Thủ thuật trong Excel dân kế toán nên biết – Viện Kế toán & Quản trị doanh nghiệp (IABM)

Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+A, hoặc nếu quen dùng chuột, bạn hãy bấm vào biểu tượng ở góc trên, bên trái (như hình dưới).

Mở nhiều bảng tính cùng lúc

Nhấn phím Ctrl, bấm chuột chọn tất cả các file Excel cần mở, sau đó bấm Enter.

Bạn đang đọc: Thủ thuật trong Excel dân kế toán nên biết – Viện Kế toán & Quản trị doanh nghiệp (IABM)

Lưu ý: đối với các file Excel có dung lượng lớn trong khi cấu hình máy tính khó đáp ứng thì không nên khởi chạy theo cách này.

Chuyển qua lại giữa nhiều bảng tính

Khi phải làm việc trên nhiều bảng tính cùng lúc, bạn có thể chuyển qua lại giữa các bảng bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+Tab.

Nếu muốn chuyển qua lại giữa các bảng tính với các cửa sổ khác cũng đang chạy trên máy tính (trình duyệt, phần mềm kế toán, folder…), bạn nên sử dụng tổ hợp phím Alt+Tab.

Tạo Shortcut menu mới

Mặc định góc trên bên trái hành lang cửa số Excel cho bạn 3 Shortcut menu là : Save, Undo Typing và Repeat Typing .

Trong trường hợp bạn muốn thêm nhiều hơn Shortcut tại đây, có thể thực hiện như sau. Click vào File > Options > Quick Access Toolbar. Lúc này, bạn có thể chọn thêm các thao tác từ cột phải add sang cột trái để thêm trên Shortcut Menu, hoặc nếu muốn bỏ chọn các Shortcut, bạn chọn ở cột bên trái rồi bấmRemove.

[sociallocker id=”2200″] [/sociallocker]

Thêm đường chéo trong ô tính

[ sociallocker id = ” 2200 ″ ] [ / sociallocker ]

Trong khi tạo bảng tính, đôi lúc bạn muốn tạo một đường chéo trong ô. Lúc này, bạn chỉ cần thực hiện như sau: tại ô cần tạo đường chéo, bấm chuột phải và chọn Format Cell, chuyển sang Tab Border và bấm vào để hiển thị đường chéo như phía dưới. Sau đó nhấn OK.

Thêm nhiều dòng mới, cột mới

Nếu thêm lần lượt từng dòng mới, cột mới sẽ rất mất thời gian. Mẹo ở đây là bạn hãy bôi đen số lượng dòng/cột mà bạn muốn thêm, sau đó bấm Insert là xong.

Di chuyển và sao chép toàn bộ dữ liệu trong dòng, cột

Di chuyển tài liệu : Bấm chọn hàng loạt dòng / cột, sau đó di chuột ra vùng biên đến khi có nút mũi tên trỏ về 4 phía như hình dưới, lúc này bạn chỉ cần bấm chuột và kéo dòng / cột đó sang dòng / cột khác mà bạn muốn đặt .

Copy tài liệu : chỉ cần tích hợp việc kéo – thả dòng / cột với giữ phím Ctrl là OK .

Xóa ô dữ liệu nhanh chóng bằng bộ lọc Filter

Một bảng tính có thể có nhiều ô bị bỏ trống, lúc này nếu thực hiện việc tính toán với các hàm trong Excelsẽ có thể bị sai lệch về kết quả. Bạn nên xóa những ô dữ liệu bị bỏ trống kiểu này.

Hãy bấm chọn cột mà bạn muốn lọc bỏ ô trống, bấm vào Data > Filter. Lúc này trên cột có một biểu tượng hình mũi tên sổ xuống, bạn hãy bấm vào biểu tượng này, hãy bỏ chọn Select và tích chọn Blank, sau đó bấm OK. Lúc này các ô trống sẽ hiển thị, việc cần làm là bạn cần xóa những ô này.

Tìm kiếm bằng Will Card

Thông thường, bạn tìm kiếm trên Excel bằng lệnh chọn vùng tìm kiếm, sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl +F. Tuy nhiên, có thể dữ liệu trong bảng tính quá nhiều, dẫn đến bạn không thể nhớ một cách chi tiết về từ/cụm từ mình định tìm.

Lúc này, hãy sử dụng dấu “ ? ” để sửa chữa thay thế cho 1 ký tự mà bạn không nhớ được, hay dấu “ * ” cho một từ mà bạn không nhớ .
Ví dụ : Bạn cần tìm GocIT, nhưng không hề nhớ chữ “ I ”, hãy tìm bằng lệnh : Goc ? T. Hay nếu muốn tìm GocIT. net, nhưng không nhớ đuôi. net, hãy tìm bằng lệnh : GocIT. * .

