Cách tạo form quản lý khách hàng bằng Excel đầy đủ dễ dàng

Quản lý khách hàng bằng Excel là một trong những cách lưu trữ danh sách khách hàng phổ biến bởi sự tiện dụng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, thực tế cho thấy Excel tồn tại nhiều nhược điểm trong Quản lý dữ liệu khách hàng. Đặc biệt là rủi ro thất thoát thông tin khách hàng của doanh nghiệp. 

Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết những vấn đề bạn có thể gặp phải khi quản lý khách hàng bằng Excel và làm sao để giải quyết các vấn đề đó nhé!

1. Quản lý khách hàng bằng excel là gì?

Quản lý khách hàng bằng excel là việc thu thập, tổng hợp, ghi nhận, lưu trữ và sử dụng các thông tin về khách hàng trên file excel (bao gồm thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch, lịch sử chăm sóc, …).

Tất cả những thông tin này được tàng trữ tại một hay nhiều file excel khác nhau tùy vào mỗi doanh nghiệp .

Với việc ghi lại thông tin chi tiết cụ thể về người mua trên Excel, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý thông tin người mua và sử dụng dữ liệu được tàng trữ để nghiên cứu và phân tích, khuynh hướng và triển khai những chương trình Marketing, bán hàng, chăm nom người mua tương thích .
Cách tạo form quản lý người mua bằng Excel ?
File quản lý người mua bằng excel thường gồm những trường thông tin sau :

• Họ và tên
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Email
• Lịch sử giao dịch (mặt hàng đã mua, ngày mua hàng, giá trị đơn hàng…)

2. Ưu điểm của việc quản lý khách hàng bằng Excel

Excel hay Google sheet (dạng file excel tạo lập trên Google Drive) là những công cụ được sử dụng phổ biến trên thế giới. Nó không chỉ là công cụ tính toán cực kỳ hữu ích cho người làm kế toán, thống kế mà còn cho phép tạo lập trang lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng từ họ tên, thông tin liên hệ, thông tin mua hàng, các ghi chú kèm theo … 

Dưới đây là 4 ưu điểm điển hình nổi bật nhất của Excel trong quản lý người mua :

2.1. Miễn phí, miễn phí và miễn phí

Ưu điểm tiên phong là việc sử dụng Excel để tàng trữ thông tin người mua thì trọn vẹn không tính tiền. Doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ ngân sách setup hay sử dụng nào khi sử dụng Excel, chỉ việc setup nó trong máy tính và sử dụng không số lượng giới hạn .
Một số máy tính được setup sẵn Word và Excel dưới dạng ứng dụng đi kèm, thế cho nên Doanh nghiệp không cần phải kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống hoặc ứng dụng quản lý người mua mới .

2.2. Đơn giản, dễ sử dụng

Excel là công cụ rất đơn thuần, dễ dùng, hầu hết ai cũng sử dụng được từ khi là học viên, sinh viên .
Chính vì điều đó, doanh nghiệp sẽ không mất thời hạn hướng dẫn, đào tạo và giảng dạy nhân viên cấp dưới như khi dùng ứng dụng, công cụ .

2.3. Quản lý khách hàng bằng excel dễ dàng chỉnh sửa thông tin

Với Excel, bạn hoàn toàn có thể thêm hoặc bớt bất kỳ trường thông tin nào hay sửa dữ liệu nào đó một cách rất thuận tiện ( với Google sheet, để làm được điều này, bạn cần được cấp quyền sửa đổi ) .
Ngoài ra, Excel còn được cho phép bạn tạo lập rất nhiều công thức khác nhau, giúp dữ liệu hoàn toàn có thể tự động hóa đổi khác khi dữ liệu tương quan khác biến hóa .
Điều này giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, đặc biệt quan trọng trong việc thống kê những số lượng ( giá, doanh thu, lệch giá, doanh thu … ) của người mua .

2.4. Thông tin khách hàng tập trung trên 1 trang

Với năng lực được cho phép tạo gần như vô số dòng và cột nên bạn hoàn toàn có thể nhập toàn bộ những thông tin người mua trên 1 trang tính .
Từ đây, bạn hoàn toàn có thể bao quát về tệp người mua của mình và đưa ra những nghiên cứu và phân tích, nhận định và đánh giá về nhóm người mua, mẫu sản phẩm dịch vụ được ưa thích .

3. Nhược điểm khi quản lý khách hàng bằng Excel

Excel có nhiều ưu điểm, nó cung ứng khá tốt cho doanh nghiệp hoặc đơn vị chức năng kinh doanh thương mại có ít thông tin người mua và chỉ cần quản lý ở mức đơn thuần .
Tuy nhiên, khi dữ liệu ngày càng nhiều lên hoặc do nhu yếu bảo mật thông tin của doanh nghiệp, Excel lại thể hiện những điểm yếu kém khó khắc phục .

3.1. Dữ liệu có thể dễ dàng bị sửa đổi hoặc xóa

Ưu điểm của Excel là thuận tiện tùy chỉnh, sửa đổi thông tin nhưng đây cũng là điểm yếu kém bạn cần chú ý quan tâm .
Nếu bạn không thiết lập mật khẩu khi sử dụng file hoặc chọn chính sách hạn chế quyền chỉnh sửa list … dữ liệu sẽ có rủi ro tiềm ẩn bất kể ai cũng hoàn toàn có thể thuận tiện đổi khác .
Dù vậy, đây cũng không phải là giải pháp tối ưu để xử lý bởi nó sẽ hạn chế việc update những dữ liệu người mua phát sinh hằng ngày .

Ngoài ra, tùy thuộc vào cách bạn quản lý dữ liệu, nó có thể dẫn đến việc rò rỉ thông tin khách hàng quan trọng.

3.2. Tiêu tốn thời gian cho việc nhập và quản lý dữ liệu 

Ngoài thời hạn dành cho những hoạt động giải trí bán hàng trong thực tiễn, nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại thường phải dành nhiều thời hạn cho việc tổng hợp những văn bản, tài liệu, thông tin ; lập những báo cáo giải trình …
Trong một số ít thống kê đã chỉ ra rằng mỗi nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại mất ¼ số giờ thao tác cho những việc làm khác với trình độ kinh doanh thương mại chính của họ .
Điều này có nghĩa họ sẽ phải cắt giảm những hoạt động giải trí bán hàng hoặc làm thêm giờ để dành thời hạn cho việc làm “ bàn giấy ” .
Việc nhập và quản lý dữ liệu một cách thủ công bằng tay sẽ làm mất khá nhiểu thời hạn của nhân viên cấp dưới trong khi thời hạn này nên được sử dụng để chăm nom người mua tốt hơn. Không những vậy nó còn khiến nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại sẽ mất đi hứng thú, giảm động lực thao tác. Hậu quả cho doanh nghiệp là hiệu suất giảm, lệch giá giảm .
DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG CHUYÊN NGHIỆP

3.3. Kho dữ liệu ngày càng “cồng kềnh” với phiên bản V1, V2, …Vn 

Để thêm người mua mới hay update thông tin người mua hiện có, bạn thường phải copy 1 file khác cho “ chắc ăn ”, sau đó đưa lên kho dữ liệu chung. Với mỗi nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại và mỗi lần thao tác như vậy, họ lại tạo ra vô số file list người mua, khiến cho tệp dữ liệu này càng nặng và bạn sẽ không hề xác lập đâu là file khá đầy đủ, đúng chuẩn nhất .
Ngoài ra, việc những dữ liệu người mua phân tán ở nhiều file lại gây ra khó khăn vất vả cho việc tổng hợp dữ liệu, tăng rủi ro tiềm ẩn sai sót do làm thủ công bằng tay cũng như mất quá nhiều thời hạn update .

3.4. Khó tra cứu dữ liệu khách hàng

Trong vô số file list người mua bạn có, việc tìm kiếm thông tin của ai đó là điều có vẻ như khó khả thi và mất quá nhiều thời hạn. Chưa kể đến việc người mua đó đã bị “ lỡ tay ” xóa mất hoặc nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại quên lưu vào list thì dù bạn có tìm bao lâu cũng không hề thấy được .
Ngoài ra, để bảo mật thông tin list người mua, một số ít công ty tàng trữ những tệp Excel người mua trên một sever tại công ty. Nếu bạn muốn truy vấn dữ liệu này, bạn cần phải đăng nhập vào mạng công ty với ID và mật khẩu xác nhận .
Việc này quả thực khó khăn vất vả và phức tạp khi bạn thao tác ở nhà hoặc một nơi khác .

3.5. Nhiều người không thể cùng xem hay cập nhật thông tin

Với những tệp Excel được lưu theo hình thức trên sever, được cho phép những nhân viên cấp dưới cùng tra cứu nhưng không hề cùng “ tác nghiệp ” trên file đó trong cùng 1 thời gian. Điều này hoàn toàn có thể làm giảm hiệu suất cao việc làm và gây ra thiếu sót nguồn vào .
Với Google Sheet, việc tra cứu và update này đơn thuần hơn, mọi người đều hoàn toàn có thể cùng xem hay update. Tuy nhiên, rủi ro đáng tiếc thông tin bị chỉnh sửa, bị xóa là rất cao, thậm chí còn file biến mất trọn vẹn mà không biết ai là người triển khai .

3.6. Quá tải dữ liệu

Đây là 1 điểm yếu kém gây “ ức chế ” cho người dùng. Khi thông tin người mua của bạn lên tới 5000, 10.000 hoặc nhiều hơn nữa, hoàn toàn có thể khiến cho những file dễ bị “ đơ ”, máy tính hoàn toàn có thể “ treo ” vì file quá nặng .
Để sử dụng được, bạn phải chia nhỏ dữ liệu ra nhiều file khác nhau. Điều này lại khiến cho dữ liệu bị phân tán nhiều nơi, khó tra cứu và dẫn đến mất mát .

BẢNG TÓM TẮT ƯU & NHƯỢC ĐIỂM KHI QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL

4. CRM – Giải pháp thay thế việc quản lý khách hàng bằng Excel

Nhiều công ty đã nhận thấy những hạn chế của việc sử dụng Excel để quản lý người mua nhưng lại không biết giải pháp khắc phục là gì. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp .

Giải quyết tất cả những nhược điểm kể trên của việc lưu trữ thông tin khách hàng bằng Excel, phần mềm CRM ra đời giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp hơn từ đó giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn.

CRM là viết tắt của Customer Relationship Management có nghĩa Quản lý quan hệ khách hàng. Trong đó, phần mềm CRM là một loại công cụ giúp doanh nghiệp quản lý các mối quan hệ với khách hàng hiệu quả.  

Với ứng dụng CRM, bạn hoàn toàn có thể tích lũy, tàng trữ và nghiên cứu và phân tích thông tin như : thông tin cá thể, thông tin tổ chức triển khai, lịch sử dân tộc thanh toán giao dịch, hành vi mua hàng, doanh thu, … Các thông tin này sẽ được nhà quản lý nghiên cứu và phân tích, nhìn nhận và xu thế cho những hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, bán hàng tiếp theo .
Không chỉ có vậy, ứng dụng CRM còn giúp nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại thực thi ngay những thanh toán giao dịch với người mua trên ứng dụng như : gọi điện, gửi tin nhắn, gửi email .

Hệ thống tự động ghi nhận, cập nhật một phần tương tác vào lịch sử tương tác với khách hàng thay vì cập nhật thủ công tất cả thông tin. Nhờ đó, dữ liệu khách hàng luôn được cập nhật mới và chính xác nhất.

Việc tiến hành công cụ CRM vào quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp B2B không còn đau đầu về việc thất thoát data người mua .

Lấy ví dụ với phần mềm AMIS CRM của MISA, tất cả dữ liệu khách hàng được số hóa và lưu trữ tập trung trên hệ thống. Mọi dữ liệu khách hàng được lưu trữ trên phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và quản lý toàn bộ danh sách khách hàng, không lo sợ vấn đề thất thoát khách hàng. 

CRM cũng ghi chép, tàng trữ lại hàng loạt lịch sử dân tộc trao đổi, tương tác, thanh toán giao dịch với người mua giúp nhân viên cấp dưới chớp lấy mọi thông tin về người mua, giúp đội ngũ có cái nhìn xuyên suốt về người mua, đồng cảm người mua 360 độ để dữ thế chủ động trong những thanh toán giao dịch. Tức thời chớp lấy được lịch sử dân tộc trao đổi, thanh toán giao dịch với người mua từ khi mua hàng đến hiện tại, giúp NVKD hiểu người mua, từ đó chăm nom người mua tốt hơn và bán chéo những mẫu sản phẩm tương thích với nhu yếu của người mua. Nhân viên mới hoàn toàn có thể nhận chuyển giao dữ liệu và chớp lấy hàng loạt lịch sử vẻ vang thanh toán giao dịch với người mua trước đó để liên tục chăm nom. Nhà quản lý thuận tiện chớp lấy thông tin về hàng loạt người mua, lịch sử vẻ vang thanh toán giao dịch và tương tác giữa nhân viên cấp dưới và người mua để đưa ra những quyết định hành động kinh doanh thương mại tương thích .

5. So sánh quản lý khách hàng bằng CRM và Excel

Để tưởng tượng rõ hơn sự khác nhau giữa việc quản lý khách hằng bằng CRM và Excel, mời bạn cùng xem bảng so sánh dưới đây :

BẢNG SO SÁNH SỰ KHÁC NHAU GIỮA QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL VÀ CRM

6. Ưu điểm của việc sử dụng CRM để quản lý khách hàng

Như bạn đã thấy, lưu trữ khách hàng bằng Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro. Ngược lại quản lý khách hàng với phần mềm CRM không những giúp doanh nghiệp lưu trữ data khách hàng tập trung, chuyên nghiệp, an toàn và bảo mật mà còn giúp khai thác thông tin khách hàng hiệu quả để bứt phá doanh thu.

Sau đây là 7 ưu điểm của việc sử dụng CRM :

6.1. Tạo lập hồ sơ 360 độ về khách hàng

CRM được cho phép tàng trữ rất nhiều thông tin về người mua, gồm có thông tin cá thể, thông tin tổ chức triển khai, lịch sử vẻ vang tương tác – thanh toán giao dịch, hành vi mua hàng … Qua đây, doanh nghiệp sẽ có được hiểu biết tổng lực về người mua .
Điều này giúp doanh nghiệp mang đến cho người mua những giá trị tương thích với mong ước, nhu yếu của họ, cá thể hóa những thông điệp bán hàng giúp họ hài lòng hơn .
Lấy ví dụ với ứng dụng AMIS CRM của MISA, thông tin người mua được tàng trữ tập trung chuyên sâu, rất đầy đủ trên ứng dụng giúp nhân viên cấp dưới chớp lấy mọi thông tin về người mua, đồng cảm người mua 360 độ để dữ thế chủ động trong những thanh toán giao dịch .

6.2. Quản lý tập trung mọi thông tin khách hàng

Với CRM, bạn không cần tạo ra file nào cả, việc của bạn là nhập dữ liệu nguồn vào, mạng lưới hệ thống sẽ tổng hợp và tạo ra profile cho người mua .
Tất cả dữ liệu này tàng trữ tập trung chuyên sâu trên ứng dụng, bạn hoàn toàn có thể thuận tiện quản lý mọi lúc, mọi nơi .
Lấy ví dụ với ứng dụng AMIS CRM của MISA, tổng thể dữ liệu người mua được số hóa và tàng trữ tập trung chuyên sâu trên mạng lưới hệ thống. Mọi dữ liệu người mua được tàng trữ trên ứng dụng giúp doanh nghiệp thuận tiện chớp lấy và quản lý hàng loạt list người mua, không thấp thỏm yếu tố thất thoát người mua .

Với thông tin người mua được tàng trữ tập trung chuyên sâu trên ứng dụng thì :

+ Nhân viên mới có thể nhận bàn giao dữ liệu và nắm bắt toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng trước đó để tiếp tục chăm sóc.

+ Tức thời nắm bắt được lịch sử trao đổi, giao dịch với khách hàng từ khi mua hàng đến hiện tại, giúp NVKD hiểu khách hàng, từ đó chăm sóc khách hàng tốt hơn và bán chéo các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

+ Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin về toàn bộ khách hàng, lịch sử giao dịch và tương tác giữa nhân viên và khách hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

6.3. Giảm thiểu rủi ro thông tin khách hàng bị thay đổi hoặc xóa

Phần mềm CRM giúp tàng trữ tập trung chuyên sâu mọi dữ liệu người mua tại 1 nơi ( ứng dụng ) nhưng với tính năng phân quyền hoạt động giải trí : chỉ những người được được cho phép với có thông tin tài khoản và truy vấn CRM ; hạn chế hành vi trên CRM ( chỉ được nhập thông tin, không được chỉnh sửa / xóa … ) ; lưu “ dấu vết ” những hoạt động giải trí trên ứng dụng : nhập liệu, chỉnh sửa, xóa, … từ thông tin tài khoản nào, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu một cách bảo đảm an toàn nhất .
Cụ thể trên ứng dụng AMIS CRM tính năng phân quyền truy vấn trên AMIS CRM được cho phép chọn cá thể, bộ phận được xem dữ liệu giúp bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu người mua với những cá thể, bộ phận không tương quan. Tính năng phân quyền chỉnh sửa, được cho phép chỉ người được chọn mới được chỉnh sửa, thêm bớt dữ liệu, xuất dữ liệu giúp tránh thực trạng dữ liệu bị sửa, xóa, mất không mong ước, nhờ đó dữ liệu kinh doanh thương mại được bảo vệ bảo đảm an toàn .

6.4. Dễ dàng truy cập, cập nhật dữ liệu ở bất cứ nơi đâu

Sử dụng On – Cloud CRM, bạn hoàn toàn có thể truy vấn từ bất kể đâu và trên bất kể thiết bị nào có liên kết Internet ( smartphone, máy tính bảng, máy tính … ) để xem và nhập dữ liệu người mua .
Bạn hoàn toàn có thể thuận tiện đăng nhập ứng dụng và thao tác từ bên ngoài văn phòng giống như khi bạn làm tại công ty .
Ví dụ với ứng dụng AMIS CRM, bên cạnh phiên bản web còn có phiên bản Mobile giúp tương hỗ thao tác mọi lúc mọi nơi .

6.5. Nhiều người dùng có thể truy cập cùng 1 thời điểm

Mỗi người dùng được cấp 1 thông tin tài khoản ( account ), khi sử dụng chỉ cần đăng nhập với tên và mật khẩu. Mỗi thông tin tài khoản này đều hoàn toàn có thể xem dữ liệu tùy thuộc phạm vi phân quyền bởi nhà quản lý .
Như vậy, cùng một thời gian, bạn và đội ngũ của mình đều hoàn toàn có thể xem, update dữ liệu mà không gặp phải bất kỳ sự hạn chế hay quá tải nào .

6.6. Cải thiện hiệu quả tương tác với khách hàng

Với tính năng ghi nhận lịch sử dân tộc tương tác với người mua của từng nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại, bạn sẽ luôn chớp lấy được việc nhân viên cấp dưới đã tương tác với khách như thế nào, hiệu quả thế nào .
Nhờ vào việc này, bạn sẽ có được rất nhiều thông tin có ích mà qua đó, bạn sẽ nhận ra có lỗ hổng nào trong quá trình bán hàng không, mình cần huấn luyện và đào tạo thêm gì cho nhân viên cấp dưới hay loại sản phẩm – dịch vụ cần triển khai xong theo hướng nào, v.v …
Hiệu quả bán hàng của bạn chắc như đinh sẽ được nâng cao bởi những hoạt động giải trí tối ưu này .

6.7. Nâng cao hiệu suất, gia tăng doanh số

Như đã nghiên cứu và phân tích ở trên, nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại của bạn sẽ có nhiều thời hạn dành cho việc bán hàng hơn bởi những việc làm “ bàn giấy ” đã được CRM giải quyết và xử lý, đồng nghĩa tương quan với việc hiệu suất cao bán hàng sẽ tăng lên .
Ngoài ra, với việc đồng cảm người mua qua hồ sơ người mua 360 độ, bạn sẽ thuận tiện mang đến những thưởng thức tương thích, người mua hài lòng về bạn, về mẫu sản phẩm – dịch vụ bạn mang đến, điều này đồng nghĩa tương quan với việc bạn có sẽ có nhiều người mua trung thành với chủ hơn .

Thống kê đã cho thấy việc áp dụng CRM vào quản lý dữ liệu khách hàng & quản lý hoạt động bán hàng sẽ giúp giảm 20% chi phí; tăng 10% tỷ lệ thăng, 25% doanh thu, 25% tỷ suất lợi nhuận, 35% sự hài lòng của khách hàng. 

Kết luận

Việc quản lý người mua bằng Excel mang lại nhiều quyền lợi nhưng cũng thể hiện nhiều hạn chế cho hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến để quản lý dữ liệu người mua là vô cùng thiết yếu và ngày càng trở thành xu thế tất yếu .
Công nghệ không chỉ giúp bảo mật thông tin dữ liệu mà còn giúp Doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, nâng cao hiệu suất thao tác của nhân viên cấp dưới do được tập trung chuyên sâu vào những việc chính, quan trọng nhất .
Hi vọng với những thông tin chi tiết cụ thể trên đây sẽ giúp bạn thuận tiện quyết định hành động ứng dụng ứng dụng CRM vào hoạt động giải trí quản lý người mua của mình .

AMIS CRM – Giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng chuyên nghiệp và chăm sóc khách hàng tốt hơn

ĐỘI NGŨ TƯ VẤN VIÊN TẠI MISA SẴN SÀNG HỖ TRỢ TƯ VẤN CHO ANH/CHỊ 24/7

Tham khảo thêm một số bài viết hay khác: 

 1,293 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

1

Trung bình: 5]

Source: https://vh2.com.vn
Category : Bảo Mật