Phương Án Quản Lý Vận Hành Chung Cư Hiệu Quả Chi Tiết

Bạn đang đọc: Phương Án Quản Lý Vận Hành Chung Cư Hiệu Quả Chi Tiết

5/5 – ( 3 votes )

Phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả sẽ giúp cho chủ đầu tư xây dựng được quy trình vận hành bài bản. Hãy cùng công ty quản lý vận hành chung cư Nhật Bản Asahi Japan xây dựng phương án quản lý vận hành chung cư chi tiết qua bài viết dưới đây.

I. Phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả

Để quản lý vận hành hiệu suất cao, mỗi chung cư cần có những phương án quản lý về những khuôn khổ công tác làm việc riêng không liên quan gì đến nhau ( bảo mật an ninh, vệ sinh, kỹ thuật, hành chính và nhân sự ). Mỗi phương án đều cần có tiến trình tiến hành việc làm khác nhau .

1. Phương án bảo mật an ninh

Một phương án quản lý an ninh hiệu quả sẽ giúp chung cư được đảm bảo an toàn, tạo được tâm lý an tâm tin tưởng cho cư dân. Chính vì vậy, bộ phận an ninh cần phải nắm vững được trách nhiệm công việc của mình:

• Mục đích công việc tuần tra:tuần tra sảnh và bảo mật an ninh camera, thang máy .
• Nắm vững sơ đồ, mặt bằng tòa nhà( khu vực công cộng, lối ra vào, lối thoát hiểm, khu vực dành cho nhân viên cấp dưới, những phòng máy, khu vực để xe, .. ) để hoàn toàn có thể hướng dẫn cho khách đến tòa nhà. Xử lý những trường hợp khẩn cấp một cách nhanh gọn .

STT	Vị trí bảo vệ	Số vị trí	Thời gian thao tác	Nhiệm vụ chính
1	Trưởng ca	01	24/24	Kiểm soát + tuần tra chung
2	Tuần tra sảnh và camera	01	24/24	Đảm bảo bảo mật an ninh khu vực sảnh, thang máy Quan sát camera và giải quyết và xử lý tín hiệu báo cháy
3	Kiểm soát xe ra vào bãi đỗ xe	01	24/24	Vận hành mạng lưới hệ thống trấn áp phương tiện đi lại
4	An ninh văn phòng	01	16/24	Đảm bảo bảo mật an ninh khu vực sảnh, thang máy

• Các khu vực bên trong tòa nhà chung cư, công trường:
  • Kiểm tra từng tầng của tòa nhà ,
  • Các khu vực công cộng ( khu vực để xe, .. )
  • Hệ thống phòng cháy chữa cháy của những tầng, máy phát điện. Hành lang, lối đi, lối thoát hiểm khẩn cấp của tòa nhà phải luôn thông thoáng .
  • Rác, túi – bao đựng vứt ở khu công cộng phải được nhặt để vào nơi theo lao lý .
• Kiểm tra các khu vực trên đường đi tuần tra:kiểm tra những tường chắn xung quanh tòa nhà, mạng lưới hệ thống đèn, gia tài bên trong và ngoài tòa nhà chung cư. Các biển hướng dẫn, mạng lưới hệ thống sinh thái xanh xung quanh tòa nhà phải bảo vệ hàng loạt hoạt động giải trí tốt .
• Phát hiện người đáng ngờ: giúp cho những đơn vị chức năng có tương quan tìm hiểu khi thiết yếu .
  • Chú ý nhận dạng : giới tính, độ cao, quần áo, hành vi, … Bố trí người giám sát, theo dõi để ngăn ngừa hậu quả xấu hoàn toàn có thể xảy ra .
  • khôn khéo tiếp cận và khám phá

• Phát hiện chiếc xe đáng ngờ:

• • Chú ý màu xe, hãng xe, đời xe, biển số xe, dấu viết đặc biệt quan trọng của xe .
  • Kiểm tra những người xung quanh để xác lập chủ sở hữu xe
  • Không di dời, bao trùm hoặc sờ vào xe ( trường hợp hoài nghi trong xe có vật tư gây nổ )
  • Giữ mọi người tránh xa
• Phát hiện cửa tủ, của gian hàng hay văn phòng chưa khóa: Báo cáo cho trưởng ca trực đề xuất một người gần đó làm nhân chứng thứ 3, giữ nguyên vị trí và tuyệt đối không lục lọi đồ bên trong. Trưởng ca cần xuất hiện và người thứ 3 cùng lập biên bản miêu tả cụ thể, đồng thời thực thi niêm phong .
• Phát hiện gian hành không niêm phong, niêm phong không còn nguyên trạng (rách, bong, mất dấu) có nguy cơ mất tài sản bên trong:lúc này nhân viên cấp dưới bảo vệ chỉ cần có người làm chứng. Sau đó phải báo với trưởng ca trực để triển khai chụp ảnh, lập biên bản diễn đạt thực trạng bắt đầu ghi nhận và thực thi dán bổ trợ niêm phong .
• Phát hiện và xử lý tình huống an ninh:phát hiện và giải quyết và xử lý kịp thời những trường hợp bảo mật an ninh xảy ra trong khu vực tòa nhà
• Bảo bảo tần suất và thời gian tuần tra: bảo vệ thời hạn tuần tra luôn đúng theo lao lý .
• Báo cáo tuần tra:những thiết bị chuyển giao phải khá đầy đủ trong thực trạng tốt. Các bản báo cáo giải trình được điền chi tiết cụ thể, không thiếu thông tin .

>>>||Xem thêm: Quy định tiêu chuẩn diện tích căn hộ chung cư luật nhà nước

2. Phương án vệ sinh

Vệ sinh là hạng mục không thể bỏ qua khi xây dựng phương án quản lý vận hành chung cư. Phương án quản lý vệ sinh cần đảm bảo đáp ứng được 2 tiêu chí:

• Xây dựng được bảng phân loại nhân sự lao động
• Quy trình trấn áp số lượng thực thi công tác làm việc vệ sinh .

Dưới đây là bảng phân loại nhân sự vệ sinh mà Asahi Japan kiến thiết xây dựng cho một người mua :

STT	Vị trí	7 h00 – 17 h00	7 h00 – 16 h00	6 h00 – 20 h00
	Căn hộ
1	Hầm B1, thang bộ	01
2	Hành Lang những tầng	01
3	Sảnh, thang máy, ngoại cảnh			01
	Thương mại
1	Hành lang công cộng tầng 1, 2		01
2	Hành lang, toilet những tầng 3, 4	01
	Tổng nhân sự	03	01	01

Tùy theo quy mô, diện tích quy hoạnh của chung cư mà ban quản lý vận hành chung cư sẽ có kiểm soát và điều chỉnh tương thích .
Quy trình những bước quản lý chất lượng vệ sinh tòa nhà chung cư :

Lập bảng việc làm vệ sinh theo hợp đồng

⇓

Yêu cầu nhà thầu gửi bản kế hoạch thao tác trong tháng

⇓

Trưởng ban quản lý theo dõi công tác làm việc vệ sinh ở những khu vực theo thứ tự ( Hàng ngày )

Bảng tên tòa nhà Sảnh thang và bên trong cabin thang máy Hành lang tầng và khu vực phòng rác Thùng thư, cửa và vách kính, vách đá trong tầm với Khu vực đậu xe và tầng hầm Kiểm tra lại những tầng và thiết bị Khu vực sân vườn, rãnh thoát nước xung quanh Xem thêm: Tin tuyển sinh Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội 2022 Các phòng tính năng, khu vực tiện ích khác của dự án Bất Động Sản Thu gom rác đúng nơi pháp luật Theo dõi và update khối lượng rác thu gom hàng ngày

⇓

Trưởng BQL theo dõi việc làm định kỳ hàng tuần

Quét tay vịn cầu thang bộ Tổng vệ sinh kính, vách trên cao ( dưới 4 m ) Lau thiết bị phòng cháy chữa cháy Lau thang tay vịn tầng hầm vệ sinh thùng rác Báo cáo việc làm hàng tuần Họp hàng tuần để nhìn nhận và theo dõi chất lượng dịch vụ

⇓

Trưởng BQLTN theo dõi việc làm định kỳ hàng tháng

Vệ sinh hiên chạy bằng thiết bị chuyên sử dụng Vệ sinh và quét mạng nhện rác rưởi Vệ sinh rãnh thoát nước tầng hầm Vệ sinh mái che sảnh, tầng mái Vệ sinh những thiết bị lắp ráp khác ( cửa, những lỗ thông gió ) Báo cáo việc làm hàng tháng Xác nhận việc làm và nhân sự thao tác trong tháng

3. Phương án vận hành và bảo trì kỹ thuật

Đối với phương án vận hành bảo trì kỹ thuật, ban quản lý chung cư cần kiến thiết xây dựng được quá trình trấn áp kỹ thuật, nghĩa vụ và trách nhiệm của những bên tương quan .

Đây là những hạng mục quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của cư dân. Chính vì vậy, ban quản lý tòa nhà không nên đưa ra các phương án qua loa, không hiệu quả.