Chọn giá trị duy nhất trong một cột

Lúc này, bạn cần sử dụng đến bộ lọc Data > Advance. Cửa sổ Advance Filter hiện ra, bạn tích vào ô Another Location, chọn một cột chứa dữ liệu được chọn ở mục Copy to, tích tiếp vào ô Unique (records only) rồi bấm OK.

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

Thiết lập khoảng giá trị hợp lệ cho ô

Trong khi dùng Excel, hoàn toàn có thể có trường bắt buộc phải nhập những số lượng trong pháp luật, ví dụ như cần phải nhập thông tin lớp học từ 1-12 và bạn không muốn mình / người khác nhập 1 số lượng sai pháp luật .

Cách thiết lập như sau: Bấm Data > Data Validation. Tại Tab Settings, mục Allow, bạn chọn Whole Number, sau đó nhập vào các giá trị Minimum, Maximum. Sau đó, bạn có thể qua Tab Input Message, nhập vào dòng thông báo, ví dụ như: nhập dữ liệu lớp học từ 1-12.

Sử dụng phím điều hướng Ctrl và các phím mũi tên

Phím Ctrl rất tiện lợi trong việc điều hướng. Bạn có thể sử dụng phím Ctrl + mũi tên để đi ra cạnh của bảng tính. Ví dụ: cần xuống dưới cùng bảng tính, bạn nhấn Ctrl + mũi tên xuống dưới.

Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

Bước 1: Chọn khối dữ liệu cần chuyển từ dòng > cột. Sau đó, bạn bấm vào Home > Paste > Transpose.

Kết quả như hình dưới, những tài liệu từ hàng đã được chuyển sang cột ( và ngược lại )

Ẩn ô dữ liệu bằng Format Cell

Thông thường, bạn sử dụng tính năng Hide để ẩn toàn bộ hàng hoặc cột. Nhưng nếu ẩn 1 ô, bạn cần thực hiện như sau: chọn ô dữ liệu cần ẩn đi, sau đó, bấm vào Home > Font > Open Format Cells > Number Tab > Custom > Type, tiếp tục nhập vào ;;; và bấm OK.

Ghép nối văn bản với dấu &

Cách này cũng giống như việc bạn dùng hàm, ứng dụng rất nhiều trong việc quản trị văn phòng, kế toán. Điển hình như bạn có 3 cột : Họ, tên đệm và tên. Lúc này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng công thức như hình phía dưới để xuất ra cột : Tên không thiếu .

Chuyển chữ hoa thành chữ thường

Bạn hoàn toàn có thể dùng hàm Upper ( viết hoa toàn bộ ), Lower ( viết thường tổng thể ) hoặc Proper ( chỉ viết hoa vần âm đầu ) để quy đổi chữ hoa thành chữ thường giống như hình dưới .

Giá trị với số đầu là 0

Mặc định khi nhập giá trị với số đầu là 0, Excel sẽ tự xóa số 0 này. Hãy nhập dấu nháy đơn ( ‘ ) trước số 0, lúc này những gì bạn nhập vào sẽ được giữ nguyên .

Auto Correct – nhập liệu nhanh hơn

Đây thực ra là việc giúp bạn thiết lập gõ tắt, rất tương thích với dân văn phòng. Chẳng hạn việc nhập một cái tên, một trạng thái rất mất thời hạn, lúc này, bạn nên “ định nghĩa ” lại chúng bằng tổng hợp phím tắt .
Cách làm : bấm vào File > Options > Proofing > AutoCorrect Options. Cửa sổ Auto Correct hiện ra, bạn nhập từ viết tắt vào ô Replace, từ đúng mực vào ô With. Sau đó bấm OK .

Xem nhanh các thống kê về số liệu

Nếu bạn muốn biết vùng chọn có những số liệu như thế nào, hoàn toàn có thể trỏ chuột xuống góc dưới bên phải ( như hình dưới ). Bạn hoàn toàn có thể bấm chuột phải và chọn những số lượng thống kê như : giá trị trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất … những giá trị sẽ hiện ngay tại đây .

Xem thêm: Hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp【++Full Biểu Mẫu++】

Đổi tên Sheet

Chỉ cần click đúp chuột vào tên sheet, nhập tên mới cho sheet rồi bấm Enter .

Trên đây là những thủ thuật Excel khá căn bản, hy vọng sẽ giúp nhiều cho các bạn trong công việc, học tập.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp