Xây dựng quy trình quản lý trong doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao

Quy trình quản lý đóng vai trò gì trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp? Bí quyết nào để giúp xây dựng nên một quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả? Chúng ta hãy khám phá ngay trong bài viết dưới đây. 

Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản trị trong doanh nghiệp chính là khái niệm dùng để chỉ tập hợp những việc làm, trách nhiệm được thực thi theo một trật tự cố định và thắt chặt từ đó giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Những quy trình này sẽ giúp những việc làm được hoàn thành xong theo thứ tự, giúp nguồn vốn góp vốn đầu tư vào hoàn toàn có thể sinh lời nhanh gọn

Dựa theo chức năng hiện có thì việc quản lý quy trình trong doanh nghiệp thường được phân thành 4 nhóm chính: Quy trình quản lý vận hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan nhà nước. 

Để xây dựng được một quy trình quản lý lý tưởng mỗi doanh nghiệp đều cần có sự đầu tư nhất định về thời gian. Việc này đòi hỏi ở người lãnh đạo nhiều kiến thức, kỹ năng cần thiết. Muốn bước đi vững trên một hành trình dài thì quy trình quản lý trong doanh nghiệp cần phải được đầu tư và có tầm nhìn chiến lược. 

Bạn đang đọc: Xây dựng quy trình quản lý trong doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao

Lợi ích của các quy trình quản lý với doanh nghiệp

Quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu suất cao sẽ là bước đệm đem tới vô số những quyền lợi vô cùng thiết thực của doanh nghiệp .Khi ứng dụng những quy trình quản trị tương thích hiệu suất thao tác được cải tổ đáng kể, quy trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu suất cao, tối ưu hóa được những ngân sách dư thừa .Quy trình quản trị hoạt động giải trí hiệu suất cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa những rủi ro đáng tiếc không đáng có trong quy trình vận hành. Khi ấy những đầu việc cũng như trách nhiệm đã đề ra được được chuẩn hóa và xác lập rõ ràng theo một trình tự nhất định .Có một thực sự rằng, nhờ những quy trình quản trị hiệu suất cao doanh nghiệp hoàn toàn có thể nhanh gọn chớp lấy được thời cơ để tạo ra những cải tiến vượt bậc mới .Những quyền lợi này sẽ đủ để doanh nghiệp bắt tay xây dựng và góp vốn đầu tư một quy trình quản trị đạt chuẩn. Chính những quy trình quản trị ấy sẽ là kim chỉ nam dẫn lối doanh nghiệp tới con đường thành công xuất sắc .

Các bước xây dựng quy trình quản lý trong doanh nghiệp 

Để xây dựng được một quy trình quản trị đạt chuẩn BPM Life Cycle ( chiêu thức được phong cách thiết kế để cải tổ những quy trình nhiệm vụ trải qua sự tích hợp của công nghệ tiên tiến và nhiệm vụ ), những doanh nghiệp cần phải thực thi 5 bước sau :

Giai đoạn 1: DESIGN – Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

Để bước này thành công xuất sắc doanh nghiệp cần phải thực thi trải qua 5 bước chủ yếu chính theo sơ đồ dưới đây :

1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

Đây là bước tiên phong giúp doanh nghiệp xây dựng được một quy trình tiêu chuẩn. Với việc xác lập rõ ràng được nhu yếu cũng như khoanh vùng phạm vi vận dụng của quy trình quản trị, đặc biệt quan trọng là tiềm năng ở đầu cuối mà doanh nghiệp mong ước triển khai xong, quy trình mới vận hành trơn tru, đưa đến những kết như mong muốn .

2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả

Để quy trình quản trị hoàn toàn có thể thuận tiện tiến hành trong thực tiễn doanh nghiệp cần đưa ra những bản miêu tả đơn cử để từ đó đội ngũ nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể thuận tiện vận dụng và đưa ra những kiểm soát và điều chỉnh tương thích .Bản miêu tả nên xây dựng theo công thức 5W – H – 5M :

5W: 

• Why – Xác định rõ ràng tiềm năng, nhu yếu việc làm
• What – Xác định nội dung việc làm rành mạch
• Where, When, Who – Xác định khu vực, thời hạn và nhân sự triển khai việc làm

H: Xác định phương pháp thực hiện công việc

5M: Xác định nguồn lực cần thiết trong từng quy trình

• Man : xác lập năng lượng phẩm chất cần có ở nguồn nhân lực
• Money : Chi tiêu thiết yếu để triển khai
• Material : xác lập tiêu chuẩn nguyên vật liệu và mạng lưới hệ thống đáp ứng
• Machine : tiêu chuẩn của máy móc và công nghệ tiên tiến
• Method : giải pháp triển khai hiệu suất cao

3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình

Xem thêm: Hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp【++Full Biểu Mẫu++】

Việc phân loại đối tượng người tiêu dùng sẽ giúp quy trình trở nên ngặt nghèo hơn khi nào hết. Khi ấy những nhân lực được sắp xếp sẽ phối hợp với nhau hoàn hảo nhất hơn và hoàn thành xong tốt vai trò của mình. Thông thường trong một quy trình những đối tượng người dùng tham gia được chia thành 3 nhóm :

• Người thực thi : Chính là những nhân viên cấp dưới tiếp đón trực tiếp những đầu việc .
• Người giám sát : Chính là những người đứng ra chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về những tác dụng thực thi đầu việc làm của người thực thi. Những người này sẽ phản hồi để quy trình giải quyết và xử lý việc làm thêm hiệu suất cao .
• Người tương hỗ : Chính là những cá thể dùng năng lượng trình độ để trợ giúp người triển khai hoàn thành xong việc làm đã đề ra .

4. Giám sát quy trình

Trong quy trình vận dụng những quy trình, nhà chỉ huy cần phải có kế hoạch để linh động trước trường hợp giật mình đầy thử thách. Từ đó để hoàn toàn có thể đưa ra những cải tổ tương thích với cỗ máy vận hành. Cụ thể bước này cần xác lập :

• Đơn vị đo lường và thống kê việc làm

• Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào ?
• Có bao nhiêu điểm trấn áp và điểm trấn áp trọng điểm
• Xác định những bước cần phải kiểm tra
• Tần suất kiểm tra là bao lâu ?
• Người triển khai kiểm tra là ai ?
• Những điểm kiểm tra nào là trọng điểm ?

5. Hoàn thiện tài liệu

Tài liệu hướng dẫn chính là yếu tố không hề thiếu trong một quy trình quản trị. Vì vậy để hoàn toàn có thể giúp nhân viên cấp dưới đảm nhiệm một quy trình tốt nhất thì cần phải đưa ra những thông tin thiết yếu trong một vài biểu mẫu nhất định .>>>>> Đọc ngay: Tính năng quản trị hệ thống của WEONE

Giai đoạn 2: MODELLING – Mô hình hoá lại quy trình

Trong tiến trình này tổng thể những kim chỉ nan kèm thông tin sẽ được chuẩn hóa lại thành những hình ảnh đơn cử để doanh nghiệp cũng như những nhà chỉ huy dễ quản trị, chớp lấy .Mục đích của bước này đó chính là giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn để hoàn toàn có thể nhìn nhận được đúng mực chất lượng mẫu sản phẩm đầu ra. Đồng thời đây cũng chính là tài liệu rất đầy đủ giúp nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể hiểu rõ hơn phương pháp hoạt động giải trí của những quy trình định sẵn .

