TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất 2022 – Review chi tiết

Trong mỗi doanh nghiệp, lưu trữ và quản lý hồ sơ nội bộ là công tác cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm phòng tránh nguy cơ thất thoát, rò rỉ những thông tin dữ liệu quan trọng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí vào quy trình quản lý hồ sơ nhằm số hóa tài liệu và nâng cao tính bảo mật. Để giúp các doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu, 1Office sẽ review chi tiết ưu nhược điểm của 10 phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí phổ biến trên thị trường hiện nay.

I. Những khó khăn vất vả trong công tác làm việc quản lý tàng trữ hồ sơ truyền thống lịch sử

Trong quy trình hoạt động giải trí của doanh nghiệp, mỗi nhiệm vụ và quy trình tiến độ sẽ phát sinh ra nhiều loại hồ sơ, sách vở khác nhau. Hồ sơ chính là địa thế căn cứ pháp lý ghi lại mọi hoạt động giải trí của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi, trấn áp và nhìn nhận tiến trình, tình hình việc làm. Tuy nhiên, “ tuổi đời ” của doanh nghiệp ngày càng cao thì đồng nghĩa tương quan với việc số lượng hồ sơ tàng trữ ngày càng nhiều, hoàn toàn có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn tài liệu trong vòng vài năm. Khi đó, những giải pháp tàng trữ và quản lý hồ sơ truyền thống lịch sử sẽ trở nên “ cồng kềnh ” và thể hiện rõ nhiều điểm yếu kém như :

• Gây khó khăn và mất thời gian trong việc tìm kiếm, truy xuất hồ sơ
• Phải bỏ ra một khoản phí lớn cho văn phòng phẩm định kỳ với hàng loạt chi phí in ấn, giấy tờ, tủ chứa,…
• Dễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu, gây gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệp
• Giảm năng suất của nhân sự do phải thực hiện công tác soạn thảo, lưu trữ, quản lý và luân chuyển hồ sơ thủ công

II. Tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí

Với sự phát triển của khoa học công nghệ cùng xu hướng số hóa tài liệu, các phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí ra đời và trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng văn phòng số. Những tính năng chính của phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp bao gồm:

Đối với quản lý

• Tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ, quản lý hồ sơ cho doanh nghiệp
• Giúp kiểm soát, theo dõi và phê duyệt hồ sơ từ xa trên hệ thống
• Phân quyền quản lý hồ sơ chi tiết tới từng cá nhân, phòng ban
• Bảo mật dữ liệu hồ sơ cho doanh nghiệp tuyệt đối, tránh nguy cơ bị rò rỉ, thất thoát thông tin

Đối với nhân viên

• Truy cập và chia sẻ hồ sơ trong nội bộ doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng
• Cung cấp dữ liệu hồ sơ cho công tác lập báo cáo, thống kê để trình lên cấp trên

III. TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp

1. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp tổng lực 1O ffice

Phần mềm quản lý hồ sơ 1O ffice là mạng lưới hệ thống tàng trữ và quản lý tài liệu hồ sơ tổng lực cho mọi doanh nghiệp được tích hợp trên nền tảng quản trị doanh nghiệp 1O ffice. Với 7 năm kinh nghiệm tay nghề sát cánh cùng hơn 5.000 doanh nghiệp “ chinh chiến ” trên cuộc đua quy đổi số, 1O ffice là giải pháp số hóa, tự động hóa hàng loạt tài nguyên trong doanh nghiệp và tập trung chuyên sâu trên một nền tảng duy nhất. 1O ffice phân phối bộ công cụ tiêu biểu vượt trội xử lý mọi bài toán trong quản trị và tàng trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tiến độ quản lý và vận hành và tổ chức triển khai việc làm :

• Giúp tiết kiệm ⅕ thời gian tìm kiếm và truy xuất hồ sơ so với phương pháp thủ công truyền thống
• Xây dựng văn phòng số hóa không giấy tờ, giảm thiểu tối đa chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ cứng
• Kho hồ sơ tài liệu được đồng bộ với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống, giúp quy trình quản lý hồ sơ diễn ra xuyên suốt, liền mạch giữa các bộ phận

