Kaizen là gì? Ứng dụng kaizen trong quản trị nhân sự tại doanh nghiệp – MISA AMIS

Kaizen là gì? – Kaizen là thuật ngữ tiếng Nhật dùng để chỉ triết lý quản trị, được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng. Với tinh thần không ngừng cải tiến, triết lý này hiện nay đã nhân rộng giá trị ra rất nhiều lĩnh vực cũng như quốc gia khác nhau. Cùng MISA AMIS phân tích các nguyên tắc cốt lõi của triết lý này cũng như những bài học đắt giá đúc kết được từ quá trình kaizen của Toyota trong bài viết dưới đây. 

Xem thêm:

>> Áp dụng mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu

>> 6 bước quá trình quản trị nhân sự khoa học, chuyên nghiệp và bài bản
>> BSC và KPIs – Bộ công cụ thống kê giám sát hiệu suất cao trong quản trị doanh nghiệp

1. Kaizen là gì? Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp Kaizen?

1.1 Kaizen là gì ?

Kaizen là một thuật ngữ trong tiếng Nhật, được cấu thành bỡi chữ 改 ( CẢI ) và từ 善 ( TIẾN ). Kaizen dịch ra là “ nâng cấp cải tiến liên tục ” hoặc “ biến hóa để tốt hơn ”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ ongoing improvement ”. Đây vừa là triết lý vừa là một công cụ quản trị doanh nghiệp nói chung cũng như quản trị nhân sự nói riêng .
>> Xem thêm : Quản trị nhân sự là gì ? Vai trò của cán bộ ngành quản trị nhân sự so với doanh nghiệp
Phương pháp này yên cầu doanh nghiệp liên tục có những nâng cấp cải tiến trong quy trình tiến độ thao tác để tối ưu hiệu suất, tạo điều kiện kèm theo cho nhân viên cấp dưới phát huy tốt đa năng lượng của mình. Việc tiến hành triết lý này cần được vận dụng cho toàn thể doanh nghiệp từ cấp quản trị cho tới nhân viên cấp dưới .
Case study thành công xuất sắc nhất của Kaizen phải kể đến Toyota, nơi chiêu thức này đã trở thành văn hóa truyền thống doanh nghiệp. Nhờ sự nâng cấp cải tiến liên tục, doanh nghiệp này vẫn thu về hơn 14 tỷ USD trong năm 2006 trong toàn cảnh hàng loạt nhà phân phối xe hơi tại Mỹ phải chuyển tới Trung Quốc và Ấn Độ để tối giản ngân sách .
Phương pháp này về sau được vận dụng tại nhiều doanh nghiệp lớn tại Nhật Bản khác như Suzuki, Canon, Honda và cho tới thời nay dần được tiến hành thoáng rộng tại nhiều vương quốc, nhiều nghành nghề dịch vụ, trong đó có Nước Ta .

1.2 Lợi ích của giải pháp Kaizen trong doanh nghiệp

Về mặt quyền lợi, việc tận dụng Kaizen vào quản trị doanh nghiệp mang lại không chỉ những ích lợi hữu hình mà trong dài hạn còn mang tới những giá trị vô hình dung .
Đối với lợi ích hữu hình, Kaizen giúp doanh nghiệp “ tích tiểu thành đại ”, tích góp dần từng nâng cấp cải tiến nhỏ để về lâu bền hơn tạo nên những thành quả lớn lao, đáng kể. Đồng thời, giải pháp này giúp những công ty giảm thiểu tối đa mọi sự tiêu tốn lãng phí như hàng tồn dư, hàng kém chất lượng hay thời hạn chờ đón luân chuyển, … Từ đó ngày càng tăng hiệu suất thao tác cũng như vận hành doanh nghiệp .
Đối với giá trị vô hình dung, việc nâng cấp cải tiến liên tục là nguồn động lực thôi thúc nhân sự đưa ra những sáng tạo độc đáo, giải pháp để nâng cấp cải tiến hiệu suất cao. Từ đó, niềm tin thao tác tập thể cũng như tính kết nối nội bộ cũng được thắt chặt. Nếu vận dụng hiệu suất cao, giải pháp này sẽ góp phần lớn trong việc thiết kế xây dựng văn hóa truyền thống doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm ngân sách và chi phí và hiệu suất cao trong từng chi tiết cụ thể .

