết cụ thể vật tư, sản phầm hàng hoá bằng việc sử dụng các hàm Excel khá là cơ bản trong Excel. và tự động hóa biến hóa số liệu khi bạn đổi khác mã vật tư hay thời hạn muốn xem .
Cuối cùng, bạn chỉ cần thống kê giám sát các dòng cộng nhập, cộng xuất, và tạo cột phụ với mục tiêu để lọc với công thức như sau :

=IF(D19=””,””,”x”)

Và sau khi lọc thì hiệu quả bạn nhận được sẽ như sau ( nhìn cũng không đến nỗi nào phải không 😊 ) :

Một vài chú ý

Với cách dùng các hàm Excel cơ bản này thì hầu hết với tất cả chúng ta đều hoàn toàn có thể tự tay mình triển khai, và nó cũng có một số ít điểm bạn cần chú ý quan tâm như sau :
– Khi DATA của bạn có nhiều dòng tài liệu thì việc đo lường và thống kê nhiều như này sẽ làm Excel giải quyết và xử lý chậm .
– Để khắc phục điều đó thì bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu và khám phá về công thức mảng hay nâng cao hơn nữa là ứng dụng VBA, SQL, … Nhưng trong khoanh vùng phạm vi bài viết này, mục tiêu là chỉ hướng dẫn cách làm với những hàm Excel cơ bản, không yên cầu có quá nhiều kỹ năng và kiến thức Excel thì cũng hoàn toàn có thể làm, nên về kiến thức và kỹ năng nâng cao hơn mình xin không đề cập đến .

Kết luận

Tới đây thì Học Excel Online hy vọng bạn đã có thể nắm được và tự tay mình làm được sổ kế toán chi tiết, vật tư, công cụ ,sản phầm, hàng hoá một cách tự động để phục vụ tốt hơn, hiệu quả hơn trong việc theo dõi, kiểm soát kho hàng trong đơn vị mình. Về file đính kèm bài viết bạn sẽ nhận được ở link sau..

Bạn tải file đính kèm bài viết ở đây: Hướng dẫn cách làm sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên Excel.

Hướng dẫn làm sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền mặt trên Excel

Hướng dẫn cách làm sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng trên Excel

Hướng dẫn cách tạo phiếu thu, phiếu chi trên excel.

Hướng dẫn làm phiếu nhập kho trên Excel.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Vận Chuyển