Bộ tài liệu quản lý tòa nhà

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (933.1 KB, 10 trang )

Bạn đang đọc: Bộ tài liệu quản lý tòa nhà – Tài liệu text

CHIA SẺ TỪ LANDSOFT
Trong bộ tài liệu quản lý tòa nhà và các
biểu mẫu, phiếu thanh toán, phiếu thu
này, Landsoft mong muốn mang đến cho
người đọc một cái nhìn tổng quản về
công tác quản lý vận hành tòa nhà.
Quản lý vận hành tòa nhà là công việc đòi
hỏi nhiều kỹ năng cần thiết và sự phối
hợp chặt chẽ của các bộ phận, phòng
ban. Nhất là trong những năm gần đây,
khi thị trường phát triển thì
các tòa nhà, cao ốc cũng là lĩnh vực màu
mỡ mà các chủ đầu tư. Tuy nhiên, để xây
dựng nền tảng bền vững cho lĩnh vực này
cần hoàn thiện công tác quản lý, nâng
cao năng lực quản lý của đội ngũ lãnh
đạo.
Tại các nước phát triển, dịch vụ quản lý
tòa nhà đã phát triển và trong những năm
gần đây xu hướng ứng dụng công nghệ
thông tin với các phần mềm quản lý tòa
nhà ngày càng được chú trọng. Việc ứng
dụng những thành tựu công nghệ giúp

doanh nghiệp giảm 70% thời gian làm
việc, giảm chi phí nhân sự, những vẫn đạt
hiệu quả gấp đôi.
Tại Việt Nam, Landsoft đã phát triển và
ứng dụng thành công phần mềm quản lý
chung cư Landsoft Control Aparment,
phần mềm quản lý văn phòng Landsoft

Control Office, phần mềm quản lý khu
phức hợp Landsoft Control Complex,
phần mềm quản lý nhà trọ Landsoft Control Mini cho hơn 1000 doanh nghiệp lớn
nhỏ trong cả nước. Với nhiều năm đi sâu
vào nghiên cứu các quy trình vận hành,
các kỹ năng, nghiệp vụ… quản lý vận
hành tòa nhà, Landsoft Tin rằng bộ tài
liệu dưới đây sẽ là kho kiến thức hữu ích
giúp cho bạn nắm về quy trình, kế hoạch
quản lý cũng như những biểu mẫu thu,
chi.

QUẢN LÝ TÒA NHÀ KHÓ HAY DỄ
Trên thế giới các khóa học, chương trình đào tạo quản lý
tòa nhà đã có từ lâu, song tại Việt Nam chỉ mới xuất hiện
trong thời gian gần đây. Vậy vận hành quản lý tòa nhà khó
hay dễ? Câu trả lời cụ thể sẽ được giải đáp qua từng tiêu
chí bên dưới.

KINH DOANH ĐỊA ỐC, TÒA NHÀ, THỊ TRƯỜNG MỚI NỔI
Hiện nay nguồn cung tòa nhà đang có
mức gia tăng nhanh chóng. Ngoài 1224
tòa nhà, gần 800 cao ốc văn phòng, thì tại
TP.HCM cũng chứng kiến sự gia tăng
vượt bật của các tòa văn phòng, tòa nhà,
cao ốc, trung tâm thương mại, khu phức
hợp cao chọc trời… Nhiều nhà đầu tư
nhận định đánh vào thị trường căn hộ,
chung cư bán, cho thuê… là một trong

những hướng đi chiến lược cho ngành
trong thời gian tới.
Tuy nhiên, theo các chuyên gia trong lĩnh
vực vận hành, quản lý tòa nhà nhận định:
cùng với sự đi lên của loại hình bất động
sản này, lại bộc lộ những khuyết điểm
trong khâu vận hành, quản lý, chăm sóc
khách hàng… của đội ngũ lãnh đạo, ban
quản lý. Từ năng lực yếu kém, bộ máy
cồng kềnh, tốn nhiều chi phí, quy trình
rườm rà, chồng chéo, thiếu minh bạch, rõ
ràng, trang thiết bị, tài sản hao mòn, thất
thoát, không có sự hỗ trợ của khoa học
công nghệ, không tiếp cận nắm bắt nhu

cầu của cư dân khách hàng, không xử lý
kịp thời yêu cầu khiếu nại đến đội ngũ
quản lý thiếu năng lực, yếu kém và không
được đào tạo chuyên sâu…
Trong khi đó công tác vận hành, quản lý
tòa nhà lại là yếu tố cực kỳ quan trọng
quyết định đến giá trị của dự án và lợi
nhuận của doanh nghiệp. Đây chính là
vấn đề mà thị trường Việt Nam đang gặp
phải, khi quản lý vận hành, yếu tố quyết
định chất lượng, giá trị chưa được giải
quyết. Đầu tiên để giải quyết vấn đề này
cần nhìn nhận 2 yếu tố sau: thiếu chương
trình đào tạo thực tế, chưa ứng dụng
khoa học công nghệ vào công tác quản lý

vận hành.

THIẾU CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO SÁT THỰC TẾ
Theo các chuyên gia chia sẽ, tại Việt Nam thị trường có dấu hiệu phát triển
trong những năm tới, nhưng thị trường cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chưa phát triển
theo xu hướng thị trường.
Việc quản lý tòa nhà đòi hỏi tính bao quát, tỉ mỉ và chuẩn xác. Ban lãnh đạo, đội ngũ
quản lý phải có nhiều kiến thức, kỹ năng như: kỹ thuật điện, nước, các quy định thủ tục
PCCC, quy định pháp lý, hợp đồng, phiếu thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, quy trình bảo
dưỡng trang thiết bị, tài sản, hàng hóa, các dịch vụ tiện ích… và hàng loạt những vấn đề
phát sinh. Song, trước những vấn đề đó, tại Việt Nam vẫn chưa có chưa trình đào tạo
phù hợp, nội dung chưa sát với nhu cầu mục đích. Do vậy, đội ngũ nghiên cứu và phân
tích thị trường Landsoft Việt Nam, một công ty chuyên phát triển và cung cấp phần
mềm quản lý kinh doanh, vận hành cho ra đời bộ tài liệu và biểu mẫu quản
lý tòa nhà, giúp ban quan lý có cái nhìn tổng quát về công tác quản lý tòa nhà.

TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU QUẢN LÝ TÒA NHÀ
Quy trình quản lý tòa nhà
Dựa trên nhiều năm triển khai phần mềm quản lý tòa nhà cho hơn 1000 doanh nghiệp
lớn nhỏ trong cả nước, cũng như đi sâu tìm hiểu thị trường căn hộ, địa ốc và nhu cầu
của cư dân, khách thuê, Landsoft đã xây dựng quy trình quản lý tòa nhà phù hợp.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG

QUY TRÌNH AN NINH

 Quy trình ký hợp đồng và các biểu mẫu
 Quy trình triển khai hợp đồng thuê và các

biểu mẫu
 Quy trình thu tiền thuê
 Quy trình thu tiền dịch vụ cộng thêm
 Quy trình thanh lý hợp đồng

 Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ, và các biểu
mẫu
 Quy định huấn luyện về an toàn, PCCN, và các
biểu mẫu
 Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá, và các
biểu mẫu
 Quy trình kiểm soát khách, nhân viên, và các
biểu mẫu
 Quy trình xử lý sự cố bảo vệ
 Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ
 Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp
 Quy trình giữ xe ô tô
 Quy trình giữ xe máy

QUY TRÌNH KHÁCH HÀNG

VĂN BẢN
 Quy trình đánh giá sự thoả mãn của khách
hàng
 Quy trình xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách
hàng, và các biểu mẫu

 Nội quy phòng cháy chữa cháy toà nhà, và
các biểu mẫu
 Nội quy bộ phận bảo vệ, và các biểu mẫu

VĂN BẢN
 Quy định quản lý và sử dụng phòng họp
 Quy định trang trí và marketing của khách
hàng
 Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng
 Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng
 Quy định quản lý tài sản của khách hàng
 Quy định bảo dưỡng sửa chữa của khách
hàng
 Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân
viên khách hàng
 Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của toà nhà

QUY TRÌNH VẬN HÀNH KỸ THUẬT
 Quy trình sửa chữa, và các biểu mẫu
 Quy trình bảo trì toà nhà, và các biểu mẫu
 Quy trình bảo hành toà nhà, và các biểu mẫu
 Quy trình bảo trì công trình xây dựng
 Quy trình bảo hành công trình xây dựng
 Quy trình bảo dưỡng sử dụng máy điều hoà
 Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy

QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ THẦU
 Quy trình mua hàng, dịch vụ
 Quy trình đánh giá nhà cung ứng
 Phiếu yêu cầu mua hàng
 Biên bản giao hàng và nghiệp thu.
 Biên bản thanh lý hợp đồng

Xem thêm: Chương Trình Học Chứng Chỉ Nghề Vận Hành Trạm Trộn Bê Tông

VĂN BẢN
 Bảng đề xuất tiêu chí đánh giá nhà cung ứng
 Bảng đánh giá nhà cung ứng
 Danh sách nhà cung ứng chính thức
 Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung ứng định
kỳ
 Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân
viên nhà thầu

QUY TRÌNH GIÁM SÁT TÒA NHÀ
 Quy trình giám sát toà nhà
 Quy trình giám sát vệ sinh
 Quy trình giám sát sữa chữa bảo dưỡng
 Quy trình giám sát khách hàng
 Quy trình giám sát an ninh
VĂN BẢN
 Kế hoạch giám sát
 Biên bản giám sát
 Phiếu giám sát vệ sinh hàng ngày
 Phiếu giám sát vệ sinh hàng tuần
 Báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh
 Sổ theo dõi yêu cầu sửa chữa
 Biên bản kiểm tra sửa chữa
 Danh mục thiết bị kiểm tra
 Biên bản đánh giá tình trạng sử dụng tài sản,
thiết bị
 Thông báo giám sát
 Kế hoạch giám sát

QUY TRÌNH VỆ SINH
 Quy trình vệ sinh toilet
 Quy trình vệ sinh kính
 Quy trình vệ sinh sàn
 Quy trình vệ sinh thảm
 Quy trình bảo dưỡng sàn

VĂN BẢN
 Quy định lập kế hoạch vệ sinh toà nhà
 Kế hoạch vệ sinh khu ngoài toà nhà
 Kế hoạch vệ sinh khu tiền sảnh, hành lang, lối
đi chung của các tầng
 Kế hoạch vệ sinh khu nhà vệ sinh chung của
các tầng
 Kế hoạch vệ sinh khucầu thang bộ, thang
máy toà nhà.
 Kế hoạch vệ sinh khuvưc văn phòng
 Kế hoạch vệ sinh khu bãi đỗ xe toà nhà.
 Quy định quản lý rác toà nhà
 Checklist vệ sinh WC
 Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh
 Quy định tiêu chuẩn vệ sinh toà nhà

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Ban quản lý

Phòng kỹ thuật

Mô tả công việc giám đốc toà nhà

Mô tả công việc thư ký giám đốc

Mô tả công việc trưởng phòng kỹ thuật
Mô tả công việc trưởng ca kỹ thuật
Mô tả công việc nhân viên bảo trì
Mô tả công việc thư ký phòng kỹ thuật

Phòng điều hành
Mô tả công việc trưởng phòng điều hành
Mô tả công việc nhân viên kinh doanh
Mô tả công việc nhân viên giám sát
Mô tả công việc nhân viên lễ tân

Tổ vệ sinh
Mô tả công việc Tổ trưởng vệ sinh
Mô tả công việc nhân viên vệ sinh

Phòng an ninh
Mô tả công việc trưởng phòng an ninh
Mô tả công việc trưởng ca bảo vệ
Mô tả công việc bảo vệ cổng chính
Mô tả công việc bảo vệ khu vực xe
Mô tả công việc bảo vệ tuần tra

KẾ HOẠCH BẮT ĐẦU QUẢN LÝ MỘT TÒA NHÀ
Quản lý tòa nhà – Giai đọan xây dựng
Thực hiện đảm bảo an ninh 24/24 giờ
 Tuyển dụng Kỹ sư trưởng và đội ngũ kỹ thuật
 Tuyển dụng Giám đốc tòa nhà
 Thiết lập các kênh liên lạc tại sự án (Giữa Chủ đầu tư và đội ngũ quản lý tại chỗ, giữa

đội ngũ quản lý và khách thuê…).
 Thiết lập sơ đồ tổ chức và xây dựng các bản mô tả công việc cho các nhân viên
thuộc Ban quản lý tòa nhà.
 Thiết lập Nội quy tòa nhà – Sổ tay khách thuê
 Thiết lập Sổ tay hướng dẫn hoàn thiện nội thất cho nhà thầu
 Chuẩn bị các bộ Quy trình họat động chuẩn cho quản lý tòa nhà
 Thiết lập chi tiết các quy trình khác nhau: Bộ phận vệ sinh, An ninh, Lễ tân, bán hàng
và tiếp thị, các quy trình bảo dưỡng, hệ thống biểu mẫu đăng ký …
 Làm việc với các nhà thầu (liên quan đến xây dựng).
 Đảm bảo quá trình xây dựng được thực hiện một cách chuyên nghiệp với sự cộng
tác chặt chẽ của Giám đốc dự án & Kỹ sư trưởng.


Quản lý hoạt động toà nhà – Quản lý Tiền khai trương
Tiến hành vệ sinh công nghiệp (xử lý phế thải xây dựng, vận chuyển khỏi công trình)
Tiến hành diệt côn trùng từ ban đầu, không để côn trùng phát triển gây hại.
 Tiến hành vệ sinh kính mặt ngoài Toà nhà đợt 1
 Soạn thảo Ngân sách Tiền khai trương
 Soạn thảo Ngân sách hoạt động năm thứ nhất
 Đề xuất mức Phí dịch vụ
 Rà soát Hợp đồng thuê
 Tiến hành tuyển dụng cho các phòng ban: Kỹ thuật bảo trì, Kế toán & Marketing, Lễ
tân, Vệ sinh (nếu không thuê dịch vụ ngoài) và Bảo vệ (nếu không thuê dịch vụ
ngoài)….
 Tiến hành đào tạo nhân sự cho các bộ phận: Kỹ thuật bảo trì, Kế toán và Marketing, 
Lễ tân, Vệ sinh (nếu không thuê dịch vụ ngoài) và Bảo vệ (nếu không thuê dịch vụ
ngoài)….
 Phỏng vấn và lựa chọn các nhà thầu ngoài cho các dịch vụ: An ninh (nếu thuê dịch
vụ ngoài), Vệ sinh (nếu thuê dịch vụ ngoài), Diệt côn trùng, cây cảnh & trang trí, xử lý

rác & chất thải, cung cấp biển hiệu, quảng cáo.…
 Cùng với Kỹ sư trưởng, đội ngũ ký thuật và Bảo vệ kết hợp giám sát các nhà thầu
tham gia hoàn thiện nội thất.
 Đảm bảo công nhân nhà thầu/nhà thầu tuân thủ chặt chẽ Quy định hoàn thiện nội
thất và Nội quy An toàn PCCC Toà nhà
 Thiết lập văn phòng Ban Quản lý tại Toà nhà
 Chuẩn bị cho Lễ khai trương Toà nhà
 Hỗ trợ Khách thuê và Chủ đầu tư
 Lên danh mục khiếm khuyết, lỗi của các hệ thống để yêu cầu các nhà thầu xử lý dứt
điểm.
 Bàn giao các thiết bị của hệ thống cơ điện Toà nhà



Quản lý hoạt động vận hành tòa nhà
Kế hoạch vận hành:
 Xây dựng, bàn giao & tiến hành theo Kế hoạch ngân sách hoạt động năm.
 Đảm bảo công tác vận hành các dự án một cách chuyên nghiệp.
 Tuyển dụng, đào tạo và áp dụng kỷ cương tới tất cả các nhân viên cần thiết và đảm
bảo tòa nhà được bảo dưỡng, vệ sinh tốt.
 Quản lý, đào tạo, và giám sát đội ngũ quản lý tại cơ sở, bao gồm: Lễ tân, Kế toán,
Tiếp thị Kinh doanh, Kỹ thuật, An ninh (nếu tự tuyển dụng), Vệ sinh cảnh quan (nếu tự
tuyển dụng) và nhà thầu kiểm soát con trùng.
 Liên hệ và giao tiếp một cách hiệu quả với các Trưởng phòng/ Ban.
 Thực hiện các chính sách và quy trình quy định bởi PropertyBIZMAG và Chủ đầu tư.
 Đảm bảo tất cả các yêu cầu dịch vụ / nhu cầu từ người thuê nhà, nhân viên và quản
lý được tham dự và trả lời theo cách kịp thời