2. Các đặc điểm và chương trình Kaizen cơ bản 

2.1 Năm đặc thù cơ bản của chiêu thức Kaizen

Phương pháp nâng cấp cải tiến này cần được tiếp cận theo quy trình với 1 số ít đặc thù cơ bản như sau :

• Là tiến trình nâng cấp cải tiến có tính LIÊN TỤC ;
• Giảm thiểu tối đa sự tiêu tốn lãng phí, từ đó tập trung chuyên sâu vào việc nâng cao hiệu suất cũng như thỏa mãn nhu cầu nhu yếu của người mua ;
• Được tiến hành dựa trên sự cam kết can đảm và mạnh mẽ từ phía chỉ huy cùng sự hưởng ứng nhiệt tình từ phía nhân viên cấp dưới ;
• Nhấn mạnh, trọng tâm vào những hoạt động giải trí đội nhóm ;
• Công cụ tiến hành hữu hiệu là tích lũy và nghiên cứu và phân tích tài liệu .

Theo đó, một khi quy trình nâng cấp cải tiến sẽ kéo theo hiệu quả cũng có biến hóa tích cực. Khi tác dụng không như ý muốn, nguyên do năng lực cao bắt nguồn từ quy trình và những quản trị cần phân biệt, có hình thức thay thế sửa chữa và hồi sinh những lỗi sai này .

2.2 Năm chương trình Kaizen cơ bản

• 5S: bao gồm Seri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng). Đây là chương trình áp dụng trong việc tạo dựng môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, khoa học.

• KSS (Kaizen Suggestion System): là hệ thống kiến nghị với mục đích nhấn mạnh vào những lợi ích trong việc xây dựng tinh thần và khích lệ sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính hoặc phi tài chính. Chương trình này thường áp dụng trong các doanh nghiệp có tổ chức hệ thống kiểu Mỹ.

• QCC (Quality Control Circles): mang nghĩa “nhóm chất lượng”, chỉ một nhóm nhỏ tình nguyện tham gia các hoạt động kiểm soát chất lượng, tự phát triển và giáo dục lẫn nhau về Kaizen nơi làm việc.

• JIT (Just In Time): nghĩa là “đúng thời hạn”, đại diện cho kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất thuộc một phần trong hệ thống sản xuất áp dụng tại TOYOTA. Hệ thống được thiết kế và hoàn thiện bởi Taiichi Ohno với mục tiêu chính là hạn chế lãng phí khi sản xuất.

• Bảy công cụ thống kê: bao gồm 

1. Flowchart ,
2. Cause and Effect Diagram ( biểu đồ nhìn nhận hiệu suất cao ) ,
3. Checksheet ( phiếu kiểm tra ) ,
4. Histogram ( biểu đồ phân chia ) ,
5. Pareto Diagram ( biểu đồ phân loại tác nhân tác động ảnh hưởng đến loại sản phẩm ) ,
6. Scatter diagram ( biểu đồ phân tán )
7. Control chart ( biểu đồ trấn áp ) ,

>> Xem thêm : Áp dụng mô hình 5S trong quản trị hồ sơ, tài liệu

3. 10 nguyên tắc cốt lõi khi áp dụng Kaizen trong quản trị nhân sự

1. Tập trung vào quyền lợi của người mua

Dựa trên nguyên tắc thị trường, những loại sản phẩm hay dịch vụ cần phải phân phối đúng mực nhu yếu người tiêu dùng. Do vậy, Kaizen cần hướng tới tiềm năng quản trị và cải tổ chất lượng mẫu sản phẩm, không ngừng ngày càng tăng ích lợi và vô hiệu những hoạt động giải trí không có mục tiêu Giao hàng người mua .

