Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Vì sao doanh nghiệp cần hệ thống kiểm soát nội bộ?

Công ty bạn có xu thế tăng trưởng tốt, có kế hoạch kinh doanh thương mại khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên cấp dưới giỏi nghề. Thật tuyệt vời ! Nhưng bạn có dám chắc rằng những sáng tạo độc đáo của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo nhất, nghĩa là đem lại hiệu suất cao và thành công xuất sắc như mong ước ? Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn ngừa những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên cấp dưới ? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là thiết yếu ?

Kiểm soát nội bộ là gì? 

Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.

Hệ thống này không đo đếm hiệu quả dựa trên những số lượng tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên cấp dưới, chủ trương, hệ thống, phòng ban của công ty đang quản lý và vận hành thế nào và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có năng lực triển khai xong kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát gia tài công ty .

Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
– Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…),
– Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
– Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,
– Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,
– Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,
– Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

Những yếu tố không thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:
 1. Môi trường kiểm soát:

Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng tác động đến hoạt động giải trí của hệ thống kiểm soát nội bộ và là những yếu tố tạo ra thiên nhiên và môi trường mà trong đó hàng loạt thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ .

Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh … Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
2. Biện pháp xác định rủi ro:

 Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.
3. Các yếu tố bên trong:

 Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm…
4. Các yếu tố bên ngoài:

Đó là những tân tiến công nghệ tiên tiến làm biến hóa quá trình quản lý và vận hành ; thói quen của người tiêu dùng về những loại sản phẩm / dịch vụ ; Open yếu tố cạnh tranh đối đầu không mong ước ảnh hưởng tác động đến giá thành và thị trường ; luật đạo hay chủ trương mới …
Để tránh bị thiệt hại do những tác động ảnh hưởng từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần liên tục xác lập mức độ rủi ro đáng tiếc hiện hữu và tiềm ẩn, nghiên cứu và phân tích tác động ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất Open, từ đó vạch ra những giải pháp quản trị và giảm thiểu mối đe dọa của chúng .

Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
5. Yếu tố giám sát và thẩm định:

Đây là quy trình theo dõi và nhìn nhận chất lượng triển khai việc kiểm soát nội bộ để bảo vệ nó được tiến hành, kiểm soát và điều chỉnh khi thiên nhiên và môi trường biến hóa, cũng như được cải tổ khi có khiếm khuyết .
ví dụ : tiếp tục thanh tra rà soát và báo cáo giải trình về chất lượng, hiệu suất cao hoạt động giải trí của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhìn nhận và theo dõi việc ban chỉ huy cũng như toàn bộ nhân viên cấp dưới có tuân thủ những chuẩn mực ứng xử của công ty hay không …

Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?

Hệ thống kiểm soát nội bộ có trách nhiệm khám phá hệ thống quản trị của công ty, gồm có cả những hoạt động giải trí chính thức hoặc không chính thức, nhằm mục đích đưa ra lao lý, hướng dẫn về những tác nhân hoàn toàn có thể tác động ảnh hưởng đến hoạt động giải trí kinh doanh thương mại .
Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ gồm có thủ tục quản trị trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh thương mại và phân phối của công ty. tin tức của người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được tích lũy và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cấp dưới cơ sở, tìm hiểu trải qua bảng câu hỏi, bằng trong thực tiễn …

Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát.

Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc cỗ máy quản lý, có công dụng tương hỗ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động giải trí trong công ty, bảo vệ mọi nhân viên cấp dưới triển khai đúng nội quy, quy định của công ty .
Ngoài ra, bộ phận này còn có trách nhiệm phải báo cáo giải trình kịp thời tác dụng kiểm tra, kiểm soát nội bộ và yêu cầu những giải pháp đề xuất kiến nghị thiết yếu nhằm mục đích bảo vệ cho mọi hoạt động giải trí bảo đảm an toàn đúng pháp lý .

Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty mình sống sót một trong những tín hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời hạn hơn để kiểm soát và chấn chỉnh :
– Không có tiến trình hoạt động giải trí bằng văn bản rõ ràng : việc làm chỉ được quản lý và điều hành theo “ khẩu lệnh ”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi .
– Khi nhân viên cấp dưới đồng ý thao tác “ không công ”. Có thể họ đang tận dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản trị của công ty để kiếm lợi cho mình .
– Có sự chồng chéo giữa những phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì những bộ phận đùn đẩy nghĩa vụ và trách nhiệm cho nhau .
– Không yên tâm về kinh tế tài chính công ty. Có lẽ đây là tín hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu bạn cảm thấy không yên tâm trong thu chi kinh tế tài chính của công ty. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của công ty lãi hay lỗ, mặc dầu trên sách vở hợp đồng mua và bán, văn bản kinh tế tài chính vẫn thấy doanh thu .

Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả 

Trong kinh doanh thương mại thường nhật, quy trình tiến độ kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất thiết yếu và không hề tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng .
Để việc làm này được thuận tiện, bạn nên lao lý rõ ràng khung giá cho những nhân viên cấp dưới bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản trị. Sau đó những nhân viên cấp dưới bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho .
Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên : phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập ; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi nợ công .
Về phía những nhà quản trị trong công ty, họ có nghĩa vụ và trách nhiệm xây dựng, điều hành quản lý và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho tương thích với tiềm năng của công ty. Để hệ thống này quản lý và vận hành tốt, những nhà quản trị cần tuân thủ 1 số ít nguyên tắc như :

• xây dựng một thiên nhiên và môi trường văn hóa truyền thống chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những lao lý rõ ràng về nghĩa vụ và trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi và nghĩa vụ
• xác lập rõ những hoạt động giải trí tiềm ẩn rủi ro tiềm ẩn rủi ro đáng tiếc cao
• bất kể thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ
• lao lý rõ ràng nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra và giám sát

• tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…

  Xem thêm: Watch Start-Up free online Full HD – Phim Mới

Ngoài việc thiết lập những quy định kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống những phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra truy thuế kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với trách nhiệm phát hiện những sai sót của ban quản lý và điều hành, kiểm tra những hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện kèm theo chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm hữu không … nhằm mục đích ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro đáng tiếc .
Ở những công ty lớn trên quốc tế, kiểm soát nội bộ do giám đốc kinh tế tài chính đảm nhiệm, còn so với những công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành quản lý sẽ triển khai .
 
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM

Source: https://vh2.com.vn
Category : Startup