QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ ĐÚNG TIÊU CHUẨN

Cùng với sự phát triển của xã hội, các tòa nhà chung cư xuất hiện ngày càng nhiều, các cao ốc cũng liên tục được khởi công nhằm đáp ứng những nhu cầu cấp thiết về nơi ở của cộng đồng, nhiều tòa nhà có giá trị lên đến hàng nghìn tỷ đồng. Do đó, việc quản lý vận hành các tòa nhà cần phải được chú trọng hơn. Nhưng làm thế nào để xây dựng nên một quy trình quản lý vận hành tòa nhà đúng tiêu chuẩn? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ:

Quản lý vận hành tòa nhà được định nghĩa đơn giản là những hoạt động liên quan đến việc quản lý và đưa tòa nhà vào hoạt động một cách trơn tru, an toàn và hiệu quả nhất. Đồng thời, nhân viên phải được điều tiết hợp lý sao cho chi phí được giữ ở mức tối thiểu trong khi hiệu quả đạt được là tối đa. Hỗ trợ khách hàng để giúp cho khách hàng tận dụng tối đa các tiện ích của tòa nhà. Một trong những nhiệm vụ cần thiết và cực kỳ quan trọng trong chuỗi hoạt động quản lý tòa nhà là chăm sóc khách hàng và bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị và kỹ thuật trong tòa nhà.

Việc thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà giúp chủ đầu tư tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể cho việc vận hành và kinh doanh tòa nhà của mình mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và xử lý một cách chuyên nghiệp nhất. 

Quản lý tòa nhà bao gồm 3 loại chính: Quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý tòa nhà chung cư, quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp. Ở mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ có một cách quản lý tòa nhà văn phòng phù hợp. Sau đây là bộ quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp mà POTS muốn chia sẻ với các bạn:

VÌ SAO NÊN QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ

Việc quản trị vận hành tòa nhà mang lại nhiều quyền lợi khác nhau ; trong đó hoàn toàn có thể kể đến những quyền lợi như sau :

Đảm bảo an toàn

Quản lý và vận hành tòa nhà càng được triển khai một cách chuyên nghiệp, chỉnh chu đúng quy trình sẽ mang lại cho dân cư một môi trướng sống bảo đảm an toàn. Từ khâu bảo mật an ninh cho đến những khâu bảo dưỡng mạng lưới hệ thống và kể cả việc vệ sinh. Nếu có vấn kỳ yếu tố nào xảy ra sẽ bảo vệ được giải quyết và xử lý kịp thời và nhanh gọn nhất. Không chỉ bảo đảm an toàn mà việc quản trị vận hành tốt sẽ giúp dân cư có được sự tự do và thuận tiện khi sinh sống tại tòa nhà .

Phòng tránh và xử lý kịp thời rủi ro 

Để toàn bộ những hoạt động giải trí bên trong một tòa nhà căn hộ cao cấp hay TT thương mại hoạt động giải trí một cách suôn sẻ thì yếu tố tiên quyết đó là luôn phòng tránh được rủi ro đáng tiếc. Do đó, việc quản trị vận hành tòa nhà sẽ bảo vệ được điều này. Nhờ có quy trình khắt khe kiểm tra những mạng lưới hệ thống một cách định kỳ tiếp tục. Đội ngũ kỹ thuật, bảo mật an ninh luôn sẵn sàng chuẩn bị thao tác thì chắc như đinh sẽ khắc phục sự cố hay rủi ro đáng tiếc không mong ước một cách bảo đảm an toàn, nhanh gọn và đúng nhiệm vụ trình độ nhất .

Nâng cao thương hiệu và giá trị của tòa nhà

Một tòa nhà được vận hành theo quy trình khép kín, bảo vệ bảo đảm an toàn, phòng tránh rủi ro đáng tiếc nhanh gọn thì chắc như đinh sẽ đem đến cho dân cư sinh sống và người sở hữu sự hài lòng cao nhất. Đây chính là một tác nhân quan trọng để nâng cao tên thương hiệu cũng như giá trị của tòa nhà .
Do đó nhiều chủ góp vốn đầu tư đã phải kỹ càng trong khâu lựa chọn một đơn vị chức năng quản trị vận hành chuyên nghiệp. Bởi chính điều này bảo vệ cho họ có được sự tin yêu của nhiều người mua so với những mẫu sản phẩm hình thành trong tương lai .

NHỮNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ ĐÚNG TIÊU CHUẨN:

Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Một trong những lưu ý quan trọng nhất trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà là vấn đề vệ sinh. Các tòa nhà cần được vệ sinh thường xuyên và định kỳ vì số lượng người sinh sống và đi lại hằng ngày là rất lớn.