2. Liên tục nâng cấp cải tiến không ngừng

Thời đại càng tăng trưởng thì người mua càng ngày càng tăng nhu yếu cũng như nhu yếu dành cho những loại sản phẩm / dịch vụ, từ mẫu mã, ngân sách cho tới tiêu chuẩn kỹ thuật. Bởi vậy, khái niệm triển khai xong ( một loại sản phẩm, gói dịch vụ nào đó ) không có nghĩa là việc làm hoàn tất. Để cạnh tranh đối đầu được, những loại sản phẩm này cần nâng cấp cải tiến liên tục. Các mẫu sản phẩm nâng cấp cải tiến dựa trên mẫu có sẵn trước đó chắc rằng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời hạn cũng như ngân sách hơn nhiều so với tạo ra loại sản phẩm mới .

3. Tạo văn hóa truyền thống “ không đổ lỗi ”

Theo nguyên tắc này, những cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm hoàn thành xong việc làm được giao. Nếu xảy ra sai phạm trong quy trình tác nghiệm thì cần được quy nghĩa vụ và trách nhiệm đúng người, đúng tội. Mỗi cá thể cần phát huy năng lượng một cách tối đa để cùng nhau thay thế sửa chữa, hoàn thành xong vì tiềm năng chung của tập thể, hạn chế mọi trường hợp đổ lỗi do những nguyên do không chính đáng .

4. Thúc đẩy văn hóa truyền thống cởi mở trong nội bộ doanh nghiệp

Trong văn hóa truyền thống Kaizen, nhân viên cấp dưới cần cần có sự can đảm và mạnh mẽ, dám nhìn thẳng và chỉ ra thiếu sót, điểm yếu từ đồng nghiệp cũng như cấp trên. Đổi lại, nếu bản thân mình có thiếu sót, họ cũng cần dữ thế chủ động tìm kiếm sự giúp sức từ những đồng nghiệp này. Doanh nghiệp cần tạo mạng lưới thông tin nội bộ để thuận tiện trong quy trình san sẻ, trao đổi và update tin tức .

Đây cũng là một trong những nguyên tắc được tận dụng trong các phần mềm thuộc hệ quản trị sinh thái hợp nhất AMIS HRM. Đây là hệ thống các phần mềm bao quát mọi nghiệp vụ nhân sự từ thông tin nhân sự cho tới tuyển dụng, tính lương, chấm công,… 

Mỗi ứng dụng sẽ triển khai một nhiệm vụ riêng nhưng đều có những đặc thù chung như :

• Cho phép nhân sự dữ thế chủ động trong tiếp xúc với chỉ huy : dữ thế chủ động update thông tin và gửi nhu yếu cá thể lên cấp trên, từ đó tinh gọn tiến trình, thủ tục nhân sự .
• Phúc lợi và Đãi ngộ minh bạch : Hỗ trợ tra cứu thông tin lương, thuế TNCN, BHXH. Đảm bảo bảo đảm an toàn thông tin cá thể
• Được nhìn nhận khách quan : Cống hiến được ghi nhận rõ ràng, nâng cao nhiệm vụ trải qua đào tạo và giảng dạy trực tuyến .

Ngoài ra, AMIS HRM còn có những tính năng mạnh mẽ và vượt trội trong các nghiệp vụ như:

• Tuyển dụng: Liên kết với hàng loạt các sàn tuyển dụng như TopCV, Vietnamworks,….để thu hút hồ sơ ứng viên, cho phép đăng tin tuyển dụng hàng loạt, tự động gửi email đặt lịch ứng viên, hỗ trợ xây dựng website tuyển dụng chuyên nghiệp
• Chấm công: Hỗ trợ các nghiệp vụ chấm công tự động, áp dụng cho nhiều hình thức chấm công khác nhau
• Tính lương: Tự động lấy dữ liệu tính lương, gửi báo cáo tình hình biến động lương theo thời gian tùy chọn, có thể tính lương theo nhiều hình thức khác nhau: theo doanh thu, theo sản phẩm,…

5. Khuyến khích teamwork

Doanh nghiệp cần kiến thiết xây dựng và cơ cấu tổ chức nhân sự theo khuynh hướng để hoàn toàn có thể xây dựng những đội nhóm thao tác với nhau về sau. Trong đó, nhóm trưởng cần có năng lượng quản trị, chỉ huy còn thành viên cần phối hợp và nỗ lực trau dồi bản thân .
Việc teamwork không chỉ củng cố được sự liên kết giữa những thành viên trong cùng một dự án Bất Động Sản / phòng ban hay trong toàn doanh nghiệp, mà nó còn giúp cho mọi người học hỏi được những điểm mạnh của đồng nghiệp, từ đó cùng nhau nâng cao hiệu suất cao trong việc làm .
>> Xem thêm : Lộ trình kiến thiết xây dựng quá trình quản trị nhân sự khoa học

6. Kết hợp nhiều bộ phận trong cùng dự án Bất Động Sản

Về cơ bản, khi tiến hành những dự án Bất Động Sản, tiềm năng, doanh nghiệp cần chắt lọc nhân sự nội bộ và khi thiết yếu hoàn toàn có thể sử dụng chiêu thức thuê ngoài để ngày càng tăng sức mạnh cho mình .

7. Tích cực tạo lập và duy trì những mối quan hệ

Nếu đủ ngân sách, doanh nghiệp nên đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng liên quan tới giao tiếp cho cả nhân viên và quản lý. bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Đây cũng là cách để tạo dựng EVP doanh nghiệp, góp phần xây dựng niềm tin, lòng trung thành cũng như cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

>> Xem thêm : 5 + tuyệt kỹ tiếp xúc môi trường tự nhiên văn phòng, yếu tố tạo dựng văn hóa truyền thống doanh nghiệp

8. Rèn luyện và tôn vinh tính tự giác, ý thức kỷ luật

Nhật Bản vốn nổi tiếng với niềm tin kỷ luật cao và văn hóa truyền thống Kaizen cũng vậy. Thay vì tuân thủ một cách máy móc, nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi những quy tắc, luật lệ của xã hội ; đồng ý quyết tử quyền lợi và nghĩa vụ của mình để như nhau với thiên chức của doanh nghiệp ; đặt quyền lợi việc làm lên số 1 và tiếp tục tự nhìn nhận để kiềm chế điểm yếu cá thể .

9. Luôn update thông tin tới nhân viên cấp dưới

Nguyên tắc này nhu yếu doanh nghiệp duy trì và minh bạch trong việc trao đổi và san sẻ thông tin với nhân viên cấp dưới. Bởi họ sẽ khó hoàn toàn có thể đạt được hiệu suất cao tối đa nếu không đồng cảm tình hình doanh nghiệp và nhu yếu việc làm .

10. Thúc đẩy hiệu suất cao và hiệu suất thao tác

Để thôi thúc hiệu suất, doanh nghiệp nên phối hợp phong phú những giải pháp từ đào tạo và giảng dạy nội bộ, khen thưởng cho tới phân quyền đơn cử, công nhận thành tích, …

4. Quy trình 7 bước áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp 

Về cơ bản trình tự những bước tiến hành Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA ( Plan – Do – Check – Act ) đơn cử như sau :

• Bước 1 : Phân tích tình hình hiện tại và xác định tiềm năng
• Bước 2 : Phân tích tài liệu đã tích lũy để xác lập nền tảng, nguyên do của yếu tố
• Bước 3 : Dựa vào cơ sở nghiên cứu và phân tích để xác lập những giải pháp khả thi
• Bước 4 : Triển khai những giải pháp
• Bước 5 : Đo lường và nhìn nhận tác dụng triển khai những giải pháp
• Bước 6 : Xây dựng hoặc sửa đổi bộ tiêu chuẩn, đề phòng tái diễn sai lầm đáng tiếc
• Bước 7 : Xem xét nhìn nhận quy trình và xác lập tiềm năng, dự án Bất Động Sản tiếp theo