Tiến hành cuộc họp hàng tuần với Cục trưởng và nhân viên

 Đại diện cho chủ sở hữu trong tất cả các vấn đề hoạt động hàng ngày
 Giao thiệp với nhà cung cấp và đảm bảo rằng các dịch vụ / sản phẩm được thực hiện
một cách chuyên nghiệp và kịp thời.
 Cập nhật các thủ tục khi cần thiết
 Luôn đảm bảo tất cả các khách thuê tuân thủ & thực hiện nghĩa vụ của mình như đã
nêu trong hợp đồng cho thuê
 Đảm bảo công tác giám sát bảo trì hệ thống đối với điều hòa không khí, thiết bị
PCCC, máy phát điện, thang máy …
 Đảm bảo công tác kiểm tra tòa nhà hàng ngày, giữ hoạt động vận hành an toàn &
hiệu quả.
 Tiếp thu, ghi nhận ý kiến phản hồi của khách hàng & giải quyết hợp lý.
 Chuẩn bị các báo cáo tài chính, báo cáo các hoạt động của tòa nhà một cách chi
tiết.
 Kiểm soát vận hành hệ thống cơ điện kỹ thuật tòa nhà, liên hệ các nhà thầu ký hợp
đồng bảo trì bảo dưỡng khi trang tiết bị/ hệ thống hết thời hạn bảo hành.


Quy trình hoạt động
 Thiết lập & áp dụng các quy trình vận hành đôi với nội bộ nhân viên, hoặc đội ngũ
nhà thầu:
– Dịch vụ vệ sinh
– Bảo vệ an ninh (bao gồm cả ngoài giờ, liên hệ khẩn cấp).
– Sửa chữa
– Sơn bả
– Sửa chữa khẩn cấp kể cả yêu cầu sau giờ hành chính.




Thiết lập và áp dụng các quy trình vận hành về dịch vụ bảo trì bảo dưỡng đối với:

Xem thêm: Chương Trình Học Chứng Chỉ Nghề Vận Hành Trạm Trộn Bê Tông

– Điều hòa nhiệt độ / kiểm soát nhiệt độ
– Giờ vận hành
– Xử lý nước
– Phòng cháy chữa cháy
– Quy trình sơ tán
– Đảm bảo dịch vụ hiệu quả, với mức ảnh hưởng/ bất tiện tối thiểu đối với hoạt
động của tòa nhà khi tiến hành bảo trì.
– Lắp đặt hệ thống điện, vận hành thử các thiết bị cáp điện dự phòng…
– Hệ thống an ninh
– Quản lý & kiểm soát sử dụng năng lượng
– Thực hiện các quy trình bảo dưỡng ngăn ngừa theo kế hoạch
– Đánh giá chính xác chi phí & hiệu quả của các nhà thầu
Tham gia trong đấu thầu và / hoặc đàm phán các hợp đồng đang diễn ra bao gồm:
– Thiết bị nâng, thang máy
– Hệ thống PCCC

– Điều hoà nhiệt độ và hệ thống liên quan
– Thiết bị sơ tán
– Lắp đặt điện (Trạm biến áp, máy phát điện …)
– Hệ thống an ninh
– Thang cuốn
Báo cáo:
Chúng tôi cung cấp hệ thống báo cáo hoạt động quản lý tòa nhà, cũng như duy trì liên
lạc thường xuyên với Chủ đầu tư về các nội dung:
Báo cáo tài chính: (nếu Bên A cung cấp cho Bên B tất cả các báo cáo hoạt động tài
chính và các văn bản liên quan) – Cung cấp vào kết thúc mỗi tháng, quý và hàng năm
bao gồm:
* Các số liệu cập nhật theo năm và tháng vận hành
* Các báo cáo phân tích khác biệt ngân sách

* Báo cáo hiện trạng thanh toán của khách thuê
* Giải pháp đề xuất cho việc thu thập phí cho thuê.
Thời hạn cáo cáo không muộn hơn ngày thứ 5 của tháng tiếp theo đối với báo cáo
hàng tháng, 15 ngày của tháng đầu tiên của quý tiếp theo đối với báo cáo hàng quý,
31 tháng 1 của năm tiếp theo đối với báo cáo hàng năm.


Báo cáo hoạt động hàng tháng: Cung cấp sau khi tổng kết mỗi tháng và không
muộn hơn ngày thứ 5 của tháng tiếp theo, bao gồm những điều sau đây:
* Các vấn đề tài chính:
– Tình trạng thu phí cho thuê
– Sai biệt Ngân sách
* Các chi tiêu bất thường
* Các phương án thực hiện
* Báo cáo khiếm khuyết / kiểm tra tòa nhà
* Điều kiện của khu vực thuê
* Phản hồi từ khách thuê trong tháng và các giải pháp cho những ý kiến
phản hồi
* Đề nghị các điều khoản và điều kiện gia hạn các hợp đồng cho thuê sẽ
hết hạn trong tháng tiếp theo như phí cho thuê, diện tích và thời hạn (nếu có)




Báo cáo thường niên cung cấp mới nhất vào ngày 31 tháng 1 năm tiếp theo

MỘT SỐ TÀI LIỆU BIỂU MẪU QUẢN LÝ TÒA NHÀ
 Mẫu 1: Giấy báo thanh toán phí đặt cọc và thuê căn hộ
 Mẫu 2: Giấy báo thanh toán phí thuê mặt bằng đậu xe dài hạn (1 xe)

 Mẫu 3: Giấy báo thanh toán phí thuê mặt bằng đậu xe dài hạn (2 xe)
 Mẫu 4: Giấy báo thanh toán dịch vụ điện, nước, internet…
 Mẫu 5: Giấy báo thanh toán phí kênh truyền hình, đăng ký/gia hạn lưu trú, sữa chữa,
gửi xe…
 Mẫu 6: Giấy thanh toán phí điện, nước, sổ ngày ở
 Mẫu 7: Giấy báo thanh toán phí trông xe dài hạn
 Mẫu 8: Phiếu thu mẫu 1
 Mẫu 9: Phiếu chi mẫu 1
 Mẫu 10: Phiếu chi mẫu 2
 Mẫu 11: Phiếu thu mẫu 2

Control Office, ứng dụng quản lý khuphức hợp Landsoft Control Complex, ứng dụng quản lý nhà trọ Landsoft Control Mini cho hơn 1000 doanh nghiệp lớnnhỏ trong cả nước. Với nhiều năm đi sâuvào điều tra và nghiên cứu những quy trình tiến độ vận hành, những kỹ năng và kiến thức, nhiệm vụ … quản lý vậnhành tòa nhà, Landsoft Tin rằng bộ tàiliệu dưới đây sẽ là kho kỹ năng và kiến thức hữu íchgiúp cho bạn nắm về quá trình, kế hoạchquản lý cũng như những biểu mẫu thu, chi. QUẢN LÝ TÒA NHÀ KHÓ HAY DỄTrên quốc tế những khóa đào tạo và huấn luyện, chương trình đào tạo và giảng dạy quản lýtòa nhà đã có từ lâu, tuy nhiên tại Nước Ta chỉ mới xuất hiệntrong thời hạn gần đây. Vậy vận hành quản lý tòa nhà khóhay dễ ? Câu vấn đáp đơn cử sẽ được giải đáp qua từng tiêuchí bên dưới. KINH DOANH ĐỊA ỐC, TÒA NHÀ, THỊ TRƯỜNG MỚI NỔIHiện nay nguồn cung tòa nhà đang cómức ngày càng tăng nhanh gọn. Ngoài 1224 tòa nhà, gần 800 cao ốc văn phòng, thì tạiTP. HCM cũng tận mắt chứng kiến sự gia tăngvượt bật của những tòa văn phòng, tòa nhà, cao ốc, TT thương mại, khu phứchợp cao chọc trời … Nhiều nhà đầu tưnhận định đánh vào thị trường nhà ở, nhà ở bán, cho thuê … là một trongnhững hướng đi kế hoạch cho ngành trong thời hạn tới. Tuy nhiên, theo những chuyên viên trong lĩnhvực vận hành, quản lý tòa nhà nhận định và đánh giá : cùng với sự đi lên của mô hình bất độngsản này, lại thể hiện những khuyết điểmtrong khâu vận hành, quản lý, chăm sóckhách hàng … của đội ngũ chỉ huy, banquản lý. Từ năng lượng yếu kém, bộ máycồng kềnh, tốn nhiều ngân sách, quy trìnhrườm rà, chồng chéo, thiếu minh bạch, rõràng, trang thiết bị, gia tài hao mòn, thấtthoát, không có sự tương hỗ của khoa họccông nghệ, không tiếp cận chớp lấy nhucầu của dân cư người mua, không xử lýkịp thời nhu yếu khiếu nại đến đội ngũquản lý thiếu năng lượng, yếu kém và khôngđược đào tạo và giảng dạy sâu xa … Trong khi đó công tác làm việc vận hành, quản lýtòa nhà lại là yếu tố cực kỳ quan trọngquyết định đến giá trị của dự án Bất Động Sản và lợinhuận của doanh nghiệp. Đây chính làvấn đề mà thị trường Nước Ta đang gặpphải, khi quản lý vận hành, yếu tố quyếtđịnh chất lượng, giá trị chưa được giảiquyết. Đầu tiên để xử lý yếu tố nàycần nhìn nhận 2 yếu tố sau : thiếu chươngtrình huấn luyện và đào tạo thực tiễn, chưa ứng dụngkhoa học công nghệ tiên tiến vào công tác làm việc quản lývận hành. THIẾU CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO SÁT THỰC TẾTheo những chuyên viên chia sẽ, tại Nước Ta thị trường có tín hiệu phát triểntrong những năm tới, nhưng thị trường phân phối dịch vụ quản lý tòa nhà chưa phát triểntheo xu thế thị trường. Việc quản lý tòa nhà yên cầu tính bao quát, tỉ mỉ và chuẩn xác. Ban chỉ huy, đội ngũquản lý phải có nhiều kiến thức và kỹ năng, kiến thức và kỹ năng như : kỹ thuật điện, nước, những pháp luật thủ tụcPCCC, pháp luật pháp lý, hợp đồng, phiếu thanh toán giao dịch, phiếu thu, phiếu chi, tiến trình bảodưỡng trang thiết bị, gia tài, sản phẩm & hàng hóa, những dịch vụ tiện ích … và hàng loạt những vấn đềphát sinh. Song, trước những yếu tố đó, tại Nước Ta vẫn chưa có chưa trình đào tạophù hợp, nội dung chưa sát với nhu yếu mục tiêu. Do vậy, đội ngũ nghiên cứu và điều tra và phântích thị trường Landsoft Nước Ta, một công ty chuyên tăng trưởng và cung ứng phầnmềm quản lý kinh doanh thương mại, vận hành cho sinh ra bộ tài liệu và biểu mẫu quảnlý tòa nhà, giúp ban quan lý có cái nhìn tổng quát về công tác làm việc quản lý tòa nhà. TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU QUẢN LÝ TÒA NHÀQuy trình quản lý tòa nhàDựa trên nhiều năm tiến hành ứng dụng quản lý tòa nhà cho hơn 1000 doanh nghiệplớn nhỏ trong cả nước, cũng như đi sâu khám phá thị trường căn hộ cao cấp, địa ốc và nhu cầucủa dân cư, khách thuê, Landsoft đã thiết kế xây dựng tiến trình quản lý tòa nhà tương thích. QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNGQUY TRÌNH AN NINH  Quy trình ký hợp đồng và những biểu mẫu  Quy trình tiến hành hợp đồng thuê và cácbiểu mẫu  Quy trình thu tiền thuê  Quy trình thu tiền dịch