Ban quản trị tòa nhà cần phải thiết lập những nguyên tắc và pháp luật tương thích cho đội ngũ nhân viên cấp dưới để bảo vệ sự thật sạch của mạng lưới hệ thống tòa nhà. Nguyên tắc này hoàn toàn có thể gồm có việc giải quyết và xử lý rác thải, những khu vực cần được làm sạch từ bên trong đến bên ngoài của tòa nhà, v.v … Quy trình quản trị vệ sinh thường được giải quyết và xử lý bởi một đơn vị chức năng quản trị vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và sẽ được triển khai như sau :

• Khảo sát những khuôn khổ và diện tích quy hoạnh của từng khuôn khổ .
• Lên kế hoạch vệ sinh sau khi nhìn nhận tình hình
• Tiến hành vệ sinh những khuôn khổ .
• Lên kế hoạch những giải pháp tương hỗ để bảo vệ hiệu suất cao trong quy trình quản trị sử dụng nhà nhà ở, văn phòng .

Bài viết liên quan: Chi phí quản lý tòa nhà là gì ? Cách tính tối ưu nhất cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý khách hàng

Các tòa nhà lúc bấy giờ là nơi sinh sống của rất nhiều người mua thuộc nhiều những tầng lớp khác nhau. Để tối ưu thưởng thức của người mua và bảo vệ công tác làm việc bảo mật an ninh, việc quản trị này yên cầu sự khôn khéo và kiến thức và kỹ năng chuyên nghiệp. Quy trình quản trị người mua thường được thực thi qua những bước :

• Lập list người mua cần được quản trị .
• Thành lập bộ phận chăm nom người mua gồm có xử lý yếu tố, giải đáp vướng mắc, đảm nhiệm quan điểm góp phần …
• Đón tiếp và hướng dẫn người mua khi đến tòa nhà
• Kết hợp với bộ phận bảo mật an ninh giữ gìn trật tự của tòa nhà .
• Trang trí tòa nhà theo nhu yếu của người mua
• Đào tạo và giám sát tác phong, thái độ của nhân viên cấp dưới tòa nhà so với người mua .
• Bảo hành, thay thế sửa chữa lỗi căn hộ chung cư cao cấp cho người mua

Quy trình quản lý các nhà thầu

Quản lý nhà thầu là công tác vô cùng cần thiết trong các quy trình quản lý tòa nhà văn phòng. Sẽ có thêm các nhà thầu liên quan đến việc vận hành tòa nhà như xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống, v.v., ngoài việc dọn dẹp, cây cối, an ninh, và các nhà thầu khác phục vụ trực tiếp cho việc quản lý tòa nhà. Quy trình quản lý và giám sát nhà thầu sau đây có thể được sử dụng để làm cho việc quản lý hiệu quả hơn:

• Khảo sát tình hình và tiếp đón quan điểm chung về những kế hoạch tăng trưởng nhà thầu
• Lên kế hoạch ngân sách .

• Lập ra kế hoạch mời nhà thầu chi tiết

  Xem thêm: HUTECH chính thức công bố Đề án tuyển sinh Đại học chính quy năm 2022

• Lập kế hoạch quản trị những nhà thầu .
• Giám sát tiến trình việc làm của những nhà thầu và nhu yếu báo cáo giải trình theo tuần / tháng

Quy trình triển khai công tác quản lý an ninh tòa nhà

Quản lý an ninh tòa nhà là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp. Giám sát camera an ninh, bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà, bảo vệ phương tiện đi lại cho cư dân của tòa nhà,… là những hạng mục nằm trong quy trình quản lý an ninh tòa nhà. An ninh và an toàn của tòa nhà sẽ là một điểm cộng rất lớn, vì thế quy trình quản lý an ninh cũng cần được thực hiện chi tiết theo các giai đoạn dưới đây:

• Khảo sát chi tiết cụ thể tổng thể và toàn diện của tòa nhà gồm có phong cách thiết kế, lối ra vào …
• Khảo sát bảo mật an ninh khu vực và nhìn nhận tình hình bảo mật an ninh .
• Đưa ra những giải pháp sắp xếp nhân viên cấp dưới bảo vệ để bảo vệ bảo mật an ninh tuyệt đối
• Triển khai những việc làm đơn cử để bảo vệ bảo mật an ninh tòa nhà .
• Xây dựng giải pháp dự trữ nhằm mục đích đề phòng sự cố xảy ra ,
• Thiết lập những pháp luật, giảng dạy, tập huấn cho nhân viên cấp dưới về yếu tố phòng cháy chữa cháy

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học

Hệ thống kỹ thuật càng tiên tiến và phát triển, tân tiến thì việc bảo dưỡng, thay thế sửa chữa và vận hành tòa nhà càng thuận tiện. Do đó, ban quản trị cần phải kiến thiết xây dựng công tác làm việc quản trị vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học một cách hài hòa và hợp lý. Quy trình này thường được thực thi như sau :

• Khảo sát hàng loạt mạng lưới hệ thống kỹ thuật nhằm mục đích ship hàng cho công tác làm việc vận hành tòa nhà .
• Kiểm tra, nhìn nhận tình hình của hàng loạt thiết bị bên trong tòa nhà và tìm ra giải pháp khắc phục sự cố
• Lập ra kế hoạch vận hành đơn cử cho hàng loạt mạng lưới hệ thống kỹ thuật của tòa nhà đồng thời phải bảo vệ bảo đảm an toàn tuyệt đối
• Xây dựng giải pháp xử lý những sự cố kỹ thuật .

• Đưa ra kế hoạch bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà cho toàn bộ các thiết bị.

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính

Nguồn tài chính xây dựng phải luôn được sử dụng rõ ràng, minh bạch và hợp lý. Do đó, quản lý tài chính trở thành một thành phần quan trọng của quy trình quản lý căn hộ chung cư. Sau đây là quy trình quản lý tài chính được:

• Lên kế hoạch thu kinh tế tài chính .
• Lên kế hoạch chi quỹ tiền mặt .
• Lập kế hoạch báo cáo giải trình quy trình thu chi hàng tháng hoặc định kỳ .
• Xây dựng kế hoạch đơn cử để phối hợp với những bộ phận nhằm mục đích tương hỗ công tác làm việc quản lý tài chính của tòa nhà .

Quy trình quản lý nhân sự tòa nhà

Để mang lại thưởng thức tốt nhất cho người mua, nhân sự của tòa nhà cần phải được huấn luyện và đào tạo một cách có mạng lưới hệ thống và chuyên nghiệp. Sau đây là quy trình quản trị vận hành nhân sự tòa nhà :

• Lập kế hoạch tuyển dụng, giảng dạy nhân sự tương thích với nhu yếu của tòa nhà
• Xây dựng mạng lưới hệ thống quản trị chuyên nghiệp nhằm mục đích phân bổ nhân sự hài hòa và hợp lý .
• Phối hợp giữa những bộ phận để công tác làm việc quản trị được triển khai hiệu suất cao

Quy trình quản lý hành chính tòa nhà

Quy trình quản trị hành chính là một yếu tố nhìn nhận tính chuyên nghiệp của tòa nhà. Hệ thống tòa nhà sẽ rơi vào thực trạng lộn xộn và không hề trấn áp nếu quy trình nhiệm vụ hành chính không được thực thi. Quy trình quản trị hành chính sẽ gồm có những hoạt động giải trí sau :

• Lập biểu mẫu quản trị tòa nhà gồm những việc : chuyển nhận thư tín, văn bản, chứng từ …
• Xây dựng quy trình chăm nom người mua cụ thể
• Triển khai công tác làm việc báo cáo giải trình định kỳ hàng tháng, quý …
• Lập kế hoạch phối hợp với những bộ phận khác để đạt hiệu suất cao tốt nhất và tối ưu công tác làm việc quản trị vận hành tòa nhà

Quy trình làm báo cáo

Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, những bộ phận quản trị cần phải báo cáo giải trình rất đầy đủ về công tác làm việc quản trị tòa nhà … Việc báo cáo giải trình này sẽ giúp cho chủ góp vốn đầu tư và ban giám sát chớp lấy tình hình, có giải pháp kiểm soát và điều chỉnh cho tương thích. Đặc biệt, việc báo cáo giải trình quy trình quản trị tòa nhà phải khách quan, trung thực và trình diễn đúng theo những yếu tố mà chủ góp vốn đầu tư chăm sóc. Báo cáo cũng là một trong những tiêu chuẩn để xem xét sự chuyên nghiệp trong quy trình quản trị vận hành. Bởi những số liệu làm báo cáo giải trình sẽ biểu lộ rõ được những phần việc trong hàng loạt quy trình có được triển khai một cách đúng chuẩn và tráng lệ hay không .

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà và chung cư, Post hiện đã là đơn vị đồng hành với nhiều chủ đầu tư lớn. Đảm bảo các quy trình thực hiện một cách chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ luôn được đảm bảo tốt nhất. Bên cạnh đó, Post sẵn sàng đội ngũ có chuyên môn nghiệp vụ cao phù hợp để phục vụ cho nhiều công trình có quy mô lớn trên cả nước.

Trên đây là những quy trình vận hành tòa nhà mà https://vh2.com.vn muốn chia sẻ đến các bạn. Chúng tôi mong rằng bài viết này sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích trong công tác vận hành tòa nhà. Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết hoặc có nhu cầu về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí!

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