5. Hai bài học lớn từ phương pháp ứng dụng Kaizen trong quản lý nhân sự của Toyota

5.1 Cắt giảm ngân sách, không tinh giản nguồn lực

Trong suốt 150 năm quản lý và vận hành, Toyota đã duy trì một kế hoạch đi ngược với phần đông doanh nghiệp khác. Đó là không cắt giảm con người mà cắt giảm ngân sách hoạt động giải trí .
Trong khoảng chừng thời hạn khủng hoảng cục bộ kinh tế tài chính châu Á những năm 1997, nhiều doanh nghiệp bên bờ vực phá sản và ưu tiên số 1 là sa thải bớt nhân sự. Toyota thì quyết định hành động ngược lại và duy trì nguyên số nhân lực đương thời .
Quyết định trên khiến doanh nghiệp chịu lỗ 4 năm liên tục nhưng đổi lại, họ đã tạo dựng được nền tảng niềm tin vững chãi nơi nhân viên cấp dưới. Và cho nên vì thế, trong suốt những năm tháng khó khăn vất vả nhất, Toyota vẫn chiếm hữu những nhân viên cấp dưới trung thành với chủ và góp sức hết mình để vực dậy doanh nghiệp .
Tương tự trong toàn cảnh những năm gần đây khi Đại dịch COVID diễn ra, nhiều doanh nghiệp cũng ưu tiên cắt giảm nhân lực thay vì ngân sách hoạt động giải trí dẫn tới thực trạng nhân sự nhảy việc hoặc thiếu vắng nhân lực trầm trọng. Không ít doanh nghiệp trong khoảng chừng thời hạn này “ xuống dốc không phanh ” và buộc phải ngừng hoạt động .

Trên thực tế, vẫn có giải pháp để doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng cường kết nối nội bộ thay vì phải cắt giảm nguồn lực như cách Toyota đã làm. Đó là tận dụng các phần mềm quản trị nhân sự như bộ phần mềm thuộc hệ sinh thái AMIS HRM. 

• Với mỗi nhiệm vụ, doanh nghiệp đều hoàn toàn có thể chớp lấy dịch chuyển nhân sự nhanh gọn qua mạng lưới hệ thống hơn 50 báo cáo giải trình trực quan, update mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị .
• Tiết kiệm và tối ưu ngân sách, thời hạn thao tác : tăng hơn 52 % hiệu suất và giảm hơn 22 % ngân sách với AMIS Tuyển dụng ; tăng 35 % tỷ suất nhân viên cấp dưới gắn bó với bộ giải pháp AMIS C&B, …

Đăng ký trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí

5.2 Luôn tạo ra những trường hợp để thôi thúc nhân viên cấp dưới phát minh sáng tạo

Quan điểm của những nhà chỉ huy Toyota cho rằng trường hợp khó sẽ kích thích nhân viên cấp dưới, giúp họ có điều kiện kèm theo và thời cơ để phát huy tối đa giá trị tiềm ẩn. Với doanh nghiệp này, con người là yếu tố cốt lõi để tăng trưởng doanh nghiệp. Vì vậy, góp vốn đầu tư và huấn luyện và đào tạo nhân viên cấp dưới luôn là một trong những tiềm năng kế hoạch số 1 mà Toyota coi trọng .
Có thể thấy, khi vận dụng Kaizen, những doanh nghiệp cần một sự ưu tiên rất lớn dành cho nhân sự, điều mà những startup hoặc những công ty trong thời kỳ khó khăn vất vả, khủng hoảng cục bộ thường bỏ lỡ. Với những nghiên cứu và phân tích trên, kỳ vọng doanh nghiệp sẽ có những góc nhìn mới hơn cũng như tích góp được thêm những kinh nghiệm tay nghề đắt giá để quy trình chỉ huy doanh nghiệp nói chung, quản trị nhân sự nói riêng tạo hiệu suất cao nâng tầm .

Xem thêm: 

 359 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Startup