Quản lý tòa nhà văn phòng: Quy trình, cách vận hành hiệu quả

Bạn đang đọc: Quản lý tòa nhà văn phòng: Quy trình, cách vận hành hiệu quả

5/5 – ( 3 votes )

Hiện nay, nhiều tòa nhà được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp. Đi cùng với đó là sự phát triển của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Vậy hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng có khác gì so với chung cư, làm sao để quản lý hiệu quả?

I. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động bao gồm các công việc thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng giúp cho chủ đầu tư tiết kiệm chi phí cũng như như người làm việc tại đó luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc.

II. Công việc và quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

1. Quản lý hợp đồng

Trường hợp chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà chỉ liên quan đến các hoạt động vận hành dự án (vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì – bảo dưỡng máy móc,…)

Nếu các chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với các đơn vị nhà thầu thì ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu cho chủ đầu tư.

Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng với các nhà thầu thì ban quản lý sẽ phải thực hiện công việc đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện các điều khoản đảm bảo lợi ích cho tòa nhà.

2. Quản lý nhân sự

Bộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải đảm nhiệm nhiều mảng khác nhau nhằm mục đích bảo vệ phân phối mọi nhu yếu của người mua. Toàn bộ quy trình thao tác của nhân viên cấp dưới sẽ được bộ phận quản lý giám sát ngặt nghèo bảo vệ việc làm được hoàn thành xong theo đúng quy trình tiến độ .

3. Quản lý tài chính

Để hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng trơn tru và hiệu quả sẽ cần đến những khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng cho các dịch vụ thiết yếu (vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng, điện – nước, rác thải,…) Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải thực hiện công việc quản lý và lập báo cáo tài chính hàng tháng gửi cho chủ đầu tư.

Nếu chủ góp vốn đầu tư chuyển nhượng ủy quyền cho ban quản lý triển khai việc thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ phải thao tác trực tiếp với người mua về những vấn đề tài chính, thu phí đúng hạn và lập báo cáo giải trình gửi đến chủ góp vốn đầu tư .
Chính vì thế, bộ phận quản lý tài chính phải thực thi việc làm minh bạch, rõ ràng để cho người mua tin cậy và yên tâm hơn .

||Xem thêm: Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn đầy đủ chi tiết

4. Quản lý chăm nom người mua

Bộ phận chăm nom người mua sẽ trình làng những phòng tính năng, tiếp đón phản hồi và giải quyết và xử lý những khiếu nại, đồng thời giải đáp vướng mắc của người mua, dân cư. Hoạt động này sẽ mang lại cho người mua những thưởng thức tốt nhất .

5. Vận hành kỹ thuật tòa nhà

Công việc bảo dưỡng tòa nhà sẽ do đơn vị chức năng quản lý đảm nhiệm. Các mạng lưới hệ thống trong tòa nhà ( thông gió, điện, nước, internet, camera, … ) cần được vận hành tốt không thay đổi đem lại thưởng thức tuyệt vời cho người mua khi đến tòa nhà .

6. Quản lý dịch vụ vệ sinh

Dịch vụ vệ sinh chung của văn phòng cho thuê là một công việc mà ban quản lý cần quan tâm. Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cần đảm bảo vệ sinh của các khu vực trong tòa nhà (sảnh, hành lang, cầu thang,…) được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp.

Không gian văn phòng sạch giúp tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong mắt khách hàng.

||Xem thêm: Quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn chi tiết, không gian sạch

7. Hệ thống bảo mật an ninh tòa nhà

Tòa nhà văn phòng là nơi tập trung chuyên sâu nhiều nhân sự thao tác và cũng tiếp đón nhiều người mua đến. Chính thế cho nên, mạng lưới hệ thống bảo mật an ninh cần được trang bị khá đầy đủ. Hệ thống camera phải luôn hoạt động giải trí không thay đổi và nhân viên cấp dưới bảo mật an ninh được huấn luyện và đào tạo nhiệm vụ chuyên nghiệp và bài bản bảo vệ sự bảo đảm an toàn cho hàng loạt tòa nhà .

||Xem thêm: 7 Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả

III. Phí quản lý tòa nhà văn phòng

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng được tính theo m2. Phí quản lý tòa nhà văn phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau:

• Quy mô của tòa nhà:

  tòa nhà có quy mô càng lớn, càng nhiều tầng thì cần có nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn. Do đó, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng cao, nhiều tầng sẽ cao hơn các tòa nhà có quy mô nhỏ và ít tầng.

  Xem thêm: HUTECH chính thức công bố Đề án tuyển sinh Đại học chính quy năm 2022

• Nhu cầu sử dụng dịch vụ:Phí quản lý vận hành gồm có 2 loại ( phí bắt buộc và phí không bắt buộc ) .
  • Phí bắt buộc gồm ( phí bảo dưỡng điện nước, thang máy, … )
  • Phí không bắt buộc ( phí dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống, … )

Các doanh nghiệp thuê mặt phẳng tòa nhà văn phòng với nhu yếu khác nhau sẽ có mức phí quản lý khác nhau .

• Diện tích thuê văn phòng:văn phòng có diện tích quy hoạnh lớn thì phí quản lý sẽ càng cao. Vì vậy, những doanh nghiệp cần đo lường và thống kê diện tích quy hoạnh tương thích với nhu yếu để giảm thiểu ngân sách quản lý tòa nhà .

IV. Phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả

1. Bảo trì tòa nhà tiếp tục, định kỳ

Tòa nhà văn phòng nếu không được bảo vệ về cơ sở vật chất sẽ làm giảm sức hút so với người mua. Do đó, chủ góp vốn đầu tư cần bảo dưỡng liên tục để phát hiện và kịp thời giải quyết và xử lý những hỏng hóc nhằm mục đích giảm bớt những tổn thất của tòa nhà .

Chất lượng tòa nhà tốt sẽ nâng cao giá trị của tòa nhà và lôi cuốn nhiều người mua hơn. Do đó, chủ góp vốn đầu tư nên triển khai việc bảo dưỡng theo định kỳ :

• Định kỳ 1 tháng 1 lần : bảo dưỡng mạng lưới hệ thống điện, nước, thông gió, …
• Định kỳ 3 tháng 1 lần : chăm nom hoa lá cây cảnh, cảnh quan tòa nhà
• Định kỳ 1 năm 1 lần : giải quyết và xử lý những vết nứt trên tường, sàn, …

2. Hiểu, nắm rõ thông tin trên hợp đồng cho thuê

Ban quản lý tòa nhà cần hiểu rõ để tương hỗ chủ góp vốn đầu tư thực thi tốt những cam kết. Đặc biệt, ban quản lý tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong hạn chế những tranh chấp giữa người mua và chủ góp vốn đầu tư. Một ban quản lý chuyên nghiệp góp thêm phần bảo vệ hòa giải quyền lợi và nghĩa vụ giữa chủ góp vốn đầu tư và người mua .

||Xem thêm: Quản lý cơ sở vật chất văn phòng gồm những công việc gì?

3. Nắm rõ tình hình dự án Bất Động Sản từ trong ra ngoài

Một trong cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là nắm rõ dự án từ trong ra ngoài. Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn.

Ngoài ra, chủ góp vốn đầu tư và ban quản lý kiểm tra, chụp hình thực trạng văn phòng. Sau đó lập biên bản chuyển giao thực trạng trước khi chuyển giao cho khách. Biên bản giúp chủ góp vốn đầu tư nắm rõ của mình, vừa giúp khách có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất hơn khi thuê văn phòng .

4. Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê

Một cách quản lý tòa nhà hiệu quả là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư.

5. Thường xuyên tăng cấp chất lượng tòa nhà

Thường xuyên tăng cấp và tiện ích văn phòng là cách quản lý văn phòng hiệu suất cao. Hoạt động lâu dài hơn sẽ cải tổ chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao thưởng thức của người mua .
Nhờ đó mà chủ góp vốn đầu tư hoàn toàn có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ góp vốn đầu tư có thời cơ ngày càng tăng thời cơ tái ký hợp đồng, góp thêm phần tối đa hóa doanh thu và hiệu suất cao kinh doanh thương mại của tòa nhà .

6. Lưu trữ thông tin quan trọng của người thuê

Chủ góp vốn đầu tư cần đặc biệt quan trọng quan tâm đến những thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng .

• Lưu trữ thông tin về người thuê: đây là những sách vở quan trọng, địa thế căn cứ để pháp lý bảo vệ và giải quyết và xử lý những yếu tố phát sinh. Vì vậy, chủ góp vốn đầu tư cần tàng trữ những thông tin cẩn trọng, bảo mật thông tin .
• Lưu trữ các hóa đơn, biên lai:địa thế căn cứ để đo lường và thống kê ngân sách thuê hàng tháng của người mua, do đó chủ góp vốn đầu tư cần công khai thông tin với người thuê và tàng trữ cẩn trọng .
• Lưu trữ các báo cáo tài chính:những báo cáo giải trình kinh tế tài chính sẽ giúp chủ góp vốn đầu tư nhìn nhận được quy trình kinh doanh thương mại có hiệu suất cao không ? Từ đó, nhà đầu tư sẽ có những giải pháp kiểm soát và điều chỉnh kịp thời nhằm mục đích tối đa hóa doanh thu của doanh nghiệp .

7. Lựa chọn thời hạn giao dịch thanh toán tương thích

Chủ góp vốn đầu tư hoàn toàn có thể nhu yếu người mua thanh toán giao dịch ngân sách thuê theo chu kỳ luân hồi từ 3 đến 6 tháng. Cách này sẽ giúp hai bên giảm bớt những thủ tục giao dịch thanh toán và giúp chủ góp vốn đầu tư có thêm kinh phí đầu tư bảo dưỡng tòa nhà định kỳ .
Ngoài ra, chủ góp vốn đầu tư cần thiết kế xây dựng những lao lý rõ ràng trong hợp đồng nhằm mục đích hạn chế những rủi ro đáng tiếc khi giao dịch thanh toán và nâng cao nghĩa vụ và trách nhiệm của người mua .

IV. Asahi Japan – đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp

Asahi Japan là đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng những dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chất lượng, chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn Nhật Bản.

Asahi Japan đã thực hiện quản lý vận hành cho nhiều tòa nhà văn phòng như:

Xem thêm: Công nghệ 10 Bài 1: Bài mở đầu | Hay nhất Giải bài tập Công nghệ 10

||Thông tin liên hệ:

Lời kết

Asahi Japan vừa chia sẻ với bạn đọc về quy trình và quản lý tòa nhà văn phòng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm các dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng cho các doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0918.650.033 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.

||Đọc thêm:

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