Nhận tư vấn miễn phí

Tính năng nổi bật

Khởi tạo dữ liệu hồ sơ

• Tải hồ sơ lên phần mềm dưới nhiều định dạng như word, excel, pdf,…
• Phân loại rõ ràng các loại hồ sơ cá nhân, hồ sơ công ty, hồ sơ được chia sẻ để thuận tiện trong việc tìm kiếm
• Cho phép tạo nhiều thư mục con giúp tổ chức quản lý hồ sơ một cách khoa học

Quản lý hồ sơ

• Linh hoạt chia sẻ và phân quyền sử dụng hồ sơ cho các cá nhân, phòng ban
• Cho phép người dùng được cấp quyền thực hiện các thao tác như di chuyển, sao chép, đổi tên hồ sơ

Ký số hồ sơ

• Cho phép ký duyệt hồ sơ trực tiếp trên phần mềm mọi lúc mọi nơi, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao dịch điện tử và ký tá văn bản nội bộ
• Đảm bảo các tiêu chuẩn pháp lý về ký số, hỗ trợ ký nhiều hồ sơ cùng 1 lúc

Hình thức lưu trữ: 1Office cung cấp 2 gói triển khai On-Cloud và On-Premise để doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn dựa trên nhu cầu quản trị.

2. Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu WeOne

Phần mềm quản lý kho hồ sơ tài liệu WeOne thuộc mạng lưới hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WeOne. WeOne được coi như “ thư viện số ” của doanh nghiệp, giúp người dùng thuận tiện tìm kiếm và san sẻ hồ sơ với mức độ bảo mật thông tin cao .

Tính năng nổi bật

• Quản lý các hồ sơ của cá nhân, phòng ban, tổ chức tập trung trên 1 hệ thống
• Chức năng tìm kiếm theo từ khóa và tìm kiếm nâng cao theo bộ lọc giúp tra cứu hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng
• Bảo mật thông tin hồ sơ bằng cách phân quyền truy cập, đặt mật khẩu và lưu lịch sử chỉnh sửa hồ sơ
• Tăng cường khả năng cộng tác giữa các phòng ban với tính năng chia sẻ, phân quyền chỉnh sửa linh hoạt

Hình thức lưu trữ: On premise cài đặt trực tiếp phần mềm lên máy chủ của doanh nghiệp

3. Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ TechMoss

TechMoss là phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ doanh nghiệp vừa và nhỏ nằm trong hệ sinh thái công nghệ phần mềm y tế, được sử dụng thông dụng trong những bệnh viện, nhà thuốc, phòng khám. Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí TechMoss giúp số hóa và tàng trữ những loại văn bản, hồ sơ, công văn ship hàng cho công tác làm việc điều hành quản lý và quản trị việc làm với những tính năng cơ bản .

Tính năng nổi bật

• Phân loại hồ sơ, hợp đồng, công văn đi – đến một cách khoa học
• Tìm kiếm thông tin văn bản, hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, dễ dàng
• Khả năng mở rộng dung lượng và tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp
• Chia sẻ tài liệu, hồ sơ dễ dàng, nhanh chóng cho các phòng ban
• Phân quyền quản lý hồ sơ cho nhân viên chi tiết theo cấp bậc, vị trí làm việc

Hình thức lưu trữ: On premise hoặc On Cloud

4. Phần mềm tàng trữ và quản lý hồ sơ DocEye

Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí DocEye cung ứng cho những cơ quan, doanh nghiệp kho tàng trữ tài liệu điện tử tập trung chuyên sâu trên phần mềm, tương hỗ tìm kiếm tài liệu nhanh gọn, san sẻ linh động, bảo đảm an toàn và trọn vẹn bảo mật thông tin .

Tính năng nổi bật

• Kho lưu trữ hồ sơ số tập trung: Số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu lên phần mềm, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý và giảm thiểu chi phí in ấn, bảo quản thủ công.
• Dễ dàng tìm kiếm hồ sơ: Tra cứu các hồ sơ cần thiết nhanh chóng, thuận tiện với công cụ tìm kiếm và các thư mục được sắp xếp khoa học.
• Chia sẻ hồ sơ linh hoạt và an toàn: Chia sẻ hồ sơ bằng cách phân quyền truy cập cho các thành viên.
• Thống kê chi tiết và trực quan: Thống kê cụ thể số lượng và tình trạng của các loại hồ sơ giúp nhà quản lý kiểm soát hồ sơ hiệu quả, hạn chế tối đa thất lạc.

Hình thức lưu trữ: On premise dựa trên cơ sở hạ tầng CNTT của doanh nghiệp

5. Phần mềm quản lý hồ sơ việc làm miễn phí Google Drive

Google Drive là phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí thông dụng nhất trên toàn quốc tế, được tăng trưởng bởi “ ông lớn ” Google. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp trực tuyến Google Drive phân phối khoảng trống bộ nhớ trên nền tảng đám mây giúp người dùng thuận tiện tải và tàng trữ hồ sơ tài liệu dưới bất kể định dạng nào .

Tính năng nổi bật

• Sắp xếp và quản lý hồ sơ theo các thư mục lớn, nhỏ một cách khoa học
• Hỗ trợ tải hồ sơ với dung lượng lớn mà vẫn giữ nguyên chất lượng với nhiều định dạng khác nhau
• Hỗ trợ chỉnh sửa hồ sơ tài liệu trực tuyến nhờ liên kết với 3 công cụ Google Docs, Google Sheets và Google Slides
• Cho phép chia sẻ và cộng tác với nhiều người dùng một lúc, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả
• Tra cứu hồ sơ dễ dàng bằng thanh công cụ hỗ trợ tìm kiếm từ cơ bản cho đến nâng cao (chọn trường, tiêu chí)

Hình thức lưu trữ: On Cloud, người dùng cần tạo tài khoản Google và đăng nhập trên Web hoặc App điện thoại

>> XEM NGAY: 7 phần mềm quản lý tài liệu mà dân văn phòng phải nắm rõ

6. Phần mềm quản lý hồ sơ Rubex

eFileCabinet là giải pháp phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp all-in-one với những tính năng từ cơ bản đến nâng cao, số hóa và tự động hóa tiến trình quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất và tối ưu thời hạn .

Tính năng nổi bật

• Tự động nhận dạng, phân loại, đặt tên và lưu trữ hồ sơ bằng cách sử dụng thông tin có trong chính các tệp đó
• Tạo mẫu hồ sơ văn bản được cấu trúc sẵn, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo
• Cấp quyền truy cập hồ sơ cho các bên liên quan. Cài đặt quyền sử dụng của người truy cập và thông báo về các hồ sơ được chia sẻ.
• Cung cấp tính năng ký số với giao dịch chữ kỹ an toàn KBA & OTP, kiểm soát chặt chẽ và nghiêm ngặt các hồ sơ đã được ký

Hình thức lưu trữ: On premise hoặc On Cloud

7. Phần mềm quản lý hồ sơ việc làm WeUp ERP

WeUp là phân hệ quản lý hồ sơ doanh nghiệp thuộc phần mềm quản trị tổng thể và toàn diện doanh nghiệp WeUp ERP. WeUp hướng đến tương hỗ doanh nghiệp số hóa không sách vở và tối ưu hóa việc làm, giúp những nhà quản lý thuận tiện giám sát, theo dõi và quản lý hồ sơ, quá trình thao tác .

Tính năng nổi bật

• Lưu trữ tập trung và quản lý hồ sơ theo thư mục với đầy đủ các thông tin như tên hồ sơ, ngày phát hành, ngày hết hiệu lực, trạng thái hồ sơ,…
• Phân quyền linh hoạt tới nhiều người dùng để chỉnh sửa, bổ sung tài liệu vào hồ sơ công việc
• Dễ dàng tra cứu hồ sơ nhanh chóng, chính xác theo nhiều tiêu chí khác nhau

Hình thức lưu trữ: On premise

8. Phần mềm quản lý hồ sơ tàng trữ eFile

eFile là giải pháp hướng đến tin học hóa hoạt động giải trí quản lý, tàng trữ hồ sơ của doanh nghiệp trên 1 mạng lưới hệ thống tập trung chuyên sâu .

Tính năng nổi bật

• Quy trình kiểm xuất, kiểm nhập hồ sơ chặt chẽ, hạn chế tối đa thất thoát tài lệu
• Thiết lập chính sách quản lý và khai thác hồ sơ tuân thủ theo quy định của Cục văn thư lưu trữ
• Phân loại hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, quản lý các phiên bản được cập nhật của hồ sơ
• Quản lý kho chứa, thư viện hồ sơ

Hình thức lưu trữ: On premise

9. Phần mềm quản lý hồ sơ tàng trữ miễn phí Microsoft SharePoint

Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí Microsoft SharePoint trên nền điện toán đám mây nằm trong bộ công cụ Office của Microsoft, tương hỗ những nhóm cộng tác, san sẻ và tàng trữ hồ sơ tài liệu hiệu suất cao, giúp tối ưu quy trình tiến độ thao tác .

Tính năng nổi bật

• Quản lý và kiểm soát vòng đời của hồ sơ tài liệu – bao gồm ngày phát hành, ngày sửa đổi, loại bỏ hay giữ lại
• Thiết lập kiểm xuất các tệp hồ sơ nhằm hạn chế thực hiện các thao tác sửa đổi không mong muốn trên thư viện tài liệu
• Cho phép tạo lập và chỉnh sửa hồ sơ trực tuyến ngay trên hệ thống
• Tạo thư viện tài nguyên nội bộ cho các nhóm, phòng trong tổ chức, giúp mọi người dễ dàng đóng góp và sử dụng hồ sơ tài liệu
• Có thể đồng bộ hóa các hồ sơ dữ liệu từ máy tính lên hệ thống

Hình thức lưu trữ: On Cloud, người dùng cần có tài khoản Office để đăng nhập và sử dụng phần mềm trên web.

10. Phần mềm quản lý tàng trữ cơ quan Hương Việt

Hương Việt là một trong những phần mềm tương hỗ quản lý, theo dõi và tàng trữ xuyên thấu vòng đời của hồ sơ, bảo vệ tuân thủ những lao lý của Pháp luật về tàng trữ hồ sơ tài liệu điện tử. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp Hương Việt hầu hết được dùng trong những cơ quan, đơn vị chức năng hành chính .

Tính năng nổi bật

• Quản lý thông tin hồ sơ chính xác, rõ ràng và được phân loại theo từng ngành, lĩnh vực cụ thể
• Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, không gian, địa điểm
• Thiết lập các chính sách khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu số bao gồm quản lý lượt truy cập và thu phí

Hình thức lưu trữ: On premise

IV. Đánh giá 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí

Để có một cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí thông dụng trên thị trường lúc bấy giờ, hãy theo dõi bảng nhìn nhận tóm tắt theo những tiêu chuẩn quan trọng cho từng phần mềm sau đây :

V. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tương thích với doanh nghiệp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm tàng trữ hồ sơ miễn phí với không thiếu những tính năng từ cơ bản đến nâng cao tương hỗ cho tiến trình quản lý hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên để lựa chọn được phần mềm tương thích, xử lý được toàn vẹn bài toán quản lý hồ sơ nói riêng và hỗ trợ quản trị toàn diện và tổng thể nói chung thì doanh nghiệp cần xem xét những tiêu chuẩn sau

Phần mềm dễ dàng thao tác

Muốn tối ưu quy trình tiến độ quản lý hồ sơ thì phần mềm quản lý hồ sơ tàng trữ miễn phí phải cung ứng được tiêu chuẩn thân thiện với người dùng. Một phần mềm dễ hiểu, dễ sử dụng sẽ giúp tiết kiệm chi phí một lượng lớn thời hạn thao tác và giúp update hồ sơ một cách nhanh gọn, kịp thời .

Chi phí hợp lý

Chi phí triển khai, sử dụng phần mềm cần phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Những phần mềm phần mềm lưu trữ hồ sơ tính phí theo quy mô sử dụng sẽ tối ưu và hợp lý hơn.

Khả năng liên kết

Quản lý hồ sơ là một phần trong bức tranh quản trị toàn diện và tổng thể của doanh nghiệp. Bởi vậy nếu như muốn tổ chức triển khai quản lý và vận hành trơn tru và tối ưu năng lực luân chuyển hồ sơ để Giao hàng cho những nhiệm vụ khác nhau thì doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm quản lý hồ sơ có năng lực link với những phân hệ quản trị khác .
Trong bài viết trên đây, 1O ffice đã trình làng tới bạn đọc TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất 2022 kèm review chi tiết cụ thể. Đồng thời phân phối những tiêu chuẩn tìm hiểu thêm để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm tương thích, giúp tối ưu quá trình tàng trữ và quản lý hồ sơ tài liệu. Để được tư vấn chi tiết cụ thể hơn về phần mềm quản lý hồ sơ 1O ffice, bạn hoàn toàn có thể liên hệ với chúng tôi qua :

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp

Source: https://vh2.com.vn
Category : Bảo Mật