vụ cộng thêm  Quy trình thanh lý hợp đồng  Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ, và những biểumẫu  Quy định đào tạo và giảng dạy về bảo đảm an toàn, PCCN, và cácbiểu mẫu  Quy trình trấn áp gia tài, sản phẩm & hàng hóa, và cácbiểu mẫu  Quy trình trấn áp khách, nhân viên cấp dưới, và cácbiểu mẫu  Quy trình xử lý sự cố bảo vệ  Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ  Quy trình giải quyết và xử lý thực trạng khẩn cấp  Quy trình giữ xe xe hơi  Quy trình giữ xe máyQUY TRÌNH KHÁCH HÀNGVĂN BẢN  Quy trình nhìn nhận sự thỏa mãn nhu cầu của kháchhàng  Quy trình giải quyết và xử lý khiếu nại, vướng mắc của kháchhàng, và những biểu mẫu  Nội quy phòng cháy chữa cháy tòa nhà, vàcác biểu mẫu  Nội quy bộ phận bảo vệ, và những biểu mẫuVĂN BẢN  Quy định quản lý và sử dụng phòng họp  Quy định trang trí và marketing của kháchhàng  Quy định về bảo đảm an toàn, bảo mật an ninh của người mua  Quy định quản lý vệ sinh của người mua  Quy định quản lý tài sản của người mua  Quy định bảo trì thay thế sửa chữa của kháchhàng  Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhânviên người mua  Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhàQUY TRÌNH VẬN HÀNH KỸ THUẬT  Quy trình sửa chữa thay thế, và những biểu mẫu  Quy trình bảo dưỡng tòa nhà, và những biểu mẫu  Quy trình bh tòa nhà, và những biểu mẫu  Quy trình bảo dưỡng khu công trình kiến thiết xây dựng  Quy trình bh khu công trình kiến thiết xây dựng  Quy trình bảo trì sử dụng máy điều hòa  Quy trình bảo trì sử dụng thang máyQUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ THẦU  Quy trình mua hàng, dịch vụ  Quy trình nhìn nhận nhà đáp ứng  Phiếu nhu yếu mua hàng  Biên bản giao hàng và nghiệp thu.  Biên bản thanh lý hợp đồngVĂN BẢN  Bảng đề xuất kiến nghị tiêu chuẩn nhìn nhận nhà đáp ứng  Bảng nhìn nhận nhà đáp ứng  Danh sách nhà đáp ứng chính thức  Bảng tổng hợp nhìn nhận nhà đáp ứng địnhkỳ  Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhânviên nhà thầuQUY TRÌNH GIÁM SÁT TÒA NHÀ  Quy trình giám sát tòa nhà  Quy trình giám sát vệ sinh  Quy trình giám sát sữa chữa bảo trì  Quy trình giám sát người mua  Quy trình giám sát an ninhVĂN BẢN  Kế hoạch giám sát  Biên bản giám sát  Phiếu giám sát vệ sinh hàng ngày  Phiếu giám sát vệ sinh hàng tuần  Báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh  Sổ theo dõi nhu yếu thay thế sửa chữa  Biên bản kiểm tra thay thế sửa chữa  Danh mục thiết bị kiểm tra  Biên bản nhìn nhận thực trạng sử dụng gia tài, thiết bị  Thông báo giám sát  Kế hoạch giám sátQUY TRÌNH VỆ SINH  Quy trình vệ sinh toilet  Quy trình vệ sinh kính  Quy trình vệ sinh sàn  Quy trình vệ sinh thảm  Quy trình bảo trì sànVĂN BẢN  Quy định lập kế hoạch vệ sinh tòa nhà  Kế hoạch vệ sinh khu ngoài tòa nhà  Kế hoạch vệ sinh khu tiền sảnh, hiên chạy, lốiđi chung của những tầng  Kế hoạch vệ sinh khu Tolet chung củacác tầng  Kế hoạch vệ sinh khucầu thang bộ, thangmáy tòa nhà.  Kế hoạch vệ sinh khuvưc văn phòng  Kế hoạch vệ sinh khu bãi đỗ xe tòa nhà.  Quy định quản lý rác tòa nhà  Checklist vệ sinh WC  Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh  Quy định tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhàMÔ TẢ CÔNG VIỆCBan quản lýPhòng kỹ thuậtMô tả việc làm giám đốc tòa nhàMô tả việc làm thư ký giám đốcMô tả việc làm trưởng phòng kỹ thuậtMô tả việc làm trưởng ca kỹ thuậtMô tả việc làm nhân viên cấp dưới bảo trìMô tả việc làm thư ký phòng kỹ thuậtPhòng điều hànhMô tả việc làm trưởng phòng điều hànhMô tả việc làm nhân viên cấp dưới kinh doanhMô tả việc làm nhân viên cấp dưới giám sátMô tả việc làm nhân viên cấp dưới lễ tânTổ vệ sinhMô tả việc làm Tổ trưởng vệ sinhMô tả việc làm nhân viên cấp dưới vệ sinhPhòng an ninhMô tả việc làm trưởng phòng an ninhMô tả việc làm trưởng ca bảo vệMô tả việc làm bảo vệ cổng chínhMô tả việc làm bảo vệ khu vực xeMô tả việc làm bảo vệ tuần traKẾ HOẠCH BẮT ĐẦU QUẢN LÝ MỘT TÒA NHÀQuản lý tòa nhà – Giai đoạn xây dựngThực hiện bảo vệ bảo mật an ninh 24/24 giờ  Tuyển dụng Kỹ sư trưởng và đội ngũ kỹ thuật  Tuyển dụng Giám đốc tòa nhà  Thiết lập những kênh liên lạc tại sự án ( Giữa Chủ góp vốn đầu tư và đội ngũ quản lý tại chỗ, giữađội ngũ quản lý và khách thuê … ).  Thiết lập sơ đồ tổ chức triển khai và kiến thiết xây dựng những bản miêu tả việc làm cho những nhân viênthuộc Ban quản lý tòa nhà.  Thiết lập Nội quy tòa nhà – Sổ tay khách thuê  Thiết lập Sổ tay hướng dẫn triển khai xong nội thất bên trong cho nhà thầu  Chuẩn bị những bộ Quy trình hoạt động giải trí chuẩn cho quản lý tòa nhà  Thiết lập chi tiết cụ thể những quá trình khác nhau : Bộ phận vệ sinh, An ninh, Lễ tân, bán hàngvà tiếp thị, những tiến trình bảo trì, mạng lưới hệ thống biểu mẫu ĐK …  Làm việc với những nhà thầu ( tương quan đến kiến thiết xây dựng ).  Đảm bảo quy trình thiết kế xây dựng được triển khai một cách chuyên nghiệp với sự cộngtác ngặt nghèo của Giám đốc dự án Bất Động Sản và Kỹ sư trưởng. Quản lý hoạt động giải trí tòa nhà – Quản lý Tiền khai trươngTiến hành vệ sinh công nghiệp ( giải quyết và xử lý phế thải kiến thiết xây dựng, luân chuyển khỏi khu công trình ) Tiến hành diệt côn trùng nhỏ từ khởi đầu, không để côn trùng nhỏ tăng trưởng gây hại.  Tiến hành vệ sinh kính mặt ngoài Tòa nhà đợt 1  Soạn thảo Ngân sách chi tiêu Tiền khai trương mở bán  Soạn thảo Ngân sách chi tiêu hoạt động giải trí năm thứ nhất  Đề xuất mức Phí dịch vụ  Rà soát Hợp đồng thuê  Tiến hành tuyển dụng cho những phòng ban : Kỹ thuật bảo dưỡng, Kế toán và Marketing, Lễtân, Vệ sinh ( nếu không thuê dịch vụ ngoài ) và Bảo vệ ( nếu không thuê dịch vụngoài ) ….  Tiến hành huấn luyện và đào tạo nhân sự cho những bộ phận : Kỹ thuật bảo dưỡng, Kế toán và Marketing,  Lễ tân, Vệ sinh ( nếu không thuê dịch vụ ngoài ) và Bảo vệ ( nếu không thuê dịch vụngoài ) ….  Phỏng vấn và lựa chọn những nhà thầu ngoài cho những dịch vụ : An ninh ( nếu thuê dịchvụ ngoài ), Vệ sinh ( nếu thuê dịch vụ ngoài ), Diệt côn trùng nhỏ, hoa lá cây cảnh và trang trí, xử lýrác và chất thải, phân phối biển hiệu, quảng cáo. …  Cùng với Kỹ sư trưởng, đội ngũ ký thuật và Bảo vệ phối hợp giám sát những nhà thầutham gia triển khai xong nội thất bên trong.  Đảm bảo công nhân nhà thầu / nhà thầu tuân thủ ngặt nghèo Quy định triển khai xong nộithất và Nội quy An toàn PCCC Tòa nhà  Thiết lập văn phòng Ban Quản lý tại Tòa nhà  Chuẩn bị cho Lễ khai trương mở bán Tòa nhà  Hỗ trợ Khách thuê và Chủ góp vốn đầu tư  Lên hạng mục khiếm khuyết, lỗi của những mạng lưới hệ thống để nhu yếu những nhà thầu giải quyết và xử lý dứtđiểm.  Bàn giao những thiết bị của mạng lưới hệ thống cơ điện Tòa nhàQuản lý hoạt động giải trí vận hành tòa nhàKế hoạch vận hành :  Xây dựng, chuyển giao và triển khai theo Kế hoạch ngân sách hoạt động giải trí năm.  Đảm bảo công tác làm việc vận hành những dự án Bất Động Sản một cách chuyên nghiệp.  Tuyển dụng, đào tạo và giảng dạy và vận dụng kỷ cương tới tổng thể những nhân viên cấp dưới thiết yếu và đảmbảo tòa nhà được bảo trì, vệ sinh tốt.  Quản lý, giảng dạy, và giám sát đội ngũ quản lý tại cơ sở, gồm có : Lễ tân, Kế toán, Tiếp thị Kinh doanh, Kỹ thuật, An ninh ( nếu tự tuyển dụng ), Vệ sinh cảnh quan ( nếu tựtuyển dụng ) và nhà thầu trấn áp con trùng.  Liên hệ và tiếp xúc một cách hiệu suất cao với những Trưởng phòng / Ban.  Thực hiện những chủ trương và quy trình tiến độ lao lý bởi PropertyBIZMAG và Chủ góp vốn đầu tư.  Đảm bảo tổng thể những nhu yếu dịch vụ / nhu yếu từ người thuê nhà, nhân viên cấp dưới và quảnlý được tham gia và vấn đáp theo cách kịp thờiTiến hành cuộc họp hàng tuần với Cục trưởng và nhân viên cấp dưới  Đại diện cho chủ sở hữu trong tổng thể những yếu tố hoạt động giải trí hàng ngày  Giao thiệp với nhà phân phối và bảo vệ rằng những dịch vụ / mẫu sản phẩm được thực hiệnmột cách chuyên nghiệp và kịp thời.  Cập nhật những thủ tục khi thiết yếu  Luôn bảo vệ tổng thể những khách thuê tuân thủ và thực thi nghĩa vụ và trách nhiệm của mình như đãnêu trong hợp đồng cho thuê  Đảm bảo công tác làm việc giám sát bảo dưỡng mạng lưới hệ thống so với điều hòa không khí, thiết bịPCCC, máy phát điện, thang máy …  Đảm bảo công tác làm việc kiểm tra tòa nhà hàng quán ăn ngày, giữ hoạt động giải trí vận hành bảo đảm an toàn và hiệu suất cao.  Tiếp thu, ghi nhận quan điểm phản hồi của người mua và xử lý hài hòa và hợp lý.  Chuẩn bị những báo cáo giải trình kinh tế tài chính, báo cáo giải trình những hoạt động giải trí của tòa nhà một cách chitiết.  Kiểm soát vận hành mạng lưới hệ thống cơ điện kỹ thuật tòa nhà, liên hệ những nhà thầu ký hợpđồng bảo dưỡng bảo trì khi trang tiết bị / mạng lưới hệ thống hết thời hạn bh. Quy trình hoạt động giải trí  Thiết lập và vận dụng những quy trình tiến độ vận hành đôi với nội bộ nhân viên cấp dưới, hoặc đội ngũnhà thầu : – Dịch Vụ Thương Mại vệ sinh – Bảo vệ an ninh ( gồm có cả ngoài giờ, liên hệ khẩn cấp ). – Sửa chữa – Sơn bả – Sửa chữa khẩn cấp kể cả nhu yếu sau giờ hành chính. Thiết lập và vận dụng những quy trình tiến độ vận hành về dịch vụ bảo dưỡng bảo trì so với : – Điều hòa nhiệt độ / trấn áp nhiệt độ – Giờ vận hành – Xử lý nước – Phòng cháy chữa cháy – Quy trình sơ tán – Đảm bảo dịch vụ hiệu suất cao, với mức tác động ảnh hưởng / phiền phức tối thiểu so với hoạtđộng của tòa nhà khi thực thi bảo dưỡng. – Lắp đặt mạng lưới hệ thống điện, vận hành thử những thiết bị cáp điện dự trữ … – Hệ thống bảo mật an ninh – Quản lý và trấn áp sử dụng nguồn năng lượng – Thực hiện những tiến trình bảo trì ngăn ngừa theo kế hoạch – Đánh giá đúng mực ngân sách và hiệu suất cao của những nhà thầuTham gia trong đấu thầu và / hoặc đàm phán những hợp đồng đang diễn ra gồm có : – Thiết bị nâng, thang máy – Hệ thống phòng cháy chữa cháy – Điều hòa nhiệt độ và mạng lưới hệ thống tương quan – Thiết bị sơ tán – Lắp đặt điện ( Trạm biến áp, máy phát điện … ) – Hệ thống bảo mật an ninh – Thang cuốnBáo cáo : Chúng tôi phân phối mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình hoạt động giải trí quản lý tòa nhà, cũng như duy trì liênlạc liên tục với Chủ góp vốn đầu tư về những nội dung : Báo cáo kinh tế tài chính : ( nếu Bên A phân phối cho Bên B tổng thể những báo cáo giải trình hoạt động giải trí tàichính và những văn bản tương quan ) – Cung cấp vào kết thúc mỗi tháng, quý và hàng nămbao gồm : * Các số liệu update theo năm và tháng vận hành * Các báo cáo giải trình nghiên cứu và phân tích độc lạ ngân sách * Báo cáo thực trạng giao dịch thanh toán của khách thuê * Giải pháp đề xuất kiến nghị cho việc tích lũy phí cho thuê. Thời hạn cáo cáo không muộn hơn ngày thứ 5 của tháng tiếp theo so với báo cáohàng tháng, 15 ngày của tháng tiên phong của quý tiếp theo so với báo cáo giải trình hàng quý, 31 tháng 1 của năm tiếp theo so với báo cáo giải trình hàng năm. Báo cáo hoạt động giải trí hàng tháng : Cung cấp sau khi tổng kết mỗi tháng và khôngmuộn hơn ngày thứ 5 của tháng tiếp theo, gồm có những điều sau đây : * Các yếu tố kinh tế tài chính : – Tình trạng thu phí cho thuê – Sai biệt giá thành * Các tiêu tốn không bình thường * Các giải pháp thực thi * Báo cáo khiếm khuyết / kiểm tra tòa nhà * Điều kiện của khu vực thuê * Phản hồi từ khách thuê trong tháng và những giải pháp cho những ý kiếnphản hồi * Đề nghị những pháp luật và điều kiện kèm theo gia hạn những hợp đồng cho thuê sẽhết hạn trong tháng tiếp theo như phí cho thuê, diện tích quy hoạnh và thời hạn ( nếu có ) Báo cáo thường niên cung ứng mới nhất vào ngày 31 tháng 1 năm tiếp theoMỘT SỐ TÀI LIỆU BIỂU MẪU QUẢN LÝ TÒA NHÀ  Mẫu 1 : Giấy báo giao dịch thanh toán phí đặt cọc và thuê nhà ở  Mẫu 2 : Giấy báo thanh toán giao dịch phí thuê mặt phẳng đậu xe dài hạn ( 1 xe )  Mẫu 3 : Giấy báo thanh toán giao dịch phí thuê mặt phẳng đậu xe dài hạn ( 2 xe )  Mẫu 4 : Giấy báo giao dịch thanh toán dịch vụ điện, nước, internet …  Mẫu 5 : Giấy báo giao dịch thanh toán phí kênh truyền hình, ĐK / gia hạn lưu trú, sữa chữa, gửi xe …  Mẫu 6 : Giấy giao dịch thanh toán phí điện, nước, sổ ngày ở  Mẫu 7 : Giấy báo giao dịch thanh toán phí trông xe dài hạn  Mẫu 8 : Phiếu thu mẫu 1  Mẫu 9 : Phiếu chi mẫu 1  Mẫu 10 : Phiếu chi mẫu 2  Mẫu 11 : Phiếu thu mẫu 2

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp