Văn thư hành chính là gì? Ngành văn thư hành chính làm gì?

Văn thư hành chính là gì ? Đặc điểm của văn thư hành chính ? Kiến thức và kiến thức và kỹ năng của văn thư hành chính ? Văn thư hành chính làm việc làm gì ? Một số điều cần biết về việc làm văn thư ?

Bộ phận hành chính văn thư đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì không thay đổi những hoạt động giải trí của công ty, doanh nghiệp. Vậy văn thư hành chính là gì ? Văn thư hành chính có đặc thù gì ? Văn thư hành chính làm việc làm gì ?

Bạn đang đọc: Văn thư hành chính là gì? Ngành văn thư hành chính làm gì?

1.  Văn thư hành chính là gì?

Văn thư hành chính là một loại thủ tục gồm có tổng thể những việc làm về kiến thiết xây dựng văn bản trong hoạt động giải trí quản lí của những cơ quan nhà nước và việc tổ chức triển khai quản lí, xử lý những văn bản trong những cơ quan đó. Để duy trì hoạt động giải trí không thay đổi, những công ty, doanh nghiệp đều phải sử dụng những sách vở tương quan đến kiến thiết xây dựng chủ trương, lập kế hoạch, đề xuất kiến nghị, yêu cầu, .. và rất cần đến bộ phận hành chính văn thư. Chính vì vậy, ngành hành chính văn thư không hề thiếu trong mọi doanh nghiệp. Tùy theo đặc trưng và quy mô tổ chức triển khai của mỗi doanh nghiệp, nhân viên cấp dưới văn thư hành chính sẽ thực thi những việc làm trong khoanh vùng phạm vi và quyền hạn nghĩa vụ và trách nhiệm của họ. Những nhân viên cấp dưới này sẽ triển khai những việc làm hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công việc làm của mỗi đơn vị chức năng .

2.  Đặc điểm của văn thư hành chính:

Đặc điểm của văn thư hành chính là có tính nhiệm vụ hành chính, việc làm này yên cầu phải cẩn trọng, kỹ càng, chu đáo, đúng thể thức và tùy thuộc vào từng loại doanh nghiệp. Có những vấn đề yên cầu không nhiều sách vở và được xử lý nhanh gọn. Bên cạnh đó, có những việc làm khi xử lý yên cầu phải nhiều loại sách vở cần ĐK, ghi nhận, công chứng nhà nước một cách thận trọng .

3.  Kiến thức và kỹ năng của văn thư hành chính:

– Về kiến thức của văn thư hành chính:

+ Trình bày được vị trí, ý nghĩa, công dụng và nội dung của công tác làm việc văn thư trong những cơ quan, tổ chức triển khai. + Trình bày được những loại văn bản, thẩm quyền phát hành, thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản. + Giải thích được tiến trình tổ chức triển khai quản trị văn bản đến, quy trình tiến độ quản trị văn bản đi .

+ Trình bày được chiêu thức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan. + Trình bày được những pháp luật về quản trị, dữ gìn và bảo vệ và sử dụng con dấu. + Ứng dụng được kiến thức và kỹ năng tin học vào soạn thảo, giải quyết và xử lý văn bản ; quản trị, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ trong thiên nhiên và môi trường mạng. + Xử lý được những trường hợp phát sinh trong thực thi trách nhiệm văn thư. + Gúp được Chánh văn phòng, phó Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn việc xác lập hồ sơ và lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức trong văn phòng. + Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn công tác làm việc văn thư ở những đơn vị chức năng thường trực. + Hướng dẫn được nhiệm vụ văn thư cho cán bộ có trình độ nhiệm vụ thấp hơn.

– Về kỹ năng của văn thư hành chính:

+ Phát hiện được những văn bản phát hành thiếu hoặc sai thể thức. + Vận dụng được chiêu thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số ít văn bản về công tác làm việc văn thư .
+ Thực hiện thành thạo những thao tác của văn bản đến gồm có : đảm nhiệm, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, ĐK văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ. + Thực hiện thành thạo những thao tác của văn bản đi gồm có : kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình diễn văn bản, đóng dấu văn bản, ĐK văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ. + Thực hiện thành thạo những bước làm thủ tục sao và phát hành bản sao văn bản. + Xác định đúng chuẩn hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị chức năng. + Lập tương đối thành thạo hồ sơ việc làm, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự. + Hướng dẫn được chiêu thức lập hồ sơ. + Làm thành thạo những thủ tục và giao nộp hồ sơ vào tàng trữ cơ quan. + Có kinh nghiệm tay nghề thành thạo những thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản trị văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ trong thiên nhiên và môi trường mạng. + Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt vận tốc 100 đập / phút. + Sử dụng thành thạo những thiết bị chuyên ngành. + Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy ra mắt, ĐK văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng .

4.  Văn thư hành chính làm công việc gì?

Tron bất kể đơn vị chức năng hành chính nào, nhân viên cấp dưới văn thư sẽ có những trách nhiệm và sự phân công khác nhau, thường sẽ đảm nhiệm những việc làm trong công ty như : quản trị văn thư, gia tài trong công ty, tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước hoặc tư nhân, .. Cụ thể như sau :

– Quản lý hồ sơ, giấy tờ:

+ Tiếp nhận những sách vở, công văn, văn bản chuyển đến và tàng trữ tài liệu, văn bản tài liệu của công ty. + Tiếp nhận và giải quyết và xử lý những trường hợp báo cáo giải trình về thực trạng của nhân viên cấp dưới như : ốm đau, thai sản, …

Xem thêm: Top các trường đại học có ngành hành chính văn phòng không thể bỏ qua

+ Theo dõi nhân viên cấp dưới triển khai những nội quy nề nếp, văn hóa truyền thống của công ty. + Theo dõi và lập list về chính sách đãi ngộ bảo vệ quyền hạn cho nhân viên cấp dưới. + In ấn những tài liệu thiết yếu và theo nhu yếu của phòng ban.

– Lên bảng lương, thưởng hàng tháng:

+ Theo dõi nhân viên cấp dưới chấm công hàng tháng. + Tính lương, thưởng hàng tháng, sau đó trình lên chỉ huy duyệt. + Chi trả lương cho nhân viên cấp dưới bộ phận kế toán.

– Công tác lễ tân:

+ Nghe điện và nghênh tiếp khách trước khi khởi đầu thao tác với chỉ huy. + Hỗ trợ tài liệu, thiết bị, nước uống, .. thiết yếu cho những cuộc họp của công ty .
+ Tổ chức những sự kiện như : hội thảo chiến lược, họp, đi dạo, .. của công ty với người mua hoặc nội bộ.

– Công tác quản lý tài sản, thiết bị:

+ Theo dõi và kiểm tra những thiết bị, gia tài của công ty. Có kế hoạch bảo dưỡng với máy móc cố định và thắt chặt theo tháng quý, có kế hoạch shopping những thiết bị bổ trợ nhằm mục đích bảo vệ nhu yếu thao tác tốt nhất cho nhân viên cấp dưới. + Lên bảng thống kê về những văn phòng phẩm thiết yếu cho công ty theo từng tháng và có kế mua.

– Quản lý hồ sơ nhân sự:

+ Lên kế hoạch và tổ chức triển khai tuyển dụng, phân phối nhân sự cho những phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức triển khai ký kết hợp đồng lao động. + Cập nhật và bảo vệ hồ sơ nhân viên cấp dưới không thiếu theo lao lý của pháp lý .

5.  Một số điều cần biết về công việc văn thư:

5.1.  Tiêu chuẩn nghiệp vụ của nhân viên văn thư đối với cơ quan nhà nước là gì?

– Đối với những cơ quan nhà nước, nhân viên cấp dưới văn thư cần có những tiêu chuẩn nhiệm vụ sau : + Băng cấp trình độ hoặc đã qua một lớp nhiệm vụ về công tác làm việc văn thư, hay đã qua kèm cặp về công tác làm việc văn thư tối thiểu là một năm. + Nắm rõ những văn bản pháp quy pháp luật về công tác làm việc công văn, sách vở. + Nắm vững những bản hướng dẫn, hướng dẫn về ĐK công văn và lập hồ sơ của cơ quan chủ quản ngành. + Hiểu về cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai và mối quan hệ công tác làm việc giữa những đơn vị chức năng trong cơ quan và những cơ quan cấp trên, cấp dưới. + Nắm vững thể lệ gửi công văn, đánh điện tín, cước phí và khu vực cần thanh toán giao dịch. + Chữ viết đẹp, rõ ràng, không sai chính tả.

5.2.  Nhân viên văn thư trực thuộc cơ quan nhà nước cần có những phẩm chất gì?

– Nhân viên văn thư thường trực cơ quan nhà nước cần có những phẩm chất sau : + Có nghĩa vụ và trách nhiệm, tận tụy, tỉ mỉ, trung thực, cẩn trọng, gương mẫu, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư và tuyệt đối chấp hành những nguyên tắc bảo mật thông tin trong thực thi công vụ. + Có bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thành với chủ với Tổ quốc. + Thực hiện khá đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm công chức, chấp hành sự phân công của cấp trên, tuân thủ pháp lý, kỷ cương, trật tự hành chính. + Có một lối sống và hoạt động và sinh hoạt lành mạnh, trong sáng, nhã nhặn, lịch sự và trang nhã, văn hóa truyền thống, chuẩn mực trong tiếp xúc, Giao hàng nhân dân. + Phải có ý thức học tập, rèn luyeenh nâng cao phẩm chất và trình độ năng lượng.

5.3.  Học nghiệp vụ văn thư hành chính ở đâu?

Hiện nay, những trường ĐH, cao đẳng, tầm trung có chuyên ngành văn thư hành chính, bạn hoàn toàn có thể ĐK để học. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể học theo những khóa học nghiệp vụ văn thư tàng trữ tại những trường dạy nghề, TT dạy nghề.

5.4.  Tìm việc làm nhân viên văn thư ở đâu?

Với thời đại tăng trưởng kinh tế tài chính lúc bấy giờ, mọi doanh nghiệp, công ty đều cần đến nhân viên cấp dưới văn thư để quản trị những hoạt động giải trí trong doanh nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể tìm việc làm này trên những trang mạng xã hội, những web, những công ty, doanh nghiệp họ sẽ tuyển dụng theo đợt và bạn hoàn toàn có thể ứng tuyển.

5.5.  Ngành văn thư hành chính có những vị trí nào?

Một số vị trí trong ngành văn thư hành chính : – Chuyên viên văn thư hành chính.

– Thư ký văn phòng.

Xem thêm: Nghị định 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp

– Lễ tân. – Chuyên viên văn phòng .

– Trưởng phòng hành chính.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp