5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2023

1. Những sai lầm thường gặp trong kiểm kê hàng tồn kho

Những sai lầm đáng tiếc thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho đó là :

Không chuẩn bị không gian kho hàng

Đây là một trong những sai lầm phổ biến của tất cả các kho hàng. Việc chuẩn bị không gian kho hàng là rất quan trọng, bởi vì hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học thì kiểm kê hàng tồn kho cũng sẽ dễ dàng hơn. Để chuẩn bị tốt cho việc kiểm kê hàng tồn kho, bạn nên trả lời một số câu hỏi sau: 

Bạn đang đọc: 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2023

• Sản phẩm có giá chính xác không?
• Các giá đỡ và kệ hàng đã được sắp xếp ngăn nắp chưa?
• Các sản phẩm có dễ dàng kiểm kê và dễ lấy hay không?
• Có sản phẩm nào bị khuất tầm nhìn không? 

Một tín hiệu khác của việc không chuẩn bị sẵn sàng khoảng trống kho hàng đó là không có map mặt sàn hoặc nhà kho có biểu lộ các khu vực sẽ thực thi kiểm kê và thứ tự kiểm kho. Mặc dù nghe có vẻ như đơn thuần nhưng nếu không chuẩn bị sẵn sàng kỹ thì sẽ tốn rất nhiều thời hạn để kiểm kê kho hàng .

Những sai lầm thường gặp trong kiểm kê hàng tồn kho

Không chuẩn bị nhân sự kiểm kê kho

Một sai lầm đáng tiếc cũng hay gặp phải đó là nhân sự kiểm kê kho không được đào tạo và giảng dạy kỹ càng, thiếu sự chuyên nghiệp. Thì việc kiểm hàng của bạn sẽ không được đúng chuẩn, dễ gây nhầm lẫn trong việc thống kê số lượng mẫu sản phẩm .Ngoài ra, các doanh thường gặp phải một số ít sai lầm đáng tiếc đó là người quản trị cùng kiểm kê với nhân viên cấp dưới và cho rằng việc này sẽ khiến việc làm kiểm kê hàng tồn kho nhanh và hiệu suất cao hơn. Tuy nhiên, người quản trị shop chỉ nên giám sát quy trình kiểm kê kho, bảo vệ nhân viên cấp dưới thực thi đúng quá trình kiểm kê hàng tồn kho .

Không chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Đối với những nhà kinh doanh bán lẻ thì liên tục có những loại sản phẩm hết hạn sử dụng, cần triển khai tiêu hủy hàng tồn kho. Thì bạn cần thiết lập đúng mực một ngày tiêu hủy bỏ rõ ràng cho việc chuyển dời hàng tồn kho. Ngoài ra, bất kỳ tài liệu nào tương quan đến việc chuyển giao hoặc luân chuyển hàng tồn kho nên được giữ kín, xử lý trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng chuẩn bị cho quy trình so sánh sau đó .

Không lập tức giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Các lỗi dù nhỏ hay lớn hoặc được bắt nguồn từ người kiểm kê, loại sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê, đều phải được xử lý ngay lập tức trước khi đưa ra tác dụng ở đầu cuối của quy trình kiểm kê. Bất kỳ sự độc lạ nào trong báo cáo giải trình kiểm kê so với trong thực tiễn đều có năng lực gây tổn thất tới hàng trăm triệu đồng nếu như không được giải quyết và xử lý kịp thời .

2. Top 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có kế hoạch kiểm hàng tồn kho theo một khoảng chừng thời hạn định kỳ. Cứ tới định kỳ ngày đó thì sẽ thực thi kiểm sản phẩm & hàng hóa trong kho, ví dụ như kiểm hàng theo tháng, quý, nửa năm một lần, cuối kỳ …Đối với hình thức này thì nhiều doanh nghiệp thường vận dụng với số lượng sản phẩm & hàng hóa lớn, có giá trị thấp hoặc trung bình và phong phú các loại sản phẩm trong kho. Ưu điểm của hình thức kiểm kê định kỳ này là sẽ tiết kiệm ngân sách và chi phí được nhiều thời hạn và sức lực lao động. Tuy nhiên hạn chế của hình thức này là doanh nghiệp sẽ khó chớp lấy được tình hình sản phẩm & hàng hóa nên như lâu mới kiểm hàng tồn kho một lần. Từ đó rất dễ xảy ra thực trạng hàng tồn kho nhiều mà chưa được giải quyết và xử lý kịp thời, sai sót số liệu trong thực tiễn và sổ sách, thất thoát sản phẩm & hàng hóa …Công thức tính giá trị sản phẩm & hàng hóa được xuất trong kỳ ( kiểm kê định kỳ ) :Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳVới phương pháp kiểm kê định kỳ thì thường sẽ không đặt ra nhu yếu trong xác lập các hạng mục số liệu sản phẩm & hàng hóa mà giá trị còn lại mới là điều doanh nghiệp cần chăm sóc .

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê ngẫu nhiên

Kiểm kê ngẫu nhiên là một phương pháp kiểm tra số lượng và thực trạng của các mẫu sản phẩm một cách ngẫu nhiên. Trong kiểm kê hàng tồn kho thì kiểm kê ngẫu nhiên được sử dụng để bảo vệ rằng sự kiểm tra được kiểm tra một cách công minh và đúng chuẩn. Điều này đồng thời giảm thiểu sự can thiệp và gian lận từ các bên tương quan .Thay vì kiểm kê kho hàng một cách định kỳ, kiểm kê ngẫu nhiên sẽ lựa chọn được một số lượng nhỏ các mẫu sản phẩm để kiểm tra một cách ngẫu nhiên. Khi thực thi kiểm kê ngẫu nhiên, các loại sản phẩm sẽ được chọn ngẫu nhiên và không được bật mý trước cho bất kể ai. Việc này giúp bảo vệ tính công minh và minh bạch của quy trình kiểm kê .

Kiểm kê theo quy trình

Kiểm kê theo quy trình là một phương pháp kiểm kê được thực hiện theo một quy trình cụ thể, được đảm bảo sự chính xác một cách tuyệt đối. Kiểm kê theo quy trình gồm các bước như sau: 

Xem thêm: Hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp【++Full Biểu Mẫu++】

• Chuẩn bị: Xác định mục đích, phạm vi và các tài liệu có liên quan đến kiểm kê cũng như phân bổ thời gian và nguồn lực cho việc kiểm kê. 
• Lập danh sách: Lập danh sách các mặt hàng hoặc tài sản cần kiểm kê và cập nhật các thông tin có liên quan đến sản phẩm như tên, số lượng, giá trị, vị trí, trạng thái và các thông tin khác. 
• Thực hiện kiểm kê: Thực hiện kiểm kê các mặt hàng hoặc tài sản theo phương pháp đã chọn, bao gồm kiểm tra tình trạng, số lượng, định giá và các thông tin khác. 
• Xác nhận kết quả: Xác nhận kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm việc so sánh số liệu kiểm kê với số liệu trong hệ thống quản lý. Từ đó sẽ có biện pháp khắc phục khi có các sai sót. 
• Lập báo cáo: Lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng sản phẩm. 
• Đưa ra giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các sai sót và khuyết điểm, cải thiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho đồng thời tăng cường kiểm soát hàng hóa.

Kiểm kê theo quy trình

Kiểm kê theo nhóm

Kiểm kê theo nhóm là một phương pháp kiểm kê được triển khai bằng cách chia sản phẩm & hàng hóa thành các nhóm và kiểm tra các nhóm này một cách đồng thời. Thay vì kiểm kê từng gia tài hoặc sản phẩm & hàng hóa một cách độc lập thì kiểm kê theo nhóm sẽ tiết kiệm chi phí được khá nhiều thời hạn cũng như ngân sách cho quy trình kiểm kê .Các bước thực thi kiểm kê theo nhóm như sau :

• Xác định các nhóm: Chia sản phẩm thành các nhóm tương đương dựa trên đặc tính chung của sản phẩm. Ví dụ như kích thước, màu sắc, vị trí, giá trị, trạng thái và chủng loại.
• Lập danh sách: Lập danh sách các nhóm sản phẩm được phân vào từng nhóm, cũng như các thông tin có liên quan khác. 
• Thực hiện kiểm kê: Thực hiện kiểm kê theo từng nhóm một cách đồng thời. Các nhóm được kiểm tra theo một quy trình kiểm kê đã được thiết lập trước đó. 
• Xác nhận kết quả: Xác nhận kết quả của quá trình kiểm kê, bao gồm việc so sánh số liệu kiểm kê với các số liệu có sẵn trong hệ thống quản lý. 
• Lập báo cáo: Lập báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng sản phẩm. 
• Đưa ra giải pháp: Đưa ra các giải pháp để khắc phục các sai sót và khuyết điểm, cải thiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho đồng thời tăng cường kiểm soát hàng hóa.

Kiểm kê bằng công nghệ

Kiểm kê bằng công nghệ tiên tiến là một phương pháp kiểm kê được triển khai bằng các công nghệ tiên tiến văn minh như các ứng dụng kiểm kê hàng tồn kho bằng các thiết bị di động, máy tính. Phương pháp này giúp tăng tính đúng chuẩn, nhanh gọn và hiệu suất cao của quy trình kiểm kê .

Kiểm kê bằng công nghệ

Các công nghệ tiên tiến thường được sử dụng trong việc kiểm kê hàng tồn kho gồm có :

• Hệ thống quản lý tài sản (AMS): Đây là một phần mềm được sử dụng để quản lý tài sản của một tổ chức. Hệ thống AMS giúp theo dõi, kiểm tra và cập nhật thông tin về các tài sản của tổ chức, từ đó giúp tăng chính xác và tốc độ của quá trình kiểm kê. 
• Thiết bị di động: Thiết bị di động như máy quét mã vạch để nhận biết hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.   
  Kỹ thuật quét mã vạch và nhận dạng bằng RFID: Các công nghệ này giúp tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm kê bằng cách tự động nhận dạng và ghi nhớ các tài sản hoặc hàng hóa.

Kiểm kê hàng tồn kho bằng công nghệ tiên tiến giúp giảm thiểu thời hạn và ngân sách cho quy trình kiểm kê, tăng độ đúng chuẩn và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, việc tiến hành và sử dụng các công nghệ tiên tiến này cần được quản trị và bảo vệ tính bảo mật thông tin của thông tin. Và việc sử dụng ứng dụng quản trị bán hàng được coi là giải pháp bảo đảm an toàn và bảo vệ tính bảo mật thông tin nhất .

Xem ngay : Hàng tồn kho là gì ? Cách quản trị hàng tồn kho thuận tiện 2023

3. Top 3 phần mềm kiểm kê hàng tồn kho chất lượng

Phần mềm kiểm kê hàng tồn kho – Nhanh.vn

Nhanh. vn là một ứng dụng quản trị kho hàng đa năng với tính năng kiểm kê hàng tồn kho đúng chuẩn và nhanh gọn. Phần mềm này phân phối các tính năng quản trị sản phẩm & hàng hóa, theo dõi đơn hàng, quản trị luân chuyển và nhiều tính năng khác như :

• Quản lý hàng tồn kho và theo dõi định mức hàng tồn kho của mã hàng theo chuỗi cửa hàng
• Quản lý các yêu cầu nhập hàng, xuất hàng cũng như chuyển đổi kho hàng, phân phối sản phẩm
• Kiểm kho tự động và báo cáo với nhiều chức năng đa dạng đảm bảo tính chính xác 100%
• Hỗ trợ barcode, bao quát nghiệp vụ kiểm kê kho hàng một cách tinh tế theo chuỗi cửa hàng
• Bán chéo giữa các doanh nghiệp mà người dùng quản lý
• Quản lý vị trí sản phẩm trong kho
• Quản lý hàng lỗi, loại bỏ những sản phẩm lỗi trong kho hàng

Phần mềm kiểm kê hàng tồn kho – Nhanh.vn

Sapo

Sapo là một ứng dụng quản trị kho hàng đa năng với năng lực kiểm kê hàng tồn kho và quản trị luân chuyển đúng mực. Nó phân phối một loạt các tính năng quản trị kho hàng, tính năng theo dõi đơn hàng và tính năng báo cáo giải trình chi tiết cụ thể .

KiotViet

Kiotviet là một ứng dụng quản trị kế toán và quản trị kho hàng đa năng. Phần mềm này phân phối tính năng kiểm kê hàng tồn kho đúng mực và nhanh gọn, tính năng quản trị kho hàng và theo dõi luân chuyển. Nó cũng phân phối các tính năng quản lý tài chính, lương bổng và nhiều tính năng khác .

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.POS chỉ từ 5k/ngày, dùng thử miễn phí tại đây

Sử dụng app hoàn toàn miễn phí:

Xem thêm: Phân tích các nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường và – Tài liệu text – Chia Sẻ Kiến Thức Điện Máy Việt Nam – Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

 

Như vậy ở bài viết này chúng mình đã hướng dẫn 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu suất cao và đúng mực nhất. Mong rằng với những thông tin ở trên hoàn toàn có thể giúp bạn thuận tiện hơn trong việc kiểm kê hàng tồn kho. Chúc các bạn kinh doanh thương mại thành công xuất sắc !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp