Bật mí quy trình vận hành & quản lý toà nhà văn phòng | Smartos

1. Quản lý chăm sóc khách hàng

Khách hàng – nguồn thu nhập chính của mọi doanh nghiệp. Để lôi cuốn được nhiều người mua chăm sóc cũng như duy trì được nguồn người mua có sẵn, người quản lý tòa nhà cần tối ưu những quy trình tiến độ về :

• Quản lý và sử dụng phòng :

  • Thời gian check in, check out

    Bạn đang đọc: Bật mí quy trình vận hành & quản lý toà nhà văn phòng | Smartos

  • Số lượng / loại phòng có sẵn và không có sẵn
• Quản lý tài sản của người mua
• Quản lý vệ sinh của người mua
• Đánh giá sự hài lòng của người mua
• Xử lý khiếu nại của người mua
• Hướng dẫn và nghênh tiếp khi người mua đến sử dụng dịch vụ

Khách hàng – yếu tố quyết định trong việc quản lý toà nhà và vận hành hiệu quả

2. Quản lý an ninh tòa nhà

Khi đề cập đến yếu tố quản lý tòa nhà góc nhìn bảo mật an ninh, có rất nhiều khuôn khổ cần quan tâm gồm có cả trong và khu vực ngoài tòa nhà. Chẳng hạn như :

• Quy định về phòng cháy chữa cháy :
  • Phương án cứu hộ cứu nạn cứu nạn khi có sự cố xảy ra
  • Hệ thống, trang thiết bị chữa cháy
  • Quản lý tài sản, cơ sở vật chất
  • Hệ thống camera giám sát
  • Quản lý tài sản tại bãi giữ xe
  • Quản lý nhân viên cấp dưới bảo mật an ninh
  • Kiểm soát khách thăm quan
  • Kế hoạch tích hợp với chính quyền sở tại địa phương

Khám phá: Mẫu nội quy nhà trọ chuẩn nhất 2023

3. Quản lý tòa nhà khía cạnh vận hành kỹ thuật

Đối với những tòa nhà lớn, ban quản lý càng phải quan tâm nhiều hơn về mạng lưới hệ thống kỹ thuật để đưa ra một kế hoạch đơn cử và khoa học. Bao gồm :

• Quy trình thay thế sửa chữa, bảo dưỡng tòa nhà
• Bảo dưỡng vật tư định kỳ ( điều hòa, thang máy … )

• Quản lý hệ thống điện, thoát nước, internet

  Xem thêm: Hướng dẫn giải bài 1,2,3,4,5 trang 25 SGK Công nghệ 7

Để quản lý vận hành toà nhà hiệu quả cần sự tổng hoà giữa 2 yếu tố “con người” và “công nghệ”

4. Quản lý tòa nhà yếu tố vệ sinh

Khi đã có một lượng khách nhất định, nhu yếu về vệ sinh càng cần được quan tâm tới. Theo đó ban quản lý cần đưa ra một trình tự đơn cử về vệ sinh phòng ốc, sảnh, hiên chạy, Tolet, bãi đỗ xe. Những khu vực khác cũng tương đối quan trọng nhưng thường bị bỏ lỡ như vệ sinh kính, tường trần, quạt, thảm .. v.v. Để bám sát được hết những yếu tố này, nhà quản lý cần đưa ra những tiến trình rõ ràng về :

• Triển khai, phân công vệ sinh theo từng khuôn khổ
• Khảo sát, nhìn nhận trong thực tiễn công tác làm việc vệ sinh

5. Quản lý chi phí – tài chính

Để bảo vệ mọi hoạt động giải trí kinh tế tài chính được diễn ra minh bạch, rõ ràng, công tác làm việc quản lý tòa nhà góc nhìn kinh tế tài chính cần được thực thi một cách đơn cử :

• Xây dựng và tiến hành quá trình thu – chi
• Báo cáo định kỳ theo tháng / quý / năm
• Lên kế hoạch rõ ràng, phân chia nguồn kinh tế tài chính cho những phòng, ban

6. Quy trình triển khai công tác nhân sự

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, giảng dạy nhân sự có tổ chức triển khai
• Quy trình quản lý, giám sát và phân chia nguồn nhân sự
• Quản lý phối hợp giữa những phòng, ban

7. Quản lý hợp đồng – văn bản

Xây dựng quá trình chuẩn trong việc tiếp đón, luân chuyển thư từ, văn bản cũng như tiến hành báo cáo giải trình tổng kết định kỳ là hoạt động giải trí thiết yếu trong quản lý tòa nhà. Các hợp động quan trọng trong quản lý tòa nhà gồm có :

• Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những lao lý đơn cử
• Quá trình thu tiền thuê
• Quy trình thu tiền dịch vụ
• Quản lý những hợp đồng thầu phụ

Làm sao để tối ưu hóa quy trình vận hành – quản lý tòa nhà?

Như những gì đã được liệt kê từ trên, bạn hoàn toàn có thể thấy khối lượng việc quản lý tòa nhà là khá lớn, đặc biệt quan trọng so với những quy mô phức tạp như tòa nhà văn phòng cho thuê .

Để tối ưu hóa được hệ thống quản lý tòa nhà một cách hiệu quả nhất, áp dụng công nghệ là một giải pháp được sử dụng rộng rãi. Cụ thể hơn, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý vận hành tòa nhà để giảm bớt lượng công việc cũng như tăng độ chính xác.

Ít có ứng dụng nào hoàn toàn có thể xử lý được hết những yếu tố trên. Tuy nhiên, 1 số ít quy trình tiến độ hoàn toàn có thể được tối ưu một cách hiệu suất cao ví dụ điển hình như quản lý chăm nom người mua, quản lý tài chính, quản lý bảo mật an ninh – kỹ thuật. Với Smartos, yếu tố về quản lý và vận hành tại những khoảng trống thao tác chung hay quản lý nhà trọ – căn hộ chung cư cao cấp cho thuê sẽ cơ bản được xử lý .Nền tảng quản lý Smartos được tạo ra bởi một nhà cung ứng khoảng trống để Giao hàng cho những khoảng trống khác. “ Chúng tôi mở màn vận hành một khoảng trống thao tác chung tại TP. Đà Nẵng từ năm 2017 và sử dụng Excel là công cụ quản lý chính. Đội ngũ vận hành của chúng tôi khởi đầu gặp khó khăn vất vả khi đội ngũ khởi đầu vững mạnh. Với việc lan rộng ra khu vực và tăng trưởng người mua, chúng tôi khởi đầu gặp yếu tố và ngân sách hoạt động giải trí tăng lên đáng kể. Ngoài ra, là một người quản lý, tôi gặp khó khăn vất vả trong việc xem lại những thông tin kinh tế tài chính và hiệu suất hoạt hộng của nhân viên cấp dưới một cách kịp thời. ” – Chị Trần Hạnh Trang, nhà sáng lập Smartos cho biếtSmartos – Hệ sinh thái tích hợp giúp quản lý tòa nhà và vận hành không gian tối ưu hóaVới lợi thế có doanh nghiệp chuyên cung ứng những giải pháp CNTT cho người mua trên toàn quốc tế, cũng am hiểu về quy mô kinh doanh thương mại khoảng trống thao tác chung, công ty Enouvo do chị Trang quản lý đã quyết định hành động tự mình thiết kế xây dựng giải pháp để xử lý những yếu tố trong khoảng trống của mình. Sau vài năm học hỏi và tăng trưởng, giờ đây Smartos đã sẵn dàng san sẻ giải pháp của mình với những nhà sản xuất khoảng trống khách và giúp họ liên kết với những người mua trên toàn quốc tế .Ngoài việc phân phối giải pháp về quản lý tài liệu với CRM thì Smartos còn tăng trưởng một ứng dụng di động không tính tiền tương hỗ việc tìm kiếm và đặt khoảng trống, chỗ ngồi thao tác, cũng như nhà trọ – căn hộ cao cấp cho thuê. Đặc biệt, Smartos còn phân phối giải pháp ứng dụng di động mang tên thương hiệu riêng cho từng khoảng trống giúp họ chăm nom người mua và xây dưng tên thương hiệu hiệu suất cao hơn .

Chương trình ƯU ĐÃI miễn phí sử dụng hệ thống CRM trọn đời

Trong tháng 12.2022, Smartos mang đến CHƯƠNG TRÌNH ƯU ĐÃI CỰC LỚN “Miễn Phí Sử Dụng Hệ Thống CRM Trọn Đời” cho doanh nghiệp, cá nhân đang kinh doanh mảng căn hộ/ nhà trọ cho thuê. Khi tham gia chương trình, chủ đầu tư có thể SỬ DỤNG MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI phần mềm Smartos CRM, giúp giải quyết mọi vấn đề trong khâu vận hành – quản lý nhà trọ với các tính năng:

Xem thêm: Tin tuyển sinh Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội 2022

• QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG: Dễ dàng phân loại phòng và kiểm tra phòng trống theo giờ – ngày, giúp bạn tư vấn khách thuê nhanh chóng.

• QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH THUÊ: Lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử cuộc hẹn, ngày chuyển đến,… trên một nền tảng duy nhất.

• HỆ THỐNG BÁO CÁO THU CHI TỰ ĐỘNG với biểu đồ trực quan, tự động phân loại các khoản chi phí rõ ràng giúp bạn nhanh chóng theo dõi tình hình lời lãi.

• QUẢN LÝ SỰ CỐ DỄ DÀNG và nắm bắt nhanh mọi yêu cầu và sự cố của người thuê. Chủ đầu tư không còn lo lắng khi quản lý từ xa, hay tổn thất tài sản bởi mọi sự cố đều được báo cáo kịp thời.

• LƯU TRỮ HỢP ĐỒNG TRỰC TUYẾN: Mọi dữ liệu quan trọng đều được lưu trữ một cách bảo mật. Bạn hoàn toàn không cần in hay nhồi nhét giấy tờ chồng chất, khó quản lý.

Theo đó, chương trình Miễn Phí Sử Dụng Hệ Thống CRM được áp dụng với các chủ đầu tư đáp ứng đủ các điều kiện dưới đây:

• Đang sở hữu tối đa 2 cơ sở nhà trọ
• Số lượng khách thuê không vượt quá 3 lần số phòng (tổng cả 2 cơ sở)
• Cho phép phân quyền tối đa 3 tài khoản quản lý

Lưu ý: Chương trình ưu đãi chỉ áp dụng trong THÁNG 12.2022

Nhanh tay để lại thông tin bên dưới hoặc liên hệ hotline 0905969648 để nhận tư vấn từ đội ngũ nhân viên tận tình của Smartos !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