Hệ thống quản lý kỹ thuật tòa nhà chung cư được giám sát ngặt nghèo 24/7. Các kỹ thuật viên được phân công 3 ca trực. Nhiệm vụ là kiểm tra checklist trạng thái hoạt động giải trí của hệ thống thiết bị kỹ thuật, phát hiện những trạng thái hoạt động giải trí không bình thường .
Từ đó, yêu cầu phương án thay thế sửa chữa, thay thế sửa chữa thiết bị, bảo dưỡng bảo trì hệ thống thiết bị luôn trong thực trạng hoạt động giải trí tốt .
Trách nhiệm những bên trong công tác làm việc tiến hành phương án vận hành, bảo trì kỹ thuật nhà chung cư :

• Ban quản trị chung cư:
  • Sắp xếp công ty quản lý tòa nhà một phòng để sử dụng làm văn phòng tổ kỹ thuật cơ bản ( bàn và ghế, máy in, máy tính, điện thoại thông minh, … )
  • Cử nhân viên phối hợp, tương hỗ công ty quản lý tòa nhà trong quy trình tiến độ chuyển giao vận hành .
  • Bàn giao hồ sơ, tài liệu kỹ thuật hướng dẫn vận hành của toàn bộ mạng lưới hệ thống .
  • Bàn giao hồ sơ bảo dưỡng, bảo trì
  • Lập list thống kê những thiết bị chiếu sáng, thang máy, …
  • Cung cấp list liên lạc của những đơn vị chức năng cung ứng dịch vụ kỹ thuật cho những mạng lưới hệ thống trong tòa nhà .
• Công tác quản lý của Asahi Japan
  • Tổ chức nhân sự triển khai những yếu tố tương quan đến tổ chức triển khai quản lý vận hành mạng lưới hệ thống kỹ thuật
  • Lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì mạng lưới hệ thống
  • Lập những biểu mẫu kiểm tra
  • Thực hiện thay thế sửa chữa tái tạo hư hỏng nhỏ .

4. Phương án quản lý tài chính

Khi kiến thiết xây dựng phương án quản lý tài chính cho tòa nhà chung cư, ban quản lý sẽ lập kế hoạch cho những hoạt động giải trí thu – chi và báo cáo giải trình thống kê kinh tế tài chính .

Quản lý tài chính vốn là yếu tố nhạy cảm so với những ban quản lý chung cư. Chính vì thế, cần bảo vệ mọi tiến trình được diễn ra minh bạch và công khai minh bạch .

• Lập kế hoạch cho các khoản thu – chi:

• • Quy trình thu chi tài chính:thiết kế xây dựng tiến trình và tiến hành thu – chi những khoản kinh tế tài chính tương quan đến dịch vụ tòa nhà một cách rõ ràng .
  • Các khoản thu:lệch giá từ quảng cáo thang máy, trạm đặt ATM, internet, gửi xe, vệ sinh, bảo mật an ninh tòa nhà, …
  • Các khoản chi:nhân sự, dụng cụ thay thế sửa chữa, trang thiết bị vận hành tòa nhà ( thang máy, camera, điện nước công cộng, … )
  • Báo cáo thông kế tài chính:Triển khai lập báo cáo giải trình thống kê kinh tế tài chính theo chu kỳ luân hồi .

Bộ phận	Bước	Quy trình triển khai
Kỹ thuật	1	Chốt nước căn hộ cao cấp ngày 25 hàng tháng Chốt điện khu văn phòng ngày 7 hàng tháng
Trưởng BQL tòa nhà	2	Kiểm tra tài liệu diện tích quy hoạnh căn hộ chung cư cao cấp, số xe ĐK, nợ khác và lập phiếu báo chi
Lễ tân	3	Gửi báo phí đến hòm thư email / SMS cho dân cư từ ngày 1 – 5 hàng tháng
Lễ tân, trưởng ban	4	Cư dân sẽ đóng phí trực tiếp hoặc giao dịch chuyển tiền
Lễ tân	5	Đến ngày 15 hàng tháng sẽ nhắc lại báo phí và chuyển tin nhắn SMS / thông tin thu phí lần 2, 3 so với căn hộ cao cấp chưa giao dịch thanh toán
Kỹ thuật	6	Ngày 25 hàng tháng sẽ tạm ngưng cung ứng dịch vụ so với căn hộ chung cư cao cấp chưa thanh toán giao dịch phí
Trưởng ban / lễ tân / Kỹ thuật	7	Sau khi dân cư thanh toán giao dịch toàn bộ những khoản phí, kỹ thuật sẽ mở nước lại cho sử dụng

5. Phương án quản lý hành chính

Công tác quản lý hành chính tốt sẽ là nền tảng vững chắc giúp cho phương án quản lý vận hành chung cư diễn ra trôi chảy hiệu quả. Khi xây dựng phương án quản lý hành chính cần lưu ý những điều sau:

• Quy trình làm việc:kiến thiết xây dựng quy trình tiến độ tiếp đón, giao nhận thư tín, chứng từ, văn bản hành chính của tòa nhà .
• Tổng kết báo cáo hoạt động của chung cư:kiến thiết xây dựng quy trình tiến độ báo cáo giải trình tổng kết định kỳ ( hàng tháng, hàng quý ) .
• Chăm sóc khách hàng:kiến thiết xây dựng quy trình tiến độ tiếp đón, giải đáp vướng mắc và phản hồi quan điểm của người mua. Đón tiếp và hướng dẫn người mua trong khoanh vùng phạm vi tòa nhà, giải quyết và xử lý đồ thất lạc .

6. Phương án quản lý nhân sự

Triển khai phương án quản lý vận hành chung cư luôn cần một lượng lớn nhân sự, những dịch chuyển về số lượng nhân sự hoàn toàn có thể kéo theo ngân sách và chất lượng của những hoạt động giải trí quản lý vận hành khác .

Khi kiến thiết xây dựng phương án quản lý nhân sự cần chú ý quan tâm :

• Phương án tuyển dụng: thiết kế xây dựng phương án tuyển dụng và giảng dạy nhân sự, liên tục tổ chức triển khai những buổi training trình độ, nâng cao năng lượng và kỹ năng và kiến thức giải quyết và xử lý trường hợp .
• Phương án quản lý:thiết kế xây dựng chính sách quản lý, phối hợp nguồn nhân sự hài hòa và hợp lý giữa những bộ phận và phòng ban. Sao cho mọi hoạt động giải trí được diễn ra trôi chảy, tận dụng tối đa nguồn nhân lực .

>>>||Bạn có biết: Hệ thống cấp thoát nước chung cư, tòa nhà cao tầng tiêu chuẩn

II. Tại sao phải lập công tác báo cáo?

Lập báo cáo giải trình giúp nhà quản lý, chủ góp vốn đầu tư chớp lấy được hàng loạt vấn đề tài chính, hạ tầng, số lượng dân cư tòa nhà chung cư .
Giúp nhà đầu tư, quản lý thấy được doanh thu và hiệu suất cao việc làm .
Thấy được năng lượng của đơn vị chức năng quản lý từ đó có giải pháp kiểm soát và điều chỉnh tương thích .

Một bản báo cáo giải trình hiệu suất cao cần phân phối vừa đủ thông tin :

• Tình hình kinh doanh thương mại, thu / chi – lãi / lỗ của tòa chung cư .
• Các khoản thu tương quan đến thuế – phí cần góp phần cho nhà nước theo pháp luật của pháp lý .
• Công tác tiến hành những khuôn khổ bảo mật an ninh, vệ sinh, kỹ thuật
• Báo cáo về hạ tầng, mạng lưới hệ thống, trang bị cần được bảo dưỡng – bảo trì
• Tình hình nhân sự, báo cáo giải trình về số lượng, cụ thể công của của những vị trí .
• Những yếu tố còn tồn dư, phương án cùng thời hạn xử lý .
• Phương hướng cùng kế hoạch hoạt động giải trí trong thời hạn tiếp theo .

Bên cạnh đó, để lập báo cáo giải trình khá đầy đủ cụ thể, ban quản lý cần chú ý quan tâm :

• Người lập báo cáo giải trình phải có kiến thức và kỹ năng cơ bản, chớp lấy được hết tình hình của tòa nhà
• Báo cáo cần phải cụ thể, dễ đọc, dễ hiểu
• Báo cáo cần phải trung thực, những khoản thu chi phải có hóa đơn chứng từ xác nhận
• Báo cáo cần phải đúng chuẩn, khách quan .

III. Xây dựng phương án quản lý vận hành chung cư với Asahi Japan

Để xây dựng phương án quản lý vận hành tòa nhà chung cư hiệu quả cần đến đơn vị uy tín, chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.

Asahi Japan là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà với quy trình làm việc bài bản, tự hào là đối tác, đơn vị tác chiến với nhiều dự án lớn:

• Dự án Green Pearl Thành Phố Hà Nội ,
• Goldland Plaza Quảng Ninh ,

• …

  Xem thêm: HUTECH chính thức công bố Đề án tuyển sinh Đại học chính quy năm 2022

||Thông tin liên hệ:

Lời kết

Để được tư vấn kỹ hơn về phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Asahi Japan để được hỗ trợ và tư vấn.

||Xem thêm bài viết khác:

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