Giai đoạn 3: EXECUTION – Triển khai quy trình

Trong quá trình này, quy trình quản trị đã được xác lập sẽ chính thức đưa vào hoạt động giải trí thực tiễn. Thông thường doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển những quy trình theo hai cách khác nhau, cách tiên phong đó chính là tiến hành thủ công bằng việc vận dụng quy trình trên sách vở để đi vào thực tiễn và cách thứ hai là ứng dụng những ứng dụng công nghệ tiên tiến .Giữa hàng trăm ngàn những quy trình thủ tục phức tạp, phương pháp tiến hành thủ công bằng tay không hề cung ứng được những nhu yếu đã đề ra của đa số những doanh nghiệp bởi vậy nên Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE sẽ giúp những doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành nhanh gọn ngay cả những quy trình phức tạp .Với phân hệ Quản lý quy trình – thủ tục, WEONE giúp mọi doanh nghiệp số hóa 100 % quy trình thực tiễn của doanh nghiệp. Đặc biệt, những quy trình được thực thi tùy biến theo đường thẳng và đường rẽ nhánh. Dựa vào đó những công ty hoàn toàn có thể linh động thiết lập nên những quy trình tương thích với nhiều nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí, mô hình doanh nghiệp hay đặc thù cấu trúc của những phòng ban. Với việc đặt điều kiện kèm theo giải quyết và xử lý tự động hóa tại mỗi bước sẽ giúp tiết kiệm chi phí thời hạn phê duyệt cũng như giải quyết và xử lý quy trình .Chỉ với một một vài thao tác đơn thuần nhà chỉ huy thuận tiện phê duyệt nhiều thủ tục hồ sơ. Những quy trình đang hoạt động giải trí sẽ được tự động hóa chuyển cho người giải quyết và xử lý bước sau từ đó hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí tới 90 % thời hạn hoạt động giải trí .

Giai đoạn 4: MONITORING – Đánh giá quy trình

Trong quy trình tiến độ này để hoàn toàn có thể nhìn nhận đúng chuẩn hiệu suất cao quy trình phải dựa vào hiệu quả hoạt động giải trí của quy trình trong một thời nhất định. Nhờ những nhìn nhận khách quan, đúng chuẩn mà những quy trình quản trị sẽ được cải tổ và tăng trưởng .Khi đã sử dụng Hệ thống tự động hóa WEONE, nhà chỉ huy sẽ nhận được những thống kê và báo cáo giải trình trực quan, sinh động về hoạt động giải trí của những quy trình, thủ tục được thực thi trên mạng lưới hệ thống. Thông qua những thống kê cụ thể, nhà quản trị hoàn toàn có thể nắm được số lượng quy trình thủ tục đã tạo và đã giải quyết và xử lý trên mạng lưới hệ thống theo thời hạn thực với trạng thái đơn cử .

Thông qua màn hình báo cáo dashboard trực quan, khoa học với biểu đồ sinh động, WEONE sẽ giúp các doanh nghiệp nắm được chi tiết trạng thái, tiến độ xử lý các quy trình cũng như số lượng các hồ sơ được giải quyết. 

Xem thêm: Mẫu quy trình vận hành công trình thủy lợi nhỏ áp dụng từ 01/8/2022? Vận hành công trình thủy lợi phải đáp ứng các yêu cầu nào?

Dựa trên tài liệu ấy, chỉ huy doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuận tiện nhìn nhận được hiệu suất cao của những quy trình quản trị khi ứng dụng vào thực tiễn hoạt động giải trí của doanh nghiệp mình. Từ đó là tiền đề để yêu cầu và đưa ra những giải pháp khắc phục những xấu đi, thiếu sót một cách nhanh gọn, hiệu suất cao .

Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – Điều chỉnh để tối ưu hoá các quy trình  

Từ những điểm kém hiệu suất cao được xác lập trong tiến trình 4 doanh nghiệp sẽ có những kiểm soát và điều chỉnh đơn cử giúp kiểm soát và điều chỉnh để tối ưu hóa những quy trình quản trị hiện tại. Thông qua những yếu điểm còn tồn dư, những giải pháp khắc phục kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng. Nhờ vậy, những quy trình quản trị doanh nghiệp hoạt động giải trí hiệu suất cao hơn .

Như vậy trên đây chính là các bước chi tiết giúp doanh nghiệp có thể chuẩn hoá mọi quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Nhờ chúng mà doanh nghiệp mới có thể vận hành hiệu quả và khoa học hơn hướng tới kiến tạo môi trường làm việc hiện đại, năng động. Song hành trên bước đường đi tới thành công của doanh nghiệp Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE  sẽ trở thành cánh tay đắc lực giúp chuẩn hóa mọi quy trình quản lý doanh nghiệp. 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp